行政管理职位工作手册(DOC 45页)
目 录第一章 行政部职责描述5(一)行政部工作职责一览表5其次章 行政部组织管理6(一)行政部组织结构与责权表6(二)行政办公工作一览表6(三)行政办公职位规范表7第三章 办公事务管理7(一)行政费用方案表7(二)行政费用申请单8(三)通讯费用报销单9(四)外勤费用报销单9(五)车辆费用报销单9(六)款待费用报销单10(七)公务联系单10(八)参观许可证10(九)接待用餐申请表11(十)公关工作方案表11(十一)会议记录表11(十二)年度会议方案表12(十三)会议审核项目表12(十四)决议事项确认表14(十五)决议事项实施表14(十六)会议室使用申请表15(十七)印章使用登记表15(十八)印章使用审批表15(十九)印章使用申请单16(二十)印章管理登记表16(二十一)印章使用范围表16第四章 网络信息管理17(一)计算机故障修理记录卡17(二)计算机网络报修登记表17(三)计算机网络设备档案表18(四)收文登记表18(五)公文传递单18(六)公文会签单18(七)档案索引表19(八)档案明细表19(九)档案调阅单19(十)信件接收登记表19(十一)外发信件登记表20(十二)图书借阅卡20(十三)借阅登记表20(十四)丢失报告单21(十五)声像材料送审表21第六章 提案管理22(一)项目提案表22(二)会议提案表22(三)员工提案汇总表22(四)优秀提案审核基准表23(五)提案实施成果评分表24(六)员工提案改善评分表24第七章 行政人事管理25(一)应聘人员登记表25(二)面试成果评定表26(三)员工培训申请表27(四)培训实施方案表27(五)培训费用预算表28(六)员工考勤统计表28(七)员工请假申请单28(八)出差方案申请表28(九)差旅费报销清单29(十)差旅费支付明细表29第八章 财产物资管理30(一)物料移交清册30(二)物资保管清单30(三)物料使用转移登记卡30(四)固定资产登记表30(五)固定资产移交清单31(六)固定资产保管记录卡31(七)办公用品请购单31(八)办公用品一览表32(九)办公用品登记表32(十)办公用品领用表32(十一)办公用品盘点单32(十二)办公用品耗用统计表33第九章 车辆管理33(一)车辆登记表33(二)车辆使用申请单33(三)车辆调度派车单34(四)车辆日常检查表34(五)车辆故障请修单35(六)车辆保养记录表35(七)车辆交通事故处理单35(八)交通事故现场记录表36第十章 平安保障管理37(一)平安工作日报表37(二)平安检查报告书38(三)平安整改通知书38(四)意外事故报告单39(五)平安事故报告书39(六)保安工作日志40(七)来宾出入登记表40(八)员工外出登记表41(九)物品出厂放行单41(十)货品进厂联络单41(十一)值班人员支配表42(十二)值班工作记录表42(十三)消防器械检查记录表43(十四)消防设备检修报告表43(十五)伤亡事故报告书43(十六)突发事故报告表44(十七)赔偿处理调查报告表44第十一章 后勤服务管理45(一)员工住宿申请单45(二)员工宿舍登记表45(三)住宿人员资料卡45(四)宿舍物品领用表46(五)宿舍检查登记表46(六)宿舍管理员值班日报表46(七)厨房排班表47(八)餐厅卫生检查表47(九)餐厅卫生考核表47(十)清洁工作支配表48(十一)卫生状况检查表49(十二)绿化责任区划分表49(十三)绿化项目方案表50(十四)绿化质量巡查表50(十五)员工病假单50(十六)员工体检表51(十七)工伤医疗费用报销申请表52第一章 行政部职责描述(一) 行政部工作职责一览表行政部部门职责职责细分备注1日常办公事务管理(1)企业各种日常办公事务的方案、组织、协调与把握(2)会议的组织、协调,会议内容的记录与传达在建立办公自动化系统方面有赐予帮忙的职责2办公物品及设备管理(1)负责制定办公物品及设备的选购、保管、发放与使用制度(2)负责办公物品及设备的选购事宜(3)办公物品的保管、发放、使用(4)办公设备的日常保养与故障修理计算机及网络设备的故障一般由专业人员修理3文书资料管理(1)印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理(2)企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅(3)做好文书资料以及内部信息的保密工作4车辆管理(1)办公车辆的调度管理(2)支配车辆年检、定期保养、日常修理等工作(3)对司机人员进行平安驾驶教育、考勤等日常管理5人事日常事务管理(1)员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作(2)对员工生活福利、平安保健、卫生等方面的管理(3)组织员工开展各种形式的活动6后勤保障事务管理(1)企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工平安管理(2)企业员工食堂、宿舍的日常管理(3)维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施修理(4)企业日常平安保卫及消防管理7涉外事务管理(1)来客接待事宜管理,包括前台接待、客人来访登记与迎送等(2)企业对外宣扬、公关联系(3)牵头组织危机管理委员会,制定危机处理预案8法律事务管理(1)审议合同的合法性,保障企业的合法利益(2)帮忙处理日常涉法事务及管理合同(3)参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判(4)代理企业涉讼案件其次章 行政部组织管理(一)行政部组织结构与责权表部门行政部部门负责人行政部经理直属领导行政总监行政部组织结构图部门编制经理级 人主管级 人专员级 人部门职责部门权力相关说明编制人数审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期(二)行政办公工作一览表部门: 人数: 填写日期: 年 月 日序号工作内容概述(三)行政办公职位规范表职位名称直接上级直接下级管辖范围直接责任主要权力职务代理人任职条件第三章 办公事务管理(一)行政费用方案表编号: 单位:元科目上年度平均数本年度预算数变动量变动率%备注一季度二季度三季度四季度固定费用01薪资支出02间接人工03租金支出04办公费05邮电费06水电油料费07保险费08医保费09社保费合计变动费用01加班费02差旅费03运 费04维护费05交际费06样品费07包装费08燃料费09职工福利费用10杂项购置费用11会务费12培训费13劳务费14间接材料费用15消耗品费用16保 健 费17其他费用合 计费用总计(二)行政费用申请单编号: 部门: 填写日期: 单位:元费用类别金 额用途说明附件张数合 计人民币(大写)报销人签字: 审核人签字: 主管领导签字:(三)通讯费用报销单编号: 填写日期:部 门使用人通讯工具类别( )固定电话 ( )移动电话 ( )其他号 码费用(合计)人民币(大写)审批意见 主管领导(签字) 审核(签字) 总经理(签字) 费用明细(四)外勤费用报销单员工姓名所属部门报销时间备注序号费用类别大写小写0001交通费0002资料费0003交际费0004补贴费0005其他费用合计财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名(五)车辆费用报销单编号: 填表日期: 年 月 日驾驶员部门车号预支期间年 月 日 至 年 月 日车型项目张数金额(单据粘贴处)合计金额(大写)财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名(六)款待费用报销单编号:
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目 录
第一章 行政部职责描述 5
(一)行政部工作职责一览表5
其次章 行政部组织管理 6
(一)行政部组织结构与责权表 6
(二)行政办公工作一览表 6
(三)行政办公职位规范表 7
第三章 办公事务管理 7
(一)行政费用方案表 7
(二)行政费用申请单 8
(三)通讯费用报销单 9
(四)外勤费用报销单 9
(五)车辆费用报销单 9
(六)款待费用报销单 10
(七)公务联系单 10
(八)参观许可证 10
(九)接待用餐申请表 11
(十)公关工作方案表 11
(十一)会议记录表 11
(十二)年度会议方案表 12
(十三)会议审核项目表 12
(十四)决议事项确认表 14
(十五)决议事项实施表 14
(十六)会议室使用申请表 15
(十七)印章使用登记表 15
(十八)印章使用审批表 15
(十九)印章使用申请单 16
(二十)印章管理登记表 16
(二十一)印章使用范围表 16
第四章 网络信息管理 17
(一)计算机故障修理记录卡 17
(二)计算机网络报修登记表 17
(三)计算机网络设备档案表 18
(四)收文登记表 18
(五)公文传递单 18
(六)公文会签单 18
(七)档案索引表 19
(八)档案明细表 19
(九)档案调阅单 19
(十)信件接收登记表 19
(十一)外发信件登记表 20
(十二)图书借阅卡 20
(十三)借阅登记表 20
(十四)丢失报告单 21
(十五)声像材料送审表 21
第六章 提案管理 22
(一)项目提案表 22
(二)会议提案表 22
(三)员工提案汇总表 22
(四)优秀提案审核基准表 23
(五)提案实施成果评分表 24
(六)员工提案改善评分表 24
第七章 行政人事管理 25
(一)应聘人员登记表 25
(二)面试成果评定表 26
(三)员工培训申请表 27
(四)培训实施方案表 27
(五)培训费用预算表 28
(六)员工考勤统计表 28
(七)员工请假申请单 28
(八)出差方案申请表 28
(九)差旅费报销清单 29
(十)差旅费支付明细表 29
第八章 财产物资管理 30
(一)物料移交清册 30
(二)物资保管清单 30
(三)物料使用转移登记卡 30
(四)固定资产登记表 30
(五)固定资产移交清单 31
(六)固定资产保管记录卡 31
(七)办公用品请购单 31
(八)办公用品一览表 32
(九)办公用品登记表 32
(十)办公用品领用表 32
(十一)办公用品盘点单 32
(十二)办公用品耗用统计表 33
第九章 车辆管理 33
(一)车辆登记表 33
(二)车辆使用申请单 33
(三)车辆调度派车单 34
(四)车辆日常检查表 34
(五)车辆故障请修单 35
(六)车辆保养记录表 35
(七)车辆交通事故处理单 35
(八)交通事故现场记录表 36
第十章 平安保障管理 37
(一)平安工作日报表 37
(二)平安检查报告书 38
(三)平安整改通知书 38
(四)意外事故报告单 39
(五)平安事故报告书 39
(六)保安工作日志 40
(七)来宾出入登记表 40
(八)员工外出登记表 41
(九)物品出厂放行单 41
(十)货品进厂联络单 41
(十一)值班人员支配表 42
(十二)值班工作记录表 42
(十三)消防器械检查记录表 43
(十四)消防设备检修报告表 43
(十五)伤亡事故报告书 43
(十六)突发事故报告表 44
(十七)赔偿处理调查报告表 44
第十一章 后勤服务管理 45
(一)员工住宿申请单 45
(二)员工宿舍登记表 45
(三)住宿人员资料卡 45
(四)宿舍物品领用表 46
(五)宿舍检查登记表 46
(六)宿舍管理员值班日报表 46
(七)厨房排班表 47
(八)餐厅卫生检查表 47
(九)餐厅卫生考核表 47
(十)清洁工作支配表 48
(十一)卫生状况检查表 49
(十二)绿化责任区划分表 49
(十三)绿化项目方案表 50
(十四)绿化质量巡查表 50
(十五)员工病假单 50
(十六)员工体检表 51
(十七)工伤医疗费用报销申请表 52
第一章 行政部职责描述
(一) 行政部工作职责一览表
行政部部门职责
职责细分
备注
1.日常办公事务管理
(1)企业各种日常办公事务的方案、组织、协调与把握
(2)会议的组织、协调,会议内容的记录与传达
在建立办公自动化系统方面有赐予帮忙的职责
2.办公物品及设备管理
(1)负责制定办公物品及设备的选购、保管、发放与使用制度
(2)负责办公物品及设备的选购事宜
(3)办公物品的保管、发放、使用
(4)办公设备的日常保养与故障修理
计算机及网络设备的故障一般由专业人员修理
3.文书资料管理
(1)印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理
(2)企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅
(3)做好文书资料以及内部信息的保密工作
4.车辆管理
(1)办公车辆的调度管理
(2)支配车辆年检、定期保养、日常修理等工作
(3)对司机人员进行平安驾驶教育、考勤等日常管理
5.人事日常事务管理
(1)员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作
(2)对员工生活福利、平安保健、卫生等方面的管理
(3)组织员工开展各种形式的活动
6.后勤保障事务管理
(1)企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工平安管理
(2)企业员工食堂、宿舍的日常管理
(3)维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施修理
(4)企业日常平安保卫及消防管理
7.涉外事务管理
(1)来客接待事宜管理,包括前台接待、客人来访登记与迎送等
(2)企业对外宣扬、公关联系
(3)牵头组织危机管理委员会,制定危机处理预案
8.法律事务管理
(1)审议合同的合法性,保障企业的合法利益
(2)帮忙处理日常涉法事务及管理合同
(3)参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判
(4)代理企业涉讼案件
其次章 行政部组织管理
(一)行政部组织结构与责权表
部门
行政部
部门负责人
行政部经理
直属领导
行政总监
行政部组织结构图
部门编制
经理级 人
主管级 人
专员级 人
部门职责
部门权力
相关说明
编制人数
审核人员
批准人员
编制日期
审核日期
批准日期
(二)行政办公工作一览表
部门: 人数: 填写日期: 年 月 日
序号
工作内容概述
(三)行政办公职位规范表
职位名称
直接上级
直接下级
管辖范围
直接责任
主要权力
职务代理人
任职条件
第三章 办公事务管理
(一)行政费用方案表
编号: 单位:元
科目
上年度平均数
本年度预算数
变动量
变动率%
备注
一季度
二季度
三季度
四季度
固定费用
01
薪资支出
02
间接人工
03
租金支出
04
办公费
05
邮电费
06
水电油料费
07
保险费
08
医保费
09
社保费
合计
变动费用
01
加班费
02
差旅费
03
运 费
04
维护费
05
交际费
06
样品费
07
包装费
08
燃料费
09
职工福利费用
10
杂项购置费用
11
会务费
12
培训费
13
劳务费
14
间接材料费用
15
消耗品费用
16
保 健 费
17
其他费用
合 计
费用总计
(二)行政费用申请单
编号: 部门: 填写日期: 单位:元
费用类别
金 额
用途说明
附件张数
合 计
人民币(大写)
报销人签字: 审核人签字: 主管领导签字:
(三)通讯费用报销单
编号: 填写日期:
部 门
使用人
通讯工具类别
( )固定电话 ( )移动电话 ( )其他
号 码
费用(合计)
人民币(大写)
审批意见
主管领导(签字) 审核(签字) 总经理(签字)
费用明细
(四)外勤费用报销单
员工姓名
所属部门
报销时间
备注
序号
费用类别
大写
小写
0001
交通费
0002
资料费
0003
交际费
0004
补贴费
0005
其他费用
合计
财务审批
部门主管审批
财务复核
部门经理审核
经办人签名
报销人签名
(五)车辆费用报销单
编号: 填表日期: 年 月 日
驾驶员
部门
车号
预支期间
年 月 日 至 年 月 日
车型
项目
张数
金额
(单据粘贴处)
合计
金额(大写)
财务审批
部门主管审批
财务复核
部门经理审核
经办人签名
报销人签名
(六)款待费用报销单
编号:
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