国际会议参会过程.ppt

2011-8-11国际会议过程总结1 会议征文、投稿、录用与注册PES GM的poster、paper、panel与forum2 会前准备工作2.1 签证2.2 学校手续2.3 会议讨论准备3 会议过程4 其他注意事项2011-8-121 会议征文、投稿、录用与注册注：本人参加的是IEEE PES General Meeting, 24-28 July 2011 Detroit, Michigan USA.Ø PES GM通常会在每年的10月份左右发征稿通知，投稿要求全文，截止日期在11月30日我在次年1月31日收到评审意见，2月8日返回修改论文给会议方，2月9日收到的录用通知4月份开始注册，7月24日参会Ø 会方的征稿通知和稿件提交都在网站http://www.ieee-pes.org/完成该网站还会挂出IEEE的其他会议，档次级别都比较高Ø 会议方给出的评审意见很详尽，所以也要求论文层次分明条理，专业术语应用准确，说服力强尽量别出现语法错误和专业用语错误，这样录用的可能性大Ø 会议方的邮件回复非常及时，一般是在第二天就能回复有疑问可以邮件咨询2011-8-13注册：PES GM对学生来说非常实惠。

1 收费：非PES与IEEE会员860$;PES会员570$； IEEE学生会员80$.（在注册页面选择学生会员注册，输入学生会员 号 ，即可进入80$付费页面）要成为IEEE学生会员，通过网站 http://www.ieee.org/membership_services/index.html右上角的Jion IEEE注册注册费半年为13.5$，注册完成后会得到学生会 员号这样会议注册费加会员费只需93.5$即可付费以后会生成网页版的invoice，打印出来我们学校的报销要求有打印 的invoice和付款信用卡的当期消费记录账单，要求是银行邮寄过来的2011-8-143 海报竞赛：注册时会有一个poster contest.这个与通常说的poster存在差别通常说的poster是指会议论文以海报形式展示给大家而这个 contest的海报内容可与会议论文内容不同，可以是别的论题，只要 你想展示但是它的时间与论文poster的相同，也在同一个大厅2 免费住宿申请：PES GM每年都有student housing support program,为学生提供免费住宿一般在注册时网页上会有student support这一项 供提交申请。

如果没有申请，或是超过申请日期，是不给安排住宿的 2011-8-15PES GM的poster、paper、panel与forum这四个都是论文在会议中的呈现形式Poster：一般在会议的第二天的晚上，会有poster展示和同时进行的自助 晚餐大家边吃边看边讨论这也是和一些对你的研究内容感兴趣的专家交 流的好机会Paper：这是分会讨论一般同一个方向的几个论文安排在一个会议室，感 兴趣的人都赶来听讲交流依次进行ppt讲解并有问答讨论Panel：跟paper形式相同，可能比paper更受重视一些？Forum：每个forum里安排的人数比paper多每个人有5分钟的时间讲解， 并在会议室张贴poster，大家总体讲完后，去poster前交流讨论一般在 会议的最后一天）2011-8-162 会前准备工作2.1 签证（本人去的美国，申请的非移民B1签证）由于会议是7月份的，这与大多数暑期美国夏令营或是旅游探亲活动同时，造成了签证 面试排队时间长（我是4月21日预约，6月9号下午面签，又有check，7月3号才把签证 拿到手），而机票购买最好在签证收到之后另外就是暑期机票贵，最好能提前1-2个 月订票。

所以在确定自己会去美国之后，就应该立即预约面签，越早越好我面签排队48天+check24天，总共等了72天才拿到签证，另外还要预留订机票的时间， 所以预约面签应至少提前会期4个月护照办理预约面签前，要把护照办出来护照应在户籍所在地办理如果是学校集体户口，去学校户籍管理科（山大千佛山校区的在1号楼2楼）询问，看 一下学校的集体户口在哪个派出所，然后去那个派出所的户籍科，把自己的学校和个 人信息报给里面的人，如果一切信息都正确的话，他们会免费给你打一份户籍证明(一 张A4纸）2011-8-17预约面签方法：1 去中信银行购买拨打美国大使馆专用卡，36元的8分钟，54元的12分钟 我买的8分钟的，预约完仅剩余半分钟2 在中信银行柜台付签证申请费，我的B1签证是938元，一定要携带护照收 据在面签时都要携带，第二联标明申请人收据在面签时也要携带，会给盖章 ，并不是网站上说的携带第一联付完费才能打预约，收据编号和护照号码是需要的，之后会告诉你面签 时间携带户籍证明的原件和复印件，本人身份证的原件和复印件和钱（手续费200，还要预 留照片费、邮寄费）去山东省出入境管理处办理（在万紫巷中间路东，牌子很醒目；万 紫巷与经二路相交，在纬四路与纬五路之间，可以坐1路车直接到达巷口）。

照片可以在护照办理地点照，不能化妆，五官不能被遮挡，因为是白色背景，所以最好 穿深色上衣，另外必须本人去！ 在申请后第10-14天就可以取护照了，建议选择邮寄方式2011-8-182011-8-19面签材料准备在美国使馆网站上，会有面签材料 要求和使馆地图及面签流程http://chinese.usembassy- 160表格要在面签前填好并生成确认页，面 签时，只需携带确认页预约签证前，要把护照办出来，一般14天面签前照出来即可，25元电子版和纸版都有必须 携带这些标红的是我面签时携带的材料，因为是 学生，财产证明什么的不重要在读证明什 么的有利于说服自己仅仅去参加会议，没有 别的倾向的材料比较有用2011-8-110面签过程我预约的北京面签，在亮马桥下了地铁还要走500米左右才能到面签入口，那附近的人 都知道怎么走面签过程：1 门外排队、安检大概需要1个多小时，如果是中午，最好带阳伞和水安检时，包和电子产品要寄存 2 材料审核排队进行材料审核，然后给分组，5人一组3 扫描指印排队扫描指印，一组人员在同一窗口4 与VO（visa officer）面谈面谈时间大概5分钟因为是去参加学术会议，英语肯定要会的，所以就大大方方说 英语好了，主动打个招呼。

她就问了我去美国干什么，要多长时间，这个会议是做 什么的然后就告诉我，他们要对我进行行政审查(就是通常说的check)，3个周给 答复后来我问了问同行的4个人，有3个人被check，所以在计划签证时间的时候， 要把这24天的check时间给加上我面签排队48天+check24天，总共等了72天才拿 到签证，还要预留订机票的时间，所以预约面签应至少提前会期4个月）2011-8-111如果你收到了蓝色邮寄单和这个白色的条子，就说明被check了，24天后才能 拿回护照，而且不能保证百分百得到签证，也可能被拒签如果退回了你的材料和护照，那么就是被拒签了如果只收到了蓝色邮寄单，并被告知approved,那么就是直接通过了2011-8-1122.2 学校手续在山大，去美国参加会议，如果是分会报告或是poster可以申请学校8000元资助，如果 是大会报告，可申请12000元资助由于PES GM的报告都是分会，所以我申请的8000元 学校有三个部门需要办手续，按照需要的时间先后分别是：1 研究生工作部2 国际处3 研究生培养办公室我办手续的时候，三个办 公室都在中心校区数学楼 上，可以在 http://www.sdusp.sdu.e 各部门。

需要提交的文件：去国际处审批，需要 研工部的批件，然后 国际处会给预算批件 （见下页），用于借 钱和报销需要在登陆研究生信息系统， 在出国管理里面提交申请，学 院员通过后才能打印表格 ，学院签字，然后去培养办提 交，最好一式两份这些在研究生入学时发的《山东大学研究生手 册》里都能查到2011-8-113国际处开得预算单这个 在借机票费和境外开支， 另外就是回国后报销的时 候都要用到，要保存好2011-8-1142.3 会议讨论准备1 与业内人士交流，把握学术前沿与方向2向知名人士请教，解除疑惑或是开拓思路3由于很多学者每年都会参加，许多跨国或是美国本土项目组多把本次会议作为 项目组洽谈或是合作交流会议4许多将来打算从事科研方向的青年学者或学生，借此机会与同行专家碰头，表 达自己的简介，提高知名度，为以后项目申请、论文发表等打下优良基础5有就业倾向的博士生多向高校院级专家或是知名企业的专家推销自己，获取就 业表现机会因此，在会前做好充足准备，安排好这几日紧凑的行程，对于成功参与会议具有重 要的作用PESGM会议会有很多IEEE fellow和知名学者教授参加，参会人员多是抱着科研的目的 。

因此，会议中大家交流的积极性和效率很高据我观察，大家参会都有多重目的：2011-8-115会前准备建议：1 关于posterPESGM给的poster板高116cm,宽106cm一般字体较大，颜色对比鲜明的poster看着比较舒 服2 关于报告ppt会议方会在网站提供ppt模板3 关于名片这次参会，我发现人人都携带名片奉上名片，不光是留下自己的联系方式，更是介绍自 己、与专家攀谈或是讨论问题的良好契机另外通过交换名片获取专家的联系方式，可以 为以后有事请教，乃至项目沟通打下基础，还能够提高自己的知名度4 会议日程PESGM会方会在会前10天左右在网站挂出电子版的会议日程，这样就可了解自己平时比较 关注的专家有没有去，和提前计划好自己的行程安排2011-8-116在会议中，可与专家交流的机会主要有：3 会议过程• 第一天晚上的接待晚宴注册当天的晚上会有一个接待自助，大家边吃边聊每个人胸前都会带上写着姓名与 工作单位的牌子你如果事先准备好要攀谈的专家名单，这会儿就很有用了，还可以 抓住这个机会与大会主席等人交谈、合影• 第二天晚上的poster展览第二天晚上会有一个poster展示，在一个大厅里有poster和poster contest两种和墙 边的自助，大家边吃边看边讨论。

可以找感兴趣的文章讨论，也可以找专家讨论• 各个分会场的专家报告与讨论各个分会场一般都是按照研究领域区分的，专家们一般都有文章和报告，赶过去听， 既能了解该方向的学术前沿和专家们得前瞻性看法也能有机会抒发自己的看法，听 听专家评论• 华人聚会每年的PESGM都有华人聚会，国内的，国外留学的都去，今年大概有180个华人参加聚 会大家语言交流方便，更利于探讨问题2011-8-117去开会，一般有四个重要目的要达到：1 宣讲自己的论文，让自己的研究成果得到承认和建议2 带着疑问去，与同行专家交流这个目的的实现需要抓紧机会，有提前的时间机会准备3 多听几场报告，把握学术前沿趋势这个就需要把会议几天的时间安排紧凑4 提高自己与工作单位的业内知名度，为以后的科研和项目等打下良好基 础2011-8-1184 其他注意事项2 有旅游打算有旅游打算，在订飞机票前就要计划好另外，美国的公共交通不发达，如果 想借助大巴或是短途飞机作为交通工具，就要事先都查好但是这样到了目 的地之后也不方便，美国的一些景点在郊区，没有自己的汽车实在不便到达 打的太贵三种方法：• 事先联系好旅行团• 找个当地的华人组织，搭乘别人的车• 与同行的人合租汽车，这个花费也不少。

1 最好找已经去过的人同行可以少走弯路，有人引荐也比较容易融入圈子我找同伴的方法有三种：• 通过同学询问；• 在电力研学论坛发帖子；• 通过邮箱联系：会方会群发一些邮件，我找邮箱地址后缀有cn的，说明是中 国本地邮箱，然后发邮件联系2011-8-1193 飞机上填写海 关申报单在飞行途中。