结构化思考形象化表达—用图表说话做一流的PPT课件

1、结构化思考形象化表达 用图表说话 做一流的PPT课件 讨论 工作中 你需要进行哪些内容的演讲和展示 在制作PPT过程中 你常常会遇到哪些困难 演示过程中 你如何吸引别人的注意 打动别人 不成功的演示最常见的三类问题 目标不清 结构混乱 展示不力 本次培训的目标 掌握进行情境分析的方法 使你的汇报更具针对性通过合理的结构组织材料 使你的展示内容清晰易懂了解并灵活使用典型的逻辑方法 使你的观点更加具有说服力掌握展示汇报常用图表的使用方法 使你的PPT更加生动 结构化思考 形象化表达 演示汇报 四部曲 给谁看 要达到什么目的 观点是什么 如何建立逻辑框架 如何组织材料 怎么灵活运用图形 怎样口头表达你的思想 如何合理利用幻灯片 目录 如何进行演示前的情景分析 如何构建清晰易懂的演示结构 如何制作图文并茂的幻灯片 第一部分 第二部分 第三部分 图表的应用 第四部分 如何使演示汇报更加生动 第五部分 目录 第一部分 如何进行演示前的情景分析 摘要 确定演示目标分析演示对象制定演示策略 认识演讲与展示 总体目标 听众分析 场景分析 具体目标 演讲和展示前常常需要考虑很多问题 听众分析 预测与策略制

2、订 场景分析 最后 写出来你的演示目标 演示目标演示者想要从听众那里得到的回应的详细陈述为什么要写出来演讲目标 示例我希望王总批准我提出的预算 向总经理汇报前期工作过程 取得的成果和下一步工作计划 获得批准 动员公司全体人员行动起来 积极配合当前变革项目的开展 让客户体会到本公司产品在服务和速度上的独特优势 我希望客户了解我们的方案我希望客户相信我们的能力我希望客户选择我们的方案 两种典型的演讲 知识性演讲 说服性演讲 总体目标 传递知识 解释 说明复杂事物不持有立场 向听众传递信息表达清楚 方便理解 记忆 影响听众信念 促使听众行动持有立场 设法使听众接受 支持寻找理由 论据 支持自己的观点 练习 对你最近的一次汇报进行情境分析 目录 第二部分 如何构建清晰易懂的演示结构 清晰的演示结构化需要注意哪些问题如何建立清晰易懂的演示结构建立演示结构的工具 摘要 讨论 如何建立清晰易懂的演示结构在撰写报告的过程中 如何进行构思 结构化表达的四个原则 自上而下先从结论讲起 说明问题的全貌直接说明中心思想层次清晰把相关性议题在一个章节内说清楚分清楚议题的层次结构简单表达的结构越简单越好重点突出不

3、要试图传递过多的信息要把最想传递的信息突出出来 自上而下 重点突出 自上而下 层次清晰 事实 分析过程 结论 沟通过程 结论 分析论证 下一步的行动 结果是什么 为什么是这样的结论 下一步应该怎么做 过程 步骤 注意事项 分析问题的过程 结构化表达原则之一 自上而下的表达原则 结构化表达原则之一 自上而下的表达原则 对于演示和汇报而言 最为重要的是结构清晰 观点鲜明 论证充分 MutuallyExclusive CollectivelyExhaustive完全穷尽 相互独立 结构化表达原则之二 层次清晰的表达原则 我们应把房子出售我们需要更大的地方房子已很旧 需进行花费很高的基本维修厨房太小炉子坏了屋顶有些漏雨我们这条街交通太繁忙了 成立新公司进入新市场的障碍很少开业的成本很低没有法规上的限制不太需要专有的科技或专业知识已有符合条件的员工现成的办公室可以直接使用 结构化表达原则之二 层次清晰的表达原则 1 Kewpie新推出价格较低 口味较好的酱汁2 Ragu改变其酱汁配方但客户不喜欢3 美国的 面食风潮 已过4 竞争对手们的产品较受客户喜爱5 新的流行趋势是吃米食而非面食6 Hein

4、z成功地推出一项创新的 意大利第一面酱汁 7 Ragu在酱汁中加重香料份量8 意大利肉酱面再度被视为廉价 呆板而无趣的食物9 Hunt以高品质的Donello系列产品而占有更大的市场份额10 Ragu在酱汁中减少肉的份量11 Ragu意大利面在美国的销售下跌 主要因为其反潮流而行的产品开发作法及市场环境趋势的影响 请将下面11条整理成一个金字塔结构 结构化表达原则之三 结构简单的表达原则 表述的结构越简单越好最简单的结构 最容易记忆的结构是 三 将一个中心议题从三个方面展开使 三点 有清晰的逻辑关系使用MECE原则检验三点是否正确 结构化表达原则之四 重点突出的表达原则 演示汇报的80 20原则抓住问题的关键重点突出VS面面俱到断其一指VS伤其十指MECE检验后进行 亮点检验 核心思想突出重点 关注 关键的少数 结构化表达原则之四 重点突出的表达原则 任何时候都要突出重点最希望别人知道的最希望别人记住的最想向别人传递的能够吸引别人的亮点创新和构思开头非常重要整个演示的设计非常重要 重点突出的正确应用在正文前面加上摘要将大量的数据放到附录里面每一页PPT必须有非常清晰的重点每一个图形必须

5、有非常清晰的重点重点突出的错误应用过多的动画过多的剪贴画过多的幻灯片切换希望在短时间内传达大量信息 结构化表达原则之四 重点突出的表达原则 大象与蛇一点透与面面到顺序之美重要性逻辑性时间性团队中的交流案例对问题的理解对提问的回答 结构化表达原则之四 重点突出的表达原则 重点突出的表达技巧对比重复比喻 如何建立清晰易懂的演示结构 清晰表达的 金字塔结构 启 S 选择切入承 c 关联主题转 Q 问题提出合 A 方案阐述 引子 议题 中心思想 主要观点 主要依据 如何建立清晰易懂的演示结构 如何处理开头 好的演示和汇报就如同一部电影 需要情节 音乐 场景 色彩 演员等诸多环节 演员和情节是核心音乐和场景是形式 如何建立清晰易懂的演示结构 如何处理开头 商务汇报的实质 讲故事一般商务演示和汇报必须通过听众已经熟知的事实或信息来引入 然后逐步过渡到希望引出或者需要回答的问题上去 具体包括 S C Q A情景 由听众熟悉的情景引入冲突 说明发生的冲突疑问 引发或者提出疑问回答 对疑问作出回答 多元化研究业务在过去的五年中增长了40 无法证明我们的工作对客户有明显益处 如何确保多元化研究确实对客户有

6、明显益处 事实 公司发展项目 以研究该项目 如何建立清晰易懂的演示结构 如何处理开头 标准式 情景 冲突 解决方案近几年来 本公司已经因为多元化研究业务而向许多客户收取了大量费用 但是 至今伦敦公司也没有一个人能证明 某客户的某项目收购案或者并购案与本公司的工作密不可分 该分公司为庆祝第一个能够作出此项证明的员工而准备的香槟酒也一直无人开启 然而 本公司的多元化研究业务却在五年之中增长了40 因此 现在应该实施一项 公司发展项目 以研究我们如何确保多元化研究确实能够为客户带来显著的利益 如何建立清晰易懂的演示结构 如何分析论证 为什么问题的重要性和紧迫性 是什么目前的主要问题 解决问题型 1 2 3 怎么做采取哪些措施来解决问题 有什么有哪些资源可以保障工作的完成 是什么目标是什么 工作展望型 1 2 3 怎么做通过做哪些事情可以来完成目标 如何建立清晰易懂的演示结构 如何分析论证 两种基本的逻辑方法 演绎 如何建立清晰易懂的演示结构 如何分析论证 归纳利用事实 数据说话对注重 眼见为实 用事实说话 的听众较为有效论据互相支撑 一点被否定并不影响其他各点的说服力弊现象 样本少或者不可靠

7、时说服力不强演绎利证明内容和必然选择 没有其他选择 对有拒绝心里的听众非常有效弊如果听众对初始规律有异议 该论证也就失去了说服力 规律 事实 结论 如何建立清晰易懂的演示结构 如何处理结尾 演示的结束需要高度的浓缩和升华更是对全篇文章中心的回顾和反思也是后续行动的指导和思考 讨论 如何准备工作总结和汇报如何 准备新市场开拓 如何准备项目建议书 建立演示结构的主要工具 利用WORD的大纲试图利用PPT的结构试图利用鱼骨图建立结构利用逻辑树建立演示结构Mindmanager 构建金字塔结构的有力工具 MindManager 示例 整合散乱的内容 形成金字塔结构 示例 目录 第三部分 如何制作图文并茂的幻灯片 幻灯片制作基本要素不同风格的幻灯片评析 摘要 幻灯片的制作基础 幻灯片的配色 幻灯片的模版 幻灯片的动画 幻灯片的放映 幻灯片的制作基础 幻灯片的版式 幻灯片制作基本要素 版式 文字版式 图文版式 幻灯片的制作基础 版式 幻灯片的一般的布局方式包括 标题 问题分析 解决方案 正文 标题 标题 标题 标题 标题 问题表现 问题分析 解决方案 正文 标题 小结 问题分析 解决方案 问题表现

8、 问题分析 解决方案 小结 小结 幻灯片的制作基础 模版 1 2 3 4 模版的调用 在制作新的幻灯片的时候可以套用原来使用的模版 模版的设计 标题页正文的字体间距 颜色等 模版的分类 标题模版 设置幻灯片首页讲义模版 设置多页打印格式备注模版 设置备注打印格式 模版的存储 可以把模版作为单独的文件进行存储 统一的模版是制作幻灯片的基础 幻灯片的制作基础 色彩 分类 区分不同的观点和内容 突出 突出关键的要点 美化 使得幻灯片的画面更加丰富 幻灯片色彩使用的注意事项主要使用的颜色不宜超过三种使用的颜色应该为同一色系对比的色彩不要过于强烈 色彩原理 色相彩度明度 色相 色相 色彩的相貌三原色 红 黄 蓝三间色 由两种原色构成橙 绿 紫复色 由原色和间色混合而成 彩度 彩度 色彩的鲜艳 洁净程度 明度 色彩的明暗程度 色彩心理 色彩的注目性 高 低 不同背景上颜色的注目性 纯色在黑色背景上的注目性纯色在白色背景上的注目性 提高识别度 识别度低的十种配色 提高识别度 识别度高的十种配色 配色tips 根据公司色调 幻灯片模板 演示主题 个人爱好配色色彩不是孤立的 要注意协调色彩之间的相互关系

9、同一画面中大块配色不超过3种可以使用两种颜色过渡 可以采用统一的过渡色同一色 类似色表现类似 过渡对比色 补色突出表现不同类别 幻灯片的制作基本要素 色彩 RGB 0 0 0 RGB 132 136 154 RGB 52 106 108 RGB 192 194 204 RGB 255 255 255 RGB 67 139 137 RGB 77 159 157 RGB 90 176 174 RGB 129 195 193 RGB 178 218 217 RGB 0 107 160 RGB 0 153 204 RGB 130 153 255 RGB 153 204 255 RGB 204 236 255 RGB 180 111 10 RGB 244 170 60 RGB 246 189 104 RGB 255 104 102 RGB 255 224 163 RGB 204 0 0 RGB 204 102 102 RGB 204 159 157 RGB 255 186 159 RGB 255 209 191 绿色系列 灰色系列 蓝色系列 褐色系列 红色系列 幻灯片的制作基础 动画 表达复杂的

10、逻辑关系 使得复杂画面简单 吸引听众的注意力 动画的组合 动画的隐去 动画的播放时间 动画的使用不是必须的 幻灯片的制作基础 放映 幻灯片的切换是为了使得每张幻灯片顺利和自然地过渡 切换和动画一样 也不是幻灯片必须的 过多的切换会使得听众疲劳 切换的选择和使用要与表达的重点相匹配 特别是对重点内容的突出 放映 F5 Shift F5记号笔设置放映方式 包含自动循环放映 快速放映 显示 快捷方式 放映中 灵活应用右键放映过程中的提示 幻灯片的制作基础 放映 基本编辑 常用快捷方式 视图 母版 幻灯片模板格式 幻灯片设计格式 幻灯片版式工具 自定义以下的快捷键都是在左手操作的 当你右手使用鼠标时这些快捷键将极为方便 请经常使用以便记住 Ctrl C 复制 Ctrl X 剪切 Ctrl V 粘贴 Ctrl O 打开Ctrl S 保存 Ctrl A 全选 Ctrl Z 撤销 Ctrl D 复写如果你需要复制对象到指定地方 按住Ctrl移动即可复制 同时按Ctrl和Shift可以使复制的对象和原对象垂直或水平 移动鼠标以选中对象 但是当对象没有填充内容是只有点中边框才能选中 而边框又不易看到 所

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