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人事档案归档制度

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1、人事档案归档制度一、人事档案保管制度目的第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的关键内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。第二，维护人事档案材料完整，预防材料损坏，这是档案保管的关键任务。第三，便于档案材料的使用。保管和利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和确保。人事档案保管制度的基础内容建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基础内容大致包含五部分：材料归档制度；检验查对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。(1)材料归档制度。新形成的档案材料应立刻归档，归档的大致程序是：首先对材料进行判别，看其是否符合归档的要求；其次，依据材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及相关内容；最终，将新材料放入档案。(2)检验查对制度。检验和查对是确保人事档案完整、安全的关键手段。检验的内容是多方面的，既包含对人事档案材料本身进行检验，如查看有没有霉烂，虫蛀等，也包含对人事档案保管的环境进行检验，如查看库房门窗是否完好，有没有其它存放错误等。检验查对通常要定时进行。但在下列情

2、况下，也要进行检验查对：突发事件以后，如被盗、遗失或水灾火灾以后：对有些档案发生疑问以后，如不能确定某份材料是否丢失。发觉部分损害以后，如发觉材料变霉，发觉了虫蛀等。(3)转递制度。转递制度是相关档案转移投递的制度。档案的转递通常是由工作调动等原因引发的，转递的大致程序以下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写转递人事档案材料的通知单；按发文要求包装、密封。在转递中应遵照保密标准，通常经过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，查对无误后，应在回执上签字盖章，立刻退回。(4)保卫保密制度。具体要求以下：对于较大的企业，通常要设专员负责档案的保管，应齐备必需的存档设备。库房备有必需的防火、防潮器材。库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。任何人不得私自将人事档案材料带到公共场所。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。(5)统计制度。人事档案统计的内容关键有以下几项：人事档案的数量。人事档案材料搜集补充情况。档案整理情况。档案保管情况。利用情况。库房设备情况。人事档案工作人员情况。二、人事档案利用制度目的第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利

3、用档案材料。档案在利用过程中，应遵照一定的程度和手续，这是确保档案管理秩序的关键手段。第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基础要求。人事档案利用的方法人事档案的利用有多个方法：(1)设置阅览室以供利用查阅。阅览室通常设在人事档案库房内或靠近库房的地方。方便调卷和管理。这种方法含有很多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于预防泄密和丢失等。这是人事档案利用的关键方法。(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应立刻催还。(3)出具证实材料。这也是人事档案部门的功效之一。出具的证实材料能够是人事档案部门按相关文件要求写出的相关情况的证实材料，也能够是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因通常是入党、入团、提升、招工、出国等。3.人事档案利用的手续在经过以上方法利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的关键确保。(1)查阅手续。正规的查阅手续包含以下内容：首先，由申请查阅者写出查档汇报，在汇报中写明查阅的对象，目标，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字；最终，由人事档案部门审核同意。人事档案部门对申请汇报进行审核，若理由充分，手续齐全，则给同意。(2)外借手续。首先，借档单位(部门)写出借档汇报，内容和查档汇报相同。其次，借档单位(部门)盖章，责任人签字。再次，人事档案部门对其进行审核、同意。然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。最终，归还时，立刻在外借登记上注销。(3)出具证实材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证实材料时，需推行以下手续：首先，由相关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证实材料的理由，并加盖公章；其次，人事档案部门依据相关要求，结合利用者的要求，提供证实材料；最终，证实材料由人事档案部门相关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

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