开票管理工作流程.pdf

2-K-1第十一章第十一章开票管理工作流程开票管理工作流程一、开票管理目的及准则：一、开票管理目的及准则：根据《中华人民共和国发票管理办法实施细则》要求，任何单位和个人不得转让、代开发票；未经税务机关批准，不得拆本使用发票；不得自行扩大专业发票使用范围按照规定执行开票及票据管理的操作，维护公司利益二、部门职责：二、部门职责：项目销售中心主要职责：项目销售中心主要职责：票据领用； （楼款、办证费及其他代收费用，不含物管公司收取的费用）收款开票；系统录入；收楼审核；整理凭据交单； 编制票据使用月报表项目财务资金部主要职责项目财务资金部主要职责：票据申购与保管；移交银行入账明细；单据及系统审核；签约锁定；系统对数；票据盘点；报表提取；指导开票员规范开票三、开票管理流程：三、开票管理流程：（一）工作流程图（一）工作流程图（以广东省为例）（以广东省为例）把相关数据录入明源系统把相关数据录入明源系统开票员整理所有开具的票据在规定开票员整理所有开具的票据在规定 时间内交至财务资金部时间内交至财务资金部财务资金部审核单据及系统数据财务资金部审核单据及系统数据财务资金部进行票据盘点财务资金部进行票据盘点开票员编制月度票据使用情况表开票员编制月度票据使用情况表根据款项来源开具票据根据款项来源开具票据开票员票据领用开票员票据领用若发现有误联系开票员2-K-2（二）（二） 操作说明及注意事项操作说明及注意事项1.1.票据领用票据领用：：销售中心开票员定期定量到财务资金部领取发票、收据，并在票据登记簿上签收。

开票员与财务做好沟通，提前做好票据的申购及印制2.2.开票开票：：开票员对客户交来的楼款、办证费用、维修基金、预收管理费等收取款项后，准确规范填开票据� � � �不同缴款方式的处理方法不同缴款方式的处理方法: :为进一步完善公司财务制度，避免产生法律纠纷的风险，现针对各种缴款方式， 将前台开票流程及注意事项描述如下， 旨在规范开票过程所涉及款项内容的填写和明确缴款人和业主不一致的处理方式1 1）现金）现金：填写现金缴款单，如上图：（1）缴款人：业主姓名2）款项来源：款项内容3）右下角空白栏：路址注意事项注意事项：（1）关于缴款人，不论办理缴款业务的当事人是否是业主本人，均以业主姓名填写此栏2-K-3（2）关于款项来源，需如实并逐项填写完整，不可错填或漏填，亦不能用“等”字进行简化，若款项内容太多空白处不够，则将几笔款项分开填写现金缴款单2 2）存折）存折（1）当存折开户人和业主是同一人时，填写进帐单，如下图：右下角空白栏（开户银行签章处） ：依次如实填写业主名、路址、款项内容如：张三 缴交 雍翠湾一街 18 号 住宅 定金、楼款、待办房产证费用、物业维修基金……注意事项注意事项：开票员在开票过程中须严格按照以上格式填写，特别是款项内容，一定要如实并逐项填写完整，不可错填或漏填，亦不能用“等”字进行省略简化。

2）当存折开户人和业主非同一人时：开票员先帮缴款人以业主的姓名填写正确金额和款项内容的现金缴款单，缴款人到银行柜台办理业务时先提现， 再用开票员开具的现金缴款单把款项存入公司帐户即可 现金缴款单的填写方法如（1）所述3 3）刷卡）刷卡（1）当持卡人和业主是同一人，则在刷卡成功后打印出来的刷卡凭条上签名确认即可2）当持卡人和业主非同一人，则开票员需在凭条背后注明业主名、款项内容，并让刷卡人签名确认2-K-44 4）支票）支票在支票上用途一栏填写业主名、路址、款项内容，如图：然后方可开具收票专用收条5 5）汇款）汇款针对自行汇入的款项，分以下两种情况处理：（1）入账通知单能明确业主名、路址、款项内容的，可直接开具发票2）入账通知单未能明确上述内容，汇款人是代业主缴交款项的，请代交人出具书面证明，证明款项是代某人缴交某路址的某款项，方可开具发票� � � �开具定金及楼款相关单据开具定金及楼款相关单据(1)前台开票员凭销售跟办人询问客户的缴款方式及付款银行开出的开票通知单（格式详见工作指引） ，并根据填制现金缴款单或银行进帐单（以下简称进帐单）交客户；(2)客户凭进帐单到银行交款，注意要求客户有对应银行的卡或存折；(3)客户交款后交回银行缴款单入账联并开具相关收据（或发票） ；(4)如客人交支票或刷卡的前台开票员开具收票专用收条给客人，待款项到公司银行帐户后才开具正式的收据（或发票） 。

特殊操作：特殊操作：因业务更改需变更单据的处理（转楼、转名、加减名手续）因业务更改需变更单据的处理（转楼、转名、加减名手续）(1)业主交纳定金后，发生转楼、转名、加减名业务变更的此定金收据（或发票）则可以冲红后根据《确认书》开具正确的楼款收据处理票据冲红2-K-5时需收回原先提供给业主的发票联冲红手续包括：①先由业主签名同意转楼；②销售跟办人及销售中心经理签名确认；③重新提供新的认购书开票员确认上述手续是否齐全，手续齐全后冲红此定金收据（或发票） 并以变更后的信息重新开具定金收据（或发票）给业主2)转楼、 转名按公司管理规定， 收取手续费(一般收取业主手续费贰仟元)的， 开票员需开具相关服务业发票或收据， 减免手续费需取得有权人的授权审批� � � �开具收楼相关单据开具收楼相关单据(1） 前台开票员凭销售跟办人询问客人的缴款方式及缴款银行的收费明细清单填制相应银行的现金缴款单或银行进帐单（以下统称进帐单）交客户2)客户凭进帐单到银行交款， 注意此处要求客户有对应银行的卡或存折；同时开票员需注意告知客户必须拿着银行的回单到前台开单处开具正式发票或收据收楼时，在开具楼款结算发票前，必须要求销售人员提供“开具结算发票资料” （具体格式详见工作指引）方可开具，且填写的内容必须准确无误。

银行回单上需清楚注明缴款人，以及缴款事由，如： “***缴交**路址**款”� � � �在开单收款过程中其他注意事项：在开单收款过程中其他注意事项：(1)客户可在其他地点将款项直接汇入公司帐号，出纳提供银行到帐通知后开票员方可开具正式发票给客户；若银行到帐通知单没有业主姓名或购房地址的，则必须由汇款人出具证明，证明该款项属该业主所有的方可开具发票2)领取发票时，需由客户提供身份证明文件，开票员方可提供发票或收据并要求客户在发票登记簿上签名确认3)当客户交付支票时，开票员不能立即开具发票只能开具支票收据给对方，2-K-6待支票到帐后开票员方可以收据换取正式发票4)假如客户要缴纳第二或第三期楼款时，必须查看清楚到款日期是否与所签定的交款日期一致， 如果迟交楼款会产生滞纳金， 明确所在项目每日滞纳金的计算标准5)若客户选择按揭付款方式的，待银行将相应按揭拨付至公司帐号后，出纳将银行进帐单给予前台开票员开具发票6)若发票开具后需变更上面内容的，必须重新开具若在当月内的，需对原发票进帐作废处理重新开具； 如果跨月发票出现上述情况， 则在收回客户发票原件后冲红，并必须在红字发票里注明原发票开具日期及号码。

7)若发票开具后如需作废的一律要所有联数全部收齐才能作废8)作废的收据开票员需收回并保存好所有票据联次， 并签写 “作废” 字样 (9)发票存根联必须按照税务机关的规定存放和保管， 不得擅自损毁 已经开具的发票存根联和发票登记簿， 应当保存五年， 把所有的发票分类保存在相应的资料存放处，并按使用时限有顺序整齐放好3.3.系统数据录入系统数据录入：： 销售中心把收款和票据录入明源系统 （后附明源操作指引）开票员只有系统录入职能，财务部负责系统审核及反审核职责4.4.开票员交单：开票员交单：开票员每日下班前整理好收款凭据（银行缴款回单、发票、 收据等） ，第二日上午 10：00 前将单据移交给财务资金部签收、审核 （若所在项目的销售中心与财务资金部不在同一办公地， 距离较远， 由双方部门协商明确交单频次，但最迟不能超过一星期交单一次）5.5.财务部进行单据审核：财务部进行单据审核：财务收到开票员交来的凭据时，复核发票/收据金额与银行单据、 系统录入数据是否准确无误， 所开具的发票/收据是否符合规范，然后对开票员录入的系统数据进行审核， 并录入财务凭证号 要求： 日事日毕，系统数据经财务审核后，为有效数据，且非该审核人取消审核不得修改。

2-K-76.6. 开票员制定相关单据汇总月报表开票员制定相关单据汇总月报表：：每月 1 日需做上月报表并与系统及财务核对发票1）需将上月的各项票据金额统计核准，分类别制表（ “XX 年 XX 月发票使用情况表” (具体格式详见工作指引)， 包括所有票据的期初库存量和期末库存量的统计） ；（2）与公司财务进行核对后签名确认7.7.财务部进行票据盘点：财务部进行票据盘点：（1）财务资金部根据开票员编制的《月度票据使用情况表》 ，对开票员领、用、存票据进行盘点2）开票员开具完的票据存根需定期交财务核销，再领取定量的空白票据，财务部每月不定期对开票员处留存的未开具的空白票据进行盘点监督8.8.财务部进行系统对数财务部进行系统对数：（1）月末财务核对当月开票金额、明源系统数与财务入账数是否一致，进行系统对数2）财务部根据销售中心移交的其他资料：认购书；滞纳金减免审批表；转名、转楼确认表，对系统数据进行审核9.9.销售中心负责收楼审核销售中心负责收楼审核： 由销售中心审核是否具备收楼条件， 每周由财务资金部对已收楼单位进行复核，若发现收楼手续未齐的，由销售中心负责跟进四、认真按照营销中心及财务部下达的文件进行操作四、认真按照营销中心及财务部下达的文件进行操作（1）根据相关《对销售资金实施监控的操作指引》 、 《关于部分退减批免及审核业务的授权指引》 、 《关于免收客户银联 POS 机楼款刷卡手续费的事宜》 等细则操作。

2-K-8（2）开票员及票据管理员须妥善保管票据，不得随意放置或移交他人票据的购买、使用与保管等须按照《碧桂园集团票据管理制度》严格执行若违反规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理五、定期向会计查询发票填写的最新规定及填写细则，保证票据填写的准确五、定期向会计查询发票填写的最新规定及填写细则，保证票据填写的准确性性（1）注意金额大小写要一致，客户名称要填写正确，并且要填写清晰；（2）剪折发票更需要注意剪票位置的正确；（3）开票时需要注意填写机构代码证号及预售证名称，路址，需注意根据各项业务款项的不同开具不同的票据： 销售不动产发票、 服务业发票、 刷卡收据、印花税销售凭证六六. .明源系统相关操作：明源系统相关操作：1、主界面由图中模块完成1） 票据管理： 设置票据资料先进入票据管理中选择相应的楼盘 图 2-2-3然后再选择票据类型，2-K-9最后点击“新增”按钮弹出图中界面的内容，注意：①第一次新增票据子类时一定要在“票据子类”中填充，以后再增加此子类票据时就直接选择此类来新增如图：②填上“票据本号”时，一定要加上各自楼盘名称的识别字母加上票据子类简称和编上票据本号编码（2）收支管理：2-K-10选择房间代码可以选取路址：选择客房名称可以查询所有有关名称的业主路址如果选择此勾就把有关此查询名字无效与有效的所有2-K-11资料都显示出来。

此键：是查询当前房间认购书的资料，此键是显示出当前房间与历史记录资料情况如下图录入票据：选择对应的分期打勾然后点“收款”进入票据信息录入状态红色框中一定要根据实际情况填充，最后选择“增加”在界面下边就出现一条票据记录了2-K-12系统中冲红部分包括： （退款、换房、换票、发票修正）冲红时都要选择对应要冲的记录打勾①退款：红色框中一定要填充，注：此票据是红字票，在“到帐日期”中一定要录入被冲的蓝字到帐日期（退款功能是用在退楼、退钱、超标退钱2-K-13等） ②换房： 选择换房时跳出： 此对话框是要求选择要把收款记录转去的新房间路址：红框部分是录入冲红的红票票据资料，蓝框是冲红后蓝字的票据资料2-K-14以上部分是新房间中分。