办公自动化资料

1、办公自动化作为一个术语是由美国通过汽车公司D.S哈特于1936年首次提出。20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C. Zisman为办公自动化下了一个较为完整的定义： “办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难 以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。 ” 1985年，我国第一次OA规划讨论会给出的定义：“办公自动化（Office Automation,简称 OA）是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设 备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提 高工作质量、工作效率的目的。 ”特点办公自动化是一门综合性的技术。 服务的对象是办公室工作，信息加工和处理是整个办公活动中的主要业务特征。设备和技术 是重要的条件，而人是决定因素。办公自动化最终的目的是提高办公工作的质量和效率，促使办公工作规范化、制度化，并延 伸办公的时空，提高办公人员的决策质量，为决策人员提供更多有关、有用和有效的信息以 及决策方案。要素办公人员：领导决策人员、专业管理人员、辅

2、助工作人员办公机构办公制度办公技术工具办公信息办公环境 目标:办公自动化系统的最终目标就是为了最大限度地提高办公效率和办公质量以及改善工 作环境。系统功能:文字处理；数据处理；语音处理；图形和图象处理；通信功能；文件处理；工作 日程管理；行文办理层次模型事务型OA系统：包括基本办公事务处理系统和机关行政事物处理系统。管理型OA系统：增加了完成本部门工作所需的信息管理系统（MIS）功能。决策型OA系统:既包含了事务型和管理型OA系统的功能，还应具有复杂辅助觉得的功能。 事务型 OA 系统：包括基本办公事务处理系统和机关行政事物处理系统；只限于单机或简单 的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公 自动化系统。管理型OA系统：增加了完成本部门工作所需的信息管理系统（MIS）功能； 信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合 的一种一体化的办公信息处理系统； 作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量， 必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统

3、基 础之上，构成信息管理型的0A系统。决策型OA系统：包含了事务型和管理型OA系统的功能，还应具有复杂辅助决策的功能； 它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需 要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行 决策程序，作出相应的决策。计算机速记基础计算机速记的定义：计算机速记是使用计算机及相关设备，实现语音信息实时文字录入的技 术，是语文应用工具和中文信息处理现代化的重要手段。特点：速度快、强度低、效率高分类和发展： 专用键盘速录机速记（亚伟中文速录机）计算机自动语音识别速记（IBM的ViaVoice系统） 手写速记的计算机联机识别（正在从事计算机手写速记符号识别系统的专门研究）1994 年，我国自主研发的专用键盘速录机设备亚伟中文速录机研制成功，标志着我国 专用键盘速录机速记技术的诞生。专用键盘速录机原理中文速录机采用左右对称的专用键盘，突破了传统标准键盘一次一指击一键的工作方式，要 求多个手指将组成编码的多个键同时按下，一次即可完成两个编码的录人，即“双手多键并 击”。特点速录机的长时间工作速度可达到 23

4、0 字/分，速录机既能“听打”又能“看打”和“想打”。速录机通过专用软件系统直接转换成电子文本；能做到“会议毕、文稿出”。 计算机速记的应用领域：办公文秘应用；专业建录服务；个人应用办公用品与设备的使用和管理库存控制是对制造业或服务业生产、经营全过程的各种物品、产成品以及其他资源进行管理 和控制，使其储备保持在经济合理的水平上。库存控制是使用控制库存的方法，得到更高的 盈利的商业手段。库存控制要考虑下边几个方面，销量，到货周期，采购周期,特殊季节特殊需求等等。库存需要控制利用信息化手段，每次进货都记录下来，要有盘库功能，库存的价值与市场同步涨跌，要有生产计划，根据生产计划和采购周期安排采购。进行单件成本核算，节约奖励，对供货商进行管理，价格和服务，均衡采购，保持大家的竞争才能得到优质的服务和低廉的 价格。库存控制的必要性我们必须认真存储办公室里的设备和各种用品，以保证我们的需要，这就要求我们维持一个良好有效的库存系统。因为文具和其他办公用品必须要有足够的数量，保证在需要的时候能 够充分供应。每一张纸、每一个信封的浪费，都会增加公司商业运行的成本，所有员工都要高度重视文具 的利用，以确保

5、经济有效地利用文具。所以，一个有效的库存系统是极其重要的，它对于提 高办公效率、保证工作的完成起着很大的作用。每一种物品都要有一张库存卡，库存定义用以登记、接收和发放物品，并随时掌握用品的最 大量库存、最小量库存和重新订购线。库存控制的作用：精确库存数量并防止被盗；确保所需物品的充分供应；将库存物品所占的 空间减到最小；避免物品被破坏或者因过期而作废 常用办公用品：纸簿类；笔尺类；装订类；归档用品；办公设备专用易耗品办公用品的发放程序：指定专人发放；按单位的有关制度和规定时间发放；紧急物品；放必 须有相应的程序处理；填写物品申领表，由授权人鉴定批准；清点核实发放的办公用品；提 醒领取部门或个人节约使用办公用品。节约使用办公用品的措施 复印机：填写申请表；发复印卡以限制部门使用；彩色复印要统一管理。 传真机：指定专人使用；做好登记并保留发送记录。计算机、打印机、因特网：限制使用，彩色打印要集中管理；严格管理因特网的使用。 电话、移动电话：控制打私人电话或国内国际长途电话；按规定使用移动电话。数码相机操作步骤：开机；装录像带；拍摄；回放检查；关机 数码摄像机的保养日常维护：拍摄时避免镜头直

6、对阳光以免损伤CCD板；拍摄完毕保存时一定要取出磁带、卸下电池； 保存时放在干燥地方避免机器受潮。尽量避免在雨天拍摄，如要拍摄要妥善防护； 避免在低温下长时间拍摄，防止机器老化；寒冷的冬天从室外进入室内机器容易结露。正确的方法是放置在密封的塑料袋中 待机器与室内温度一致时再取出。镜头的维护：在镜头的高级光学玻璃上有一层精密的镀膜，十分容易受到损坏，要严禁接触 镜头。当发现镜头沾上灰尘时，一定要用专用的镜头纸和吹气球来清理。如果镜头上沾有灰 尘，应先吹去灰尘，再用柔软的擦镜头布，轻轻地把镜头上的灰尘擦去。在使用中要养成良 好的习惯，拍摄间隙中及时盖上镜头盖。这一点对摄像机镜头的保护非常重要。磁头的维护:应注意尽量不要在环境很脏的情况下使用摄像机，不能使用劣质录像带。磁头 使用的时间较长，如果维护不当，灰尘或磁带脱落的磁粉会堵塞磁头，导致没有声音、图像。此时应及时清洗磁头、使用鹿皮蘸点无水酒精清洗。轻轻擦拭磁鼓或将清洗带放入摄像机清 洗。但不要频繁地使用磁头清洁磁带。因为磁头清洗带起到的是一种打磨作用，所以，经常 用就会磨损磁头，反而不好。磁带:在把磁带插入摄像机时必须检查一下磁带有没有松

7、弛，如有松弛就应该转动驱动轮把 磁带拉平。为了减少磁带的松弛，应把磁带盒竖立起来保管。并把磁带多的一端放在下面。 电池：目前市场上销售的充电电池一般有镍氢/镍铬电池和锂电池。当镍氢/镍铬电池里的电 还没有用完就继续充电的话，容易使电池的使用时间越来越短，所以最好等完全用完了以后 再充电。打印机的使用针式打印机针式打印机已有很长的历史，针式打印机通过打印头中的钢针打击色带，在打印纸上以点阵 形式构成字符。优点：耐用，耗材（包括打印色带和打印纸）便宜，可以打印多种类型的纸张，如穿孔纸、 多层纸、蜡纸等。缺点：打印速度慢、精度不高并且噪音大。 一般适合于打印报表、程序清单等。喷墨打印机喷墨打印机是在针式打印机之后发展起来的，采用非击打的工作方式，将墨水直接喷到纸上 实现印刷。优点：价格低，打印效果优于针式打印机，噪音小，还可打印彩色图像。 缺点：打印速度慢，耗材较贵。适合打印单页纸，打印质量很大程度上取决于纸张质量。 由于其可输出彩色图案，常用手绘广告和美术设计。激光打印机激光打印机是激光技术与电子照相技术相结合的产物，主要是利用电子成像技术进行打印。 优点：噪声低、分辨率高、打印速度快，在

8、各种打印机中打印效果是最好的。也有彩色、黑 白之分。缺点：价格高。激光打印机分页输出，常用于文档的打印，也可产生高质量的图像及复杂的图形输出。目前 广泛应用于办公系统和桌上印刷系统。安装打印机：硬件连接；软件安装 设置打印机属性在应用程序中执行“打印”命令 在“打印”选项中选择打印机、打印内容、打印份数以及进行页面设置等 注意事项打印机的安放要合适，周围空间充足。远离灰尘多、有液体的地方。避免阳光直射，避免放 置在有磁铁或能产生磁场的装置附近；。保持打印机的环境清洁，不要在打印机上堆放重物； 长时间不用打印机时应把电源线拔下来； 使用针式打印机时，为防止对打印头的损害，没有纸或色带时，不要打开打印机，不要重复 地使用同一根针，正在打印时，不要用手摸打印头； 激光打印机的感光鼓在整个激光打印过程中起着重要作用，价钱也较高，因而要注意保养； 感光鼓中的墨粉将用完时必须马上加粉或更换感光鼓，否则打印出来的文件将不清晰。故障排除:不打印电源线未接到打印机上或没有电源； 打印机和计算机之间的数据线连接不正确，断开并重新连接打印机和计算机之间的数据线 打印机处于手动送纸方式，按前面板按钮即可； 打

9、印机被暂停。从状态、窗口或打印管理器恢复打印。将“打印机”菜单下的“暂停打印”选项 前的勾取消； 打印机软件未配置正确的打印机端口。检查软件中的打印机选择菜单，确保它在访问正确的 打印机端口。传真机的使用传真机是现代图像通信的重要组成部分，它是目前采用公用电话网传送并记录图文真迹的唯 一方法，因而获得了广泛的应用。伴随着微电脑技术和半导体集成电路的飞跃发展，传真通 信日趋系统化、网络化和智能化。相关知识传真机是一种结合光学影印技术与电话传输技术将一份文件传送到另一端的一种设备。 发送方：扫描文件，利用光电转换将黑白字迹变成数字脉冲，调制后转换为音频信号，通过 标准电话线路传送，进入接收方的传真机。接收方：利用还原解调装置 将信号恢复成数字脉冲，再经解码重新得到图像元素的原始形式，由记录部件记录在专用的 记录纸上。传真机的通信任务主要由传真发送机、传真接受机与电话线路（模拟信道）等 3个部分共同 完成。在传真通信过程中，要求每台机器既能发送图文信息，也能接收图文信息。 对一台机器而言，不能同时发送和接收图文信息。所以，当两台传真机进行通信时，若其中 一台传真机进行发送操作，则对方的传真机便进行接收操作。操作步骤发送传真的准备工作；调整传真机的工作状态；装入记录纸；检查原稿；放置文件试运行一一复印：为了检查传真机是否能够正常工作，常采用复印（COPY）方式。因为传真机 的复印过程实际上是自发自收，若复印的文件图像正常，就表明机器的各种技术性能也基本 正常。反之，说明传真机有故障，需要修理。发送传真：发送传真方首先要拨通对方传真机的号码，发送端传真机通过检测回音信号来建 立传真通信线路。当接收端确认了传真机已做好接收数据的准备后，会向发送端发送一个证 实信号。接收传真：自动接受：凡具有自动接收功能的传真机都能按此方式操作。在接收前首先要检 查接收机内是否有记录纸，各显示灯或液晶显示是否正常，只有当接收机处于 准备好状态时才能接收

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