公司档案管理规定(2)
7页1、 档案管理规定1、 目的 为了加强公司对档案的管理、收集、整理工作,有效的保护和利用档案,为公司管理体系有效运行和发展策略提供服务,根据国家、省相关档案管理规定,结合公司实际情况特制订本规定。2 、适用范围适用于本公司及其分、子公司在筹备、建设、生产、经营、管理活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的相关文件。3 、职责总经办档案室是公司档案管理工作的主管部门。3.1 综合管理职责3.1.1负责贯彻执行国家档案法实施办法、江苏省档案管理条例和上级有关档案工作的法规和规定,建立健全档案工作规章制度、刷新收集范围保管期限表,将档案工作纳入年度工作计划,为档案工作持续发展提供充分的保障;3.1.2 负责公司各种文书、科技、会计、声像、电子档案的收集、整理、立卷、保管、借阅和利用、鉴定销毁、业务指导、季度检查、年度总结等管理督促工作;3.1.3负责监督各部门因公司组织架构调整、部门职责变动、业务调整等进行收集范围保管期限表与二级档案管理制度的刷新审批工作及执行情况;3.2 各职能部门职责3.2.1各职责部门将档案管理纳入本部门绩效管理工作中,根据本部门文件形成情况建立健全二级档案
2、管理制度;3.2.2各部门内设一名兼职档案员,负责配合公司档案相关工作的开展,按收集范围保管期限表对本部门形成档案进行日常收集、整理装订、编目录入、集中保管、提供利用、等兼管工作; 3.2.4根据公司组织架构调整、部门职责变动、业务调整等刷新收集范围保管期限表,并将经部门主管审批的签字版提交档案室备案;3.2.5 信息管理部门负责基础信息、网络软硬件平台、电子档案存储的管理与维护,定期进行数据备份;4、内容及要求4.1 档案的立卷与归档4.1.1 本公司档案实行集中统一管理的原则。各职能部门在工作中形成的具有保存价值的文件,由各部门参照不限于归档范围保管期限表收集文件整理、装订后交公司档案室归档,含与上级机关、客户、兄弟单位往来,、出差、参会等重要文件,任何部门或个人不得私自保留需归档文件;档案室档案管理员根据收集范围保管期限表对各业务部门移交档案的质量、数量当面进行5%的抽查,对不符合要求的一律退回整改;4.1.2本公司每年形成的档案,根据问题年度保管期限按照文书、客户、供应商、产品、基本建设、仪器设备、会计、照片、光盘、实物等进行分类收集、鉴定、组卷、编目、排列和科学的保管。详见档
3、案综合管理分类方案、档案分类与编号规则;4.1.3 凡属归档文件坚持原件存档原则,符合文件格式、书写标准,严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水以及复写纸等不牢固的书写材料,签注全名与年月日;4.1.4 归档文件打印符合存档要求,采用国家标准A4纸张,严禁喷墨打印,内容字体清晰,边距符合装订要求;4.1.5所有归档的文件以“件”为单位进行分类、排列、编号,并按保管期限的规定,注明年代、保管期限,用铅笔在正面右下角编制页码。一般以每份文件为一件。装订时正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文与来文为一件时,复文在前,来文在后,有文件处理单的,文件处理单在前,正文在后。装订方式统一采用不锈钢订书钉,在文件左侧三等分位置装订两颗钉子,较厚的文件采用三孔一(棉)线装订方式(四等分位置),已成册不易拆钉的,可保持原貌不变;4.1.6 凡属归档范围的文件,各部门兼职档案员每月按时收集、整理,集中存放,日清月结、做好平时归档,纸质版、电子档同步管理原则,文书管理类文件在次年第一季度整理装订完毕移交公司档案室;4.1.7 市场部客户往来文件、合同、协
4、议由职能部门兼职档案员整理、装订、录入软件系统,遵行审批、签署、盖章等有效原件存档原则,次年第一季度向档案室移交归档;详见客户档案管理制度;4.1.8采购供应商类往来文件、买卖合同、价格协议、供应商管理手册等由职能部门兼职档案员每月整理、装订、录入软件系统,遵行审批、签署、盖章等有效原件存档原则,于次年第一季度向档案室移交归档;详见供应商档案管理制度;4.1.9公司产品类档案的归档,由技术中心档案室总扎口,负责对相关业务部门各阶段形成的整套原版文件的收集、整理、确保书面文件与PDM系统中文件的一致性。整合录入软件系统、量产一年后移交档案室。其中CCC产品档案、试验室检测报告由职能岗位专职人员负责整理、装订录入软件系统,次年第一季度移交公司档案室;详见产品档案管理制度;根据大众客户指定的零部件特殊特性文件管理要求,各部门日常产生的D特性文件按存档要求每月10号前移交档案室保留15年,D特性文件清单见收集范围保管期限表;4.1.10 基本建设类在一个项目完成验收鉴定后,由责任部门兼职档案员按项目立项审批、开工建设、项目竣工验收顺序整理、录入软件系统,二个月内纸质版档、电子档同步向档案室移交
《公司档案管理规定(2)》由会员油条分享,可在线阅读,更多相关《公司档案管理规定(2)》请在金锄头文库上搜索。
最新学校新冠肺炎疫情突发事件应急处置办法和流程
最新疫情防控期间学校用餐与食堂管理规定和师生一日流程图
最新Xx省xx区返学师生员工健康登记表
诊所简介
高中英语-第二单元-《the-United-Kingdom》课件-新必修5
新版新目标英语七年级下unit4--Don't-eat-in-class课件
新版PEP六年级英语unit6-how-do-you-feel-A-Let's-talk
安徽专版2018秋八年级英语上册Unit5Doyouwanttowatchagameshow第6课时习题课件新人教目标版
酸的和甜的教学课件.doc
Lesson-1-Where-do-we-go-from-here概要
Docker技术与实践
七年级英语下册-Unit-9-What-does-he-look-like(第3课时)(Grammar-Focus-3d)同步语法精讲精练课件-(新版
《I'm-going-to-do-the-high-jump》PPT课件3
高二英语外研版-必修5-Module-2-A-Job-Worth-Doing-Reading课件
英语片段教学-I-can-do-it
Adobe公司简介
安徽专版2018秋八年级英语上册Unit5Doyouwanttowatchagameshow第2课时习题课件新人教目标版
第二单元全课件Unit2-What-time-do-you-go-to-school-全课件
第18课-Windows的磁盘管理与安全
第12章--Windows-Server-2008路由及远程访问
2024-04-24 10页
2024-04-24 10页
2024-04-24 25页
2024-04-24 10页
2024-04-23 4页
2024-04-23 10页
2024-04-23 19页
2024-04-23 10页
2024-04-23 16页
2024-04-23 5页