会计信息化理论与方法
9页1、会计信息化理论与方法 摘要 会计信息化是信息技术飞速发展的时代,会计业界利用信息技术成果为会计现代化服务的课题,笔直从会计信息化对外部数据的需求入手,提出泛会计信息的概念,将会计信息由原来各单位收集产生提前到交易发生时产生,需要社会各方面在交易网络建设时就能够考虑会计数据的需求,由国家设立交易认证和数据中心,负责规范、认证、收集、管理交易数据并提供会计等各种服务,为各会计实体开发信息化会计信息系统奠定数据基础。在此基础上本文构造了会计信息化系统结构。会计信息化具有狭义和广义两层含义。其狭义的会计信息化含义是各单位内部的会计信息系统,它是指在会计工作中应用以计算机和计算机网络为基础的信息交换技术和信息处理技术的会计信息系统。而广义的会计信息化含义则包括狭义的单位内部信息化会计信息系统和单位外部的会计信息支持平台,如交易数据网络、交易数据库、电子合同数据库以及与会计信息化相关的立法等。一、会计信息化定义及其理论基础会计信息化将会计信息的内涵从以往的企业内部扩展 到企业外部,即将会计信息的内涵从企业收集到的会计信息 扩展到企业并未收集到的会计信息,是泛会计信息,既在交 易数据的产生阶段就被认
2、为是会计信息而被交易数据库收 集,有可能其中大部分交易数据并不被具体的会计实体利 用。但这样广泛的收集对会计信息化环境是必要的,它满足 了交易数据的完整记录并为非特定的会计信息化系统和潜 在的信息利用者提供服务。而目前的会计信息则是指各单位 收集到的会计信息,由各单位在收集到会计信息的时刻产 生。目前各单位依据合法的交易凭证产生会计信息,具有较 强的可验证性。但是,电子信息在此中断,无法实现自动化 操作,会计成本自然较高。两者之间的关系是:会计信息化 支持平台是会计信息化的基础设施,为各种潜在利用提供可 验证的交易数据,是信息化会计系统合法利用外部数据的提 供者。而单位信息化会计信息系统则是会计信息化的具体实 现,具体服务于网络经济。会计信息化强调对会计信息全过程应用信息技术,包括 会计信息的产生、收集、传输、获取、处理、发布、利用等 全过程应用现代信息技术。而现代信息技术的一个重要特征 是自动化。由于信息化本身包含自动化,从理论上要求信息 化会计信息系统是自动化、高效率的会计信息系统,故服务 于网络经济的会计信息化应该是单位内外信息相通、网络相 连的会计信息系统,使会计信息系统面对大
3、量的会计信息流而具备了强大的信息处理能力的自动化处理的会计信息系 统。二、会计信息化需要社会参与建设由于会计服务于社会经济,会计对社会环境具有很强的依赖性, 表现在会计信息来源于社会、 会计信息服务于社会。例如会计信息的收集主要是通过商品交易凭证来获取,假如没有社会立法来规范社会交易行为,会计信息的收集是难以想象的。在信息化会计信息系统中,网上取数模块就是企图通过外部网络提供的电子交易数据来获取会计凭证( 电子原始凭证 ) ,因此需要社会来规范电子交易行为和电子结算行为,并且要求电子交易行为由国家建立的电子交易认证中心参与认证、提供安全、可靠、完整的电子交易凭证。使交易具有有效性:以保证交易在确定的地点发生是有效的;机密性:以保证交易信息不被非法窃取;完整一致性:以保证交易数据在传输过程中不被丢失或重复,交易内容一致,双方不会产生异议;不可抵赖性:以保证交易双方对交易发生确认无疑;提供查询和审核:交易一方可以查询自身的交易数据 (不能查询对方的交易数据),若提出异议,交易认证中心可以验证交易双方数据的一致性以及结算转账等其它线索,做到“白纸黑字”的效果。由于交易可以在全国各地进行,全国
4、交易数据中心从通信经济的角度出发,可以合理调度交易数据,以方便各单位从交易数据网络上获取自己的交易凭证。会计信息化系统的总体结构如下:一笔交易数据共有四个部分,一部分数据是结算数据,由结算单位填写,例如:交易双方的转账卡号、交易时间、交易双方主机号、结算银行、金额等;一部分数据是商品数据,应由销售单位填写,例如:商品名称、单价、数量、电子合同号等;还有一部分数据是交易简短附言 (凭证摘要 ) ,应由采购单位填写;最后由交易数据中心根据交易的性质、时间、地点等对交易进行编号,并且妥善保管好交易数据,作为电子交易凭证。当然,在交易过程中属于保密的数据交易对方或它方是不能看见的,例如转账卡号、简短附言等无关各方都是不可见的。为了做到电子交易和电子结算具有 “白纸黑字” 的效果,社会还必须加强电子交易的立法,以维护网络经济秩序,使全社会获得降低交易成本、商品充分流通的好处;在会计立法方面也需要根据电子交易的特点允许会计凭证无纸化等。三、信息化会计信息系统结构信息化会计信息系统的实现可以通过在传统的电算化会计信息系统中扩展而成。首先,信息化会计信息系统仍是会计信息系统;其次,信息化会计信息系统的
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