档案整理基本方法讲座1概要.ppt

档案整理基本技能,主讲人—陈明,2010.05.29,文件材料立卷方法既是古今中外从事文书、档案工作研究者探索的课题，又是从事具体立卷工作者的难题前 言,一、文书档案的整理基本技能,文书档案的整理主要有两种方法：一是按卷整理，也就是我们平常所说的传统文书整理方法；另一种是按件整理，也就是归档文件整理文书档案的整理（卷）,,收集,剔除不必归档的文件材料,,分类组卷,,,,卷内文件排列,拟写案卷标题,复查调整,,,,编页号,填写卷内文件目录,拆除金属物,,,,,,,裱糊,装订,填写案卷封面,填写备考表,案卷排列,编制案卷目录,文书档案的整理（件）,,文件的收集,剔除,,装订,,,,编页号,确定保管期限,归档文件的分类,,,,归档文件的排列,编号,编制目录,,,,,填写备考表,装盒,填写档案盒封面、盒脊,编盒号,,排列上架,文件的收集,本单位在生产建设和管理活动中形成的，具有查考利用价值的，作为文书档案保存的各种纸质文件材料收集的重点,注意,剔除,对文件材料的剔除,一份文件归档与不归档，要站在本村的角度上来权衡，有用则留，无用则不留对归档文件上金属物的剔除,如钉书针、大头针、回形针等防止两种倾向,把关不严，凡文必档。

要求过严，使该归档的文件被剔除，给以后利用造成困难装订,归档文件的装订，是归档文件整理工作的基础环节采用符合档案保护技术要求的装订材料重新加以装订，以固定文件页次，防止散失，便于保管和利用归档文件的整理是以件为单位进行的一般情况下一份文件就是一件 文件正本与定稿为一件（定稿过厚的，也可单独为一件）；,正文与附件为一件（附件数量太多或太厚的，也可各为一件）；,文件附有文件处理单、拟办单或领导批示、签批条的，应与文件同为一件；,原件与复制件为一件；,转发文与被转发文为一件；,来文与复文为一件；,各种报表、名册、图表等按其原来的装订方式，一册或一本为一件正本在前，定稿在后；,正文在前，附件在后；,原件在前，复制件在后；,转发文件在前，被转发文件在后；,批复性文件在前，来文在后；,有文件处理单的，应作为文件的首页与文件一同归档采用左侧装订的，应将文件内的纸张左侧对齐的同时将下侧对齐采用左上角装订的，应让文件内的纸张左侧对齐的同时让上侧对齐选择粗细适中的棉线或不锈钢钉书针装订进行装订,,××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××,,,三点一线装订,,,,,,××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××,,,,,,,,,不锈钢钉,,,××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××,,,,,,,,,,,,,,缝绳机走线,,,编页号,以件为单位编页号，凡有文字、图表的页面均应编制页号。

如果是几份文件同为一件时，逐页编制总页号注:页号的位置应编在文件的右下角或左上角确定保管期限,对于一件归档文件，如何确定它的保管期限，要站在本单位的角度来考虑，总的原则是：由价值决定期限，价值高则期限长，价值低则期限短上级文件,针对本单位的机构设置、领导人任免、人员编制、职称评聘、表彰先进或处分的文件,永久,反映本单位主要职能活动的文件,反映本单位非主要职能活动的文件,贯彻执行,政策性、法规性,30年,10年,＋,＝,＝,＝,注：上级文件包含上级主管机关、 非主管机关和平级机关的文件,本级文件,反映本单位历史面貌、领导决策、人事、主要职能活动的文件,永久,反映本单位非主要职能活动的文件,一般事务性、参考性、临时性的文件,30年,10年,＋,＝,＝,＝,注：本单位正式发文要从文件的内容价值考虑情况简报一般放在30年立卷下级文件,典型性、综合性的文件,一般事务性、参考性、临时性的文件,30年,10年,＋,＝,＝,注：下级机关报送的文件材料可遵循不报就不归，报了就归的原则归档文件的分类,通用的分类方法是年度――保管期限―机构（问题）在平时的工作中，可按二级分类法或三级分类法进行例：2007年―――永久 、30年、10年 2008年―――永久 、30年、10年 2009年―――永久 、30年、10年,例：2007年―党群政务―永久 、30年、10年 综合治理―永久 、30年、10年 社会保障―永久 、30年、10年,1、年度,将文件按其形成年度分开，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。

注：只考虑文件形成年，不考虑文件内容针对的年度2、问题,将文件按其内容所反映的问题分开，把反映同一问题的文件集中在一起，以保持与同一问题有关的文件之间的历史联系党群类,行政类,干部任免,中层干部任免,主要领导干部任免,干部免职,干部任职,如：党委书记、党委委员、团支部书记、工会主席等,如：乡（镇）长、局长等,如：科长、股长等,如：书记、局长等,,,,,人事工作,3、机构,将文件按编委批准的内设组织机构分开，把同内设机构的文件集中在一起两点要求,①分类方案必须科学实用，保证文件无交叉，无遗漏②分类方案应保持相对稳定，确实需要调整时，只能微调，不可大动，以免造成混乱归档文件的排列,归档文件在确定保管期限、分清年度以后，应按问题相对集中，使文件类型鲜明清楚在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间，重要程度排列按时间顺序排列,同一事由的归档文件，按文件形成的时间顺序排列按重要程度排列,不同事由的归档文件，按事由的重要程度排列编号,归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容归档章的项目有全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等必须使用符合档案保护要求的字迹材料填写，如碳素墨水。

禁止使用圆珠笔、铅笔、红蓝墨水等不耐久的书写材料填写全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号年度：是文件的形成年度，采用公元纪元，以四位阿拉件数字标注，如2008年，应标注为“2008”而不能简化为“08”保管期限：按归档文件划定的保管期限填写，是哪种保期限就填写哪一种室编件号：按归档文件排列顺序编写的件号填写，由档案室负责填写类别：填写类别的规范化简称，采用机构分类的，填写机构名称，采用问题分类法分类的，填写问题类名页数：填写一件文件的总页数，即一件文件最后一页的页码归档文件目录设置的项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注编制目录,1、件号,件号：指归档文件的室编件号 2、责任者,责任者：指制发文件的单位或个人填写时应写全称或通用简称，责任者过多时可适当简略，即第一个责任者+本单位注意,3、文号,文号：指发文字号，应填写机关代字、年度、文件顺序号注意,4、题名,题名：指文件标题一般应照实抄录，副标题不抄录，文件没有标题或标题不清楚的，应补充拟定标题，并加中括号[ ]注意,如：杭州市政府有一份文件，完整的题名是 《杭州市政府关于构建和谐社区的通知》 题名栏只需填入“关于构建和谐社区的通知”。

如：中共杭州市委组织部印发的任免文件，有 的题名中仅有“通知”两个字，则必须补充拟写 文件事由，加在文种之前，以便查阅，可拟写 为“[关于干部任免的]通知”①原题名只有文种的，应根据文件内容补充拟写文件题名如：“关于贯彻执行中发〔2008〕29号文件的 通知”，从文件题名中看不出文件的内容，实 际上是关于加强社区档案工作的领导的文件， 填写题名时，应补充为“关于贯彻执行中发 〔2008〕29号文件[加强社区档案工作的领 导]的通知”②文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名如：原标题《中共杭州市委组织部关于陈业秀等同志 职务任免的通知》在这个通知里，有我们市档案局 钱云祥一名同志的职务任免那么，市档案局存档此 文件时，标题要重新拟为［关于钱云祥等同志职务任 免的通知］③原标题不针对立档单位事由（问题）但文件内容中涉及到立档单位的，应按实际内容改换原标题如：杭州市档案局写给潘祖光副市长的请示：《杭州 市档案局关于召开档案工作表彰大会的请示》，潘祖 光副市长作了批示，不再另外行文答复，此时，文件 处理单与请示件为一件，题名可以拟写为：[关于杭 州市档案局召开档案工作表彰大会的批复]，责任者 一栏填写为“潘祖光副市长”。

①领导只是在文件处理单上做了意见或者批示，没有正式行文答复，这张文件处理单就可以看作是复文②只在请示件上签批请示意见，可在请示件题名的后面补充如：“关于购买复印机的请示、[批复]”如：原标题《关于进一步加强我市精神文明建设 的决定》，附件是：市民公约那么题名应为： “关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附： 市民公约）”①如果附件多，内容比正件重要，又是单件装订，附件的题名要依次列出，题名前加“附件×”② 正文题名不能反映出附件内容的，要在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号如：××会议记录［1、××××；2、××××］ 会议纪要的填写：××××会议纪要（第×期）： ［××××××××］ 简报、令、情况反映等填写方法类同会议纪要形式如：国家机关、企事业单位干部定期统计报表 拟写为：××××年干部定期统计报表,5、日期,日期：即文件的形成日期，填写时应以8位阿拉伯数字标注，前4位为年，后4位为月日月日不是两位数时，数前补 “0”注意,6、页数,页数：填写每一件归档文件的总页数，即该文件最后一页的页码一份文件由几个部分组成的，把几个组成部分的页数相加之和即是这份文件的页数注意,7、备注,备注：填写文件需要补充和说明的情况，包括文件残损、修改、移出、销毁等。

备注栏填写不下时，可在备注栏内加注“*”号，将具体内容移入备考表中填写①归档文件目录封面,一、杭州市卫生局文书档案采用组织机构－－年度分类法，文件整理按照文件级整理，文件按机关党委、办公室、人事保卫科、医政科（中医管理科）、预防保健科、基建财务科、干部保健办公室 、市献血办 、市爱卫办顺序排列 二、市卫生局二00八年度文书档案共整理1235件，其中永久1034件、30年38件、10年161件②整理说明,杭州市卫生局文件材料整理说明,③目次,目 次,永 久,④归档文件目录,盒 号：1,保管期限：永久,归 档 文 件 目 录,备考表：放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明填写备考表,盒内情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况属于归档文件整理阶段发现的情况，由整理归档文件的人员负责填写；属于档案管理阶段发现的情况，由档案人员负责填写整理人：即负责整理归档文件的人员姓名检查人：即负责检查归档文件整理质量的人员姓名日期：归档文件整理完结的具体时间，即年、月、日装盒,装盒完毕，应在档案盒封面上填写全宗名称，即单位名称填写档案盒封面、盒脊,,全宗号：按照市档案馆给各单位定的全宗号填写。

年度：用4位阿拉伯数字填写,保管期限：填写永久、30年或10年,4）机构（问题）：填写分类方案中相应机构（问题）的类目名称5）起止件号：在“室”栏填写该盒内排列最前和最后的归档文件的件号,用“／”把这两个件号连接起来馆”栏暂不用填写编盒号,排列上架,,分类,装订,,填写案卷封面,,,编制会计档案目录,编制案卷号,二、会计档案的整理基本技能,,,。