山西公司公文管理办法

山西公司公文管理办法第一章 总则 第一条 目的实现山西公司（以下简称“公司”）公文管理规范化、制度化、科学化，提高公文质量和运转效率，确保国家和企业机要文件秘密安全 第二条 适用范围本制度适用于公司第二章 职责　　第三条 公司办公室是公司公文的归口管理部门，主要职责是：　　（一）负责制定公司公文管理的有关制度，指导公司各部门公文流转工作　　（二）负责公司收文的统一接收、登记、编号、拟办、分办、传递、督办和发文的统一核稿、编号、文印、用印、归档、立卷等工作　　第四条 公司各部门为公文的承办部门，其职责是：　　（一）按照公司领导批示和文件的要求，对承办事项予以执行落实　　（二）公文的起草、会签和分发传递工作第三章 管理内容、要求与程序　　第五条 公司常用的公文种类主要有：　　（一）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排　　（二）规定、办法：依照国家相关规定和《集团公司规章制度管理制度》执行　　（三）通知：适用于发布规章；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用干部　　（四）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

　　（五）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问　　（六）请示：适用于向上级单位请求指示、批准　　（七）批复：适用于答复所属单位请示事项　　（八）函：适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等办理例行公事与应急公务等，用“便函”　　（九）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项　　（十）意见：适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见　　第六条 公文格式公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成　　（一）主送单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前　　（二）有保密要求的公文，应根据保密程度，在公文首页右上角标明“机密”、“秘密”用3号黑体字　　（三）紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”，紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”同时需要标明保密程度和紧急程度的公文，应将保密程度与紧急程度上下排列，保密程度在上，紧急程度在下。

　　（四）发文字号一般包括：代字、年号、序号；联合行文只标明主办单位发文字号各单位的发文代字不得与公司发文代字相混同（公司发文代字详见附录）公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧　　年份应当标全称并用六角括号“﹝﹞”括入；发文序号由办公室统一编号，序号不编虚位（即不编为001），不加“第”字；年份和序号一律使用阿拉伯数字　　（五）请示、报告等上报的公文，左侧标注字号，右侧注明签发人，如有会签单位，应注明会签人姓名并标注在发文机关标识之下,红色反线上方发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，其中姓名用3号楷体字标识　　（六）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中一般不用标点符号转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其他文种可保留一级如“转发XX批复的通知”；转发的文种是通知时，为“转发XX的通知”　　（七）公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标冒号和名称附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号附件一般和正文一起装订，并在附件左上角标识“附件”字样，有多个附件时应当标识顺序号。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或者带序号）　　（八）公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章联合发文，联合单位都应当加盖印章联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同　　当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采取调整行距、字距的措施解决，务必使印章和正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决　　（九）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期，成文时间右空4字　　（十）公文应当标注主题词标引顺序是先标类别词，后标类属词在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文种类的词公文的主题词，除类别词外，最多不超过5个词目　　主题词顶格标注在公文末页、抄送栏的上方主题词”用3号黑体字，词目用3号小标宋体字，词目之间空一字公文如有抄送，在主题词下1行，左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标冒号抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关标句号公文的印发机关一律标注“铁路公司办公室”，印发日期用阿拉伯数字标识。

印发机关左空1字，印发时间右空1字，印发时间以公文付印的日期为准　　（十一）文字从左至右横写、横排正文用3号仿宋体字，标题用2号小标宋体（宋体18030）字加粗，文中如有小标题应当用3号小标宋体字或黑体字正文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”　　（十二）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字　　（十三）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订一般每页排22行，每行28个字，天头(上白边)37mm±1mm，地脚（下白边）35mm±1mm，订口（左白边）28mm±1mm　　页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，页码居中　　第七条 行文规则　　（一）公司文件：向集团公司、公司和政府主管部门报送的请示、报告、意见；发布公司规范性文件；向公司各部门印发带有普遍指导意义的通报、通知、意见等；下达涉及公司有关重要指标和项目计划；重要人事任免等事项　　（二）行文关系应根据各自的产权关系和管理关系确定：公司在职权范围内，可以对相关单位行文；可以同公司和政府主管部门互相行文，可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。

　　（三）一般不得越级行文因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位向下级单位的重要行文，应同时抄送直接上级单位　　（四）公司部门之间对有关问题未经协商一致，并未经公司领导协调决定，不得行文　　（五）同级单位、合作伙伴可以联合行文公司不得和公司所属单位联合行文　　（六）请示的公文应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位　　（七）报告中不得夹带请示事项除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导个人　　（八）办公室必须登记和保存制发的公文公文底稿应与正文一并立卷归档，拟稿部门可保存一份正式文件以备查　　第八条 公文办理　　（一）收文处理收文一般包括签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序　　1.审核收到相关单位的来文，主管负责人应当进行审核审核的重点是：是否应由公司办理；是否符合行文规则；文种、格式是否规范对不符合规定的文件，应退回来文单位；对不符合规范但需要公司办理的急文，可先通知承办部门办理　　2.分办　　1）公司收文，凡需办理的，由办公室主任提出拟办意见集团公司、公司的重要文件及上级领导批示送总经理阅批；其他文件，按分工送公司分管领导阅批。

需要两个以上部门共同办理的文件，分文时应确定主办部门，由主办部门商有关部门会办　　2）对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的文件，应迅速退回交办的文秘人员并说明理由，重新分办　　3）各部门收到重要的或领导批示的文电，都要先经部门领导阅批，再交承办人办理或传阅凡涉及其他部门或单位的问题，主办部门应当主动与有关部门或单位协商办理　　4）绝密和有特殊要求的文件，按有关保密规定办理　　5）凡属公司领导和各部门传阅的文件，由办公室文书组织传阅，不得积压，不得横传　　3.承办承办部门对交办的公文应当及时办理，不得延误、推诿（自收到文件起3日内必须给予明确答复）紧急公文应当按时限办理确有困难的，应当及时向来文单位和办公室文书予以说明　　4.催办　　1）对重要的和有时限要求的文电，文书要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办　　2）除文书负责催办外，承办部门的领导也要及时催办，并将办理情况向有关方面及时反馈　　（二）发文处理发文一般包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序　　1.拟稿发公司文件均应通过办公自动化系统按照“发文稿纸”格式拟稿，机密文件参照有关保密规定办理。

拟稿人应按发文稿纸上的栏目要求填写清楚草拟公文应做到：　　1）要符合国家的法律、法规和方针、政策，符合各行业的实际情况，符合公司的有关规定　　2）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短　　3）人名、地名、数字、引文准确日期应写具体的年月日引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号使用简称时，一般先用全称，并注明简称使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写　　2.会签　　1）公司发文，凡涉及其他部门业务的，应送有关部门分管领导会签　　2）规范性文件需经办公室会签　　3.核稿公司领导要对文电稿进行全面审核，严格把关公司发文在送领导签发之前，必须经办公室核稿；各部门必须指定专人负责对本单位草拟的文件进行初核，起到审核把关作用，对不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办核稿的重点是：　　1）是否需要行文；　　2）有关部门、单位是否已协商、会签；　　3）提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；　　4）公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定　　4.签发公司发文由主要领导签发，其他领导会签　　第九条 公文立卷及销毁　　公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《集团公司档案管理办法》和其他有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料（包括音像）整理好。

　　（一）公文归档要根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证归档文件材料的齐全、完整，能准确反映本部门主要工作情况，以便于保管和利用　　（二）联合办理的公文，定稿由主办单位立卷　　（三）具有长期或永久保存价值的电子文件，必须制成纸质文件进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档　　（四）个人不得保管应归档的公文　　（五）没有归档和无存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁销毁秘密公文，要进行登记，由两人监销，保证不丢失，不漏销　　（六）公文运转工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定，确保国家和企业机要文件安全第四章 附则 第十条 本办法由公司办公室负责解释　　第十一条 本办法自颁布之日起实施　　第十二条 支持性文件　　（一）《国家行政机关公文处理办法》　　（二）《国家行政机关公文格式》　　（三）《中华人民共和国档案法》　　（四）《中华人民共和国保守国家秘密法》　　（五）《集团公司档案管理制度》。