用PowerPoint演示动态数据透视图.doc

用用 PowerPoint 演示动态数据透视图演示动态数据透视图市场部要开一个关于互联网调查情况的会议，有关调查资料已经准备完毕，收集了大量的原始数据，存放在 Excel 工作簿中，如图 1 所示为了便于在会议中分析和展示数据，市场部的小孙整理了大量的 Excel 图表，然后复制到 PowerPoint 演示文稿中这一过程耗费了很多时间尽管小孙知道可以利用 Excel 数据透视图表快速分析数据，但由于在PowerPoint 中放映图表时通常演示的都是静态的图表，大量的复制粘贴工作依然不可避免图 1 存放在 Excel 工作簿中的原始数据其实，可以在 PowerPoint 中加入数据透视图表，并且在放映幻灯片时，动态地控制同一图表中显示的内容，灵活地显示各种分析结果，就像在 Excel 中控制数据透视图表一样方便为了能实现这样的功能，首先需要在 Excel 工作表中，选中待分析的数据区域，并在“名称”框中输入此区域的名称，例如“调查结果”，并按【Enter】键确认如果不设置名称，将无法在 PowerPoint 中调用此区域的数据在 PowerPoint 演示文稿中新建一张空白幻灯片在菜单中选择【视图】|【工具栏】|【控件工具箱】命令，显示“控件工具箱”工具栏，如图 2 所示。

在“控件工具箱”中单击右下角的“其他控件”按钮，显示更多控件选择“Microsoft Office Chart 11.0”，这是一个数据透视图控件（如果选择“Microsoft Office PivotTable 11.0”，则选择的是数据透视表控件，二者的用法类似）图 2 选择“其他控件”中的内容在幻灯片中画出控件，然后在控件上单击右键，选择【Microsoft Office Chart 11.0 对象】|【命令和选项】命令，如图 3 所示这时将显示对话框，如图 4 所示，选择“显示/隐藏”选项卡，并选中所有的设置项，这些设置将允许在幻灯片放映时控制数据透视图图 3 画出控件并设置控件图 4 设置可显示和查看的内容设置完毕，再次在控件上单击右键，并选择【Microsoft Office Chart 11.0 对象】|【编辑】命令，如图 3 所示这时将显示对话框，如图 5 所示在这里可指定控件所对应的数据来源如果数据量不大，可以选中“在一张数据表中输入的数据”，并立即输入数据如果数据已经存放在 Excel 工作簿中，可选中“一个数据库的表或查询”对于本例显然要选择后者图 5 选择数据来源单击【连接】按钮，显示“数据明细”设置，如图 6 所示。

图 6 数据明细单击【编辑】按钮，显示“选取数据源”对话框，如图 7 所示图 7 选取或新建数据源第一次设置数据源时，需单击【新建源】按钮以后如果已经设置过数据源，则只需选择已保存的数据源文件（.odc）单击【新建源】按钮后，显示“数据连接向导”对话框，如图 8 所示图 8 选择数据源类型选择“ODBC DSN”，并单击【下一步】按钮显示连接 ODBC 数据源设置，如图 9 所示图 9 选择 ODBC 数据源选择“Excel Files”，并单击【下一步】按钮在所显示的对话框中，选择存放数据的 Excel工作簿文件，如图 10 所示图 10 选择 Excel 工作簿文件单击【确定】后，将显示出 Excel 工作簿中的名称“调查结果”，该名称对应工作表中的数据区域图 11 选择工作簿中的名称单击【下一步】按钮，为数据源起名并保存数据源文件，如图 12 所示图 12 为数据源起名并保存数据源文件单击【完成】按钮，返回到如图 7 所示的对话框，并自动选中刚保存的数据源文件此时单击【打开】按钮，即可返回到如图 6 所示的对话框中在如图 6 所示的对话框中单击“类型”选项卡，可选择图表类型，如图 13 所示。

本例选择柱形图中的“簇状柱形图”图 13 选择图表类型至此，幻灯片中的数据透视图控件及其数据源设置已经完成在如图 13 所示中单击对话框右上角的“关闭”按钮，结束设置令人神往的图表动态演示要在放映幻灯片时才能使用第一次放映幻灯片时，图表中将是空白的，此时进行设置，即可在以后放映时立即显示图表在顶端的工具栏中单击“字段列表”按钮，显示图表字段列表，如图 14 所示图 14 显示字段列表现在，可以像在 Excel 中一样，将待分析字段拖动到图表当中以下以各地区在不同调查时间内的年龄段图表为例进行数据分析在如图 14 所示的图表中，将“地区”字段拖动到“将筛选字段拖至此处”标识处，将“年龄”字段拖动到“将分类字段拖至此处”标识处，将“调查日期”字段拖动到“将系列字段拖至此处”标识处最后，再次拖动“年龄”字段至中间图表区域，这次是对“年龄”字段进行统计计算得到的图表如图 15 所示图 15 添加分析字段后的数据透视图这样的图表是不便于分析的，必须进一步设置首先，图表中的计算应该用“年龄的计数”，而不是求和在“年龄的和”上单击右键，选择【自动计算】|【计数】其次，年龄分类轴的坐标是按每个年龄划分的，应改成按年龄段划分。

在“年龄”上单击右键，选择【命令和选项】命令，显示对话框，如图 16 所示，选择“筛选和分组”选项卡设置“项目分组依据”为“数值间隔”，设置“间隔”为 10，“起始于”为 10，表示每隔 10 岁分为 1组，从 10 岁开始分组关闭对话框后，分类轴的坐标将发生改变图 16 对“年龄”分组对于“调查日期”，同样可以设置分组如果不分组，将显示每个日期的数据现在希望对比各年的情况，因此可在“调查日期”上单击右键，选择【命令和选项】命令，显示对话框，如图 17 所示，选择“筛选和分组”选项卡在“项目分组依据”中可选择“年”，将“间隔”中设置为 1图 17 对“调查日期”分组分组设置完毕，再在顶部工具栏中单击“显示/隐藏图例”按钮现在的数据透视图变得非常漂亮了，如图 18 所示图 18 设置完毕的数据透视图利用数据透视图中的“地区”、“调查日期”和“年龄”按钮，就能任意筛选和比较各种情况下的数据了，与在 Excel 中进行分析完全一样例如，可以在“地区”中选择“华北”，只显示华北地区的年龄统计结果此外，还可以随时调整图表中显示的内容例如，如果年龄分析结束后，要分析性别，可在如图 18 所示的图表中，将“年龄”拖动到图表之外，这样即可从图表中删除这一字段。

再从“字段列表”中，将“性别”字段拖动到分类字段位置处，即可立即得到性别的统计图表，如图 19 所示利用“Microsoft Office Chart 11.0”和“Microsoft Office PivotTable 11.0”控件，可实现数据透视图表的动态分析更重要的是，这是在放映幻灯片时，在幻灯片中进行的动态数据分析在幻灯片中加入数据透视图表控件，大大减轻了图表准备的工作量，并使得内容的演示更为生动精彩图 19 改变图表中的分析字段。