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流程优化六步法项目关闭

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卖家[上传人]：鲁**

文档编号：476471184

上传时间：2023-07-01

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常见问题

1、流程优化六步法：项目关闭我们在最开始做流程优化项目的时候，也很少关注项目关闭的问题，总是觉得既然新流程已经成功上线，那就代表项目已经关闭。但后来发现这种看法是错误的。比如，我们经常接收到此类困惑：“A项目结束了吗?项目上线的效果如何?”我想这位项目成员肯定有种被抛弃的感觉，辛辛苦苦付出的项目，最后也不知道效果如何，甚至连什么时候结束的都不知道。“现在我遇到问题到底找谁啊?找项目经理还是流程所有者?”作为新流程的操作者更是一头雾水，遇到问题也是无所适从。所以，我们必须认真对待项目如何关闭的问题。新流程成功上线后，毫无疑问还需要持续的维护，这不可能由项目组管理到底，应该交还给流程所有者。项目关闭工作的好坏的确会直接影响到项目最终的效果。那到底项目应该如何关闭呢?我们根据流程优化项目的一般特点，同样总结出了一套方法，可以参考下表。当然，此表仍然不是必须使用的表格，只是通过此表格让你更好地理解项目关闭必须考虑的问题是什么。项目目标是否达成?项目要关闭，首先要检验项目目标是否完成。在这个阶段，可以邀请项目总管(流程管理专业人员)参与。需要注意的是，在制定项目计划书时，虽然我们已经设定了项目目标，

2、但当时设定的目标可能过于概念化，而且也不够具体。所以，此时需要检验的一般是在项目过程中制定的更加具体的目标。而且，这里检验项目目标是否达成，也不一定全部基于量化数据。比如当初设定一个目标是“通过流程E化提高流程时效”，那么只要能够证明流程的确已经实现了自动化，至于到底节约了多长时间可以不在此时验证，直接交由第三方(比如流程管理部)做更为详细的效果评估即可。流程及模板是否归还流程所有者?通过新流程上线，我们仍会发现新流程存在很多问题，甚至还存在错误之处。所以，我们在关闭之前必须完善一下这些流程制度，然后移交给流程所有者发布和后续管理。问题是否全部得到解决?为了切实做到闭环管理，我们有必要拿出项目上线问题汇总跟进表验证是否每一问题都得到了处理。项目正式关闭如果项目符合以上三个条件，项目总管会通知项目经理正式关闭项目。正式关闭的工作包括：A. 项目经理应发一封“项目关闭”Email通知项目组成员、流程所有者及项目总管。通知内容一般应包含：项目重要进展回顾、项目目标达成状况、项目成果介绍、项目正式关闭时间、优化后流程管理转交说明、项目经验总结。B. 项目经理对成员的绩效进行评估，并把评估结果提交项目总管，作为公司管理改进委员会激励方案评估时的表格。同时也作为第八章中提到的流程管理人才库的重要输入。C. 项目经理发EMAIL给各项目小组成员及主要参与人员的上司一封感谢信，对项目成员的成绩给予肯定并表示感谢。D. 项目组成员分享项目经验和知识提炼。项目效果评估项目效果评估的时机一般选择项目上线三个月后，以确保新流程稳定下来。项目效果评估一般是由项目总管或者流程管理专业人员进行的，第三方来评估项目是为了确保效果评估的客观、真实。项目效果评估指标由项目分解而来。一般从新旧流程的效率、成本、风险、质量及客户满意度几个维度对比，但要根据项目主要目标有所侧重。最后，完成一个流程优化项目效果评估报告交管理改进委员会，报告要尽量简单、量化和突出重点。

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