企业会计电算化管理制度

1、 . . . / 会 计 电 算 化 工 作 程 序 图 审 核调整存档审 核凭证帐务处理凭证打 印凭证记帐凭证凭证审 核原始凭证注 1、图中为直接上机填制记帐凭证,则为审核人员上机审核记 帐凭证,为打印已在电脑中记帐的已审核记帐凭证,并及时 粘贴原始凭证,经核对无误后,整理存档； 2、会计人员主要分工为制单、审核和档案管理人员； 3、各工作人员根据各种规章制度要求,并本着会计工作职业道德 要求认真执行相关工作。8 帐 务 流 程 图 月 初A录入凭证修改凭证B审核凭证存在问题？C记 帐D对 帐存在问题？A、 制单人员B、 审核人员C、 制单人员D、 审核、制单人员E、 制单人员F、 审核、制单人员G、 会计主管H、 制单、档案管理人员E会计报表F帐表核对存在问题？G结 帐H档案管理8 会计报表系统业务流程图 填制凭证审核凭证记 帐自动取数其他明细表资产负债表利润及利润分配表管理费用明细表营业成本明细表分析填列现金流量表财务分析指标财务报告8会计电算化管理制度一、电算化岗位责任 根据财税部门有关电算化管理规章制度及公司的管理核算特点,为稳妥高效地开展会计电算化工作,公司财务部设置以下工

2、作岗位： 财务经理 对公司电算化发展方向、规模及重大硬件、软件的使用及应用项目进行决策,领导各财务人员高质量、高效率、稳定地开展会计电算化工作。 会计主管 1、积极配合财务经理的工作,制订公司电算化发展规划及管理制度等,为财务经理提供相关决策依据；2、根据公司特点合理设置电算化工作岗位,正确分配系统各级操作人员的使用权限,组织协调好各财务人员开展各项具体的会计电算化工作；3、经常检查各项电算化工作的执行情况和结果,严格执行责任制对各岗位人员责任的约束条款。 系统管理 1、参与制订公司会计电算化发展规划及管理制度；2、执行对操作人员的管理和对计算机档案管理的职责；3、对系统软硬件的日常运行进行维护,及时排除系统运行中出现的各种故障,确保系统正常稳定地运行。8会计电算化管理制度 档案管理 1、及时备份系统中各种帐表数据,并分类编号存档,数据备份至少 做一次硬盘备份和两次软盘备份；2、对打印输出的凭证、帐簿、报表等应及时装订存档；3、对系统软硬件相关的光盘、磁盘、使用手册等资料进行分类编号, 妥善保管。 成本、计划管理 1、 配合财务经理及会计主管、系统管理人员工作,保证电算化日常工作正常进

3、行；2、 制订财务计划,管理控制成本,对公司经济活动进行准确而及时的财务分析,为财务经理决策提供依据；3、 为会计主管提供岗位责任制的考核依据。 系统操作1、 根据会计主管、系统管理人员对本岗位工作的具体安排、要求开展工作；2、 及时准确地输入、打印输出各种记帐凭证、帐簿、会计报表；3、 及时准确为领导查询所需的各种财务数据；4、 正确使用权限系统中的各种功能。8会计电算化管理制度 审 核1、 审核原始凭证的合法性、有效性以及是否手续齐全；2、 审核系统操作人员输入的记帐凭证,确保系统记帐凭证的制作质量；3、 审核系统总帐与明细帐、辅助帐及记帐凭证等是否试算平衡；4、 审核会计报表是否与相关总帐金额一致平衡。 资金管理1、 负责银行、现金出纳岗、收入、往来岗的日常管理；2、 负责流动资金的日常核算管理；3、 负责每日制印收入日报表及现金日报表；4、 负责对门票、发票、收据等重要票据的日常管理。8会计电算化管理制度二、会计帐表的初始化1、 每个独立核算的会计单位只能在系统设立一套帐。新套帐必须经财务部经理、主管会计同意后方能在电算化系统以下简称系统设立。2、 设置会计科目时,必须按照现行

4、财务制度规定并结合公司实际情况来设置各级会计科目的名称及编码；同时应本着利于简化核算、便于各种会计报表从电脑帐中自动取数的原则,合理适当地对部分科目设置辅助核算功能。3、 会计科目一经设定并已正式运用于系统中制单和记帐等功能,不得随意修改,以避免造成系统数据库的紊乱；因核算需要而需新增的会计科目则可在系统中增设。4、 转换会计年度时,应于新会计年度开始后的20日完成年初转帐的工作,对结转后的年初余额试算平衡、对帐无误后,新会计年度电脑帐方可使用。对于已成功结转的年初余额,不得随意修改,以避免造成系统数据库的紊乱。5、 套帐初始化工作完成后,应根据现行财务制度规定并结合公司实际情况,及时在电子报表系统中编制利润及利润分配表、资产负债表、财务状况变动表、管理费用明细表等基本会计报表以及公司部管理需要而要求编报的各种明细表等,并设定各种报表从系统取数的公式单元和批处理命令等。各种报表格式及公式单元、批处理命令等一经设定,不得随意修改。8会计电算化管理制度三、日常帐务处理1、 经济业务原始凭证经审核后应于两日编制记帐凭证,并输入系统,填制凭证时,应规简要填写摘要。2、 当日所有原始凭证都输入系

5、统后,审核人员应及时审核记帐凭证,发现问题应及时修改,确保当日输入的凭证都正确无误。3、 记帐凭证经审核、修订无误后,即应打印输出,并将打印出的已审核凭证和与其相对应的原始凭证装订,以备存档。4、 记帐凭证经审核、打印输出后,制单人员应及时在系统中记帐,记帐凭证未打印出之前,不得记帐。5、 当日凭证都输入、审核、记帐后,应及时查询打印当日现金收支情况日报表,以便于及时掌握现金收支状况。6、 月末所有原始都已输入系统并已记帐后,应及时运用系统汇总功能,对所有已记帐凭证进行汇总,并打印输出汇总表；同时运用对帐、试算平衡等功能,核对各科目总帐、明细帐与辅助核算帐等,帐帐核对无误后,即可开始编制当期会计报表。7、 各种基本会计报表应于该会计期后五日编制完成并报出。会计报表报出之前应认真与系统有关帐簿、凭证进行核对,如帐表不符,应及时查找原因,并进行相应调整,直至帐表一致。其他辅助报表则应于核对无误后在该会计期后十日编报完毕。8、 经过层层核对,确认帐证一致、帐帐一致、帐表一致后,且确认当期发生的所有经济业务已全部反映在系统帐中,则可由财务主管对当期会计帐结帐。结帐后,则不可也不能修改当期会计数

6、据。8会计电算化管理制度四、系统各级操作员权限分工序 号使用功能权限权限运用人员备 注1财务分工1表中权限使用人员数码的代表意义如下： 1会计主管 2系统管理人员3系统操作人员 4资金管理人员 5审核人员 6成本管理人员 7档案管理人员上列岗位中,一名工作人员最多可担任三个,但制单、制表和审核岗位不可由一人兼任；出纳和资金管理不可由一人兼任。2建帐、科目初始设置1、2、33期初余额管理1、2、34制单、汇总、记帐1、35凭证审核1、56对帐、试算平衡1、3、57结帐、恢复记帐前状态1、28自动转帐定义、生成1、39查询、打印1、3、5、610数据备份、恢复1、2、711删除以前年度数据1、212重建帐、帐套参数调整1、213上机日志1、214银行现金管理1、415计划管理1、616项目管理1、3、517部门管理1、3、518汇率管理1、3、519单位往来1、3、520个人往来1、3、521报表初始化1、2、322编制报表1、323报表审核1、524报表修改1、58 会计电算化管理制度五、会计电算化档案管理 会计电算化档案定义主要指存储在硬盘、软磁盘或其他存储介质上的会计数据和程序等,

7、并包括打印输出的各种凭证、帐簿、报表等核算数据及系统开发运行中的全套文档资料。 档案管理任务1、 收集和整理应存档的会计资料；2、 保管和利用好会计档案；3、 遵守会计档案的保存期限。 档案管理容 一、会计凭证的收集、整理和存档1、 收集齐全应存档的会计凭证,按凭证顺序号和本号检查有无短缺,原始凭证是否齐全,清理出不属于会计档案围和无须存档的一些资料,补充可能被遗留的一些必不可少的核算资料；2、 与负责凭证打印、装订、暂时保管的操作人员办理好档案入存手续；3、 应每月装订一次凭证,为便于翻阅凭证,避免凭证散失,装订凭证时应按适当厚度统一装订；4、 认真填列会计凭证封面,封面各记事栏都应填列完整清晰,以便于查阅。8 会计电算化管理制度二、会计帐簿的收集、整理和存档1、 各业务日或各月的会计帐簿可由业务经办人在当期打印输出并保管,日常系统数据由系统管理人员和业务经办人负责维护；2、 会计年度终了,必须将全年的所有帐簿,包括总帐、明细帐、辅助帐等都统一打印输出,并整理装订；3、 档案管理人员在与业务经办人办理帐簿交接手续时,应认真检查帐簿是否有残缺、遗漏,确定无误后,应对所有帐簿进行归类、编号,妥善保存；4、 会计帐簿封面应书写规,应填项目都应填列齐全清晰。三、会计报表的收集、整理和存档1、 各会计期的会计报表可由各业务经办打印输出,并负责保管；2、 会计年度终了,各业务经办人将全年会计报表整理装订后交档案管理人员；3、 档案管理人员对会计报表检查无误后,应对会计报表分类编号归档；4、 会计报表封面应书写规,应填项目都应填列齐全清晰。四、软硬盘数据的收集、整理和存档1、 每月结帐前,各会计主管都应对会计数据做一次硬盘备份和软盘备份；结帐后,再重新做一次硬盘备份和两次软盘备份,以确保数据的安全；8 会计电算化管理制度2、 备份软盘应由档案管理人员统一集中管理；3、 备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封；4、 备份软盘

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