标杆集团公司：小金额采购流程

小金额采购流程 （阿树） 版本：1.0（试行）流程名称小金额采购流程一级流程采购端到端流程文件编号二级流程NA版本号V1.0（试行）三级流程NA前端流程NA四级流程NA后端流程NA一、 目的规范采购业务中遇到小金额、紧急、特殊情况需求的采购活动，加强集团及所属各单位对此类业务的采购管理，在降低采购业务风险的同时提高业务执行和审批效率二、 适用范围适用于集团及其下属各事业群、分子公司、项目公司的小金额采购（单次未税总金额不超过2000元），包括行政类物料或服务（不含接待礼品类）、低值易耗物品类、备品备件、电气配件、五金配件、五金工具、辅料、耗材、生产材料、以及金额较低的安装、维修、加工等服务品类的采购三、 角色定义角色职责承担部门及岗位采购需求人1） 提交采购需求并明确物料或服务的规格、数量、时间、交付地点等信息；2） 对需求合理性负责并进行说明，包括但不限于：库存数量及支撑时间、每个ITEM是否缩减到最小数量、新申请数量能支撑时间；3） 提前与采购部门沟通获取预估金额，采购总金额超过2000元不允许走此流程；4） 共同验收到货物料或服务。

分子公司或集团采购需求部门人员部门审批人1）审核采购需求的真实性和合理性并对此负责2）负责管理和减少部门紧急采购业务的发生，提前安排梳理部门采购计划需求提交人的部门负责人项目审批人审核采购需求的真实性和合理性项目总裁或其授权人中心审批人审核采购需求的真实性和合理性需求提交人所在总部管理中心负责人采购员1） 审视需求的合理性，并提前和需求人沟通，评估金额，给出合适的流程建议；2） 使用合适的方法选择供应商，获取最优的采购结果（交期、品质、价格、账期等）3） 订单的下发和交付跟踪，到货后共同验收；4） 按付款条款申请付款分子公司采购人员/总部资材管理中心各品类采购人员子公司采购审核人1） 审核供应商选择结果并对此负责；2） 审核本分子公司采购员提交的付款申请单分子公司采购负责人总部采购审核人审批分子公司提交的供应商选择结果总部资材管理中心各招采组的负责人采购审批人1） 审批总部采购员提交的供应商选择结果；2） 审核总部采购员提交的付款申请单总部资材管理中心各招采组的负责人品质验收员对供应商交付的物料或服务的质量（外观、功能、性能等）进行验收品质部门人员或承担此职责其它部门人员付款审批人审批分子公司采购员提交的付款申请单并安排付款。

分子公司财务付款审批人结算中心审批总部采购员提交的付款申请单并安排付款总部结算中心人员四、 流程图及流程步骤说明4.1 流程图及步骤说明（适用分子公司）序号活动名称活动描述角色内控点输入输出IT01采购申请提交采购需求，需求中需要明确规格、数量、需求时间、交付地点等信息；对需求合理性进行说明，包括但不限于：1）有库存多少，能支撑多长时间；2）每个ITEM是否缩减到最小使用数量；3）新申请数量能支撑多久提前与采购部门沟通获取预估金额，采购总金额超过2000元不允许走此流程采购需求人采购需求真实性和合理性，需求是否生产或经营所需，是否最少数量等；总金额是否超过2000元；是否故意拆单（比如相同采购内容拆分数量）采购需求申请单OA02审批（需求）对采购需求的真实性和合理性进行审核部门审批人同上采购需求申请单审批意见OA03审批（需求）对采购需求的真实性和合理性进行审批项目审批人同上采购需求申请单审批意见OA04供应商选择结果及订单通过合适的多家比价方式选择供应商，确定价格、账期和关键条款提交比价表、报价单、订单（参照订单模板，关键条款补充在订单中）对选择结果作合理性说明：1） 需求合理性：有库存多少，能支撑多长时间、每个物料是否缩减到最小使用数量、新申请数量能支撑多久；2） 选择供应商合理性；3） 价格和账期合理性。

涉及新供应商，需走《供应商评审流程》要求：1） MRO类优先选择公司已认证的工业品平台，只有在工业品平台不能满足需求或价差较大的情况下才能选择线下合格供应商；（参见《工业品平台采购操作指引》）2） 每个SKU（条目）按最低价选择供应商采购员选择供应商合理性、价格和账期合理性采购需求申请单比价表、报价单、订单OA05供应商评审流程涉及新供应商，需走《供应商评审流程》采购员按《供应商评审流程》要求按《供应商评审流程》要求供应商审核结果OA06审批（选择结果）审批供应商选择结果及采购订单审核点：1）需求是否合理；2）选择的供应商是否合理，MRO类是否优先选择工业品平台；3）是否按每个SKU选择最低价供应商；4）采购订单是否和选择结果一致子公司采购审核人选择供应商合理性、价格和账期合理性供应商选择结果及采购订单审批选择结果OA07审批（选择结果）审批供应商选择结果及采购订单审核点：1）需求是否合理；2）选择的供应商是否合理，MRO类是否优先选择工业品平台；3）是否按每个SKU选择最低价供应商；4）采购订单是否和选择结果一致总部采购审核人选择供应商合理性、价格和账期合理性供应商选择结果及采购订单核价审批结果OA08下发订单向供应商下发审核通过的采购订单（工业品平台的采购订单直接平台网站上操作）采购员采购订单和审批通过的选择结果一致性采购订单采购订单-09验收对供应商交付的物料或服务进行验收，包括但不限于：品牌、规格、数量、外观、功能、性能等，请按验收模板填写和签字。

采购员、需求人、品质验收员物料或服务是否和订单要求一致，包括但不限于：品牌、规格、数量、外观、功能、性能等采购订单收货单、验收单OA10申请付款（可选）申请付款，附上采购订单、收货单/送货单、验收单、发票等票据与本订单一致的付款可在此流程申请；通过对账后批量月结类付款可在现有《OA采购付款流程》中申请采购员采购订单、验收单、发票等票据一致性采购订单、验收单、发票等票据付款申请单OA11审批（付款）审核是否符合付款申请条件，检查采购订单、验收单、发票等票据数据一致性子公司采购审核人采购订单、验收单、发票等票据数据一致性付款申请单审批意见OA12审批（付款）审批付款申请，检查采购订单、验收单、发票等票据数据一致性付款审批人采购订单、验收单、发票等票据数据一致性付款申请单审批意见OA13月度复核总部资材管理中心安排人员对分子公司的小金额采购流程数据进行定期分析和复核，以便进一步优化流程，改进管理总部采购审核人-OA流程数据分析结果-4.2 流程图及步骤说明（适用集团总部）序号活动名称活动描述角色内控点输入输出IT01采购申请提交采购需求，需求中需要明确规格、数量、需求时间、交付地点等信息；对需求合理性进行说明，包括但不限于：1）有库存多少，能支撑多长时间；2）每个ITEM是否缩减到最小使用数量；3）新申请数量能支撑多久。

提前与采购部门沟通获取预估金额，采购总金额超过2000元不允许走此流程采购需求人采购需求真实性和合理性，需求是否生产或经营所需，是否最少数量等；总金额是否超过2000元；是否故意拆单（比如相同采购内容拆分数量）采购需求申请单OA02审批（需求）对采购需求的真实性和合理性进行审核部门审批人同上采购需求申请单审批意见OA03审批（需求）对采购需求的真实性和合理性进行审批中心审批人同上采购需求申请单审批意见OA04供应商选择结果及订单通过合适的多家比价方式选择供应商，确定价格、账期和关键条款提交比价表、报价单、订单（参照订单模板，关键条款补充在订单中）对选择结果作合理性说明：4） 需求合理性：有库存多少，能支撑多长时间、每个物料是否缩减到最小使用数量、新申请数量能支撑多久；5） 选择供应商合理性；6） 价格和账期合理性涉及新供应商，需走《供应商评审流程》要求：1） MRO类优先选择公司已认证的工业品平台，只有在工业品平台不能满足需求或价差较大的情况下才能选择线下合格供应商；（参见《工业品平台采购操作指引》）2） 每个SKU（条目）按最低价选择供应商采购员选择供应商合理性、价格和账期合理性采购需求申请单比价表、报价单、订单OA05供应商评审流程涉及新供应商，需走《供应商评审流程》采购员按《供应商评审流程》要求按《供应商评审流程》要求供应商审核结果OA06审批（选择结果）审批供应商选择结果及采购订单审核点：1）需求是否合理；2）选择的供应商是否合理，MRO类是否优先选择工业品平台；3）是否按每个SKU选择最低价供应商；4）采购订单是否和选择结果一致。

采购审批人选择供应商合理性、价格和账期合理性供应商选择结果及采购订单核价审批结果OA07下发订单向供应商下发审核通过的采购订单（工业品平台的采购订单直接平台网站上操作）采购员采购订单和审批通过的选择结果一致性采购订单采购订单-08验收对供应商交付的物料或服务进行验收，包括但不限于：品牌、规格、数量、外观、功能、性能等，请按验收模板填写和签字采购员、需求人、品质验收员物料或服务是否和订单要求一致，包括但不限于：品牌、规格、数量、外观、功能、性能等采购订单收货单、验收单OA09申请付款（可选）申请付款，附上采购订单、收货单/送货单、验收单、发票等票据与本订单一致的付款可在此流程申请；通过对账后批量月结类付款可在现有《OA采购付款流程》中申请采购员采购订单、验收单、发票等票据一致性采购订单、验收单、发票等票据付款申请单OA10审批（付款）审核是否符合付款申请条件，检查采购订单、验收单、发票等票据数据一致性采购审批人采购订单、验收单、发票等票据数据一致性付款申请单审批意见OA11审批（付款）审批付款申请，检查采购订单、验收单、发票等票据数据一致性结算中心采购订单、验收单、发票等票据数据一致性付款申请单审批意见OA五、 表单 无新增表单模板，使用现有表单即可。

六、 修订记录序号版本修订日期修订编制审核批准11.02023-1-13新建流程张永涛龚显武李武正 。