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配套设备业务流程广东省电信实业集团广州市有限公司电信器材分公司 配套设备业务流程 1. 目的：规范配套设备业务流程，理顺服务管理秩序，科学处理业务单据，形成更完善的服务体系的目标 2. 适用范围：适用于电信器材分公司承接的配套设备供应的服务管理 3. 内容：配套设备组人员配置、人员职责、业务流程图/流程说明 一、配套设备组人员配置 项目经办人 采购员 协办人员 项目经理 二、配套设备组人员职责 l 项目经理：负责配套设备组的全面工作，监督项目经办人完成配套设备的销售、结算及采购员对配套设备的采购、配送 l 项目经办人：负责配套设备的具体实施熟悉配套设备供应流程和相关商务条款，熟练掌握K3系统，面向主业项目负责人，完成配套设备的销售和结算监督采购员对配套设备的采购、配送及协办人员的单据处理 l 采购员：协助项目经办人完成配套设备的实施熟悉配套设备供应流程和相关商务条款，掌握K3系统的单据处理流程，对所采购的配套设备的性能、质量要求、价格有充分的了解配套设备必须严格按照招标、议标的要求和供货时限进行采购，并负责跟踪配套设备安全配送到指定地点 l 协办人员：协助项目经办人完成配套设备的实施。

熟练掌握K3系统的单据处理流程，按时完成各项单据处理 三、配套设备业务流程 订单处理（24小时内完成） 1. 资料录入 l 由OA或收到经主业项目负责人确认的“设备表四”订单后，由项目经理审核，确定该工程项目的项目经办人，交由协办人员登记相关资料（日期、流水号、项目经办人等） l 协办人员在主业帐套输入相关资料（工程项目、单项工程名称、预案编号等） 2. 订货 l 项目经办人了解清楚“设备表四”的各项设备，确定设备的到货时间、施工单位和收货人后，交由相关采购员向厂商订货 l 采购员严格按照“设备表四”和到货时间要求向相关厂商订货，并落实到货时间和送货方式（厂家直送／东圃仓配送） l 采购员拟定购销合同，由项目经办人审核签署购销合同 l 配套设备到货周期【电源设备：开关电源和电池（15个工作日内）、其他（10个工作日内）/传输设备：3个工作日内/交换设备：3个工作日内/招标、议价设备：按招标和议价要求】 3. 主业帐套的“销售订单” l 采购员在主业帐套按单项工程开出已办理采购程序的设备的“销售订单”，并将配套设备到货情况、送货方式实时记录于“销售订单”的备注栏，以便项目经办人及时掌握配套设备的到货情况。

销售订单”由项目经办人审核 l 项目经办人向主业项目负责人、监理公司、相关施工单位OA信息反馈表（由“销售订单”引出），并落实收发情况 l 如有新材料，采购员必须了解清楚设备的名称、规格型号和价格，由项目经办人审核，并按规定填写“Ｋ３新增材料表”交由数据库管理员增加新材料 配送处理” 1. 厂家直送 l 采购员向相关供货厂商确认设备的送货时间、施工单位和收货人并跟踪设备到货情况，将配套设备到货情况、送货方式实时记录于主业帐套“销售订单”，直到设备送到施工现场，并由施工单位签收及回收签收单据 2. 东圃仓配送 l 如需东圃仓配送，采购员必须在分公司销售帐套开出一般销售的“销售订单”，开好后与东圃仓联系落实，通报相关情况并跟踪设备到货情况，将配套设备到货情况实时记录于主业帐套“销售订单”，直到设备送到施工现场，并由施工单位签收及回收签收单据 合同处理 1. 合同文本 l 当该工程项目完成，项目经办人接到主业项目负责人通知结算时，必须在两天内完成合同文本，并OA给主业项目负责人走合同流程 2. 合同审批 l 主业审批合同后，项目经办人打印纸质合同一式四份，并在合同上签名盖章（走公司合同流程） l 项目经办人将合同送至主业项目负责人签名盖章。

并取回两份（一份公司留底，一份交主业计划财务部报账） 3. 主业报帐单 l 项目经办人按合同内容填写主业报帐单 l 项目经办人将主业报帐单交项目负责人签名审核，上交主业计划财务部 主业帐套单据处理 1. 出入库单据处理 l 项目经办人将已完成的工程项目交由协办人员按工程项目汇总开出“入库单”，由项目经办人审核单据并将合同粘贴在“入库单”的附件由“销售订单”按工程项目关联“采购订单”，再由“采购订单”关联“入库单”） l 协办人员按单项工程开出“出库单”，由项目经办人审核由“销售订单”按单项工程关联“出库单”） l 协办人员将项目经办人已签名的“入库单”和附齐送货单（已签收）的“出库单”交设备组料帐设备组料帐盖章后将“入库单”返还给项目经办人，并将“出库单”抄送财务部料帐组，再由财务部料帐组交签单员送施工单位签名签名后交项目经办人（留四联） 2. 发票 l 项目经办人按工程项目汇总开出“采购发票”由“入库单”按工程项目汇总关联“采购发票”） l 项目经办人按工程项目汇总开出“销售发票”由“出库单”按工程项目汇总关联“销售发票”） 3. 核对 l 项目经办人核对工程项目的总金额，必须与合同保持一致 分公司销售帐套单据处理 1. 销售订单和采购订单 l 项目经办人将已完成的主业帐套的“入库单”交由协办人员按每个厂商汇总开出一张“销售订单”，由项目经办人审核。

分公司销售帐套的“销售订单”不须打印，用主业帐套的“入库单”代替，需写上分公司销售帐套“销售订单”的单据号） l 项目经办人按工程项目核对该工程项目的总金额，必须与合同文本和主业帐套保持一致 l 协办人员开出“采购订单”（由“销售订单”关联“采购订单”）由采购员审核 2. 出入库单据处理 l 协办人员将主业帐套的“入库单”和分公司销售帐套的“采购订单”送交财务部料帐组 l 料帐组处理完“出入库单据”后交财务部 3. 发票和报帐 l 财务部凭主业帐套的“入库单”开出发票和对账单，交项目经办人到主业计划财务部报账． l 采购员凭分公司销售帐套的“采购收货单”完成采购发票报帐工作． 主业计划财务部报账处理 l 项目经办人备齐报账材料，到主业计划财务部报账合同、主业账套入库单第一联、报账单、发票、对账单） 月底报表 1. 主业帐套 l 项目经办人每月18日下班前将本月完成的主业帐套出入库单，按工程项目汇总交项目经理入库单第二联和出库单第一联交主业计财财务部） l 项目经办人每月18日下班前将本月主业月结报表，签名确认后交项目经理 l 项目经理每月19日中午前将主业月结报表签名确认后交财务部 l 财务部每月20日将主业月结报表上交主业计划财务部。

基建配套设备库存明细表、物料收发汇总表、入库单第二联和出库单第一联） l 财务部可3系统结帐 2. 分公司销售帐套 l 采购员每月2０日将分公司销售帐套当月采购汇总表和估价表上交财务部 结束 收到订单，项目经理审核 流程图 流程说明 协办人员输入订单基础资料 项目经办人确认设备表四 采购员向相关厂商订货 采购员在 销售帐套 开销售订单 配送跟踪 项目经办人 OA信息反馈表 采购员在主业帐套开销售订单 月底报帐、结算、报表 主业计划财务部报账 汇总签收单据 填写主业报帐单 主业帐套料帐处理 合同处理 工程项目配套设备配送完成 东圃仓配送 厂家 直送 合同审批 销售帐套料帐处理 三、配套设备业务流程 l 订单处理（24小时内完成） 1. 资料录入 l 由OA或收到经主业项目负责人确认的“设备表四”订单后，由项目经理审核，确定该工程项目的项目经办人，交由协办人员登记相关资料（日期、流水号、项目经办人等） l 协办人员在主业帐套输入相关资料（工程项目、单项工程名称、预案编号等） 2. 订货 l 项目经办人了解清楚“设备表四”的各项设备，确定设备的到货时间、施工单位和收货人后，交由相关采购员向厂商订货 l 采购员严格按照“设备表四”和到货时间要求向相关厂商订货，并落实到货时间和送货方式（厂家直送／东圃仓配送） l 采购员拟定购销合同，由项目经办人审核签署购销合同 l 配套设备订货周期 【电源设备：开关电源和电池（15个工作日）其他（10个工作日）/ 传输设备：3个工作日 / 交换设备：3个工作日 / 招标、议价设备：按招标和议价要求】 3. 主业帐套的“销售订单” l 采购员在主业帐套按单项工程开出已办理采购程序的设备的“销售订单”，并将配套设备到货情况、送货方式实时记录于“销售订单”的备注栏，以便项目经办人及时掌握配套设备的到货情况。

销售订单”由项目经办人审核 l 项目经办人向主业项目负责人、监理公司、相关施工单位OA信息反馈表（由“销售订单”引出），并落实收发情况 l 如有新材料，采购员必须了解清楚设备的名称、规格型号和价格，由项目经办人审核，并按规定填写“Ｋ３新增材料表”交由数据库管理员增加新材料 l 配送处理 1. 厂家直送 u 采购员向相关供货厂商确认设备的送货时间、施工单位和收货人并跟踪设备到货情况，将配套设备到货情况、送货方式实时记录于主业帐套“销售订单”，直到设备送到施工现场，并由施工单位签收及回收签收单据 2. 东圃仓配送 u 如需东圃仓配送，采购员必须在分公司销售帐套开出一般销售的“销售订单”，开好后与东圃仓联系落实，通报相关情况并跟踪设备到货情况，将配套设备到货情况实时记录于主业帐套的“销售订单”，直到设备送到施工现场，并由施工单位签收及回收签收单据 l 合同处理 1. 合同文本 u 当该工程项目完成，项目经办人接到主业项目负责人通知结算时，必须在两天内完成合同文本，并OA给主业项目负责人走合同流程 2. 合同审批 u 主业审批合同后，项目经办人打印纸质合同一式四份，并在合同上签名盖章（走公司合同流程） u 项目经办人将合同送至主业项目负责人签名盖章。

并取回两份（一份公司留底，一份交主业计划财务部报账） 3. 主业报帐单 u 项目经办人按合同内容填写主业报帐单 u 项目经办人将主业报帐单交项目负责人签名审核，上交主业计划财务部 l 主业帐套单据处理 1. 出入库单据处理 u 项目经办人将已完成的工程项目交由协办人员按工程项目汇总开出“入库单”，由项目经办人审核单据并将合同粘贴在“入库单”的附件由“销售订单”按工程项目关联“采购订单”，再由“采购订单”关联“入库单”） u 协办人员按单项工程开出“出库单”，由项目经办人审核由“销售订单”按单项工程关联“出库单”） u 协办人员将项目经办人已签名的“入库单”和附齐送货单（已签收）的“出库单”交设备组料帐设备组料帐盖章后将“入库单”返还给项目经办人，并将“出库单”抄送财务部料帐组，再由财务部料帐组交签单员送施工单位签名签名后交项目经办人（留三联） 2. 发票 u 项目经办人按工程项目汇总开出“采购发票”由“入库单”按工程项目汇总关联“采购发票”） u 项目经办人按工程项目汇总开出“销售发票”由“出库单”按工程项目汇总关联“销售发票”） 。