河南麦佳公司各项流程锦集

1、河 南 麦 佳 商 超 事 业 部Henan Mai Jia Business Services Division各项业务流程必备手册2014年8月1日编制绝密文件 河南麦佳商超事业部文 件 名发文部门总经办签发日期2014-8-1采购部建档流程发文编号MJSC字01适用范围采购部、信息部、配送中心根据公司管理工作的需要，为更好规范新品建档制度，标准化实施信息系统，现制定本流程如下：新品建档流程第一条 建档流程：各采购人员采集新品（含内采、外采），告知合作商户新品通过与否将一律不予退还每周一上午12点前召开新品讨论会，允许品尝及试用新品通过未通过参加讨论会信息员认真登记讨论通过商品的条码、商品名称、规格、厂商提供进、售价不予考虑，直接将讨论未通过及讨论通过新品（注明）转交与总经理室新品讨论后相关采购人员对讨论通过商品进行价格市调（24小时内），与商户协商理想价格、索取相关证件（食品需要五证:营业执照，税务登记、生产许可证，产品合格证、卫生许可证）及商讨相关费用监察人员对建档商品再次复核，非讨论通过商品追究采购部每个单品100元的现金处罚（采购经理与采购总监各50元的现金处罚）每周四上午

2、12点前采购经理制定商品资料建档申请表随同相关证件（食品五证）、费用收据、所签合同一并上交与信息部，信息人员依据建档单与讨论会登记通过商品逐一核对核对无误后信息员 告知监察人员，监察人员两日内对新品进行价格复核，返还费用收据。监察部市调核实后将无异议商品建档表返还信息室，对与异议商品不予建档并第一时间告知采购总监不予建档原因周六上午12点前信息人员必须完成对新品建档工作，并将新品信息传至门店及配送中心、通知相关采购部门，新品生效，信息人员对新品相关资料存档保存门店接受新品信息后打印标价签，通知区域人员做好新品陈列准备采购部门完成首批订货，催促供应商及外采采购开始送货及采购第二条 流程说明：1. 新品讨论会参加成员：门店店长、营运总监、采购总监、采购经理及相关采购人员、监察部、信息部；2. 新品讨论时间为每周一上午八点三十分开始至十二点前完成；3. 新品允许试吃、试饮及试用；4. 新品讨论地点在会议室进行；第三条 建档注意事项：1. 新品建档前必须对新品进行两次以上价格市调； 2. 新品建档时必须认真登记新品通过商品；3. 讨论通过及非通过新品都要上交总经理室，由监察部统一对新品进行处理

3、；4. 食品新品必须提供五证：营业执照，税务登记、生产许可证，产品合格证、卫生许可证；5. 新品建档严格按照流程规定时间按时完成，逾期将对当事人每次给予至少50元以上的现金处罚；6. 新品首批订货量必须科学合理，不允许盲目要货，更不允许囤积（特殊情况除外）；7. 新品建档前必须签订合同、缴纳一定费用并在建档时随建档单上交于信息部； 8. 商品资料建档申请表必须填写完整无误、无涂改，须有采购员、采购经理、采购总监共同亲笔签名方可建档，杜绝 建档。 商品变价流程第一条 变价（正常商品、市调商品）流程：市调商品变价：门店或者采购人员市调发现商品价格差异正常商品变价：供货商及专柜递交变价申请，并注明变价原因门店（采购）、监察部在规定时间内上报市调结果，对于异议商品予以注明采购经理接到供货商及专柜递交变价申请查询电脑进行核实上、下调进价或者售价，采购经理在接到递交申请12小时内安排相关人员去竞争对手及周边市场（郑州可 询问）进行市调（接到市调结果三日内解决）保留低价证据，与供应商进行协商、调整市场未变价市场已调整市调后得知其他竞争对手及市调依旧是原价，驳回申请，原价不变核实价格无误后，申请上调商

4、品进售价只调售价，一周后再上调进价；如下调商品进售价应及时调整进价，并要求供应商根据电脑库存按进价进行补差同意降价 不同意降价内采转外采，外采商品找同类商品替代降低进价及库存补差，内采商户依据合同进行现金罚款如调整后售价高于市场价，立即将该商品上传于监察部，由监察部再次落实，对于违规操作采购人员严惩，如情况属实（厂家原料涨价）则按流程执行采购员填写商品进售价调价单填写完整进、售价降低，信息人员在电脑系统中直接变价，上传门店及各部进售价提高，信息人员立即到竞争对手处进行市调（复核）门店接受信息，打印变价商品标价签并在营业开始前对变价商品试扫，对于异常情况及时反映解决门店区域更换标价签第二条 流程说明：1. 此流程仅限正常商品与市调商品变价，不含特价变价；2. 所有商品价格变更均应填写商品进售价调价单；3. 商品进售价调高应引起高度重视，采购人员、信息人员务必做好市场调查；4. 下调商品进价应要求供应商根据电脑库存进行补差；第三条 商品变价注意事项：1. 所有商品价格调整必须进行市场调查（包含进价调整与售价调整）；2. 所有商品价格上涨必须通过本地市场与市外市场进行价格调查，价格调查必须实

5、事求是，如有弄虚作假者将给予每个单品100元的现金处罚；3. 供应商递交价格上调申请，须有厂家证明，填写变价单时必须填写完整，由相关责任人亲笔签名，不可 变价。4. 供应商递交价格调整申请单时，依据递交日期算起，五日内必须回馈商户；5. 监察部人员对价格再次复核市调时，必须认真负责，保证公平公正。商品特价变价流程第一条 特价变价流程：DM促销商品：采购部在活动前15天洽谈促销商品正常特价：合作供应商递交特价商品采购部依据门店预估销售数量进行价格二次议价采购部对特价商品价格洽谈同意促销价格不同意促销价格继续选择替代商品（2日内完成）采购人员填写商品促销单品选择表，采购经理审核采购总监审核信息人员录入电脑门店接收信息门店打印特价商品标价签门店特价商品陈列第二条 流程说明:1. 采购部在DM活动开始前15天召开促销商品讨论会（正常特价商品在递交当天进行洽谈）；2. 每期DM商品讨论后次日18点前门店须对DM商品进行销售量预估，便与采购与供应商进行价格二次议价；第三条 变价注意事项：1. 所有特价商品变价后必须打印变价商品标签，区域部长签收变价标签并跟踪标签及POP变价；2. 如是自采特价商品

6、有负毛利商品须做负毛利商品销售数量预估，营运部预估数量、预估亏损金额并要求门店在实际销售过程中不予超过预估数量；3. 特价开始前设置自动变价，系统自动生成，特价开始当日营业前必须对特价商品进行试扫；4. 填写变价单时必须填写完整，由相关责任人亲笔签名，不可 变价。商品资料变更流程第一条 变更流程资料变更流程：供应商提出资料变更申请（如条码更换、规格更换、调整结账时间、调整联营扣点、调整经营方式等）供应商淘汰、清退流程：采购人员不定期查询供应商销售排行或门店提供建议淘汰清场供应商信息商品淘汰、清退流程：采购人员通过查询销售排行列出滞销商品明细表或营运部提供建议淘汰商品清单 销售差采购人员给予书面标注是否淘汰意见采购人员核查情况是否属实采购人员书面数字分析销售销售差原因，建议清场与财务部沟通查实该供应商货款是否足够冲抵退货及费用填写商品信息维护单采购经理、总监审批，传至营运部及信息部做信息维护供应商、商品淘汰清退信息变更采购部相关区域将清场通知发至门店及总部财务部、营运部、配送中心信息人员电脑录入，上传数据门店接收并对资料变更商品进行标签打印营运部监督门店在三日内退货完毕无法退货商品集中门

7、店统一处理，售完即止，信息控制外采商品由采购人员与供应商协商后统一退至配送中心内采供应商到门店进行清点清场商品现场核对按照合同规定的清场付款时间给予付清款项退货完毕后门店出具退清证明财务部对账门店根据实际情况申请新品，增加单品数量，提高销售第二条 流程注意事项：1. 门店或者采购查询待淘汰清场商品或者供应商均应实事求是，不得以清场淘汰的名义打压供应商；2. 确定淘汰清场商品或者供应商时，均应友好协商，数据说话，以数据为依据；3. 清场淘汰商品在规定时间内按时完成，逾期如有没退或者退不清者，门店均应承担全部责任；4. 淘汰清退商品一旦与供应商解除合同，均应在电脑中设置“该商品无法销售”；5. 填写商品信息维护单时必须由电脑打印、填写完整，不可手写，必须由相关责任人亲笔签名；6. 淘汰清退商品时采购部必须事先与财务部沟通查实该供应商货款是否足够冲抵退货及费用。商品信息维护单部门：调味部时间：2011年3月11日序号商品条码商品名称规格说明16920345611780 5L金龙鱼大豆油5L*4滞销淘汰26920345611222青岛啤酒335ml厂家更换规格“335ml更改为500ml”36

8、920345611333徐福记沙琪玛360g更换供应商，有“10086供应商更改为10079”采购员：邵明堂 部门经理： 房红喜 采购总监：赵四清 营运总监：（无需签名）河南麦佳商超事业部文 件 名发文部门总经办签发日期2014-8-1商品验货流程发文编号MJSC字02适用范围采购部、信息部、配送中心、门店、营运部商品验货流程一、外采商品验收：外采业务人员发车返程前 告知配送中心负责人到货时间，配送中心安排好验货人员，并在规定时间内做好验货准备外采业务人员将商品放至指定验货区域，提供商品订货单及商户随货单，验货人员（必须两人）开始验货验货员依照商品订单进行商品验收，验货人员开始验货，注意条码对应，以最小单位进行验收，并注明商品生产日期与保质期限；并注明商品生产日期与保质期限实物与订单不相符 实物与订单完全吻合验货完毕后，两名验货员在订单上签字，按照先进先出原则将商品放置存货区域！验货员按实际送货数量进行验收，不符合验收标准商品不予验收信息员打印单据时，注意：核实供应商随货单上进货价格与电脑价格是否相符，低于电脑价格以随货单价格为主（整理此类商品单据并与当日工作结束后上交财务部），高于电脑价格以电脑价格为主并告知采购人员！不允许因价格问题而将该批商品不验货以免影响卖场缺货！验货员凭订单（验货员签字）和商品随货单到信息室进行单据打印单据打印完，两名验货员签字，部门主管或经理审核签字信息室打印一式三联单据：白联：上交财务室；黄联：业务对账；红联：配送中心保存；注意事项：1）、外采业务人员采购商品不得多于订单数量10%；2）、信息人员打印验收单据时，实际商品价格低以随货单为主，实际商品价格高以电脑价格为主，相关差价采购人员自行解决，这方面要求采购人员时刻关注市场变化，及时了解市场动向；3）、信息室人员不得以任何理由进行单据重新打印，违者给予每张单据至少500元的现金处罚并全部承担相关单据引发的所有责任。二、配送中心、门店对内采商品验收：供应商凭订货单到配送中心或门店送货，提供订货单、商品随货单供应商将所供商品放至指定验货区域，验货员和区域理货共同验货，注意条码对应，以最小单位进行验收；验货人员依照商品订单进行商品

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