会务专车接送流程

会务专车接送流程和注意事项 一、 接机（车）流程 1. 根据会务组提供的参会人员的联系方式，联系参会人员并确认其准确的行程信息，整理并填写会务接机（车）信息表格（见附件1）。并根据表格信息制作相应的接机（车）牌（见附件2）。 2. 将会务接机（车）信息表格至少提前1天发给车辆调度人员，以便调度人员根据到达日期、航班（车次）到达时间和客人人数来安排用车的次数和车型。 3. 提前将客人的航班（车次）信息、接机（车）牌发给负责接机（车）的司机和接机（车）人员，以方便联系客人。 4. 实时查询航班（车次）动态，以便因航班（车次）提前或晚点到达而进行接机（车）车辆和人员调整。 5. 航班（车次）的取消和延误要及时和车辆调度人员、司机和接机（车）人员取得联系，便于及时调整接机（车）车辆和接机人员。 6. 接机（车）车辆一般配置1名司机、1名接机（车）人员。（注：特殊情况可酌情增加1-2名接机（车）人员。） 7. 接机（车）车辆如果是从酒店出发，需至少提前40分钟出发，接机（车）车辆如果是从公司出发，需至少提前30分钟出发。 8. 到达机场（车站）后，首先到机场（车站）大厅查询所接航班（车次）的准确到达时间，在飞机（车辆）到达以后，与客人联系并在相应出口举牌等待客人。（注：如果同一辆车同时需要接不同航站楼的客人，请优先接T2航站楼的客人，后接T3航站楼的客人，可提前与T3航站楼的客人联系沟通。） 9. 接到客人后，接机（车）人员先跟客人问好，自我介绍，并帮助客人接行李。随后带领客人到所停车处，请客人上车并把客人的行李放入后备箱。 10. 把客人安全送达目的地后，接机人员引领客人到达会务接待处办理报到登记事宜。 接机（车）注意事项： 1. 接机（车）应充分考虑塞车和天气的因素，合理安排接机时间和行车路线； 2. 接机（车）时务必避免让客人等的局面； 3. 接机（车）人员需着装整洁，礼貌得体。 二、 送机（车）流程 1. 在会议进行期间，可向参会人员发放“回程信息统计表”（见附件3）。根据参会人员填写的回程信息，整理并填写会务送机（车）信息表格（见附件4）。 2. 将会务送机（车）信息表格至少提前1天发给车辆调度人员，以便调度人员根据离开日期、航班（车次）出发时间和客人人数来安排用车的次数和车型。 3. 提前将客人的航班（车次）信息发给负责送机（车）的司机和送机（车）人员，以方便联系客人；乘飞机离开的客人需至少提前2-3个小时通知其出发时间和送机司机的联系方式，乘动车高铁离开的客人需至少提前1-2个小时通知其出发时间和送机司机的联系方式，以方便客人办理退房等事宜。 4. 实时查询航班（车次）动态，以方便因航班（车次）晚点出发而进行送机（车）车辆和人员调整。 5. 航班（车次）的取消和延误要及时和车辆调度人员、司机和接机（车）人员取得联系，便于及时调整送机（车）车辆。 6. 送机（车）车辆一般配置1名司机，除重要客人外，一般不配送机（车）人员。 7. 送机车辆如果是从酒店出发，需至少提前90分钟出发；送机车辆如果是从公司出发，需至少提前80分钟出发；送高铁站车辆如果是从酒店出发，需至少提前50分钟出发；送高铁站车辆如果是从公司出发，需至少提前40分钟出发。 8. 如果同一辆车同时需要送不同航站楼的客人，请优先送T2航站楼的客人，后送T3航站楼的客人。 9. 把客人安全送达机场（车站）后，帮助客人把行李搬运下车并跟客人道别。 送机（车）注意事项： 1. 送机（车）应充分考虑塞车和天气的因素，合理安排送机时间和行车路线； 2. 仔细核对客人填写的回程信息是否正确； 3. 提醒客人提前办理退房手续，以便准时出发，避免延误航班（车次）。 附件1： 会务接机（车）信息表格 序号 姓名 单位 职务 电话 到达日期 到达时间（航班、车次/航站楼） 司机、电话 接机人员、电话 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 附件2： 单位 姓名 附件3： 回程信息统计表 姓名 单位 电话 回程日期 回程时间（航班、车次/航站楼） 备注 联系人： 电话： 回程信息统计表 姓名 单位 电话 回程日期 回程时间（航班、车次/航站楼） 备注 联系人： 电话： 回程信息统计表 姓名 单位 电话 回程日期 回程时间（航班、车次/航站楼） 备注 联系人： 电话： 会务送机（车）信息表格 序号 姓名 单位 职务 电话 回程日期 回程时间（航班、车次/航站楼） 司机、电话 送机人员、电话 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 附件4：