会计档案电子化管理探析档案管理专业

1、会计档案电子化管理探析摘要:如今计算机技术和网络技术发展迅速，对企业而言，会计档案的管理关乎企业的生存,但仍然存在不完善的地方。会计电子化自实行以来，档案管理总是容易出现问题，因此，完善电子化会计档案管理问题刻不容缓，这对会计档案的信息化有着重要的作用，对企业乃至社会的发展都有着不可磨灭的影响。通过研究电子化会计档案管理存在的问题, 分析了解企业现有会计档案管理模式，努力争取为会计电子化档案规范化管理提出有效可行的建议, 为企业的正常运行、社会的平稳发展保驾护航。关键词:电子化 会计档案 档案管理 AbstractNow, the rapid development of computer technology and network technology, for enterprises, the accounting files management is enterprises survival, but there is still not perfect place. Accounting computerization has gradually popularizatio

2、n; on the management of the computerized accounting files often appear problem, so it is urgent to speed up the perfect computerized accounting files management. It plays an important role in accounting files informatization and it has an indelible influence for the enterprise and the development of the society. By studying the problems of computerized accounting files management, investigating the existing accounting files management mode, put forward effective standardized management for accou

3、nting computerization of the files feasible suggestion, for the enterprises normal operation, the steady development of the society.Keywords computerization accounting files file management目 录1 引言11.1 研究背景和选题意义11.2 国内外研究文献综述22电子化会计档案管理概述42.1纸质会计档案的管理42.2电子化会计档案的管理42.3电子化会计档案管理比纸质会计档案管理的优势43 当前电子化会计档案管理存在的问题63.1会计档案管理法规不完善、任务不明确63.2 电子化归档管理制度不规范63.3 会计档案管理人员业务素质不全面73.4财务人员对电子化会计档案的重视度偏低84电子化条件下做好会计档案管理的建议104.1加大会计档案的监管力度104.2完善电子化档案归档保管制度104.3注重计算机应用维护和会计专业的复合型人才培养114.4建立和完善岗位责任制、专人负责制114.5全面加强安全

4、保密工作124.6 明确奖惩机制134.7利用大数据进行档案管理，为企业决策提供依据135 结论14参考文献15致谢16I1 引言1.1 研究背景和选题意义近些年来，我国各个行业已经广泛涉及会计电子化软件，会计电子化使财务档案的管理方式发生了重大变化，在一定程度上极大提高了工作效率和质量，使我国会计电子化的发展更上一层楼，以电子计算机为载体、以网络为平台的管理模式早已替代传统的手工管理，其简易程度深入人心。现在一些企业领导比较重视对资金的管理，而忽视了对电子化会计档案的管理，导致单位的财务部门档案管理业务也不能按照制度进行。但现代社会，企业经营方式越来越多，新状况、新问题层出不穷，而会计档案管理的法律法规并不完善，任务分工并不明确，档案管理得不到正确的监管，影响企业的进步。目前，我国在企业会计档案管理方面没有专门的规范的会计档案法律规范，即针对性不强，任务分工不明确，实际操作容易出现问题。在以法制经济为基本特征的市场环境下，这根本无法满足现代企业经济发展的要求。会计档案的保管在开放的计算机环境中易受到威胁，电子化会计资料的归档管理需要依赖于良好的计算机网络环境进行。然而计算机系统的自身

5、安全和保护功能非常薄弱，极易遭到攻击或破坏，网络安全仍不能完全保证，会计资料的存储要在安全对计算机上进行，面对开放的网络，电脑硬件和软件都容易受到病毒以及黑客的网络攻击，信息易被窃取或泄露、非法增删改，计算机病毒的破坏性极大。在开放的网络环境下，企业数据档案的安全性面临严峻的考验。另外，目前一些大企业使用用友、金蝶、高信会计软件，一些小企业只用自己企业开发的会计软件，功能与安全不能同时兼顾，安全性受到很大的挑战。判断电子化会计档案归档是否规范，重要的环节是档案管理人员的业务素质和能力是否到位。由于会计档案管理人员缺乏档案管理专业训练，而且他们的电子化软件操作能力和安全维护能力也较低，容易造成不能及时按规定正确进行备份文档的检查与安全维护，出现因会计档案资料的缺失导致计算机上的会计资料与备份文件数据不符的问题。如若因意外或人为的原因导致电子化系统数据的缺失、破坏，而原有的正确的会计资料又不能较快恢复，影响电子化系统的正常工作进而影响财务的真实性导致企业的决策出现误差。各类档案设备的构建和专职档案管理员岗位的设置都离不开企业领导大力支持,一些企业的领导对会计档案的管理工作不够重视，只重视会

6、计资金状况而不理睬同样很重要的会计档案管理，导致财务档案归档工作的完全混乱进行。重视会计档案管理有利于会计工作的有序进行，实行一把手负责制,明确专人负责制,做到有法必依、执法必严，违法必究，奖惩有制，利于内部团结和企业的发展。因此，加快会计档案管理的电子化建设，培养引进电子化档案管理的双专业人才，已经是当前企业财务工作刻不容缓的事情。规范的管理会计档案有助于企业财务工作的正常运行,有利于企业平稳发展。电子化会计档案的规范管理有助于提高会计档案的安全性和准确性，更好地为企业经济运行提供服务，推进会计档案的信息化进程。1.2 国内外研究文献综述当今社会，信息化成为当今世界的主流，社会经济发展的各个角落都涉及到信息的网络化。信息化水平是判断一个国家或地区综合实力和现代化水平的一个重要标志。对于中小企业而言会计电子化和信息化没有完全覆盖手工会计，会计电子化工作仅限于替代手工会计，而不能较好地参与到企业经营管理当中，会计电子化软件提供的信息不能真实有效地反映企业的经营状况，从而对进一步的决策产生影响，难以向更深层次发展，这在整体上导致了我国中小企业经济效益不高，经营管理水平低，市场竞争能力弱于国

7、外同行业中小型企业。近些年来，电子化会计运用越来越多，而对于电子化会计档案的管理问题也层出不穷，大家纷纷研究如何有效进行电子化会计档案的管理。1.2.1国外研究现状Egbert Shaw（2013）从会计电子化和手工会计的视角，分别研究了电子化会计和手工会计的好处和缺点，并对它们进行比较。研究结果认为手工会计的好处有相对廉价的劳动力和资源、可靠性、熟练的技术工人可用性，其缺点有效率低、相对较慢的内部控制报告、日常工作等。电子化会计的主要优势有高速和机动性的报告、可信性高、准确性高、内部控制制度提高了生产力，便于备份和恢复记录，其缺点包括极高的成本、对引进和使用这套系统以及培训人员增加人事费用并且使之依赖机器等。Dechow（2015）通过深入细致的研究认为，近几年，我国会计电子化软件的应用逐渐暴露出了难以克服的弱点，通用会计电子化软件的设计周到、投资集中、便于交流、售后服务较易管理的优点逐渐显现。但是当前我国会计电子化计算机软件仍存在如系统定义较抽象，系统初始化工作量较大，系统体积较大，企业难以增加自己需要的功能等缺点，通用程度较低。Oliver（2016）通过深入细致的研究，研究了会

8、计电子化下不同方式下的后果，对控制方式进行统计分析，从而得出相应的几轮。Bowen & wallace（2017）认为在传统的分散型管理模式下，跨国公司为了实现业务的扩张，其各个分公司都需要设有自己对应的财务部，财务信息相互之间不能共用，而会计电子化可以将各国家或各地区的部分财务和业务流程集中起来，提高工作效率，降低成本。Anderson（2018）指出会计电子化是一个包含全面的体系，不仅仅是在会计信息的应用上，更应该被企业广泛应用于会计、人力资源、信息技术、资产、法律、市场营销、采购以及销售等各项部门，充分发挥其效用。1.2.2国内研究现状刘洁刘洁，颜国新，王蕾，电子化会计档案管理工作刍议J，山西档案，2014，02：61-63（2014）提出了电子化会计档案管理中存在的不足最主要是财务人员的素质技能达不到要求，重视度不够，建议培养计算机应用维护和会计专业的双技能的复合性人才；侯茂松侯茂松，会计电子化的档案管理J，河南科技，2012，07下：6（2012）从会计电子化的特点和管理要求入手，提出了注重人才培养、配有专门用于会计核算的计算机并实行专人负责制；周诗晨周诗晨，浅析电子化会计档

9、案的风险风范，商业经济，2014,07: 89-91（2014）认为当前电子化会计档案管理存在的问题主要原因在于电子化会计档案自身存在技术缺陷、管理制度不完善、缺乏管理电子化会计档案的复合型专业人才、会计人员的电子档案管理意识较弱等方面，并提出改进措施：更新改进会计电子化档案管理制度，锻炼会计电子化档案管理人员的计算机安全维护方面的专业能力，解决电子化会计档案自身存在的问题，加强财务人员的会计电子档案管理技能等方面。周来（2017）教授经过调查研究认为目前中国许多软件还只是停留在单个用户级的水平上，我们完全有可能在会计电子化软件中实现数据的高度实时共享，就目前的计算机网络技术和数据库技术发展水平来看，实现高度共享并不难，但是中国的会计电子化软件所谓的“网络版”只不过是实现了文件服务方式的数据传送，数据的共享是靠传送数据文件的方式来实现，而不是采用数据库服务器的方式，无法真正实现数据库高度实时共享。戚燕霞（2018）介绍了我国会计电子化事业经过十几年的发展，已初具规模，对推动会计工作更好的为经济管理服务发挥了不可低估的作用，但同时也给会计的内部控制带来了诸多问题。如何识别、控制并减少这类问题所带来的风险，是保证会计电子化系统安全、高效运行，确保会计信息真实准确、及时和完整，从中得到不少启发。2电子化会计档案管理概述2.1纸质会计档案的管理纸质会计档案涵盖了通过计算机系统打印输出的书面形式的纸质会计数据档案，包括凭证、账簿、报表、财务报告等，以及登记了会计档案保管、移交以及销毁记录的不同方面的档案 陈红，加强电子化会计档案管理的要点J，科协论坛，2012，11期下：158-159。手工会计档案保存载体是纸质，这不仅需要进行防火、防潮、防水等防损毁工作，还需要占用大量的空间，专人的管理，耗费大量的时间、人力和

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