南投县草屯镇炎峰国民小学文书处理要点

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3、（二）行政院研究發展考核委員會印製文書及檔案管理電腦化作業規範 。（三）南投縣政府各機關文書流程管理稽核要點 。三、 適用單位：本校各行政單位。四、 內容： （一）公文收發處理。 （二）縣府教育處公告。 （二）縣府公報及縣議會公報。 （三）會議記錄。五、 實施要領： （一）公文收發處理（一）公文收發處理：分文原則依來文字號來文字號及主旨內容主旨內容判定之。本校外來 文形式分為電子交換方式、郵遞方式及親自遞送。 （附件一）1.收文：總收文由文書組負責，整理裝訂。凡外來之文件，先請單位 主 管概閱，然後交文書組登記、掛號並分類。2.分文：文書組登記列印公文，交由單位主管判定承辦單位後，交由 承辦人員簽收。3.改分文：為免延宕公文辦理時效，承辦單位主管如認為該文非所屬 業務相關承辦之公文，應於當日內填寫公文改分建議單公文改分建議單 （附件二） ，交由校長裁示辦理。4.擬辦、陳核與批示：承辦人收到公文後，應即根據來文內容擬定辦 理。 與其他處室有關者，應先會辦後再陳核、批示。5.發文：（1）覆文：來文需要回覆時，可立即回覆者，擬辦時可同時擬稿、會 簽、陳核、批示判行而發文。需要實施後再報成果或

4、需經 調查研究才能回覆，則先擬辦、陳核、批示辦理後，在擬 稿、會稿、核搞、判行而發文。（2）創稿：由校長或處室主任主動交辦事項，應即行擬稿、會稿、核 稿、判行等程序而發文，創稿之文號另編之。6.稽催：為加強公文時效管制作業，由文書組依據公文機關管理系統之 期限，每月提供逾期或未歸檔公文清單，通知承辦單位稽催。 承辦單位接獲逾期公文清單後，應於一週內結案、歸檔。7.歸檔：（1）依照縣府教育處各級學校檔案分類暨保存年限基準表及參考本校職 務分掌編定檔號。（2）承辦員於公文辦結後提列報存年限及檔號，交由文書組歸檔。並自 行至基層機關管理系統-承辦處理匣點選存查 ，輸入結案檔 號及存查數量及頁數。文書組收到結案公文後，將進入系統內完成 歸檔點收 。（3）存檔保管：文書組依據承辦員所寫檔號分別存放，進入基層機關公 文管理系統內，完成立案編目作業，依類裝訂成冊。（二）縣府教育處公告（二）縣府教育處公告：請承辦人員按時進入教育處公告系統，瀏覽公告內容 及交辦作業。文書組為響應節能減碳，不列印紙本。承辦人處理並經陳 核結案後自行存查，或俟縣府公文收取後併案處理。（三）縣府公報及縣議會公報（三）縣府公報

5、及縣議會公報：請各處室單位主管依公報內容辦理，傳閱知悉 後，請簽章並交由文書組存查。 （四）會議記錄（四）會議記錄：（1）校務會議：由文書組負責記錄。（2）學校日誌：由負責老師將當日教師晨會報告事項一一紀錄，以便稽 考。六、本要點未列入者，悉以第二項依據之有關規定辦理。七、本要點陳請 校長核定後實施，修正時亦同。附件一：公文收發處理流程如下：文書組總務主任 文書組負責人承辦單位承辦人單位主管或 校 長承辦單位結案公文 未辦結案公文收 文交 辦編號登錄分文簽 收承 辦會 簽批 示執 行歸 檔稽 催附件二： 炎峰國小公文改分建議單總收文號來文日期 年 月 日 時收文單位簽收日期 年 月 日 時 改分理由建議改分單位教務處 訓導處總務處 輔導室 人事室 會計室其他單位主管簽章校長裁示備註一、校外來文經登錄總收文號分送各單位，收文單位如認 為該公文非屬本單位業務範圍者，請填寫公文改分 單 ，於 1 個工作日內退還文書組辦理改分作業，以免 影響公文時效。 二、同一件公文如經改分 1 個單位，仍無單位接收該文， 則送請校長裁示承辦單位後，不再接受改分發。 三、公文改分建議單應隨案併存。蔼蚊送络搏幢

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