XR-Z-001 会议管理制度.doc

文件名称会议管理制度文件编号 XR-Z-002文件版次 第 2 版文件页数 共 4 页第 1 页一、目的为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，达成统一共识、观点或规范统一流程，做到“力往一处使” ，特制定本制度二、职责1、主讲：提出讨论问题点或开会相关内容，负责不同观点综合点评并做出最终决策定案，做出会议总结2、会议主持人：负责通知、传达、会议工作准备 3、记录员：记录会议各建议或相关各部提出的内容，主讲人员的决策等4、参会人员：积极发言、献计献策、发扬头脑风暴法，但最终由主讲人员做会议定案、定结论，各参会人员需遵重最终定论，并服从或统一观念，执行相关定案三、会议规定（1） 、公司固定会议1、会议名称：全厂大会、各部门早会、现场 5S 管理会、消防安全检查会、监查会、生产例会、销售会、品质周会、目标会1） 、每天会议：各部门早会；由各部门主要负责人自行组织，参加人员为本部或本组全体人员，宣导早会内容，具体开会时间定为每天早上上班前，时长定为 10 分钟2） 、全厂大会：一般定会每年的开工或每年全体放假前，或临时需要全公司人员参加的特别要求会议，由综合办统一组织，开会前由综合办先贴通知，各部门主要负责人协助传达，配合综合办把本部人员提前 10 分钟组织到相关场地等候开会，会议内容由各主讲先准备好，按所在公司职务大小或管制人员范围大小顺序排列出席主讲，时长设定 30 分钟到 2 个小时不等。

3)、现场 5S 管理会、监查会、消防安全检查会：监查小组、消防安全检查小组每天不定时到各部检查现场的环境、安全防护等，由监查组主导召开，监查组组长依每周检查总结结果，通知相关人员出席会议，一并在生产例会中合并一起开4） 、生产例会：由生产副总主导召开，生产部各主任级或以上人员参加，如其他部门主任或组别有事需讨论或汇报，可以同时参加生产例会，待生产例会结束后提出来召开，会议时间定为每周的星期一、三、五的 18 点 40 分召开，会议时长依相关内容量合理撑握5） 、品质周会：由品质部经理主导，生产部各主任级或以上人员参加，紧跟生产会结束后召开，会议依生产会同步，品质经理每周至少总结一次上周或本周的生产品质状况，相关生产部主要负责人需做出相应原因分析或改善措施6） 、目标会、中层会：每个月由总经理主导，综合办通知相关人员参加，每个月至少一次，具体日期依总经理到公司巡查定，统一由综合办通知参会人员2） 、公司不固定会议1、会议名称：创新会、销售会、制度会、流程会、机修会、人事会、采购会、统计会、薪酬会1） 、公司不固定的会议由相关主持开会人员或组织者主导，提出相关事项，参会人员做出个人意见或建议，由出席会议最高层做出统一决定，各参会人员负责宣导或执行或协助推动。

（3） 、参加人员：依会议内容，需要参会人员参加的，由主导人或综合办统一通知，由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向主导会议者或主讲请假 文件名称会议管理制度文件编号 XR-Z-002文件版次 第 2 版文件页数 共 4 页第 2 页（4） 、会议内容： 1） 、公司日常运作情况的总结 2） 、各部门汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题 3） 、全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言 4） 、巡查厂区或监查组执行公务中发现的问题点讲述5） 、参会人员解答相关问题点或提出改善方案四、会议召开（一）会议安排：1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前至少提前 4 个小时通知到相关参会人员，并告知会议主题，便于参会人员事先有个准备，能提高会议质量3、凡公司已列入固定会议的，不须另行通知，到点，相关人员准时出席4、凡是固定例会须改期的须特别通知各参会人员改期5、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向会议相关主导者或主讲请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。

二） 、会议的准备：1） 、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由综合办提前做好投影设备连接调试工作；2） 、会议之前，综合办应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；3） 、特别重大会议，应由综合办专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：A、会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者） ；B、会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发） ；C、会议签到三） 、会议召开及传达：1、应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料3、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，无特殊情况，会议时间不予延长4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容5、与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务6、公司会议的会议纪要由相关记录人在会后三个小时内通过，把内容共享给参会人员四） 、会议纪律1、要严格遵守会议的开始时间，提前 3 分钟到达会议现场不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。

迟到则赞助 10 元，迟到每超过一分钟增加 10 元，依次累加如需请假需经会议召集人批准无故缺席者，赞助 50 元文件名称会议管理制度文件编号 XR-Z-002文件版次 第 2 版文件页数 共 4 页第 3 页2、管理级别以上人员共同参加的为中层会议，中层会议应至少提前半天通知迟到的则缴纳 100元赞助费，迟到每超过一分钟增加 10 元，依次累加3、决策层人员共同参加的为高层会议应至少提前半天通知参会人必须到场，迟到的则缴纳 500元赞助费，迟到每超过一分钟增加 10 元，依次累加4、所有参会人员在开会期间应将等通讯设备设置为无声或震动状态会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听等做与会议无关的动作发现有以上情况者，一次赞助 10元 （特别情况下，须经得主讲或主导人同意后，离开会场接听）5、会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可集中，一经会议决议之事，应按期完成管理级别未能兑现承诺的每次赞助 100 元对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参会人，在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案6、凡是被罚款的金额，统一通过纸条由当事人和主讲或主持人签名后放进捐助箱里，月底统一由综合办开锁取出纸条记录，把罚款写在相关人员工资里头，从当月工资中扣除，并做好罚款明细，等金额累计到一定限额时，由综合办组织聚餐。

7、本制度由综合办负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行五、本制度自颁布之日起执行！附件：《会议签到表》文件名称会议管理制度文件编号 XR-Z-002文件版次 第 2 版文件页数 共 4 页第 4 页附件：。