第4章办公自动化基础.ppt

1　办公自动化基础 2办公自动化介绍 现代办公所处理的信息类型多种多样，有数值、文字、图片、图像、声音和视频剪辑等，因此，办公自动化软件通常由一系列应用软件构成，包括文字处理、电子表格、演示软件等 3 办公自动化过程中最常见的文字处理、电子表格处理、演示文稿制作三个应用软件：•文字处理软件文字处理软件——Word 2003Word 2003•电子表格处理软件电子表格处理软件—— Excel 2003 Excel 2003•演示文稿制作软件演示文稿制作软件——PowerPoint 2003PowerPoint 20034Word2003文字处理 •如何进行文字处理，需要什么工具，如何启动和退出该程序呢？•如何利用 word 2003对文档进行管理呢？•如何对文档进行编辑？•如何对文档进行排版呢？•如何进行图文混排呢？•如何插入并制作表格呢？•如何高效进行排版？•如何进行打印？学习任务5启动Word 2003 •常规启动 单击 “开始”|“程序” | “Microsoft Word”•快捷启动 双击桌面上的Word快捷方式图标•通过已有文档进入Word 20036退出Word 2003•单击标题栏右侧的“关闭”按钮。

•单击标题栏左侧的“W”图标，在随之打开的快捷菜单中，单击关闭•双击标题栏左侧的“W”图标•单击“文件”菜单中的“退出”命令•按组合键Alt+F4 7标题栏标题栏菜单栏菜单栏工具栏工具栏标尺标尺状态栏状态栏编辑区编辑区本节结束，请点击 返回Word 2003窗窗口口介介绍绍8文档管理 包括：•如何创建一个新文档？•如何在已有文档中输入内容？•如何保存文档？•如何将已有的文档打开？如何利用 word 2003对文档进行管理呢？9ü文档管理 ——创建新文档创建新文档常有以下三种方法：•单击“文件”菜单的“新建”命令•按组合键Ctrl＋N •单击“常用工具栏”上的“新建”按钮 新建文档默认的文件名是“文档1”10利用“模板”——创建新文档例如：利用“现代型信函”模板生成一封信11ü输入与编辑正文•光标表示录入内容时的插入位置•键盘定位–利用键盘方向键–End、Home、Ctrl+ End 、Ctrl+Home•鼠标定位–在欲插入内容处单击鼠标左键当前输入和编辑的位置：插入点12ü输入正文途径•利用键盘利用键盘•利用利用“软键盘软键盘”•插入菜单插入菜单•视图视图|页眉、页脚页眉、页脚•编辑编辑|替换、剪切、替换、剪切、复制复制13ü输入案例分析 点点日记 今天是2012年11月5日星期一，室内气温5~7℃之间。

晚上，我正在看，突然铃声响起，原来是我的同学Mary,她问我书中第Ⅷ的数学题，求“1×2+2×4+3×6+4×8+…+100×200=?”有什么简便方法？我告诉了她，她很高兴，对我说：“Thank you！My best friend！” 后来，她要我去图书馆为她借阅巴金的《家》、《春》、《秋》，并告诉我，她的Email地址是Mary@，要我借到后写给她14ü在输入过程中的状态：改写、插入，insertü“Enter”产生段落标记：ü“shift+Enter”产生强制换行标记：ü“Ctrl＋Enter”强制换页üBackspace键删除“插入点”前面的字符üDelete键来删除“插入点”后面的字符 15当对新文档第一次保存时，将会打开“另存为”对话框保存文档(1)•文件文件|保存保存•文件文件|S•Ctrl+S•F2•文件文件|另存为另存为16保存的特殊设置•自动保存功能•菜单“工具|保存选项”•安全性17打开已有文档 •“常用工具栏”中打开按钮•文件|打开•文件|0•“CtrlCtrl＋O O”•“CtrlCtrl＋F12F12” 本节结束，请点击 返回18ü文档的编辑 选定文本 “先选定”，“后操作”•直接“拖拽”•文本中双击（词）•文本中三击（段）•单击首，单击首，Shift+单击尾（连续）单击尾（连续）•Ctrl＋“拖拽拖拽”（不连续）（不连续）•选定区：单击、双击、三击选定区：单击、双击、三击•全选（全选（Ctrl+A)19文档移动和复制•拖拽到目标•编辑|剪切：（目标）粘贴•“Ctrl＋X”: “Ctrl＋V”•Ctrl＋拖拽到目标•编辑|复制：（目标）粘贴•“Ctrl＋C”: “Ctrl＋V”20撤销和恢复• : 工具栏•编辑|撤销 •“Ctrl＋Z”• :工具栏工具栏•编辑|恢复•“Ctrl＋Y”21查找与替换•编辑|查找 •“Ctrl＋F”•编辑|替换 •“Ctrl＋H”22查找高级功能23Ø　文档的排版 字体格式字体：•汉字字号汉字字号 •阿拉伯数字字号阿拉伯数字字号字符间距： 缩放、间距、位置缩放、间距、位置24字体特殊格式中文版式：•拼音指南、带圈字符拼音指南、带圈字符…… 边框和底纹：•“文字文字”边框、底纹边框、底纹语言：•中文繁简转换中文繁简转换25段落格式•对齐方式对齐方式 •缩进缩进•间距间距26段落其它格式•项目符号和编号项目符号和编号 •边框和底纹边框和底纹•分栏分栏•首字下沉首字下沉2728制表位格式复制（格式刷）•单击单击 •双击（取消）双击（取消）29页面设置A3的大小是多少呢？30•页眉或页脚– “视图| |页眉和页脚”，弹出“页眉/ /页脚”工具栏 •页码– “插入| |页码”31•脚注和尾注 “插入|引用|脚注和尾注”•超链接 “插入|超链接”32Ø图形处理 插入图片• “插入|图片•PrintScreenPrintScreen•Alt+PrintScreAlt+PrintScreenen图片格式化3334文字环绕效果35•绘图工具栏–简单图形–复杂图形36图形处理 •缩放和旋转•添加文字•组合•叠放次序•设置自选图形格式。

文本框艺术字公式37　表格制作• Word中的表格有3种类型：规则表格、不规则表格、文本转换成的表格38•要设置表格中文字的对齐方式 •绘制斜线表头 •增加或删除行、列和单元格 •公式： Left、 Above、单元格1：单元格2、 单元格1， 单元格239•“排序”•拆分单元格•合并单元格本节结束，请点击 返回40高效排版 •样式：样式：是系统或用户并保存的一系列排版格式•创建目录•打印预览•打印41　电子表格处理基础42•数据处理•科学分析计算•图形、图表功能•数据组织43窗 口44编辑栏工作区工作簿：用来存储并处理工作数据的 文件，其扩展名为.xls.xls 工作表：单击工作表标签可 以实现工作 表间的切换 单元格：行和列的交叉部分称为单元格， 是存放数据的最小单元45数 据 输 入单击单击单元格内容的输入单元格内容的输入汉字汉字文字分段文字分段西文字符西文字符日期日期分数分数公式公式数字作为文字输入数字作为文字输入前要加单引号前要加单引号’ 按按Alt+EnterAlt+Enter组合键组合键直接输直接输入入日期输入可用日期输入可用“/ /”分隔符分隔符分数的输入应分数的输入应先输入先输入“0 0”和和空格空格先输入先输入“= =”46数 据 填 充填充柄填充柄47•运算符 是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。

它以“=”开始，后面跟表达式–算术运算符 +（加）、-（减）、*(乘）、 /（除）、%(百分比）、^(乘方）–关系运算符 =、>、<、>=、<=、<>–文本运算符（&)–引用运算符，：空格48•关系运算符 =、>、<、>=、<=、<>49–文本运算符（&)–引用运算符，：空格–A3,B2,D4–B2:E5–A1:E5 C3:D6502、在展开的函数、在展开的函数列表中进行选择列表中进行选择1、在需要使用、在需要使用函数的单元格中函数的单元格中输入输入“＝＝”号号利用“公式”计算数据51函数功能说明函数功能说明3 、选择或输入、选择或输入函数参数函数参数52•相对引用 ——单元格地址随着位置的不同而变化，例如：A1 •绝对引用——指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变,例如：$A$1 •混合引用 ——指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用,例如：$A1,A$1 53选 定3 3、单击列标可、单击列标可用于选择某列用于选择某列2 2、单击行标可、单击行标可用于选择某行用于选择某行1 1、单击某单元格并、单击某单元格并激活它，即可用于激活它，即可用于选择单个单元格选择单个单元格541选择所要删选择所要删除内容的单除内容的单元格元格2在在“编辑编辑”菜单中选择菜单中选择“清除清除”项，项，在子菜单中在子菜单中选择相应项选择相应项3或按或按DelDel键直接键直接删除单元格内删除单元格内容容如何删除单元格内容？55粘贴单元格数据•方法是：先复制数据，再选择待粘贴区域中的第一个单元格，选择“编辑|选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中进行相应设置， Excel在数据复制时可以只复制部分信息吗？56单元格格式化•通过“格式| |单元格”命令57•设置单元格格式还可以通过ExcelExcel的“格式”工具栏来进行。

58自动套用格式•单击“格式”菜单后，再选择“自动套用格式”命令，会弹出一个自动套用格式对话框•“格式|条件格式”命令59　图　图 表表 制制 作作 60•选定的数据源 •单击常用工具栏中的“图表向导”按钮，打开图表向导61图表向导之一：图表类型图表向导之一：图表类型1、选择图表类型、选择图表类型2、选、选择子图择子图表类型表类型3、单击、单击“下一步下一步”进入步骤二对话框进入步骤二对话框62图表向导之二：图表源数据图表向导之二：图表源数据1、选、选择数据择数据源区域源区域2、选择、选择行或列作行或列作为系列为系列3、单击、单击“下一步下一步”进进入步骤入步骤3对对话框话框63图表向导之三：图表选项图表向导之三：图表选项3、单击、单击“下一步下一步”进进入步骤入步骤4对对话框话框1、输、输入标题入标题名称名称2、输入、输入分类轴分类轴名称名称641、选择将图表插入当、选择将图表插入当前工作表中或是新的前工作表中或是新的工作表中工作表中2、单击、单击“完成完成”按钮，整个按钮，整个图表创建过程图表创建过程完毕完毕图表向导之四：图表位置图表向导之四：图表位置65数据管理和分析 包括：包括：•如何建立数据清单？如何建立数据清单？•如何对数据排序？如何对数据排序？•如何进行数据筛选？如何进行数据筛选？•如何分类汇总？如何分类汇总？•如何制作如何制作数据透视表数据透视表？？66建立数据清单•使用“数据| |记录单”命令以记录为单位来输入数据及编辑 67数 据 排 序–单击数据区域的任意单单击数据区域的任意单元格。

元格–单击菜单单击菜单“数据数据| |排序排序”命令，打开命令，打开“排序排序”对对话框–选择选择“主要关键字主要关键字”, ,“次要关键字次要关键字”“第三关第三关键字键字”–单击单击“确定确定”按钮68数 据 筛 选1. 自动筛选•通过“数据| |筛选| |自动筛选”命令实现2. 高级筛选•然后执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令，在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择692. 高级筛选•高级筛选能实现数据清单中多字段之间“逻辑或”的筛选关系•先要在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少是两行，且首行与数据清单相应字段精确匹配•然后执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令，在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择；筛选结果可在原数据清单位置显示，也可以在数据清单以外的位置显示701、建立条件区域，、建立条件区域，同一行上的条件关系同一行上的条件关系为逻辑与，不同行之为逻辑与，不同行之间的关系为逻辑或间的关系为逻辑或2、执行、执行“数据数据”“筛选筛选”“高级筛选高级筛选”命命令令3、打开高级筛、打开高级筛选对话框选对话框4、选择数据区、选择数据区域和条件区域域和条件区域5、单击、单击“确定确定”按钮按钮71　数据管理和分析——分类汇总§提示：先对提示：先对“分类分类”字段排序字段排序72数据管理和分析——数据透视表• 分类汇总适合按一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。

如果要对多个字段进行分类并汇总，这就需要利用数据透视表•例4.424.42　–统计各系男女生的人数本例既要按“系别”分类，又要按“性别”分类 本节结束，请点击 返回73　演　演 示示 文文 稿稿 制制 作作 基基 础础 74•制作演讲稿的过程放映、打印演讲稿放映、打印演讲稿美化演讲稿美化演讲稿输入演讲稿内容输入演讲稿内容75　PowerPoint 2003 ——窗口 76　PowerPoint 2003 ——视图方式PowerPoint有五种视图模式：1幻灯片视图2大纲视图3备注页视图4幻灯片浏览视图5幻灯片放映77•利用利用“内容提示向导内容提示向导”•利用利用“设计模板设计模板”•建立建立“空演示文稿空演示文稿”我们如何新建演示文稿呢？78Ø 在幻灯片中添加各种图形、文本框、艺术字、图表、Word表格等另外，对选定的对象可以进行移动、复制、删除等操作Ø 对于用““绘图””按钮制作的各种图形，可单击选中后进行修改或删除 只能在“幻灯片视图”下才可编辑幻灯片79• 插入声音和动画文件：插入| |影片和声音• 插入超级链接 ：插入| |超级链接 我们如何在幻灯片中添加对象？•插入幻灯片:插入/ /新幻灯片。

•删除幻灯片:编辑/ /删除幻灯片 •移动幻灯片 •复制幻灯片:移动幻灯片的同时按下CtrlCtrl控制键我们如何插入、删除、复制、移动 幻灯片？80　PowerPoint 2003 ——格式化母版设计模板8182放映演示文稿——动画1.幻灯片内动画设计•即为幻灯片上添加的各个对象设置动画效果•通过“幻灯片放映| |动画方案”命令，在“应用于所选幻灯片”列表框中选择需要的动画方案来实现 832. 自定义动画 •利用“幻灯片放映| |自定义动画”命令，在其任务窗格中进行相应设置 843.设置幻灯片间切换效果 通过“幻灯片放映| |幻灯片切换”命令，在“幻灯片切换”任务窗格中操作 85放映演示文稿 ——设置放映方式 设置放映方式1.演讲者放映2.观众自行浏览3.在展台放映（全屏）86本节小结 本章主要介绍PowerPoint制作和播放内容包括：建立和编辑演示文稿，美化演示文稿，放映和打印演示文稿87本章小结• 本章主要介绍目前常用的文字处理软件word2003 、电子表格处理软件excel 2003和演示文稿制作软件powerpoint 2003的基本功能和使用方法。

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