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机关行政课件.ppt

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    • 第九章第九章 机关行政机关行政 机关行政又称机关管理为了方便大机关行政又称机关管理为了方便大家理解,我们就按机关管理内容来讲述家理解,我们就按机关管理内容来讲述 重点掌握重点掌握:机关管理的涵义与功能;:机关管理的涵义与功能;机关管理的原则;机关管理现代化及其意机关管理的原则;机关管理现代化及其意义;机关环境管理的涵义及意义;机关财义;机关环境管理的涵义及意义;机关财物管理;机关文书档案管理;机关办公制物管理;机关文书档案管理;机关办公制度和会议管理的内容及意义度和会议管理的内容及意义 第一节第一节 机关管理概述 一、机关管理的涵义和特征一、机关管理的涵义和特征 在行政管理中,机关泛指政府为实现其在行政管理中,机关泛指政府为实现其职能而组织的固定机构,即行政组织,而职能而组织的固定机构,即行政组织,而在本章中它特指办公地点,是组织的工作在本章中它特指办公地点,是组织的工作人员处理其日常工作的活动场所,是与外人员处理其日常工作的活动场所,是与外界人事或其他机关接洽公务的地方,并为界人事或其他机关接洽公务的地方,并为该机关收发、汇集和典藏文件的所在地。

      该机关收发、汇集和典藏文件的所在地 1 1、机关管理的涵义、机关管理的涵义 广义的机关管理广义的机关管理是指利用科学方法,有是指利用科学方法,有计划、有效率、有技术地规划、管理、联系、计划、有效率、有技术地规划、管理、联系、协调和运用机关的组织、人员、经费和物材,协调和运用机关的组织、人员、经费和物材,作适时、适地、适人和适事的处理,以便提作适时、适地、适人和适事的处理,以便提高行政效率,发展机关业务,完成机关的使高行政效率,发展机关业务,完成机关的使命 狭义的机关管理狭义的机关管理是机关本身、即办公地是机关本身、即办公地点的管理,这包括合理地安排机关的办公处点的管理,这包括合理地安排机关的办公处所,配置合适的设备,保持优美的工作环境,所,配置合适的设备,保持优美的工作环境,以及系统地处理公文和案卷以及系统地处理公文和案卷 2 2、机关管理的特点、机关管理的特点 服务性、广泛性、综合性、具体性服务性、广泛性、综合性、具体性 机关管理具有特殊的功能机关管理具有特殊的功能:: (1)(1)具有发动的功能,是整个机关工作具有发动的功能,是整个机关工作的发动机,使整个机关运转起来。

      的发动机,使整个机关运转起来 (2)(2)具有控制的功能,即协调、控制机具有控制的功能,即协调、控制机关工作的开展关工作的开展 (3)(3)具有代表的功能,即狭义的机关是具有代表的功能,即狭义的机关是泛指机关泛指机关( (行政组织行政组织) )的代表,其意志、行为的代表,其意志、行为都代表一个行政组织都代表一个行政组织 二、机关管理的任务二、机关管理的任务 1、协助行政领导者制定和执行政策,、协助行政领导者制定和执行政策,当好行政领导者的助手当好行政领导者的助手 2、处理各种例性的日常事务,随时、处理各种例性的日常事务,随时接受并完成各种临时性、突发性任务接受并完成各种临时性、突发性任务 3、为行政机关的各项职能活动提供、为行政机关的各项职能活动提供最佳的工作和生活条件最佳的工作和生活条件 4、有效地提高机关管理的效能,创、有效地提高机关管理的效能,创造廉价政府、廉洁政府的社会形象造廉价政府、廉洁政府的社会形象 三、机关管理的意义三、机关管理的意义 机关管理不仅仅是从属于政府进行机关管理不仅仅是从属于政府进行社会管理的行政活动,它在今天无论是社会管理的行政活动,它在今天无论是规模上还是在技术上都发展到了很高的规模上还是在技术上都发展到了很高的程度,支撑、维系着庞大的现代行政系程度,支撑、维系着庞大的现代行政系统稳定、连续运行。

      机关管理是保证行统稳定、连续运行机关管理是保证行政系统实现其最终目标,行政系统得以政系统实现其最终目标,行政系统得以高效运营的重要条件;同时,机关管理高效运营的重要条件;同时,机关管理的正常、有效运营也是测定现代行政官的正常、有效运营也是测定现代行政官僚制组织确定的重要标志僚制组织确定的重要标志 第一,加强机关管理,有助于提高行政第一,加强机关管理,有助于提高行政决策水平决策水平 第二,加强机关管理,有助于各项行政第二,加强机关管理,有助于各项行政职能活动的顺利进行职能活动的顺利进行 第三,加强机关管理,有助于改进机关第三,加强机关管理,有助于改进机关作风,克服官僚主义,提高机关工作效率和作风,克服官僚主义,提高机关工作效率和工作质量工作质量 第四,加强机关管理,有助于调动机关第四,加强机关管理,有助于调动机关工作人员的工作积极性、主动性和创造性工作人员的工作积极性、主动性和创造性 第二节第二节 机关管理的主要任务机关管理的主要任务 一、会议管理一、会议管理 1 1、会议的涵义及功能、会议的涵义及功能 会议是召集大家商讨问题的集会,它会议是召集大家商讨问题的集会,它是一种有组织有目的的活动。

      是一种有组织有目的的活动 会议不能不开;会议召开要简化;召会议不能不开;会议召开要简化;召开会议要做充分准备;会议进行要严格有开会议要做充分准备;会议进行要严格有序;会后要及时总结汇报、整理资料序;会后要及时总结汇报、整理资料 2 2、会议管理的涵义和内容、会议管理的涵义和内容 会议管理会议管理是指为端正行政机关的会是指为端正行政机关的会风,提高会议效率和质量而采取的一系风,提高会议效率和质量而采取的一系列控制和组织措施其核心是确保会议列控制和组织措施其核心是确保会议质量,提高会议效率质量,提高会议效率 会议管理有两方面的内容:一是为会议管理有两方面的内容:一是为防止人为制造防止人为制造“会海会海”,要严格控制会,要严格控制会议次数,严把会议审批关二是对批准议次数,严把会议审批关二是对批准召开的会议要精心组织召开的会议要精心组织 二、机关文书和档案管理二、机关文书和档案管理 1 1、文书管理、文书管理 机关文书的涵义与作用机关文书的涵义与作用机关文书即机关文书即公务文书,就是一般所说的公文,是各公务文书,就是一般所说的公文,是各类公文的泛称。

      机关文书种类繁多,它类公文的泛称机关文书种类繁多,它作为传达贯彻政府方针和政策,发布法作为传达贯彻政府方针和政策,发布法规、请示和答复问题、指示和接洽工作、规、请示和答复问题、指示和接洽工作、报告情况和交流经验的一种重要工具,报告情况和交流经验的一种重要工具,在行政管理中起着重要的作用在行政管理中起着重要的作用 具具体体说说来来,,文文书书有有两两种种解解释释::一一是是指指人人们们利利用用公公文文表表达达意意图图,,进进行行联联系系,,记记述述情情况况和和作作为为根根据据的的一一种种书书面面形形式式,,有有公公务务文文书书和和私私人人文文书书两两类类二二是是指指机机关中从事公文工作的人员关中从事公文工作的人员 文书的处理与要求文书的处理与要求 机关文书的处理包括两个方面:一机关文书的处理包括两个方面:一是发文处理;二是收文处理是发文处理;二是收文处理 发文发文的处理依次包括撰拟、审核、的处理依次包括撰拟、审核、签发、文印、校对、封发和归卷等程序签发、文印、校对、封发和归卷等程序 收文收文的处理一般包括签收登记、分的处理一般包括签收登记、分发、拟办、承办、催办、清退和归卷等发、拟办、承办、催办、清退和归卷等内容。

      内容 文书的立卷文书的立卷 文书立卷就是要按一定的原则把纷繁文书立卷就是要按一定的原则把纷繁零散的文书材料整理成系统有序的分类案零散的文书材料整理成系统有序的分类案卷,以此方便有关人员的查找和使用,同卷,以此方便有关人员的查找和使用,同时为有价值的文书资料的存档做好准备时为有价值的文书资料的存档做好准备 2 2、档案管理、档案管理 机关档案管理的涵义机关档案管理的涵义:机关档案是机关档案是行政活动的历史记录,是由机关文书按行政活动的历史记录,是由机关文书按照一定规律保存起来的文书资料它不照一定规律保存起来的文书资料它不仅为当前和将来的行政活动提供服务,仅为当前和将来的行政活动提供服务,还是国家的宝贵财富还是国家的宝贵财富 档案在机关管理中具有重要作用档案在机关管理中具有重要作用 档档案案记记录录的的是是机机关关活活动动的的历历史史,,可可以以作作为为研研究究和和处处理理问问题题的的依依据据,,具具有有真真凭凭实实据据的的作作用用;;它它作作为为第第一一手手资资料料,,对对行行政政历历史史和和现现状状的的研研究究都都有有参参考考价价值值;;它它可可以以保保持持行行政政活活动动的的连连续续性性和和稳稳定定性性,,从从而而提提高高机关工作效率和质量。

      机关工作效率和质量 机关档案管理的原则机关档案管理的原则 档案管理要集中统一;档案管理要集中统一; 档案必须案卷完整档案必须案卷完整 机关档案管理的内容机关档案管理的内容:收集、整理、:收集、整理、鉴定、编目、装订、保管、提供各种服务鉴定、编目、装订、保管、提供各种服务和统计等和统计等 三、机关财务管理三、机关财务管理 1 1、机关财务管理的涵义、特点、机关财务管理的涵义、特点 涵义:涵义:机关财务管理,就是国家行政机关财务管理,就是国家行政机关为实现其对机关活动的科学管理,机关为实现其对机关活动的科学管理,对行政经费的领拨、运用等实施有效的对行政经费的领拨、运用等实施有效的管理、监督管理、监督 特点:特点:管理方式预算化;经费使用的管理方式预算化;经费使用的非生产性;经费支出的单一性、确定性非生产性;经费支出的单一性、确定性 2 2、机关财务管理的任务、机关财务管理的任务 一是建立和完善机关财务管理制度;一是建立和完善机关财务管理制度; 二是编制行政经费预算;二是编制行政经费预算; 三是加强财务活动分析,提高预算资三是加强财务活动分析,提高预算资金的使用效率。

      金的使用效率 3 3、机关财务管理的基本原则、机关财务管理的基本原则 服务原则服务原则 节约原则节约原则 规范性原则规范性原则 四、机关总务后勤管理四、机关总务后勤管理 1 1、机关总务后勤管理的涵义、机关总务后勤管理的涵义 涵义:涵义:就是行政机关对机关环境、物就是行政机关对机关环境、物材、日常生活事务、接待事务等方面进材、日常生活事务、接待事务等方面进行科学、合理、有效的管理,为行政机行科学、合理、有效的管理,为行政机关工作人员创造良好的工作环境和生活关工作人员创造良好的工作环境和生活环境 2 2、环境管理、环境管理 涵义:涵义:机关的自然因素和四周的影响机关的自然因素和四周的影响因素,统称为机关的环境,前者主要包因素,统称为机关的环境,前者主要包括人的五官所感知的光线、颜色、温度、括人的五官所感知的光线、颜色、温度、空气和声音等自然环境因素,后者主要空气和声音等自然环境因素,后者主要是指办公室的设计和布置与机关内各部是指办公室的设计和布置与机关内各部门之间的工作流程的配合等空间环境因门之间的工作流程的配合等空间环境因素。

      一般来说,办好公务,需要有适当素一般来说,办好公务,需要有适当的环境 空间环境管理空间环境管理 机关的空间环境分外部空间环境和内机关的空间环境分外部空间环境和内部空间环境部空间环境 机关的外部空间管理原则主要是指机机关的外部空间管理原则主要是指机关在选择地点时所应考虑的一些标准因关在选择地点时所应考虑的一些标准因素,其中包括:素,其中包括: (1)地方宜清静;地方宜清静;(2)有足够的面积;有足够的面积;(3)位置适中;位置适中;(4)考虑机关的特殊需要等考虑机关的特殊需要等 机机关关的的内内部部空空间间管管理理主主要要是是指指机机关关的的总总体体面面积积布布局局问问题题,,即即如如何何在在提提供供充充分分空空间间或或现现有有空空间间的的前前提提下下作作最最佳佳利利用用这需要遵循以下三项原则:这需要遵循以下三项原则: (1)(1)发展有效而成本低的工作流程;发展有效而成本低的工作流程; (2)(2)允允许许弹弹性性布布置置,,以以利利于于重重新新安安排排和未来扩展;和未来扩展; (3)(3)定期检查各方面的空间管理效果。

      定期检查各方面的空间管理效果 自然环境管理自然环境管理 机关的自然环境是人的耳目口鼻身机关的自然环境是人的耳目口鼻身这五官所感知的视觉环境、听觉环境和这五官所感知的视觉环境、听觉环境和空气环境空气环境 (1)(1)机关视觉环境的管理体现在:机机关视觉环境的管理体现在:机关的各类物材与设备要整齐和洁净;机关的各类物材与设备要整齐和洁净;机关办公室的墙壁、地板、天花板等表面关办公室的墙壁、地板、天花板等表面的颜色要适宜;光线的选择要适度的颜色要适宜;光线的选择要适度 (2)(2)机关管理不能忽视听觉环境机关管理不能忽视听觉环境 (3)(3)机关管理不能忽视空气环境机关管理不能忽视空气环境 3 3、物材管理、物材管理 机机关关物物材材主主要要包包括括办办公公用用具具、、办办公公设设备备、、办办公公图图籍籍等等,,是是满满足足办办公公需需要要不不可缺少的工具可缺少的工具 物物材材采采购购机机关关物物材材采采购购是是政政府府采采购购的的一一部部分分,,政政府府采采购购是是一一国国政政府府部部门门及及政政府府机机构构或或其其他他直直接接或或间间接接受受政政府府控控制制的的企企事事业业单单位位,,为为实实现现其其政政府府职职能能和和公公共共利利益益,,使使用用公公共共资资金金获获得得货货物物、、工工程和服务的行为。

      程和服务的行为 物材保管物材保管机关物材的保管,主要机关物材的保管,主要是指物材的登记、收藏、使用费用的签是指物材的登记、收藏、使用费用的签认以及物材的盘点、交换和养护等,目认以及物材的盘点、交换和养护等,目的是保持物材的效能的是保持物材的效能 物物材材使使用用机机关关物物材材的的使使用用,,一一般般应应遵遵循循经经济济化化、、有有效效化化、、标标准准化化和和制制度度化的原则化的原则 4 4、日常生活事务管理、日常生活事务管理 日常生活事务管理主要是指对有关日常生活事务管理主要是指对有关机关工作人员日常生活方面的事务所进机关工作人员日常生活方面的事务所进行的管理,如食堂管理、保健管理、托行的管理,如食堂管理、保健管理、托幼管理,它事关机关工作人员的切身利幼管理,它事关机关工作人员的切身利益,因此,会直接影响到机关工作人员益,因此,会直接影响到机关工作人员的工作情绪,影响机关工作人员的积极的工作情绪,影响机关工作人员的积极性、创造性的发挥性、创造性的发挥 5 5、接待事务管理、接待事务管理 接待事务分外内宾接待和接待事务分外内宾接待和外宾接待。

      基本原则是:一是要外宾接待基本原则是:一是要坚持内外有别;二是做好后勤服坚持内外有别;二是做好后勤服务;三是勤俭节约务;三是勤俭节约 五、机关信息管理五、机关信息管理 1、信息的收集、信息的收集 2、信息的选择、信息的选择 3、信息的分析与加工、信息的分析与加工 4、信息的存储、信息的存储 5、信息的传递、信息的传递 6、信息的反馈、信息的反馈 第三节第三节 机关管理现代化机关管理现代化 一、机关管理现代化的涵义、特点及意义一、机关管理现代化的涵义、特点及意义 1 1、机关管理现代化的涵义、机关管理现代化的涵义 机关管理现代化是以科学管理为基础,机关管理现代化是以科学管理为基础,运用现代科学技术的先进理论、方法和技运用现代科学技术的先进理论、方法和技术来研究和处理机关行政工作,从而提高术来研究和处理机关行政工作,从而提高机关管理效率机关管理效率 2 2、机关管理现代化的特点、机关管理现代化的特点 第一,机关管理现代化表现为一个持第一,机关管理现代化表现为一个持续的过程。

      续的过程 第二,机关管理现代化是一个全方位第二,机关管理现代化是一个全方位的发展过程的发展过程 第三,机关管理现代化拥有最先进的第三,机关管理现代化拥有最先进的技术支持技术支持 3 3、机关管理现代化的意义、机关管理现代化的意义 第一,机关管理现代化是技术发展第一,机关管理现代化是技术发展的必然趋势,是社会进步的体现的必然趋势,是社会进步的体现 第二,机关管理现代化大大提高了第二,机关管理现代化大大提高了行政决策的科学性行政决策的科学性 第三,机关管理现代化大大促进了第三,机关管理现代化大大促进了行政人员素质的提高行政人员素质的提高 第四,机关管理现代化推动了管理第四,机关管理现代化推动了管理方式的变革,并由此而推进了民主化的方式的变革,并由此而推进了民主化的进程 二、机关管理现代化的内容二、机关管理现代化的内容 1 1、机关管理观念的现代化、机关管理观念的现代化 2 2、机关管理人员素质的现代化、机关管理人员素质的现代化 3 3、机关管理制度的科学化、机关管理制度的科学化 4 4、管理方法与手段的科学化、现代、管理方法与手段的科学化、现代化化 第四节第四节 电子政务与办公自动化电子政务与办公自动化 一、电子政务一、电子政务 1 1、电子政务的涵义、电子政务的涵义 电子政务是政府政务工作和现代信息技术充电子政务是政府政务工作和现代信息技术充分结合的产物。

      分结合的产物 2 2、电子政务的作用、电子政务的作用 一是有助于推动政府管理的透明度一是有助于推动政府管理的透明度 二是有助于推动公民的参政程度二是有助于推动公民的参政程度 三是有助于政府工作人员素质的提高三是有助于政府工作人员素质的提高 四是有助于简化政府工作流程,优化组织结构四是有助于简化政府工作流程,优化组织结构 二、办公自动化二、办公自动化 1 1、办公自动化的涵义及特点、办公自动化的涵义及特点 办公自动化,英文全称办公自动化,英文全称Office Automation,简称简称OA它是运用计算机它是运用计算机技术、通信技术、系统工程学、行为科技术、通信技术、系统工程学、行为科学等学科的先进科学技术,将有关的事学等学科的先进科学技术,将有关的事务活动交由办公设备来完成,并由这些务活动交由办公设备来完成,并由这些设备与办公室工作人员构成人机信息处设备与办公室工作人员构成人机信息处理系统 2 2、办公自动化发展概况、办公自动化发展概况 办公自动化起源于美国,至今大约办公自动化起源于美国,至今大约经历了四个发展阶段:经历了四个发展阶段: 一是单机系统时期;一是单机系统时期; 二是局部网络时期;二是局部网络时期; 三是办公自动化的成熟时期;三是办公自动化的成熟时期; 四是所有办公业务的高度自动化和四是所有办公业务的高度自动化和智能化阶段。

      智能化阶段 3 3、办公自动化的意义、办公自动化的意义 见教材见教材243—244页 复习思考题复习思考题1 1、机关管理的涵义与功能、机关管理的涵义与功能2 2、机关管理的原则、机关管理的原则3 3、机关管理现代化及其意义、机关管理现代化及其意义4 4、机关物材管理的原则、机关物材管理的原则5 5、机关文书、档案管理的功能和作用、机关文书、档案管理的功能和作用6 6、会议管理的一般内容及意义、会议管理的一般内容及意义7 7、何为电子政务?其作用有哪些?、何为电子政务?其作用有哪些?8 8、何为办公自动化?其意义有哪些?、何为办公自动化?其意义有哪些? 。

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