中小企业档案管理制度

档案管理制度 第一章 总则 一、 为对本公司各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理，使公司档案在最大程度上为公司经营管理服务，特制定本制度。 二、 本制度规定了档案的形成、归档、整理、利用、更改、复制、保密等工作，适用于本公司的档案管理。 三、 本制度所称的档案，是指本公司在经营管理过程中形成和收集的具有保存价值的各类文件、与公司有关的各种文字记录、图纸、电子文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带及其它有关实物。 第二章 档案分类及编号 一、 公司档案依据《工业企业档案分类试行规则》，以公司全部档案为对象，结合公司管理职能和档案内容及其形成特点进行分类。 二、 档案的类别共分为七个大类, 即：公司运营类、经营管理类、人事行政类、会计档案类、研究开发类、仪器设备类、工程建设。 三、 档案分类应用于对本公司档案的进行整理、组卷、编号、装订、填写分类目录，方便查阅、检索等。 四、 档案分类（见附表） 第三章 管理责权 一、 公司办公室（总经办）为公司档案的管理部门，负责公司级档案的管理，并指导公司各部门档案管理工作的开展；各部门指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的归档工作。 二、 公司所有档案统一放置公司档案室，由专人管理。 三、 办公室指定专门或兼职人员（档案管理员）负责公司档案管理。 四、 档案管理职责： 1、 做好档案的保密、保卫工作，注意防止出现失密、失盗和失火事故。 2、 加强对档案柜的管理，杜绝潮湿、霉变和虫蛀等，以确保档案资料的完好无损。 3、 档案管理员应即时对档案进行电子归档，实现档案的电子信息化管理。 4、 档案管理员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料、电脑密码等向继任人员交接清楚，严禁擅自带走或私自销毁。 第四章 档案建档及保管 一、 文件归档 1、 各部门在各项生产、经营活动中形成的，已办理完毕，具有保存价值的文件材料（包括照片、录音、录像、广告带、电脑软件等）。 2、 文件材料归档的基本要求：文件材料齐全、完整、清晰。 3、 归档方式 1) 可区分年度的，按年度为单位，依据属类，把文件资料进行装订归档； 2) 跨年度的或不能明确区分年度的文件材料，用卷宗装存建档，各卷宗按序号标识； 4、 归档时间： 1) 产品开发、基建工程、有关技术项目，在任务完成之后要将归档文件材料及时交办公室归档。属重要的批文、合同、图纸应及时将原件归档。 2) 每年第一第季度未为上一年公司文件资料归档时间。各部门均应指定本部门的兼职档案员做好归档收策、移交工作，送公司办公室统一归档。 3) 本公司的基建完工验收；产品研制、定型、鉴定；新购置的设备、仪器验收等的资料及时跟踪归档。 4) 各课室移交的档案必须是原件。〔无原件的请附注原件的去处〕 二、 电子档案的保管 1、 档案管理员要严格执行公司电子档案的访问权限，确定有关密码，任何人不得将用户名和密码告知他人。 2、 属部门保管的电子档案由档案管理员根据公司《保密制度》进行严格管理。 3、 严防病毒，档案管理员负责每周至少对电脑进行一次杀毒，任何员工发现电脑病毒应立即杀毒，并立即通知档案管理员以及其他员工对个人电脑进行杀毒。 4、 档案管理员对“档案管理库”中的文档进行每周定期备份。 5、 权限范围以内的电子档案可由档案管理员处直接取得权限密码进行查阅，权限范围以外的，需由相关部门经理签字同意，方可由档案管理员提供打印出的纸件。 6、 档案管理员应随时对归档电子件进行更新、整理，添加索引、目录。 7、 归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存。 三、 非电子档案的保管 1、 公司在工作中形成的各种有保存价值的文件、材料或记载了公司信息资源的其它载体必须按年度分别由保管人进行分类、有序的管理、立卷、归档。 2、 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整性（公文上的各种附件一律不准抽离），工作完成后及时交档案管理员归档。 3、 各部门存档的文件/资料应填写《资料交付登记表》，交付人签字确认后，档案管理员对资料进行整理、编号、分类、归档，做到归档完整、系统、准确、科学、检索方便，并将有关资料目录及检索代码输入电脑。 4、 各部门人员参加各种会议带回的文件和有关社会职能部门发文取回的文件，均不得自行保管、销毁，应及时移交给档案管理员统一管理。 四、 档案室管理 1、 档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。 2、 档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。 3、 库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。 4、 避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。 5、 库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。 6、 库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。 7、 库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。 8、 档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。 9、 对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。 10、 每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。 五、 档案的保密 1、 档案保密分为：绝密、秘密、一般 1) 绝密：科技成果、产品工艺关键配方、股东会会议记录。 2) 机密：公司重要会议记录、客户档案、商务合同等重要文件。 3)  一般：非保密性的文件。 2、 档案保密要求 1) 凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。　　 2) 非档案管理人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。 3) 全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。　　 4) 凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。　　 5) 查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。　　 6) 档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。　　 7) 定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处。 第五章 档案利用 一、 档案借阅 1、 公司管理人员〔含技术人员〕因工作需要，可查阅与工作有关的档案。因工作需要查阅其他部门档案的，必须经办公室主任同意，方可查阅。 2、 属工艺处方等绝密档案的查阅，必须经公司总经理批准，方可查阅。 3、 查阅档案应办理借阅手续，一般随查随还。如需借出的，应经档案员同意方可借出，借出时间为3—5天。 4、 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。 5、 外单位需阅本公司档案的，应持有单位介绍信，并给公司总经理批准，方可借阅。 6、 凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。　　 第六章 档案鉴定、销毁 一、 档案鉴定 1、 根据《档案法》，结合公司生产经营实际情况，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。 2、 保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。 3、 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。 4、 档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。 二、 档案销毁 1、 销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。 2、 档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。 第七章 档案分类标识 一、 企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序（字母I、Z、O易于1、2、0数字混淆不予使用）标识目录大类名称( 一级 )； 采用1位阿拉伯数字标识项目分类（二级）；采用1位阿拉伯数字和英文字母标（标识顺序为：1、2…9、A、B…Z）识内容分类（三级） 名称：出库单 年份：2010 卷号：B63-2010-01 二、 档案实体排架和编号要反映八个个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。 三、 档案的具体排架、分类及编号按附表执行。 四、 档案案卷要有封面、目录页。封面样式见右图 第八章 本管理制度如有未尽事宜，可由办公室另行修改、补充规定。 封面样式图 年份：2010 卷号：B63-2010-01 第九章 本管理制度经总经理核定后施行，修改时亦同。 第十章 本管理制度的最终解释权由办公室。 附表： 一、企业经营类 目录 分类 二级 项目分类 三级 内容分类 档案分类编号 公 司 运 营 类 A A1 公司股东 A11公司设立公文；A12公司章程；A13股东会会议资料；A14董事会会议资料；A15股东资料；A19其他它文件 内容分类 项目分类 目录分类 A 1 1—— 2010—— 年代号 01 卷号 A2 运营资质 A21营业执照；A22组织代码证；A23税务登记证； A24进出口经营权证；A25海关/商检资质证；A29其他证 A3 战略运营 A31战略规划（目标）A32战略合同/协议 A33顾问合同（法律、财务、技术、管理） A4 政府机关和事业单位批文、通知、证书奖牌 A41批文/通知；A42证书；A43扁牌 A5 知识产权 A51商标申请；A52商标证书；A53商标对外授；A54专利申请； A55专利证书；A56专利对外授权；A57专利年费；A58商标专利维权 A6 公司文化 A61公司介绍；A62公司大事记载；A63公司理念精神、行为准则 二、经营管理类 目录 分类 二级 项目分类 三级 内容分类 档案编号 经 营 管 理 类 B B1 商务合同/协议 B11销售类；B12采购类（采购主合同、质保协议、环保协议）；B13委外加工类；B14财务类(借款、租赁)；B15技术开发协议；B16物流运输类 内容分类 项目分类 目录分类 B 1 1—— 2010—— 年代号 01 卷号 B2 企业经营 B21中长期经营目标/计划；B22年度经营目标/计划；B23经营分析报表；B24经营总结报告；B25经营会议记录 B3 信息管理 B31网站、邮箱；B32企业经营系统软件；B33网络会员资料 B4 采购管理 B41供应商基础档案；B42供应商考核档案；B43报价单；B44订单； B45对帐单；B46不良退货单据；B47送货单据；B48来料送检 B5 销售管理 B51客户档案（含授权资料）；B52客户订单（含评审记录）；B53营销广告；B54市场分析；B55客户满意度调查；B56客户使用意见/报告；B57产品定价；B58会议记录； B6 物流管理 B61物流供应商资料；B62入库单；B63出库单；B64盘点报表；B65库存台帐；B66领料单据；B67借料单据； B7 品质管理 B71证书（质量体系、产品检测、型试试验等）；B72质量体系；B73政府监督；B74客户审查；B75检验基准书；B76制程检验记录；B77出货检验记录；B78来料检验记录；B79客户投拆对策；B7A品质异常处理记录；B7B产品试验报告；B7C会议记录 B8 生产管理 B81生产计划表；B82产供销协调会议记录；B83物料需求计划；B84制造通知单；B85领料单；B86老化记录表；B87生产日报表； B88仪器设