电子文件管理基础.ppt

电子文件管理基础第一讲第一讲 电子文件概述电子文件概述第二讲第二讲 电子文件管理工作概述电子文件管理工作概述 目录提纲第三讲第三讲 电子文件的积累、鉴定与归档电子文件的积累、鉴定与归档 电子文件管理基础电子文件管理基础第一讲第一讲 电子文件概述电子文件概述第一节、电子文件的产生与发展第一节、电子文件的产生与发展•一、历史的必然一、历史的必然 •二、电子文件的发展二、电子文件的发展历程历程 第二节第二节 电子文件的概念电子文件的概念 •一、什么是电子文件一、什么是电子文件 指在数字设备及环境中生成，以数码形指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件络上传送的文件•电子文件的两个重要特性•一是生成环境，即计算机和其他数码设备 •二是可处理的数码文件二、电子时代文件与档案的关系二、电子时代文件与档案的关系 •第一，文件与档案原本就是同一事物•第二，文件与档案之间已不再具有非常明显的时间过程与空间异域的区分 •第三，电子文件与电子档案概念的一体化，有利于文档管理的一体化。

•第四，“档案”是一个历史性的概念，当历史翻过去了的时候，这个概念也应回归历史 三、电子文件的种类三、电子文件的种类 •1 1．电子文件按载体划分，主要有两大类．电子文件按载体划分，主要有两大类 •2 2．按照电子文件产生的领域，可以把它划分．按照电子文件产生的领域，可以把它划分为三大类为三大类 •3 3．按电子文件的格式划分类别．按电子文件的格式划分类别 •⑴数字文本(Digital Text)文件 •⑵数字影像(Digital Image)文件 •⑶数字图形(Digital Graphic)文件 •⑷数字语音(Digital Voice)文件 •⑸数字视频(Digital Video)文件 •4 4．按电子文件的组成方式可将其划分为三．按电子文件的组成方式可将其划分为三大类大类 •(1)简单文件 •(2)复合文件 •(3)复杂文件 第三节第三节 电子文件的特点电子文件的特点 一、信息的非人工直接识读性一、信息的非人工直接识读性二、对计算机系统管理的依赖性二、对计算机系统管理的依赖性 三、文件信息的自由移动性三、文件信息的自由移动性四、信息存储的高密度性四、信息存储的高密度性五、多种信息媒体的集成性五、多种信息媒体的集成性 六、文件形成与更改的可操作性六、文件形成与更改的可操作性第二讲第二讲 电子文件管理工作概述电子文件管理工作概述 第一节第一节 电子文件管理工作的原则与要求电子文件管理工作的原则与要求一、准确完整一、准确完整 二、高效易用二、高效易用 1 .1 .及时及时2 .2 .简便简便 三、安全保障三、安全保障 第二节　电子文件的管理体制第二节　电子文件的管理体制 •一、电子文件管理体制的基本原则一、电子文件管理体制的基本原则——集中统一集中统一 •具体内容主要包括三个方面：•1．国家电子文件与电子档案也应按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理•2．全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理。

•3．对党政电子文件工作实行统一管理 二、机构内部电子文件的管理体制二、机构内部电子文件的管理体制 •1 1．机构内部电子文件管理的组织体制．机构内部电子文件管理的组织体制 •2 2．机构内部电子文档管理的技术机制．机构内部电子文档管理的技术机制 三、电子文件管理有关法规与标准三、电子文件管理有关法规与标准 •《中华人民共和国电子签名法》•《国家标准：电子文件归档与管理规范》 GB／T 18894—2002•《电子公文归档管理暂行办法》 国家档案局第6号令•《公务电子邮件归档与管理规则》 •《中华人民共和国电子签名法》信息化领域第一部法律2005年4月1日施行国家标准：电子文件归档与管理规范》 GB／T 18894—2002 引用了两个标准： 《DA/T 18 档案著录规则》 《DA/T 22 归档文件整理规则》•管理者必备的知识技能v档案管理基础知识v电子计算机应用及自然科学基础知识v一定的外语能力第三节　电子文件的管理者第三节　电子文件的管理者 第三讲第三讲 电子文件的积累、鉴定与归档电子文件的积累、鉴定与归档  第一节　电子文件的第一节　电子文件的收集收集积累和鉴定积累和鉴定 •一、电子文件的收集积累的范围一、电子文件的收集积累的范围 •二、电子文件收集积累的要求二、电子文件收集积累的要求 •三、电子文件的登记三、电子文件的登记 •四、文件的确认与采集四、文件的确认与采集 •五、整理五、整理•六、鉴定六、鉴定第二节　电子文件的归档第二节　电子文件的归档 •一、依法归档一、依法归档 •1．明确档案室和档案馆在电子文件管理中的地位，赋予档案室、档案馆接收、保管电子文件的职能 •2．通过相应的法规明确电子文件的制作规程、确认方式、归档手续等 •3．明确电子文件的法律效力 •二、电子文件归档的组织管理二、电子文件归档的组织管理•1 1．加强电子文件归档的组织领导．加强电子文件归档的组织领导 •2 2．采取措施，保证电子文件归档的质量．采取措施，保证电子文件归档的质量 •三、电子文件的归档方式三、电子文件的归档方式逻辑归档逻辑归档 物理归档物理归档•四、电子文件的归档范围四、电子文件的归档范围 •五、电子文件的归档时间五、电子文件的归档时间 注意：已归档的文件该需保存一年注意：已归档的文件该需保存一年•六、电子文件的归档要求六、电子文件的归档要求 •七、电子文件的移交七、电子文件的移交•１．介质移交１．介质移交•２．移交２．移交 。