采购标准操作规程原版.doc

标准操作规程主题:采购管理制度-1物品采购流程编号:中心/部门:人力行政中心/行政部对象:公司所有购需部门制定：邱碧霞审核:批准:生效日:2011年07月01日试行废止号：共6页一、目的1、确保采购之物品的品质能达到公司及客户之要求2、确保采购之物品的交期与数量能有效适时地配合公司之需要，保障营运作业之正常运行3、确保采购价格之合理，降低库存，提升企业竞争力二、范围适用于磐基对外采购的所有物品本流程所称物品为公司进行库存管理的实物三、政策1、采购人员直接从事对外业务的接洽,要认识本身即是公司的代表，因此应注重礼仪与诚信并维持操守，时时谨记公司的经营理念和采购方针2、业务处理以正确迅速为主，并须和相关部门及供应商保持密切的联络与协调3、订购、交货及其他重要业务必须和有关单位互相沟通，落实清楚4、处理业务不但需依据各种法令的规定进行，同时依照廉政协议相关规定执行5、各部门有责任遵守本制度四、程序1、采购申请单管理制度；1.1采购申请单由行政部统一印刷，各部门至行政部领用并依单号做管理1.2申请单编号分类编辑规则如下： 工程部：WPGC00001- WPGC*****（依顺序类推） 保洁部：WPBJ00001- WPBJ***** 安管部：WPAG00001- WPAG*****名品客服：WPMP00001- WPMP*****物业客服：WPWY00001- WPWY*****营运部：WPYY00001- WPYY***** 行政部：WPXZ00001- WPXZ*****人力资源部：WPRZ00001- WPRZ*****法务部：WPFW00001- WPFW*****档案室：WPDA00001- WPDA*****财务部：WPCW00001- WPCW*****信息部：WPXX00001- WPXX*****招商中心：WPZS00001- WPZS*****发展中心：WPFZ00001- WPFZ*****漳浦地产：WPZP00001- WPZP*****阳光百合：WPYG00001- WPYG*****1.3以上为采购申请单公司库存使用完毕后实施。

1.4要求各部门必须遵守以上规定并执行2、采购流程：3、流程说明：1）需求部门填写《采购申请单》（表格一），详细注明品名、规格和用途等， 经部门主管及中心总经理审核后送采购 流程要求：应提前七天申请，送行政部经理2）各单位申请的采购申请单时务必在“其他说明”栏填写以下内容： 预算部门：****   预算年月：***年**月  预算项目：****      预算金额：****                   已报支金额：****3）总资产管理员对《采购申请单》申请采购物品进行总仓库存确认， 如有库存总资产管理员进行库存调拨确认，可调拨时进入调拨程序， 无库存状态进入采购程序流程时限：当天完成，送行政部经理4）采购专员操作采购作业流程：参考固定供应商分类和价格报备， 非固定供应商应提交三家货款比较 流程时限：三个工作日内完成（特殊物品及招投标除外），送采购主管5）采购主管审核签署意见流程时限：当天完成，送行政部经理6）行政经理审核签署意见流程时限：当天完成，送人力行政中心副总7）人力行政中心副总审核签署意见。

流程时限：一个工作日完成，返回采购，送财务部8）财务部预算审核后，《采购申请单》返回采购 流程时限：一个工作日完成，报送总经理批准9）总经理核准，批准采购时，《采购申请单》白联财务部联送财务备案， 蓝联采购部联、黄联请购部门联返回采购专员不同意采购时，《采购申请单》 退回购需部门流程时限：两个工作日内完成，一般情况下周三报批，本周内核准完成10）采购专员根据《采购申请单》分供应商别生成《订购单》向供应商采购叫货或市场零星购买严禁将不同的《采购申请单》合并生成一张《订购单》作业《订购单》一式三联，仓储联/财务联/采购联各一联） 流程时限：一般两个工作日内完成（特殊物品及招投标除外）11）到货后，采购专员及总资产管理员协助部门资产管理员进行货物验收确认 入库，不合格货物退回供应商流程时限：到货当天完成验货12）总资产管理员查收“到货单”及《采购验收领用单》（表格二）至财务作帐，并注明采购申请单号；（《采购验收领用单》一式四联，总仓库/财务/采购/使用部门各一联） 流程时期：两个工作日内完成13）采购专员根据《采购申请单》、《订购单》、《采购验收领用单》与供应商核对后，进行发票跟踪、发票价格审查、进入请款及报销程序。

定期每周二前提交至财务部，并注明要求之付款期限 流程时限：1周/次，每周二前14）财务付款： a.有签约供应商依照合同付款条件安排付款； b.零星采购需报销或转帐的部分务必在采购申报的同一周内支付完成； 五、备注本规定即日起试行三个月，试行期间仍具法律效用若在运行过程中发现各项管理业务、制度和办法有不完善的，将及时补充或修订，具体修改结果依公司公告为准六、附件  1、采购流程 2、采购申请单 3、订购单 4、采购验收领用单。