会议管理系统需求分析.docx

会议管理系统系统需求分析说明书变更记录日期版本变更说明作者2014-06-171.0初始版本签字确认系统模块对应早节对应部门负责人签字会议室管理傅兴鸿、廖皓民会议议题管理程轩、林阳会议管理郑伟斌、黄国勇、陈世龙会务管理程轩、林阳会议资源管理傅兴鸿、廖皓民会议资料管理郑伟斌、黄国勇、陈世龙目录1概述41.1目的41.2背景41.3范围41.4术语定义51.5参考资料51.6任务概述51.6.1目标51.6.2用户的特点51.6.3假定和约束51.7运行环境51.7.1软件环境51.7.2硬件环境61.7.3接口61.8需求规定71.8.1 对功能的需求71.1 对非功能性的需求101概述目的会议管理系统的主要目的是：建立会议管理的资源平台，实现统一的数据管理、统一的用户管理身份认证及统一消息通讯；建立会议资源管理平台，实现会议室、会议设备等其他相关会议资源、会议设备的预定、管理，便于会议人员管理；建立会议管理业务，实现会议议题审批、会议计划定制、会议通知发送，摆脱时间与空间的限制；实现会议纪要等会议文档的流转、审批、归档1.2 AO背景会议是企业进行决策、协商的重要组织形式，是企业日常办公处理事务的重要手段，是办公流程中不可缺少的重要环节，作为企业，如何有效的进行会议组织，管理各种会议文档和会议资源，是关系到企业领导进行日常企业运作处理的大事。

提高会议效率、发挥会议功能、规范会议文档流程、合理利用会议相关资源、严肃会议决议的贯彻，避免人力物力财力浪费、降低办公成本、达成人力资源效率化，是企业领导关注的一个重要课题，所以急切需要一套有效的“会议管理”系统采用当前先进的信息化技术，通过会议系统与办公自动化系统的融合，实现会前、会中、会后的信息管理与智能化控制，做到会前周密安排电子化，会中科学管理智能化，会后会议文档流转的规范化和信息发布网络化会议系统可与办公自动化系统衔接，会前作会议议程审批，会后作会议纪要等文件的流转和归档1.3 范围本标准规定了：用户使用会议管理系统实现会前、会中、会后的信息管理与智能化控制，做到会前周密安排电子化，会中科学管理智能化，会后会议文档流转的规范化和信息发布网络化本标准适用于：使用该系统的所有用户1.4 术语定义参考资料（1）、Java程序设计基础篇2）、Java程序设计进阶篇1.6.1 （3）、Java核心技术任务概述目标开发供用户实现办公厅各部门会议计划和会议纪要的统一安排和管理，提供会议计划、安排、人员、时间、场地、会议通知、会议纪要管理的电子化主要包括：会议议题审批、会议计划、会议纪要、会议资源管理等功能。

1.6.2 用户的特点此软件的用户包括以下几种：1、会议管理员：可以对会议室进行增、删、改、查的基本操作2、普通用户：可以查看会议室目前的使用情况，内部用户可以查看所以会议记录，外部用户根据其权限，只能查看与他相关的会议信息3、申请人：各部门负责申请会议室的人员，目前各部门只有一人4、会议审核人（会议室和会务属性的管理员）：会议申请提交后，有会议审核人来审核是否通过申请；会议审核人同时也是会议室和会务属性的管理员5、会务执行人：根据会议申请单，为会议的召开做前期准备6会议记录者：可以对会议进行记录，每个会议只能有一个会议记录者和一份会议记录7、参会人员：可以在网上进行会议登记和报到8、会务人员：可以在系统中直接录入参会人员的报到情况9、会议资源库管理员：可统一负责安排各种使用资源申请，申请者也可以在网络上查询资源使用情况，并申请安排资源1.6.3假定和约束1.7运行环境1.7.1软件环境名称版本语种操作系统WindowsXP,2003操作系统的附加功能数据库平台oracle10G语言JDK5.0以上邮件系统客户端软件1.7.2硬件环境硬件配置最低配置推荐配置服务器1CPUP42.0G1CPUP42.8GMem1GMem2GHD40GHD120G客户端1CPUP41.0G1CPUP42.0GMem512MMem1GHD40GHD120G1.7.3 接口1.8需求规定1.8.1对功能的需求系统主要功能模块的数据流图it普通员工.1T产看会购tt!用情况金啤税田管理员一对会如呗►会议室管理1r会议会议Wfi1i会议室列表模块功能的描述1.8.121会议室管理会议室管理是从资源利用的角度进行资源的管理及协调，最大限度的提高会议室的使用效率。

通过会议管理系统能方便的对会议室进行电子化管理，从而提高工作效力、节约成本会议室管理模块能方便对已有会议室进行管理，会议管理员可以进行增、删、改、查的基本操作，普通用户可以查看会议室目前的使用情况会议室的基本属性有：名称；地点；可容纳人数；联系人；联系；会议室介绍；黑板设备；音响设备、备注系统对会议室的使用提供基本的统计功能，如：已开会议，待开会议，本月会议等会议室显示：为了能更直观的展示会议室的使用情况，系统把会议室列表分为日视图、周视图、月视图从不同的时间段显示了会议室的使用情况，方便用户查看页面大体框架为：左边一个日历控件，方便用户选择时间，右边通过标签的形式显示日、周、月视图日视图:系统默认显示的是日视图，从日视图上可以看出各个会议室在某日各个时段的占用情况，用户可以通过点击日历列表来查询某一天会议室的使用情况日视图的横轴是一天的时间段，纵轴是各个会议室名称，如果在某个时间段内某个会议室被占用，系统将高亮显示对应的区间周视图：周视图集中显示了本周每一天各个会议室的使用情况周视图将以星期一到星期日为横轴，以各个会议室为纵轴，如果对应的时间有会议召开，则在对应的位置显示会议的名称，用户可以点击会议名称进入会议的详细说明界面。

月视图：由于月视图跨域的时间区间比较长，在展现上考虑以日历的模式展现，通过不同的背景色区分某一天是否有会议召开，并显示一些会议的摘要信息，用户可以点击进入会议的详细说明界面会议室添加：通过会议室添加功能，用户可以方便的把一个会议室添加到会议室管理系统中来，从而方便对会议室的统一管理添加一个会议室，需要填写以下必填属性：名称；地点；可容纳人数；联系人；联系；会议室介绍；黑板设备；音响设备；备注会议室修改:对已经添加的会议室，管理员还可以对其属性进行修改，管理员选择某个会议室后点击修改，就可以进入修改界面，会议室修改过程与添加过程类似，界面显示上也与添加界面保持一致会议室删除:对已经添加的会议室，用户还可以对其删除，在删除时，系统将提示用户是否删除，防止用户进行误操作会议室预定：用户要预定一个会议室时，可以直接选择某个会议室进行预订进入会议室预订界面后，用户需要填写会议相关的信息，如：会议时间、会议室等必填选项，添加与会人员或部门，此时，系统会列出所有与会员人员的日程安排，并将提示时间冲突的用户名称用户可以根据与会人员的各自安排修改会议时间如果选定的时间区间内所有的会议室都已被预订时，系统将提示用户需要修改会议时间或继续预定。

对会议室预订在下面会议管理一节有详细描述，这里只是为用户提供一个便捷的申请会议室的入口会议室使用情况查询：系统提供一个日历控件，用户可以选择日期来查询某天的会议室使用情况，系统将以日、周、月视图的形式来展现?会议室使用情况统计：系统提供当前会议室在某段时间内的会议情况的统计1.8.1.2.2 会议议题管理议题管理模块是供议题审定部门使用的，各个议题主管部门利用该模块来审核各个部门上报的议题，并挑选相应的议题在相应的会议上进行讨论，并将会议纪要记录下来此功能主要是对议题进行登记和维护操作，它的流程和业务操作相对较简单议题的来源主要有两方面：通过议题登记增加的议题登记：填写会议议题的相关信息；并选择议题的审批流程，此流程可能有多个，系统默认选中第一个，用户可根据需要选择其中一流程模板启动会议议题结束登记：在议题登记后，没有结束登记的议题，此时必需结束登记，这样流程才能走到下一步编辑正文：加入会议议题待审批的正文内容，可用进行编辑也可以采用文档引入将已有的文档直接引入到系统中来添加附件：为待审批的会议议题添加附件?议题审核：有些会议议题还需要经过审核流程，通过以后才能变成开会时正式讨论的议题。

会议管理会议室管理是从资源利用的维度进行资源的管理，而会议管理主要是从业务开展的维度来进行描述的通过会议管理可以了解会议召开情况、会议的时间分布等情况会议分为内部会议和外部会议外部会议不需要审核，也不需要会议申请单此时，需要用户填写会议时间、会议地点、邀请参与人员等基本属性系统将会以即时消息或邮件等方式通知与会人员内部会议需要填写会务申请单，需要提交审核，详细的过程将在下面进行描述会议显示：进入会议显示页面，系统将以列表的形式显示近期将要召开或已经召开的会议，主要显示的项有：会议名称、会议地点、会议时间、主办单位、会议类型（内部或外部）、与会人数、会议是否通过审核等基本信息每一显示项都支持排序，列表通过背景颜色来区分内部外部会议、是否有领导参加、是否是多媒体会议等可以对会议类型（比如只显示内部会议）、是否通过审核等进行筛选会议添加：添加一个内部会议时，需要填写会议地点、会议名称、会议内容简述、会议开始时间、会议结束时间、会议主办方、会议记录者、与会人数、与会人员或部门、是否有领导参加、是否使用多媒体设备等基本属性在添加人员时，系统有人员日程冲突的检查机制，系统会列出所有与会员人员的日程安排，并将提示时间冲突的用户名称。

用户可以根据与会人员的各自安排修改会议时间如果选定的时间区间内所有的会议室都已被预订时，系统将提示用户需要修改会议时间或继续预定申请人添加完一个会议并确定无误后，可以提交给会议审核人进行审核，会议申请提交后，申请人将不能在对其修改，如需修改，申请人需要联系会议审核人，由会议审核人进行修改。