会议（活动）筹备工作清单（仅供参考）.doc

会议（活动）筹备工作清单（仅供参考）1、明确活动的主旨、规格和预算 2、明确参加会议（活动）对象的层次和参加人数 3、活动日期及时间 4、筹备单位、主要负责人以及作业分工明细5、会场的预订：包括主会场（如需分会场、洽谈室、展示场地要一并预定）、重要嘉宾、来宾及领导休息室、演艺人员休息室 6、制作来宾名册：包括姓名、性别、地址、公司名称、、职衔等的核对（如个别人有特殊要求的要一并注明）7、邀请函，包括信封、邀请卡（以及回函或回执的反馈方式与联系人、格式等务必要说清楚，还有，如果组办方提供接送服务的，回函或回执上一定要反馈往返航班、车次等信息）、纪念品兑换券、停车券、指引地图、餐券等8、纪念品、奖品，包括选型选款、包装（可以在人性化一点就是，如果纪念品、奖品体积比较大、重量比较重，建议可以选择1-2家快递作为备用）9、接送安排，包括飞机 、火车 、大巴、轿车等（注意航班、车次的统计，方便接送时人员的统筹）10、红包（给会务工作人员、司机、演艺人员等）11、会场布置（要注意一点，如果要作主旨演讲的嘉宾、领导是否对某一花卉过敏，或某一重要人员对某种花卉比较忌讳的，一定要注意规避） 12、宴会的形式，包括餐桌入座式、自助餐入座式以及座次13、菜品、料理样式 14、酒水饮料，包括白酒、红酒、啤酒、饮料类（酒水饮料可以选择会议或活动举办地的特色酒水或饮料）15、菜单的设计与印制和摆放16、花饰方面，包括桌上花饰、馈赠用花束、典礼台花饰 、礼桌花饰等17、园景制作，包括西式园景、东方园景、租借盆景 （①观叶盆景 ②观花盆景 ）18、led屏、看板、标示板类，包括（1）欢迎看板、（2）大门看板、（3）方向标示、（4）专用停车场标示牌、（5）会场入口处欢迎光临的拱门、（6）典礼台看板、（8） 展示商品说明标示牌、（7） 场内指引标示牌 、（8）社徽、商标看板、（9）国旗、社旗、大会旗、（10）宣传口号、会议主旨19、拍照摄影方面，包括纪念照片、快照 、记录摄影 、拍立得照片（拍照服务员）、集体大合影（如果人员比较多，一定要事先确定拍照地点，站立台架的搭设，并一定要注意安全） 20、选择桌子（选用圆桌或方桌）21、座位顺序，包括桌面标示卡、桌面标示卡的书写作业、印制座位配置表22、胸章、名牌、出席代表证方面 ，包括颜色、大小、种类23、服务员着装方面，包括洋装或旗袍职业装24、住宿安排方面，包括安排来宾的住宿（套房、单人房、双人房）、主办人的住宿以及演艺人员的住宿、预订房间、妥善分配房间25、支付的负担范围（住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、费、洗衣费....）26、安排用餐方面，包括住宿者的用餐事宜、来宾、司机的用餐问题、服务人员的用餐、演艺人员的用餐问题27、活动行程方面，包括司仪开场白、主席致辞、来宾致辞、举杯同庆、余兴节目、朗读贺电、致谢辞、活动行程表的标示 、播放背景音乐、放映宣传影片、幻灯片28、服务柜台的工作方面，包括来宾出缺席的确认发放胸章、发放活动行程表、主席迎宾、引导来宾到休息室、发放座位牌、发放纪念品、接待大众传播人员、设置暂时、来宾签名纪念29、表演节目的总预算方面，包括本单元的活动企划、节目策划及演出、节目执导、会场布置、节目主持人、舞台灯光、灯光设计、灯光器材、舞台装备、舞台灯光、主要舞台、特设舞台、回转舞台、舞池、舞台设计及设工、音响设计、音响器材、立式麦克风、桌上形麦克风、无线麦克风、录音笔、音箱等30、演出节目的彩排 。