第六章--第二节--会议现场管理课件.ppt

第六章第六章 会展现场管理会展现场管理第二节第二节 会议现场管理会议现场管理 主讲教师：莫志明主讲教师：莫志明1第二节第二节 会议现场管理会议现场管理重 点:会议和会议场所 会议服务的推广难 点:会议服务价格的确定教学目的: 通过教学，让学生理解和掌握： 1会议和会议场所 2服务的推广 3服务价格的确定2一、会议和会议场所一、会议和会议场所人们习惯将会议和展览合称为会展，但实际上这两种经济活动有着很大的差别，因此经营规律也截然不同所谓会议通常指人们聚集在一起，围绕一个主题，进行思想或信息的交流，包括洽谈和商讨的一种活动会展业中的会议则是指会议业，它不是会议本身，而是指为会议召开提供服务的一个行业3会议是一个广泛的概念，根据会议组织或主办者大体可以分为以下五类一）公司会议 公司会议分两类：一类是公司内部会议，指与会者为公司员工，处理公司内部事务的会议，包括股东大会、员工大会、干部出席的经营管理会议、培训会议、联欢会议等等；另一类是公司对外的会议活动，包括新产品推介会、企业有关事宜的发布会、协作单位交流联谊会、分销商会议等等二）协会（学会）会议 行业协会是带有商会性质的行业性社团组织，主要起到规范会员行为的作用，学会则主要是由专家组成的学术性团体。

协会和学会都会举行一些处理组织内部事宜的会议，如选举领导、讨论修改规章、制订发展计划等，他们还举办一些专业性会议行业协会经常举行技术和产品发展的讨论会，学会则经常举办一些科学研讨会三）政府和社会团体会议 政府经常组织举办各种会议，包括国际会议和国内会议一些社会团体，如宗教、妇女、青年组织也常有会议四）展览中的会议 目前，大型国际展览会中都配有一定的会议，如在筹展过程中有各种类型的推广会、新闻发布会、组委会会议等，在展览进行过程中有产品推介会、专题研讨会、产业发展论坛等五）各种会议组织经营者举办的会议 各行各业经常会委托一些机构或公司举办一些商业性会议、论坛，包括热点问题的演讲、明星见面会等等4 会议也有主办单位与承办单位之间的关系，但它和展览的主、承办关系是一种服务的买卖关系，其中主办单位是会议的主体，承办单位是为其提供服务的机构展览则不同，主、承办单位都是为展商和客商提供服务的单位 展览将代表卖和买的展和览的双方聚集在一起，并为他们洽谈、交易提供空间和时间因此，招展、招商对于展览会的举办是至关重要的，这在本章一开始就已阐明会议的参与者多数情况下并非买卖关系会议的角色通常是讲演者和聆听着，有的会议参与者的角色（讲演者和聆听着）可能不断变化。

会议服务企业不存在展览会的招展、招商问题，但它同样需要推介自己的产品会议服务这里单立一节主要讨论会议业的推广问题5 会议业和展览业有所不同，会议场所经营企业的会议服务状况对会议效果产生直接影响举办展览会更多的是展览企业向场馆单位租赁场馆，然后分成不同类型的展位面积转租参展商（当然场馆单位也举办展览，但更多的时候是出租给别人办展）会议场所经营企业经营会议则不然，它包括两种情况，一种是会议场所的出租，与举办展览类似，大多数专业会议中心采用这种经营方式；另一种是在提供会议场地的同时承接大部分会议服务，包括来宾和听众的联系、注册、收费、礼仪、交通、餐饮、住宿、旅游等，许多宾馆、酒店大多提供这种会议服务因此，有必要在这里介绍几种 1 1、宾馆、酒店、宾馆、酒店 达到一定规模的宾馆、酒店都设有各种规模的会议室、多功能厅，并具备视听设备、舞台设备等举办会议所需要的条件宾馆、酒店十分重视会议业务，因为会议的举办通常不仅需要使用会议设备，还可能需要客房、餐饮、娱乐等服务，会议的“带动性”效应十分明显一些会议组织者也十分愿意将宾馆、酒店作为会议场所，因为它们能为会议提供全方位的服务2 2、会议中心、会议中心会议中心是专门用于会议活动的场所，具有最先进的设备，能够提供专业的会议视听服务，如同声翻译。

国际上，会议中心大多在过去25年间发展起来，我国目前比较有影响的有北京国际会议中心、上海国际会议中心和珠海国际会议中心 3 3、高等院校和科研学术机构、高等院校和科研学术机构 高等院校和科研院所通常配备专门的会议场所，这些场所中的相当一部分达到了商业性会议场所的规模与水平，而且这些单位往往也能提供会议所需要的各种服务 4 4、公共建筑、公共建筑 即国家所拥有的一些会议场所 国内会议业宾馆、酒店占很大一部分市场，一些公司、行业协会、学会的会议多数在宾馆、酒店举办会议中心主要承接一些高层次的国际、国内大型会议，其中不少是政府会议项目，同时也为公司和学会、协会举办会议提供服务教育、科研院所的会议场所不是营业性的，出租率不高政府所拥有的会议场所一般不提供商业6 会展场地（一下简称“场地方”）相对于搭建方、运输方而言，其本身就是一个相对固定的设施专业的会展中心在筹建时就会按照会展项目的特定需要设计一系列配套设施，并在落成后根据市场需求和技术的革新进行设备更新早期建造的会场展馆也在硬件和软件方面不断地进行改进这是因为先进完备的硬件与相应的管理，是现代化会展中心成功营销的首要条件，而面对激烈的市场竞争，如果场地方具有各种充分、完备的设施和规范、良好的管理，则就有可能承接更大更好的会展项目会展场地方应当了解并尽可能地满足会展主办方的设施设备要求 7一、会展场馆的选择一、会展场馆的选择（一）展览场馆的选择（一）展览场馆的选择展览会的主办方如何选择一个合适的展览场馆，需要从多方因素来考虑和权衡，要根据展示规模、场地需求情况、财务预算分析、参展群体、观战群体的方便性等条件来寻找适合具体项目展示的场馆。

不同主题的展览项目对场馆以及随之相应的配套服务有不同的需求8选择展览场地时，课根据以下几点因素进行考虑:1、交通是否便利主要看展示场地与机场、主要交通干线的连接情况、路面情况，是否适合展品及其他物流配送，是否方便展览群体的来去2、展览的场地面积与建造结构场地的面积太多，就会造成资源的浪费，场地面积太小，就会造成展示空间狭小而建筑结构是展区分类与展品分类的重要因素，如车站和日用品展对场地就有明显不同的要求3、场地周边设施的功能参展人员或观战人员对于临时住宿、餐饮、零用品采购、票务商务、物流托运、银行、商务中心等都会有较大的需求，如果配套服务设施跟不上，就会制约会展项目的服务功能体现4、场馆内设施与设备主要包括场内的供水供电，冷热调控、安防保卫、商务服务、租凭服务、卫生保洁等，在进行一个大型会展项目时，如场馆的软件服务跟不上，就会造成很多服务无法实现选择一个场馆时还应考虑一下几点：场馆的形象，场馆的配置空间，场馆的停车位，场馆的安检与应急系统，场馆提供的餐饮服务，设施的收费标准与场地使用费用，媒体的关注程度等以上海心国际博览中心为例，可以从图5-1看出它齐全的配套设施，以及多种显著标志9（二）会议场地的选择（二）会议场地的选择会议的成败，场地的选择相当重要。

选择适当的会议场地，以及会议场地的合适布局成为会议筹备中最为关键的阶段从场地选择来说，需要考虑会议的目的、形态和需求，甚至是会议与会者的期望，这些都是前期进行会议准备时不能遗漏的1、确定会议目的或目标每一个会议都会有特定的目标，比如学术交流会是为促进交流、促进专业发展、促进社交联谊等，企业界的会议可能多为研究会加休闲活动等每一种会议有其特定的理由、目的与期望，因此在考虑场地钱要先了解清楚，选择易于达到会议目标的会议场所2、权衡会议的规模场地的大小应根据与会人员的数量来定，一般会议规模小到几个人，大到成百上千个人，无论过大或过小都是不合适的同时，还应该考虑到会务人员及会议资料存放的空间面积若会议中间安排茶歇，则需要考虑提供差点的空间大小若有餐饮和住宿安排，亦应根据人数酌情安排3、设定会议的需求会议的需求是多方面的，包括会议预期的目标、会议预期的媒体造势等从会议大的层次上来选定中高低不同几别的场所4、可以根据会议主题内容来选定不过合适的会议城市比如旅游类的会议可以选择某个旅游城市，或者某个园区；研讨类的可以选择和主题有关的记念性地区；商业类的选择贸易发达地区等10二、会议服务的推广二、会议服务的推广会议服务产品的推广与一般产品的推广本质一致，形式也雷同，但也有其特殊性。

会议服务宣传、推广主要有以下方式一）人员推销 人员推销是会议服务推广的重要手段之一它是指会议服务企业派专人向潜在的会议服务需要者推销自己的服务企业或组织机构将要举办会议的信息一旦传出，它们立即会成为一些酒店、宾馆以及专业会议服务公司追逐的对象但这种促销方法远远不够，因为此时竞争非常激烈，有时甚至到白热化程度除非你有非常突出的优势，否则难以成功机会总是惠顾有准备的人”，因此，人员推销工作重点在平时11（二）直接邮寄宣传资料 会议服务企业需要制作一些会议服务宣传资料，常见的有宣传单、小册子、VCD，将这些资料直接寄给那些潜在的会议组织者，这也是会议服务企业日常所要做的推广工作会议举办机构受到这些宣传资料，阅读和分析后对这些发出资料的会议服务企业就会有所了解，一旦需要时，进行邮寄宣传的会议服务企业就会进入他们的选择范围12宣传资料应该对自己的服务作详细的介绍，主要内容包括： （1）会场设施的完备和先进； （2）所能提供服务的周到、细致（基本项目和配套服务）； （3）以往成功的范例； （4）便捷的交通和相关旅游的信息； （5）会议服务的创新和将给受服务者带来的实惠13（三）广告 广告也是会议服务企业推广的一种有效途径，即会议企业可以通过大众媒体，宣传自己的服务产品。

广告的内容与邮寄宣传资料的内容相似，只是应该更紧凑一些，因为广告的版面有限 广告的媒体是众多的，但会议服务业的广告需有明确的针对性，它即不是一般消费品，又不是生产资料广告的效果主要取决于信息能否有效到达相关的受众会议广告一般用杂志广告，可用的杂志主要是： （1）会展行业的杂志，如中国会展，国外有Association Meeting International,Meeting Planner等 （2）行业性刊物，即各个行业的杂志14（四）参加相关展览 随着会议服务业的发展，国内外经常会举办一些推介会议服务的展览，有时和展览业推广一起，这是会议服务企业宣传、推广自己的好机会展览会推广的好处在于所谓的“店多成市”展览会会吸引众多的潜在会议客户前来参加，这就为会议服务企业接触、了解、认识客户提供了最广泛的机会展览会将会议服务和被服务商汇集在一起，为会议创造了一个有形的市场15（五）公关宣传 所谓公共关系就是指企业利用各种传播媒体，利用各种方式向社会公众传播本企业和产品的信息，同各方面的公众沟通思想情感，建立良好的社会形象和营销环境的活动由于公共关系主要采用新闻宣传形式，因而被称为“不付费的广告”。

作为推广手段，会议公关的对象包括客户，即会议组织单位、专业会议的协作和管理机构、政府主管部门、新闻界以及会议相关配套服务单位，如旅游企业、会议设备供应企业等16三、会议服务价格的确定三、会议服务价格的确定会议推广宣传，价格确定是前提，因为，价格是需要会议服务的机构十分关注的问题成本是制定价格的基础，举办会议的成本主要有：（1）固定成本：会场租赁费、设施（家具、视听设备、灯光等）租赁费、视听设施专业服务费、会场布置支出（鲜花、横幅等制造会议气氛的费用）、市场推广费（宣传手册、组织记者招待会等）、行政管理费，其他如租车接送费用、代办旅游费用等等2）变动成本：因与会人数变动而变动，包括餐饮费、住宿费、娱乐费、会议装备、文件费等等17在具体操作中会议服务还有一些价格策略1）数量折扣这里包括单项服务的数量和服务种类的数量，前者如会议室租用的数量和时间，后者指各种配套服务的项目客户需要的服务（包括服务设施）达到一定数量时给予一定的折扣2）季节差价，会议市场的供求双方都有明显的淡旺季，而且这两方面的淡忘季节往往是直接冲突的宾馆、酒店业不仅为会议服务，而且为旅游服务。