合同签订流程及管理办法
8页1、合同签约流程:签订前 : 本公司或合同相对方提供合同文本,洽谈合同细节,进行合法合规性审查,本公司提供并审查合同相对方以下材料:1. 企业营业执照2. 税务登记证3. 法定代表人身份证明4. 授权委托书签订中:合同内容应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和文字准确。原则上双方应同时签章。若需要增加补充条款或修改的,及时处理,确认无误后,按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续。签订后:合同签订后,合同正本原件及副本原件全部交行政办公室存档,如有需要,合同副本复印件交财务部、运作部或营销部门留存使用;合同签订管理办法为规范公司合同签订,并最大限度的避免风险,法律事务部起草以下管理和签订程序,本办法适用于公司签署的所有合同的管理。一、 合同签订审核流程1、 各业务部门负责起草职责范围内合同,参与合同谈判,对合同标的的真实性进行调查,组织会签;2、 法律事务部负责审核合同的合规性、合法性,根据各业务部门的要求完善合同,提出意见。3、 财务部负责审核合同的付款(付款的时间、期间、方式、金额)、开票纳税等相关财务有关条款。4、 总经办最终审核、定稿。二、 各
2、业务部门负责谈判,组织会签。合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确,包括:1、 合同名称;2、 合同主体名称及地址,经办人联系电话;3、 合同主体法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章;4、 合同签订日期;5、 履约方式、地点、费用的承担;6、 违约责任(甲乙方权利和义务);7、 生效、终止条件;8、 争议解决的方法;9、 合同的份数及附件;10、 保密条款(视合同履行需要)11、 合同主办部门填写合同使用申请表、合同文本,合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章,法定代理人授权委托书原件,按权限审核报批;三、 各业务部门合同审核的重点如下:1、 各业务部门对合同的文字结构、通用条款、特殊条款、双方权利义务、履约、担保条款做详细审核。2、 财务部审核签约公司名称、合同运费支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。3、 法律事务部分析判断合同风险及与法律相关的内容。四、 合同签订中应注意的事项:1、 合同签订人为各业务部门负责人,签订时需有两人面签,签章前,两人均核查无误后,方可签章;2、 确认对方的主体合法
3、,(营业执照核对原件,收集复印件,确认法定代表人身份证明书和其他许可文件);3、 审核、确认合同条款,对主要条款和数字、付款方式与对方再次核准,如主要条款发生变化的,应重新按顺序通过审批流程后再签订,不得擅自签订;4、 原则上,双方应同时签章;5、 合同签订时,合同必须完整,包括附件;6、 签订时,应确认对方是否具有应有权限,如为委托人的,应确认委托权限,必须有具体的委托权限(不能是全权委托);7、 对空白处进行填写,空白处无内容的,应画上“: 空白处有填写的,应按手印或盖章;8、 签订时,双方应该在首部和尾部分别签章,如合同为多页的,应每页分别签章或在骑缝处签章;9、 凡是手工填写或签名的部分,应保证字体清晰可辨,避免草书和连写,签约用笔,需为深色签字笔、碳素笔、墨水笔。五、 合同的签署和盖章1、 合同按照规定审批顺序全部完成后,由总经办按照审批意见和即将最终签字/ 盖章的合同文本对照,有添加或需要修改的及时更正,确认无误后,按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续;2、 合同存档、备案:合同签订一周内,合同正本原件交行政部、法务部存档,若有需要,合同副本复印件交财务部、运作部或营销部门留存使用;3、 公司严格杜绝不签字不盖章执行合同的风险;六、 合同变更、转让及解除必须采用书面形式:1、 变更合同范围和付款条件,转让合同、解除合同必须以书面形式提交审核;2、 变更、转让、解除合同后应在一周内完成修改存档和通知相关部门。各业务部门应对原合同文本进行标示,以免错误的执行原合同。
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