发邮件措辞.doc

word资料可编辑修改——欢迎下载 发邮件措辞 篇一：英文邮件的正确书写知识 英文邮件的正确书写知识 小伙伴们，有没有过要给外教写信不知道怎么写的经历？今天就来跟着大连科技学院国际学院一起学习学习英文的邮件礼仪吧！在不忘发奋背单词的同时，也来看看你能get到多少写邮件的“新姿势”！ 首先，让我们从最基本的邮件礼仪学起！ 邮件主题和标题 邮件主题（subject）不需要写自己的名字而且一定要简洁易懂，最好能有效的反映出邮件的主要内容但慎重选择将“要求”或者“数字”写入其中，比如：“urgent request—immediate response needed”或者“Question about 3009 assignment ”因为所谓的“要求”可能会被无视，而且还容易被当成垃圾邮件 称呼 最安全的开头方式是用Dear Professor XXX这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他，并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者或者用Hi/Hello Professor XXX 来做开头也可以，不过取决于邮件的正式程度。

正文 发邮件的目的不同，正文内容的措辞自然会有所区别，但一些基本思想是相同的——清楚简洁是最好的！自己的人生哲学或者血泪经历什么的就可以先收起来了，要是你实在想找人倾诉，推荐私聊！ 而如果你要在邮件中向你的教授或者上级提出问题或请求，就更要注意用词和邮件行文的结构这里可以遵循“消极的礼貌”（negative politeness）这一法则常用的策略有：主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也就是给对方一个台阶）；多用if句；多用过去时态： 1.多用I was wondering if（用was，而不是I wonder或I am wondering） 当然，打交道多了，可以不必拘泥于此例如也可以说I wondered... 甚至shall we... 如果是自己的导师，或者工作往来很密切的教授，一天到晚说“I was wondering if”，过分礼貌，其实也挺奇怪的 多用would it be possible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，这样可以减轻对方的压力例如：（隐含的意思在括号里，但不可明写出来）Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time? 2. 避免使用I want和I would like，实在要用，就用I would love。

最坏，也要用I wanted代替尽量避免使用“please”，因为“please”暗含了自己的期望，会给对方压力 提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的 其他注意事项： 不要都用大写字母来写，因为这是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈的感情的方式大写的字母会给收件人人一种被人乱喊的感觉 慎用表情符号和微笑符号注意语气，写给教授的邮件不要像你在朋友留言板上的留言一样 在邮件中表现出礼貌和友好很重要，但是要适度，不要搞得像是在阿谀奉承 单词拼写！拼写！拼写！（重要的事情说三遍） 最后，在正式邮件中千万不要和你的教授开玩笑，多好笑都不可以！ 结束语 在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意 例如： 较常见的结尾句： Thank you for your kind cooperation/attention to this matter. 如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容，可以用用这句： Thank you for your understanding. 如果是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，这句做结尾也可以： Thank you for your consideration. 如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。

Thank you again for everything youve done. 最后的签名也很重要每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你，并以“Best Wishes、Regards”来结尾或者其他相关的正式语，但是要用友好的语气然后签上你的全名，尽量不要用昵称 而这些问候语的细微差别请看下图： 回信 篇二：走近日企：如何快速发邮件 走近日企：如何快速发邮件 走进日企：如何快速发邮件本系列文章带大家走进日企，通过一些职场小故事让大家掌握一些日本职场的小技巧，比如说话方式，时间利用及加班的注意事项等内容，有打算进入日企工作的小伙伴注意啦! 何でもメールに頼ると効率が落ちる場合も 什么都依赖邮件效率低下的情况 仕事のメールの本数は、1日0通という人から、中には送信50通、受信100通という人まで様々(読者?ンケートより)1通を2分で書いたとしても、1日10通送れば計20分、年間(250日)ではなんと83.3時間をメールだけに費やすことに! 工作的邮件量从每天0封到每天发送50封、接收100封数量不等(数据取自读者问卷调查)如果写1封邮件需要2分钟，一天发送10封的话，就一共要花20分钟，一年(按250天算)光发邮件就要83.3个小时! 「その時間はもっと減らすことができます」と、ビジネスメール教育を手がける平野友朗さん。

「まずは、メールの本数そのものを減らすことを考えましょう社内の相手には直接話す、文章で説明するのが難しければ電話をするなど、メールを使わないほうが早くなるケースは多々あります」 “可以很大程度上减少发邮件的时间从事商务邮件教育的平野友朗先生说，“首先，从减少邮件本身的数量来考虑有很多事情可以直接和公司员工面谈，如果用文章很难说清的话可以打，这都比发邮件快很多 また、謝罪や注意は、基本的にメールではなく対面や電話で直接伝えるのが望ましい 另外，道歉或提出忠告等时候，还是不要发邮件，面谈或通比较好 「依頼する場合にも、事前に相手に軽く話を通しておき、メールを確認だけに使うようにすれば、何度もやり取りする手間が省けます5通送っていたメールを2通に減らせば、60%もの効率?ップになりますよ」 “托人办事的时候，事先要跟对方打声招呼，再通过邮件确认一下的话，会省下很多工夫如果本来要发5封邮件，现在减少到2封，那效率就提高了60% その上で、メールを書く時間を短縮するには「単語登録」が便利「自分の名前やあいさつ文は打ち慣れているため、時間がかかっているという実感が小さいこれらを単語登録することで、1日数分は短縮できるはずです」 在此基础上，为了缩短写邮件的时间，“单词登录”也是很方便的。

因为自己的名字啊开头的问候已经打习惯了，所以很难实际感觉到花了时间把这些惯用语变成单词登录的话，一天可以缩短好几分钟 また、文章を考える時間を短縮するためには、テンプレート(ひな型)を活用しよう特に、断りや催促など、相手に気を使うシーンでは文章を書くのに時間がかかりがち下を?レンジし、時短に役立ててみて 还有，为了缩短构思文章的时间，要学会活用模版特别是拒绝和催促别人的时候，很容易考虑到对方情绪而花更多时间来思考措辞下面是几种有效缩短时间的技巧 時短メール3つのテク 快速写邮件的3种技巧 1 「単語登録」をする 1 单词登录 「単語登録」とは、頻繁に使うフレーズをPCに登録すること例えば「いつも」と入力して変換を押すと、一瞬で「いつもお世話になります」が表示されるように設定できる手順は下の通り冒頭のあいさつ文、会社名や自分の名前、結びの文章などを登録しておけば、文章作成が早くなる! “单词登录”是指把频繁使用的单词录入电脑例如，输入“いつも(平常)”电脑就会立刻转换成“いつもお世話になります(平日里多谢您的照顾)”顺序如下图所示提前录入好开头的问候、公司名称、自己的名字和结尾语等，文章很快就写好了! 单词登录的方法(以IME日文输入法状态下为例)： Step1：在工具栏点击工具箱图标，选择「単語/用例の登録」 小提示：登录常用词条 ○○(你的名字)→我是△△公司的○○ 总是→总是麻烦您了 快速→您这么快速地回邮件给我真是太感谢了 答复→我答复晚了真不好意思 讨论→还想跟您讨论一下，请多多关照 今后→今后请多多关照 →我的号是090-0000-0000 CC→(CC：敝公司●●、●●) Step2：在单词登录的「読み」和「語句」栏输入惯用语，点击登录 Step3：在词根栏编辑登录的单词 2 テンプレートを?レンジする 2 设计模板 月1回以上、同じような文面のメールを送っているなら、その「ひな型」をテキストフ?イルなどで作成?保存しておき、その都度コピーして使うと時短に。

「ただし、明らかに使い回しだと分かる文章は、相手に不快な印象を与えることも状況に合わせて内容を?レンジすることを忘れずに」 1个月发送1次以上相同内容的邮件的话，就提前把模板输入文本和保存在电脑中，每次用到时复制一下就节省很多时间但是，如果能明显看出你这篇文章被使用过很多次的话，也会给对方带来不好的印象所以不要忘记根据具体情况适当修改内容小提示：能模板化的内容 订货、请求、确认、估价单、寄送估价单的请求、收款确认、拜托工作、拒绝工作、议事记录、自己公司的访问向导等3 読む時間を決める 3 决定阅读时间 「1分1秒を争う連絡なら、相手は電話をしてくるはず受信のたびに即レスを繰り返していると、作業が細切れになって能率が下がり、時短になりません職種にもよりますが、15分に1回、1時間に1回などと見るタイミングを決めましょう受信通知の?ラートを設定している人は解除を」 “如果是很紧急的联系，对方会打过来收邮件的时候需要立即回复的话，工作就变得很零碎，效率也下去了根据你的职业种类，决定好你每15分钟或每小时检查一次邮箱的频率设定好收信提醒的人除外 篇三：14个发邮件技巧摆脱邮件营销困惑 14个注意事项，告别无效邮件营销 【编者按】一封封邮件石沉大海？一个个用户无动于衷？营销效果微弱却不知道从何改进？是否要放弃邮件营销，寻找新的营销之路？放下这些忧虑，1。