通过原材料采购流程改进降低采购成本

1、通过原材料采购流程改进降低采购成本摘 要：本文通过对传统采购流程弊端的分析，提出原材料采购流程改进的目标，制定企业原材料采购流程的方略，优化采购运作模式，降低成本，提高绩效，最终提升企业的核心竞争力。关键词：采购流程、流程改进、采购优化、提高绩效近年来，受经济全球化、技术迅猛发展以及顾客需求多变等因素影响，尤其是国内很多企业与国外企业的经济往来逐渐增多，对WTO交易规则的适应性逐渐增强，而对于不能及时适应国际交易规则的企业或利用行业普遍适应的交易规则迟缓的企业，将面临更加残酷的竞争，甚至被残酷的淘汰。对于国内企业而言，很多企业可能其产品没有销售到国外去，其实，他们在市场上的竞争并不仅仅是国内竞争，而是在参与全球市场竞争，因为，国外企业的同类产品或具有用途替代功能的产品会销售到国内，甚至直接在国内办厂或组建合资公司生产产品，影响国内企业的产品销售，因此，没有将产品销售到国外去的企业，其实，他们的产品仍然在参与全球市场的竞争。对制造业而言，企业经营活动主要有进、出及转换三个环节，分别以采购、销售及研发、生产为代表。采购是企业为了进行正常生产、服务和运营，而向外界获得原材料和服务的行为，是企

2、业产品增值过程的起点。采购流程作为企业业务流程的始端和重要组成部分，并不仅仅是从市场上购回所需的物料，而是一种外部制造的管理，也就是要把企业的生产能力和制造能力扩展到供应商身上，充分利用企业自身不具备的外部资源。在全球制造行业的产品成本构成中，企业花在采购原材料和零配件业务上的资金平均占到60%左右。由此推断，随着竞争压力的不断增加和专业化制造技术的不断提高，制造型企业将会做更多的采购业务，因此在企业采购流程中降低成本、提高利润的潜力是非常大的。企业为了获取现实的竞争优势，实现市场响应能力、品质、成本与服务的集成优化，应向传统的职能管理方式挑战，促进企业采购流程再造，由传统的强调职能管理向强调过程管理转变，这已成为企业获取核心竞争力的关键所在。一、企业采购流程的基本八大步骤1、发现商机：此阶段一般由企业销售部门根据客户提出需求或对市场的敏锐反映，向企业管理层提出新产品生产或对现有产品进行改良的需求。这是工业品生产企业的基础环节。2、项目可行性研究：这个阶段销售部门或市场调查部门已经将发现的商机即新产品或现有产品改良需求向管理层汇报，企业生产和研发部门在管理层的指引下，会酝酿新产品研发或

3、进行产品改良可行性分析论证，并考虑产品的相关原材料、生产工艺、生产设备等诸多事项问题。3、项目立项：在产品可行性论证通过后，一般会组建由研发部门、技术部门、销售和财务部门、决策部门等人员共同组成的项目申报审批团队，收集整理相关资料，向行业管理部门、政府审批部门等进行产品生产相关批文申报。4、确定采购的技术标准：在这一阶段，是研发部门、技术部门关于采购标准制定阶段。通常由研发部门和技术部门分析产品性能，原材料特性等，再与采购部门拟订原材料目标供应商及产地等，把需求转化成采购标准。5、招标：采购标准制定好以后，企业将以邀标书的形式将采购需求向目标供应商发布出去，邀请目标供应商投标。6、评标：收齐发出邀标书的目标供应商的投标书后。这个阶段会按照企业关于原材料采购评标规定，对收到的所有标书进行严格、公正的评标。确立首选供应商和第二供应商。7、合同审核：这一阶段原材料采购部门会通过商务谈判，与首选供应商和第二供应商进行必要的原材料采购中的具体采购数量、批次、价格、交货地点、运输方式、资金结算方式及相关服务等进行谈判，并依据谈判结果，形成采购合同样本。对于采购部门初步制定的合同，企业法规部门要进行

4、必要的合规、合法性审查。8、签订合同：本阶段是签订合同，交付原材料。合同的签订并不意味着交易的结束。真正的采购这个时候才真正开始。采购人员要按合同认真履行职责，要求供应商准时交货，按进度完成每个批次的原材料采购，并要求供应商提供相应的服务。二、制造业传统采购存在的弊端制造型企业的采购是一项复杂的活动，它包括了从生产计划到制定物料清单、提出采购申请、发送并确认采购订单、验收入库、支付货款的整个过程，除了专门的采购部站以外，还需要做好与其他部门的工作配合，这些部门不仅包括企业内部的技术部、生产制造部、品管部、财务部门、仓储部门等，还包括企业外部的供应商。在这个过程中，不同阶段的任务要有各个不同部门的人员来完成，这些人员包括采购员、技术员、生产需求人员、品管员、财务员、仓管员等，有了这些人员的积极配合才能保证采购流程的顺利完成。虽然传统采购过程在控制上是严密的，但由于分工过细，导致管理信息沟通上的困难。因此在制造业传统的采购过程中，明显存在着一些弊端。1、传统的采购过程缺乏有效的信息沟通。在传统采购过程的信息沟通中，采购部门作为一个单独的职能部门，难以独立地开展工作，与公司内其他部门人员较少

5、进行直接沟通，通常采购部门只关心物料的采购及供应，对产品开发、成本降低及品质改善等缺少关心和参与，无人对采购流程动作系统作整体协调。采购员只是在生产和供应商之间起了一个中介人的作用，在两者之间传递信息，一旦某个环节对信息的理解出现失误，将使信息传递过程经历反复的修改，极大的浪费所涉及人员的时间和精力。因此采购员与其他部门及供应商的沟通成本是很高的，正是这样的反复和单向交流，造成了采购过程在设计阶段的高成本。2、原材料采购周期过长。传统的原材料采购周期长，尤其是采购提前期长。由于原材料采购是跨部门的过程，涉及到的部门和人员较多，而且每一小环节都需要沟通，任何一个阶段的延迟，都会影响整个流程的效率，特别是流程中还包含了企业自身难以控制的供应商。这就使采购周期被人为地延长。在技术更新迅速，产品生命周期日益缩短，市场需求变幻莫测的时代，任何环节低效都将导致企业整体竞争力下降。3、存货积压和待料停产并存，响应顾客需求迟钝。由于采购周期过长、供应商供货能力的局限以及年度生产计划制定不能准确反映月度物料需求等现实因素，大多数传统企业的原材料库存量很高。加之迅速变化的市场需求使企业自身的销售和生产随之

6、波动，从而造成了年度生产计划与生产实际之间的偏离，因而也带来了物料采购计划与实际生产需求之间的差异，这种差异极易造成存货积压或断料待产的两难状态。在这种状态下，企业的存货周转率很低，占用了大量资金，使期承受了较高的仓储成本和资金成本，同时又降低了企业的生产效率，浪费了自身的生产能力。在时间观念日益强烈的今天，产品投放市场的延迟，将意味着失去竞争优势或实现产品销售的最佳时机。三、原材料采购流程改进现代企业生产，采购进展的顺畅将给企业生产带来极大的便利和节省生产时间，降低产品成本。打个比方，如果我们家里突然来了客人，要给客人一杯热茶，需要经过清洗茶具、整理茶几、准备座椅、烧开水、准备茶叶5个动作，我们给上面5个根据难宜程度定义时间，清洗茶具3分钟、整理茶几1分钟、准备座椅半分钟、烧开水5分钟、准备茶叶半分钟。那么，不同的动作组合，从客人进门到将热茶端给客人所需的时间是完全不一样的，客人的心理感受也会完全不同。如步骤为清洗茶具、整理茶几、准备座椅、准备茶叶、烧开水，客人得到热茶需要10分钟；如果步骤为烧开水、清洗茶具、整理茶几、准备座椅、准备茶叶，客人得到热茶只需要5分钟，将烧开水作为第一步

7、动作，是用时最短的方法。不将烧开水作为第一动作的其他的动作组合步骤，都会延长客人得到热茶的时间，给客人留下不同的心理感受。企业的采购部门如果能从上面的例子中体会到不同采购业务步骤组合所带来的工作效率差别，通过研究，探询出最佳采购业务步骤组合，就能极大的提高效率，降低原材料采购的时间成本、机会成本和资金成本。我认为以下采购业务步骤是一种高效的工作步骤。1、收集信息与项目可行性研究同步进行。当企业预备生产某项新产品时或进行产品改良时，在进行产品的相关市场调研时，物料采购部门就要先期跟进，做好相关产品生产所需原材料的市场信息收集，掌握相关材料的原产地、规格、质量标准、技术指标、生产性能等相关信息，了解相关产品生产所需原材料的市场价格、供应商资质情况、不同供应商所能提供原材料的供货能力、材料供应与运输周期等。为可能实现的大量产品生产所需的原材料采购准备必要的采购技术准备，初步确定原材料采购目标供应商。为可能发生的原材料采购节约时间，降低产品投放市场的时间成本。2、项目立项与确定采购的技术标准同步。当企业预备生产某项新产品在进行项目立项阶段，与之相关的生产原材料采购的技术标准就应该着手制定，而且

8、原材料的物理指标、材料特性指标等都要与即将生产产品的品质要求相适应，甚至在某些方面还要超过产品的品质要求。为即将实现的生产做准备。为可能发生的原材料采购节约时间，降低产品投放市场的时间成本。3、标书发布与制定评标标准同步。当企业预备生产某项新产品实现项目立项时，经过企业内部适当的内部审批流程，就要尽快将原材料采购标书向预先初选的原材料采购目标供应商发出邀标标书，提高采购环节效率，减少采购环节对于产品生产从项目立项到产品投放市场的影响时间。为可能发生的原材料采购节约时间，降低产品投放市场的时间成本。4、评标与确定供应商同步。当采购标书向预先初选的原材料采购目标供应商发出邀标标书后，采购部门就要初选评标评委，评标监督部门和人员，当发出的邀标标书收回后，立即向决策层提出评标申请，组织评标，在公平、公正、公开的环境中，确定最能保证原材料采购物资供应，质量保证、供货时间保证的供应商。为即将进行的原材料采购进一步减少采购环节的时间，为产品尽快投放市场奠定时间基础。为可能发生的原材料采购节约时间，降低产品投放市场的时间成本。5、合同审核与签定供货合同协调进行。当原材料采购供应商确定后，就要根据企业生

9、产计划安排，提前进行原材料采购合同的审核，一是尽快与原材料采购供应商确进行必要的谈判，确定原材料采购的价格、交货方式、运输方式、交货时间、地点、付款方式和时间等细节。形成采购合同初稿后，及时交法规部门进行合同规范性审查，提交决策层审议决策。当原材料采购供应商合同得到决策层的认可后，立即签定采购合同。为可能发生的原材料采购节约时间，降低产品投放市场的时间成本。6、及时组织原材料采购。当原材料采购合同签定后，就要根据生产计划，立即组织原材料采购供应商确供货，为生产部门投入产品生产节约时间，及早组织产品生产创造必要的条件。为可能发生的原材料采购节约时间，降低产品投放市场的时间成本。四、控制原材料采购批次量与时间节点原材料采购要根据企业的生产能力和产品投放市场的季节性周期来确定各个期间的采购批次量。1、初期大量采购。当产品初次生产时，要大批量进行原材料采购，保证企业生产不受原材料供应方面的影响，确保产品生产顺利进行，快速投放市场，及早创造产品价值。2、产品旺销时大量采购。当产品投放市场处在产品旺销时，要适当提前大量采购原材料采购，保证生产部门的顺利生产，确保产品生产不受原材料采购采购方面的影响，为企业实现最大的利润做好不要的贡献。3、产品季节性销售低点时，提前减少原材料采购单次采购量。任何产品生产销售都会受到季节性的影响，当产品销售将要进入季节性销售低点前，就要根据季节性的量产指标，适当提前减少原材料采购量，即要保证必要的产品生产销售所需的原材料，又要测算库存原材料在生产过程中的消耗量与减少采购量双向递减时，不影响正常生产所需的原材料保有量。将销售低点时的原材料库存量降到不影响正常生产的最低点，减少原材料采购资金占用，有效节约成本。五、有效利用原材料采购资金结算方式节约成本1、有效利用银行承兑汇票结算方式节约资金成本。一是尽量使用银行承兑汇票节约资金成本，通过银行承兑汇票方式结算原材料采购资金，最多能够将实际支付银行存款的时间推迟6个月，从而节约6个月的资金利息，把企业的融资业务吸纳到原材料采购环节，减少企业贷款融资量和相应的融资成本。2、有效利用国内信用证结算方式节约资金成本。近几年来，国内商业银

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