文书档案管理信息的电子化应用分析

1、 文书档案管理信息的电子化应用分析 摘要：档案信息电子化管理指的是在管理档案的过程中，结合先进的管理方法，采用智能化的技术手段，实现档案信息的科学性管理。随着信息电子化时代的到来，需要运用智能化的文书档案管理模式，节省人力、物力，有效的提高资源利用率，体现出档案的作用。关键词：文书档案管理；信息；电子化应用引言针对研究对象来说，文书档案是进行有效分析的有利工具之一，并且为发展方向的确定提供基础，在文书档案当中总结的经验与知识成果可以为将来的工作提供一定的帮助。现如今将文书档案管理工作做好，已经是新时期的工作需求。由于人类对信息的需求逐渐增大，所以加强领导与组织，重视文书档案管理工作并且制定有效可行的制度来促进管理工作的规范化是当务之急。政府部门要对电子档案进行有效利用，强化工作人员对文书档案管理的意识与重视，有针对性、目的性地为资源需要者提供服务。1档案信息电子化管理的概述近些年，伴随着科学技术智能化的高速发展，也加快了档案信息智能化管理的进程。同时建立现代化的文书档案管理室也为档案实现信息电子化提供了条件。以现代化的智能手段代替传统意义上的文书档案管理模式，以高效的智能化管理代替现有

2、的纸制化保存，才是文书档案管理实现的信息电子化的关键。档案信息电子化管理的含义是将图形影像、书本等纸制文件通过摄影、数据信息处理技术等，实现科技化，智能化，最终提高档案的利用率和快捷性。档案运用信息电子化管理模式，实现标准化，专业化，使档案信息更加清晰化，最终实现资源的共有化。2我国文书档案管理信息电子化现状及存在问题2.1缺乏监督机制在当前信息电子化背景下，文书档案管理工作中缺乏监督机制便是其中最为重要的一项问题，同时该问题也对于文书档案管理工作具有较大影响。在实际工作期间，虽然有部分机关单位已经开展了文书档案信息电子化管理工作，但是在该项工作中却并未给予该项工作一定的重视，并且在该项工作中缺乏必要的监督手段，这种情况的出现便导致机关单位文书档案管理工作受到影响，若是工作人员在工作期间出现问题，会由于监督不当而导致问题持续存在，从而致使文书档案管理工作的质量受到影响，降低机关单位中文书档案管理工作实效性。2.2档案信息电子化管理的观念落一是从档案信息电子化管理的理解上较为落后。如大多数企业对档案信息电子化管理的理解仅仅停留在对纸质档案的数字化转换上，认为实现文书档案管理系统的安装，数

3、据条目的录入，纸质文件的扫描，就是实现了档案信息电子化管理。二是从档案信息电子化建设的理解上较为滞后。如大多数企业偏重办公、财务等系统的信息电子化建设，而忽视了文书档案管理的信息电子化建设，有些企业没有将档案信息电子化建设与企业信息电子化建设同步部署。三是从档案信息电子化管理内容的认识上较为狭隘，如大多数企业偏重对纸质档案的收集管理，忽视了电子档案的重要性，更加忽视了企业档案网络化建设的重要性。2.3文书档案管理系统不完善文书档案管理部门工作模式普遍存在漏洞，管理体系出现问题会导致文书档案管理效率低下，若没有科学技术加持，原有的检索功能难以再适应用户需求。管理系统不完善则会导致信息资源整合不力。当前，我国文书档案管理虽已迈入信息电子化阶段，但各文书档案管理部门信息电子化进程不一，并未真正实现有效利用信息技术提高文书档案管理效率。在大数据时代，文书档案管理工作没有进行科学合理地规划，忽略文书档案管理信息电子化的长足发展。没有充分借助互联网的信息优势和信息技术的发展，构建完善严谨的文书档案管理系统，使信息资源和数据共享互通。3.文书档案管理信息电子化应用的策略3.1不断提高服务，扩展档案的

4、利用在文书档案管理体制的完善中，要提高服务并且扩展档案的利用。在这个方面，以我国档案信息电子化建设为例，管理缜密、健全的单位，最能突出的就是个人的档案信息，一个单位的文书档案管理信息电子化水平，便能体现出整个单位的人事管理思想，所以文书档案管理工作十分艰巨，这对文书档案管理人员提出了要求，管理人员应该时常关注管理工作中遇到的问题，具体问题具体分析，采取合理的策略和方法，不断开阔新视野，扩宽新思路，综合运用自身总结的各种方法处理好档案工作中出现的问题。这也需要文书档案管理者熟悉工作流程，在工作中能够创新模式，创立文书档案管理反馈和产生模式，时时刻刻改正管理上出现的不足，扩大档案资源利用的范围，从而更加有利于档案信息电子化管理的建设。3.2完善文书档案管理系统有效建立和落实完整严密的档案信息电子化标准，这是管理档案工作所必需的。在新时代，文书档案管理的现代化和信息电子化手段更加必要，需要完全、严格的文件管理系统，有效实现文件管理的现代化。首先要保障对文书档案管理的资金投入，保证基本办公设备的完善进而提高文书档案管理人员的工作效率。要实现文书档案管理信息电子化就要有一个严谨的文书档案管理体系

5、。文书档案管理系统的建设要根据相关法律法规来制定，注重规章制度的落实，同时监督文书档案管理人员确保文书档案管理工作的效率。评价系统对完善文书档案管理系统有着积极作用，评价能对客观反映文书档案管理信息电子化工作的现状并对其中存在的问题进行纠正，达到确保档案信息电子化的有效建构的目的。3.3提升文书档案电子化管理意识电子化的文书档案管理过程中，其工作的重要性是不言而喻的。首先要通过加强领导对其工作的重视的程度，在资源的分配和检查工作的力度上都加以提升。其次，工作者的思想认识和工作能力都需要进行相应的提升的工作，在工作的技术的提升的过程中不断地加强自己的技术和理论水平，更好的提升工作的质量和效率。最后要养成定期检查和总结文书档案管理工作的习惯，及时进行备份和安全检查的工作，以防丢失、盗用的现象的出现，提升电子化的文书档案管理的工作效率。3.4强化文书档案管理工作人员专业素质机关单位文书档案管理工作中，工作人员的专业素质在一定程度上决定了整个工作的质量与效率，所以便需要有效强化文书档案管理工作人员的专业素质，从而保证机关单位文书档案管理工作的质量。在实际工作期间，可以定期开展有关与文书档案管理

6、工作培训大会，在培训大会上面可以对于工作人员的专业素质做出培养，同时令工作人员掌握到更多的专业知识，在培训大会上面还可以分享一些在文书档案管理工作中的小技巧之类的知识，确保工作人员在培训过后都有所收获，并且其专业素质可以得到提升。通过以上措施可以有效强化文书档案管理工作人员的专业素质，确保机关单位中文书档案管理工作的各个环节都被高质量的完成。结束语综上所述，文书档案管理的电子化的过程是时代发展的必然的产物，其具有传统纸质档案管理工作不具备的优势，同时也边临着一定的风险。因此在利用好电子化信息技术的同时，也要做好技术的提升工作，提升工作的效率和质量。参考文献1陈心威.文书档案管理信息的电子化应用研究J.科技创新导报,2019,16(16):157+159.2李丽.文书档案管理信息的电子化应用分析J.电子世界,2019(07):170-171.3郭庆.论学校文书档案管理信息的电子化应用J.办公室业务,2018(06):95-96.4周小荣.探讨文书档案管理信息的电子化应用J.科技资讯,2018,16(02):27-28.5周玉环.浅谈文书档案管理信息的电子化应用的优越性J.办公室业务,2017(22):186.-全文完-

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