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接待方案(最全版)教学文案.docx

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  • 卖家[上传人]:ji****81
  • 文档编号:270813229
  • 上传时间:2022-03-27
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    •     接待方案(最全版)教学文案    接待方案(最全版)**会务活动接待方案为做好**接待工作,确保其圆满顺利举行,根据会务筹备组工作安排意见及分工职责,特制定本工作方案第一部分基本情况一、会议概况、日程(一)活动主题(二)活动地点酒店(三)活动日期6月29日--7月1日具体安排如下:6月29日陆续入住签到;6月30日7月1日二、领导、嘉宾及参会代表情况(一)评委及嘉宾名单负责人:(二)集团领导及政府领导名单负责人:1.集团领导名单公司参会领导及其顺行人员,预计3人2.政府领导名单(1)①市级单位参会领导②区级参会领导③专家学者④主办单位领导(2嘉宾名单①市级单位参会部门②区级单位Ⅰ参会领导Ⅱ参会部门③专家学者④主办单位领导(三)参赛团队人员名单目标人数:21人(以实际入住为准)第二部分筹备工作一、工作任务自领导、嘉宾确定参加活动起,至活动结束后领导、嘉宾离开止,主动热情,细致周到、安全务实,对重要宾客实行全天候、全方位、全过程服务,树立起开放外向的***公司良好形象二、接待原则(一)全面树立细节决定成败的理念,本着安全、热情、周到、节俭、细致、精益求精的原则,做好领导、嘉宾接待工作。

      对有关工作认真进行分解、量化,周密部署、细致安排,做到有礼有节,安全舒适,宾至如归,确保全面完成各项接待服务工作任务二)让参会领导和嘉宾时刻感受到我们的服务就在身边,让领导满意、让嘉宾满意,通过国际竞赛和论坛峰会,进一步与南充市、区两级政府领导,在****项目上达成共识三、工作分组(一)接待组:总负责人:1.住宿接待组:组长:组员:工作职责:①明确房间分配表:房间号、房间数量、对应人员;②负责检查客房设施设备是否完好;③负责在酒店做好迎接来宾服务;④负责为来宾按分配表分发房卡,贵宾需亲自引领到房间门口(会提供贵宾名单);⑤会议结束后,负责检查房间是否有遗失物品;⑥协助办理退房服务2.膳食组:组长:组员工作职责:①明确用餐人员数量、用餐地点;②负责检查酒店菜品数量是否达标、食物是否新鲜,保障用餐安全问题;③负责清点餐券数量,并分发餐券;④负责用餐时的用餐秩序维护,及时解决用餐人员需求;⑤用餐结束后,负责检查餐厅是否有遗失物品;3.交通调度组:组长:组员:工作职责:①明确开车人员和对应车辆;②明确接送时间和对应地点,提前规划和熟悉道路;③负责来宾的机场接送服务;④负责会议期间来宾的用车服务;⑤保证行车安全,保证会议期间的交通接待服务。

      4.机票预定组组长:组员:工作职责:①明确嘉宾与评委往返行程;②预定嘉宾与评委往返行程机票;(二)会务组总负责人:1.信息收集组组长:组员:工作职责:①负责收集****专家评委与峰会论坛嘉宾行程安排和需求;②负责收集****与峰会论坛市、区两级政府嘉宾行程安排和需求③负责收集招采部汇总的信息④负责收集营销部汇总的信息⑤负责收集设计部汇总的信息2.会议报到组:组长:组员:工作职责:①设置签到处,负责参会人员签到;②提示或引导参会人员准确进入会场,由会场控制组安排入座;③负责分发会议相关资料、伴手礼等;④设立会议咨询台,负责会议相关工作的咨询和信息传达⑤为信息搜集组提供签到信息3.会场控制组:组长:组员:工作职责:①负责会议现场布置;(全员)②负责协助活动公司维持会场秩序;(全员)③负责把控整个会议进行过程;(全员)④负责对接媒体代表;(任俊颖)⑤负责现场仪器设备的调试和安全把控;(吴君)⑥负责处理会场应急事故,指定应急方案;⑦负责对礼仪小姐进行培训和现场指挥4.嘉宾评委领导服务组:组长:组员:工作职责:①为在酒店住宿评委嘉宾提供日常的帮助如提供带路服务、提供衬衣熨烫服务等②熟悉酒店周围餐饮、咖啡吧、茶艺室,为自行用餐的嘉宾提供可供选择的地方③协助嘉宾与酒店的对接④提供南充周边可考察的项目地点供嘉宾备选等(三)协调组:总负责人:1.专家评委协调组:组长:组员:工作职责:全面负责协调工作如提供酒店预定、会前行程落实、参会期间的联络联系全面负责团体的协调工作如提供酒店预定、会议协调等。

      2.竞赛团队协调组:组长:组员:工作职责:全面负责评委团队的协调工作如提供酒店预定、会前行程落实、参会期间的联络联系四、工作职责负责举办的会务服务、接待和后勤保障工作具体负责:(一)负责活动期间的会务安排及接待工作二)负责入住酒店签到现场的布置和组织工作三)做好领导嘉宾出席和相关活动的组织联络工作四)负责各种资料,宣传LOGO,现场指示牌、签到点背景设计、桌卡、相关票证,胸卡及欢迎信的制作和发放五)负责收集参会嘉宾名单、行程、航班信息,做好信息收集汇总;做好宾客的迎送、住宿、乘车、参加各类活动等具体接待事宜七)组织好会议期间各宾馆、餐厅、招待室和会议室、活动场所的食品安全、供电、供水、通信保障工作八)对相关接待礼仪驾驶人员进行培训九)为嘉宾办理机票及火车、高速客车的票务服务十)配合完成其它工作任务五、工作要求(一)向服务人员布置具体工作,并提出要求和标准,必须使每一位服务人员知道、理解服务目的二)布置接待工作,对驾驶员进行交通安全意识及礼节礼貌的进一步培训,行车线路的制定和熟悉三)礼仪服务人员的嘉宾接待引导、资料散发、公关工作以及后续工作等,进行分工,提出更高要求四)对酒店签到工作人员进行培训,包括接待对象了解,现场引导服务,签到流程、工作时间、轮班安排、记录管理等。

      六、服务亮点(一)贴身贴心服务1.礼仪服务(1)规范的礼宾服务,见到与会嘉宾适时问候,形成温馨  -全文完-。

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