国家行政公文信函式格式探微(谭书旺)

1、国家行政公文信函式格式探微谭书旺随着我国和谐社会建设的深入发展和国家行政机关管理方式的进一步转变，我国各级行政机关以及在管理方式上类似于行政机关的广大企事业单位，开始越来越频繁地使用一种标志着公文制受双方地位平等、相互尊重的公文格式信函式格式。这种趋势从各级政府网站的政务公开栏中可见一斑。在政府网站向社会公开的行政公文中，发文字号中编有“函”字的公文数量在与日俱增，大有“以偏代正”之势。行政公文的信函式格式，因其代表文种“函”而得名，在中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）中与命令格式、会议纪要格式并列在“公文的特定格式”一节中，以示与公文的一般格式的不同。在总字数约 4500 字的国家行政机关公文格式中，关于信函式格式的表述仅有不足 150 字，且没有图示式样。为了表述的方便，现将其照录如下发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下 4mm 处为一条武文线（上粗下细），距下页边 20mm 处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为 170mm。每行居中排 28 个字。发文机关名称及2双线均印红色。

2、两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。正是这惜墨如金、语焉不详的不足 150 字的表述，使得不少公文的使用者和研究者对信函式格式的某些细节产生了误解或者弄不明白的地方，现择其要者探究如下。一、信函式格式中发文机关标识的位置根据 GB/T9704-1999 的规定，信函式格式中的发文机关标识仅仅由发文机关名称（全称）构成，其后不标注文种名称。发文机关标识的版面定位是“发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30mm”。这是信函式格式与其它所有格式的最大差别，也就是说，信函式格式的发文机关标识突破了 GB/T9704-1999 中规定的一般格式版心尺寸的限制，变得格外靠近上页边。下面我们通过对信函式格式以外的其它格式中相关版心参数的计算，来对比一下信函式格式的发文机关标识的位置与其它格式的不同之处。1.一般格式中的上行格式一般格式中的上行格式根据 GB/T9704-1999 的规定，在公文的一般格式中，上报公文的发文机关标识上边缘距版心上边缘的距离为 80mm，加上版心上边缘距上页边的距离（天头）37mm，上报公文的发文机关标识上边缘距上页边的距离为 117mm。2.一般格式的平行或下

3、行格式一般格式的平行或下行格式3根据 GB/T9704-1999 的规定，在公文的一般格式中，其它（下行或平行）公文的发文机关标识上边缘距版心上边缘的距离为 25mm，加上版心上边缘距上页边的距离（天头）37mm，其它公文的发文机关标识上边缘距上页边的距离为 62mm。3.命令格式命令格式根据 GB/T9704-1999 的规定，在公文的特定格式中，命令格式的发文机关标识上边缘距版心上边缘的距离为 20mm，加上版心上边缘距上页边的距离（天头）37mm，命令格式的发文机关标识上边缘距上页边的距离为 57mm。4.会会议纪议纪要格式要格式根据 GB/T9704-1999 的规定，在公文的特定格式中，会议纪要格式的发文机关标识位置同一般格式公文。也就是说，当会议纪要作为上行文向上级机关报告会议精神时，其发文机关标识的上边缘距上页边的距离为 117mm；当会议纪要作为下行文指导工作或者作为平行文供兄弟单位参考时，其发文机关标识的上边缘距上页边的距离为 62mm。综上所述，信函式格式中发文机关标识的位置与其它格式的不同之处如表 1 所示。表 1 信函式格式与其它格式的发文机关标识位置对照表注：

4、1.“一般格式 1”指一般格式中的上行格式。2.“一般格式 2”指一般格式中的下行或平行格式。43.“会议纪要格式 1”指会议纪要向上行文时的格式。4.“会议纪要格式 2”指会议纪要作为非上行公文时的格式。5.“标识位置”指发文机关标识上边缘距上页边之间的距离，单位为 mm。二、信函式格式中首页间隔线的数量、位置和长度在信函式格式中，公文的首页有两条样式不同的红色间隔线，上部（发文机关标识下 4mm 处）为一条武文线，下部（距下页边 20mm 处）为一条文武线。这也是信函式格式与其它格式的一个很明显的区别。首先，从间隔线的数量上来看，根据 GB/T9704-1999 的规定，在公文的一般格式中，不管是上报公文，还是下发或平行公文，其首页都只有一条红色反线；在命令格式中，首页没有间隔线；在会议纪要格式中，首页也只有一条红色反线。其次，从间隔线的位置上来看，根据 GB/T9704-1999 的规定，在公文的一般格式中，不管是上报公文，还是下发或平行公文，其红色反线均位于发文字号之下 4mm 处，与发文机关标识（下边缘）的距离为 3 个基准行（2 个空行和 1 个发文字号行）加上4mm。根据

5、标准中对基准行的定义和排版系统中对 3 号字高度的定义（16 磅），再把计量单位换算成毫米（1 磅0.35 毫米），则红色反线与发文机关标识之间的距离为 35.5mm；在会议纪要格式中，红色反线的位置与一般格式相同。再次，从间隔线的长度上来看，根据 GB/T9704-1999 的规定，在公文的一般格式和会议纪要格式中，红色反线的长度都是与版心宽度相同，即 156mm；而在信函式格式中，两条间隔线的长度都是 170mm，也就是说在左右两个方向上都突破了版心宽度5的限制。三、信函式格式中首页的版心尺寸与排版设计根据 GB/T9704-1999 中对版心及相关参数的描述，我们很容易得出这样一个结论，即所谓版心是指公文页面中用来排布除页码以外的所有图文的一个方形区域。根据这种理解，参照上述分析，我们应该可以比较容易地计算出信函式格式首页的页边参数和版心尺寸，即天头（上白边）为 30mm，地脚（下白边）为 20mm，订口（左白边）为 21mm，切口（右白边）为 19mm，版心尺寸为 170mm247mm（不含页码）。但是，这样就遇到了另外一个问题，就是信函式格式首页正文的排版问题。根据 GB/T

6、9704-1999 的规定，信函式格式中正文的排版要求是“每行居中排 28 个字”。首先需要说明的是，这种“每行居中排 28 个字”的表述是有问题的。因为大家都知道，在中文排版中，除了文章标题、诗歌等特殊情况以外，几乎所有的正文排版都是采用“居左，首行缩进两格”的样式。那么，在一般人看来应该极其严肃的国家标准中，为什么会出现如此不严谨的表述呢？我想，应该是基于这样的考虑：一般公文的版心宽度是 156mm，每行排满 3 号仿宋体字是 28 个，而信函式格式首页的版心宽度是 170mm,每行排满 3 号仿宋体字应该是 30 个字，但标准又规定每行排 28 个字，考虑到加大字距会影响到页面的美观，所以便无奈地选择了“居中”来表述，但是，这个“居中”和排版专业术语中的“居中”是有很大差别的。那么，怎样来设计信函式格式的首页排版才能最大程度地满足 GB/T9704-1999 的要求呢？根据实际操作经验，笔者的建6议是这样的：把信函式格式的首页设置成“上白边 30mm、下白边 20mm、订口（内侧）28mm、切口（外侧）26mm”，就可以轻松定位发文机关标识、间隔线、正文等要素的位置，其中，除了两条间隔线需要超出版心范围外，其它要素均可在版心内轻松排布。具体样式见图 1。图 1 信函式格式公文首页示意图需要注意的是，根据 GB/T9704-1999 的规定，信函式格式的公文只有首页与其它格式不同，首页以外的其它页面以及页面构成要素的排布都和一般格式公文一样。

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