《企业文件编码规则及部门代码》.docx

文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：1.1抬头码：通常是公司简写1.2文件阶层码：表明文件是哪一层的，比如，届于质量手册的用 QM来表示1.3文件类别码：代表过程，比如：用 5来代表与管理职责相关的1.4文件序列码：比如，在第5部分，用01来表示质量目标，用02来表示管 理评审等等1.5文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：2.1抬头码：公司简写，用大写英文表示2.2文件阶层码：用大写英文表示，其中，一级文件质量手册用 QM表示，二级文件程序文件用QP表示，三级作业文件等三级文件用 QW表示，四级表单用QR表示，外来文 件用ED表示2.3文件类别码：代表文件所届过程，为管理规范，用一位阿拉伯数字表示特规定为文件类别码 与ISO9001各个大点相对应：代码 表示过程 标准4 ......与体系策划、文件、记录管理相关的......质量管理体系5 ......与管理职责、质量目标、管理评审相关......管理职责6 ......与资源管理相关......资源管理7 ......与产品实现过程相关......产品实现8 ......与产品、过程测量和监视、持续改进有关......测量、分析与改进2.4文件序列码：为两位阿拉伯数字，本部分，从 01开始，直到99,在实际编写中，尽量与标准 条文小点对应，比如：比如，在第5部分，用01来表示质量目标，用02来表示管理评审等等2.5文件版本码：表明文件的版本，用一位大写英文字母和一位阿拉伯数字组成，如： A/0。

比如：ABC/QP/501 — A/0阅读者能够很活楚地知道，这个文件是一个关于管理职责部分的 A/0版程序文件ABC/QW/501 — A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501 — A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501 — A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者活楚文件分类和届性编写者活楚，在新编一个文件的时候，如何进行明确准确编码对应的ISO9001标准相关条款"S&MMNF6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、ENGP&L7.2.15.4.17.2.27.5.17.2.38.2.47.5.4 8.2.1 4.2.46.3、6.4 4.2.4、7.5.2、4.2.34.2.4 7.2.2 8.4 7.2.1 4.2.4 5.5.3 8.2.37.5.3 7.5.5 6.2.2 4.2.3 4.2.4 8.3PURQC8.5.2 8.5.3PEHRQA8.5.3ITCDIR5.5.2 5.5.3 5.64.2.4、7.2.2、7.1 、 6.34.2.3 4.2.4 7.4.1 7.4.24.2.3 4.2.4 7.4.3 7.6 8.3 8.4 8.2.46.3 4.2.4 8.5.2 8.5.36.2 5.5.1 4.2.44.2.3 4.2.4 5.6 6.2.2 8.2.2 8.2.3 8.5.26.3 4.2.4 8.5.2 8.5.34.1 5.1 5.2 5.3 5.4.1 5.4.2 5.5.16.1 8.1 8.5.1销售与市场部：Project Sales Specialist(S&M)QA/QC Quality Assurance / Quality Control 质量保证，品保部 / 品控部 生产部英文缩写：PD英文全称：Product Department 人事部： HR Department (human resource ) 技术部：Equipment Technology Department(ETD) 采购部 purchasing department，缩写 PD;管理层 MT = Management Team企管中心 Enterprise Management Center技术中心 Technology Center生产中心 Production Center财务中心 Finance Center采购部 Purchase Department质量管理部 Quality Management Department技术研发部 Technologe Reserach and Development Department行政管理音 S Administration Management Department客户服务部 Customer Service Department信息管理音 S Information Management Department市场部 Marketing Department销售部 Sales Department计戈。

部 Planning Department设备部 Equipment Department仓储部 Storage Department财务部 Finance DepartmentISO国际文件编号目的：使品质系统所使用之文件，能迅速流通、正确应用，并确保各相关部门可适时获 得适当且有效之最新文件范围：3.责任和权限：3.1文件之核准颁布发行:3.1.13.1.23.1.33.1.43.23.33.4凡公司内所有与产品质量相关之文件、 资料及外部客户、供货商所提供与品质系 统相关文件均届之一阶文件二阶文件三阶文件四阶文件管理者代表/总经理 审核/核准部门最高主管审核，管理者代表或总经理核准课长或经理审核，各部门最高主管核准相关部门负责人审查，ISO事务局负责人确认文件审查：各相关部门负责人文件的收集、编码、标识、分发、回收、查阅、销毁及管制：文管中心（DCC）外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认4. 用语定义：4.1 一阶文件：品质手册4.2二阶文件：品质程序4.3三阶文件：作业标准书、设备说明书、检验标准书、 QC工程图，技术文件等，凡在制程上须使用的文件均届之4.4四阶文件：表单、记录4.5外来文件：非本公司自有，取自客户及外来有关之图面规格、客户标准、 检验标准和与品质系统有关的法律、法规文件均届之。

5. 作业内容：5.1流程图（附件一）5.2文件编号规定（附件二）5.2文件编号说明：5.2.1经审查通过之各类文件，于颁布发行前，由文管中心文件编号规定给予 统一编码、标识并登录于《文件控制总表》5.2.2 版本版次制订：5.2.2.1版本：以“您示，换版以B、C、D・・Z…表示5.2.2.2版次：以数字“1~5g示版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响 文件真实内容，则更新为下一版本5.3文件制订、归档：5.3.1制订作业：文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写《文件 （制订、修订、废止）申请 单》注明制订”，送交各相关单位审核并填写所需份数，经权责主管核准后，送 交文管中心编号、发行、列管5.3.2归档作业：对生产一课、生产二课、HOSE生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的 文件由ISO事务局保存；其他所有文件的原件必须交ISO文控存档5.4文件分发：5.4.1文件发行：对的作业标准、产品设计表由ISO事务局发行并记入《作业标 准管理台账》，写明分发分数，并由接收人签名其他文件由文控中心依《文件 （制订、修订、废止）申请单》所拟定份数加盖蓝色 文件发行”章发行，并由接收 单位于《文件分发与回收记录表》中签名。

5.4.2文件补发：如因文件遗失、破损、参考或工序变动需增加相应份数而补 发时，应填写《文件补发申请单》并注明申请原因及补发份数经由权责主管及管 理者代表核准后即可补发，其间不得自行复印，参照 5.4.15.4.3文件换贞：修改某份文件中的其中某贞时只需更换版次，如超过五次者 全部更换为下一版本程序文件换贞时要在文件封面上说明修改摘要即可5.5暂行文件：5.5.1 发行时机：A 客户暂订之需求B. 因急需而暂时变更作业标准C. 量产前样品试作D. 材料代用时5.5.2 发行程序：依一般文件制订及发行程序处理， 但须于文件上标示 暂时发 行章，可暂不编号，但需注明使用期限5.6文件修订、回收、废止：5.6.1文件需修订，由制订单位填写《文件（制订、修订、废止）申请单》，送交 各相关单位审核，经权责主管核准后进行修改，修改后的文件经过重新的审核批 准后送交文控中心重新发行；发行最新文件时，由文管中心回收旧版文件并加盖 红色文件作废”意，并记录于《文件分发与回收记录表》中作废原件由 ISO事务局保存至少三年，复印件销毁5.6.2 如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象，应即刻寻回，如果确实无能力找回时，应于《文件遗失记录表》上填写遗失原因以便文控中心管 理。

5.7外来文件管制5.7.1外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认，由文控中心于《文件控制 总表》中登录为使外来文件便于管理及正常应用，可由文控中心依文件编号规 定直接对于外来文件正面书写文件编号5.7.2外来文件需签署分发时，由接受单位填写《外来文件申请单》经部门主管审核，经理核准后执行，发行同 5.4.15.7.3外来文件使用过程中如发现有异常时，因届客户财产，使用部门不得私自更 改其中内容，如需更改应实时联络客户共同探讨5.7.4为维护客户权益，外来文件只能局限于使用部门应用或参考，他人不能随便借阅或申请影印如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管理者代表 （品保部朴部长同意5.7.5对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认；否 则必须将其进行转化才可以发放，发放应由发放部门做好发放纪录5.7.6 废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定5.8文件档案管理：5.8.1 经文控中心加盖文件发行章之文件均视为正式管制文件他人不得私自 在文件正面书写其它文字四阶记录因写错不可使用涂改液修改，仅可于错误处 打“奸且记录人签署，则可予以接受5.8.2 文件控制中心原件需借阅时，必须就地察看，不能带走。

■质量手册：M01 , M代表质量手册■程序文件：PXX , P代表程序文件；XX为序号01~99的 准书：SXX , S代表标准书；XX二码代表序号•卜来文件：OXX ,代表外来文件；XX为序号01~99唤 单：以文件的编码后再加二码流水号， 例如在程序文件P01所产生的第一张表单，其编号为P01-01 ,第二张表单其编号为P01-02 ; ……5.1文件的编号5.1.1质量手册 FLY-QM-0000质量手册公司英文缩写5.1.2程序文件 FLY-QP-000-0000文件序号程序文件公司英文缩写5.1.3三层次文件FLY/QA-OI-000-EX文件来源（IN内部省略,EX外部）序列号文件类型部门代码公司英文缩写部门代码部门 总经理室代码 GM技术部TD QA质量部PD生产部MD经管部HR综合部文件类型代码文件类型质量手册程序文件技术/标准 作业指导文件代码QM QPTSOI文件类型管理文件图纸资格证书记录表单文。