规范停止合作或退场供应商质保金收取的通知.doc

第一节 规范停止合作或退场供应商质保金收取的通知2004年9月23日《永【2004】财通字第04205号》中心近期在清理往来帐目和坏机过程中，发现前期有许多供应商不辞而别，如不结算、不解决退货等，造成财务工作之被动，如下规定：一、质检费：属国家执法部门定期对产品质量的抽检，所发生的检测费应由供应商承担，XX协助代收代付，不存在向供应商收费，可以要求其直接向质检部门交款，财务部作好监控工作二、质保金：《商品购销合同》中“商品质量”的第二条“甲方同意向乙方提供商品质量保证金共计人民币 元，作为诚信度承诺但有些合同是没有签订此条款、或者签订金额不合适，无法追缴退货、应收款项合同规定止付供应商最后一批货款，操作难度较大供应商结大帐与质保金：质保金的目的是防范供应商退场后退货的处理，收取对象仅指停止合作和退场的供应商（联销、代销类供应商风险会更大一些）根据结大帐流程，供应商退场清帐要保证实物返厂、理赔事项处理和保管帐数量清零，要根据供应商最近3个月的销售量和退货率综合确定质保金金额，销售数量与金额由财务部门确定，退货率由物流部部在一周内提供（一定时期累计退货量与销售量之比）三、质保金比例：即质保金与最近3个月平均月销售额的比例，根据销售量、供应商信誉、品牌、退货率因素决定具体比例。

1）冰洗空彩质保金为3%-10%；（2）质保金3-12%；（3）其他品类为5%-10%，按比例计算金额与合同差额，财务进行帐扣，列入“其他应付款“专户管理财务经理或分管财务经理在确定质保金比例时充分与营销部协商四、质保金的归还：供应商结大帐6个月之后，由财务、物流、营销共同签署供应商未决事项，清理后将余额归还供应商财务付款或物流保管运输造成的损失，由责任人和部门承担供应商不确认的损失五、其他注意事项：预付款操作的经销供应商，财务人员随时向业务员取得供应商经营信息，加强供应商管理；联销和代销供应商结算，要保证会计资料及时入帐，帐面金额真实反映债权债务，如果“应付帐款”和“商品采购”帐户余额为零或为借方，财务结算和退货时要参照上述流程执行 六、具体操作过程的特殊情况，请营销部经理及时与营销中心沟通解决，由营销中心总监签字决定收取金额第一章 返利费用结算类制度第一节 返利类制度一、合同签订及管理规范概述：合同协议是我公司与供应商商务合作的重要法律依据，其中规定的条款限定了我公司和供应商的权利与义务关系合同协议中规定的返利政策是我公司核算返利重要依据，相关条款签订内容的合理性和条款词义表达的清晰唯一性，直接关系到我公司的合法权益，同时直接关系到我公司内部管理的科学性，规范性，条理性。

为了充分保证我公司的权利，规范我公司内部管理，避免不必要的法律纠纷，合同协议的签定程序和合同协议条款签定标准必须遵守相应的规定和规范一）合同签定简单流程合同文本归档双方盖章合同审批通过，我方代表签字双方达成共识，拟订合同我方与供应商谈判（二）需要签定书面合同协议的范围1．年度合作常规性合同，只要供应商与我公司产生商务往来，就必须签定年度合同；2．只要存在对年度合同某些条款需做追加做补充说明的，就必须签定补充协议书；3．供应商承诺给予我公司广告支持（包含所有形式的广告，如：外墙广告，媒体广告等），而在年度合同中未体现相应条款的，必须签定相应广告支持协议书；4．我公司收取门店开张进场费（新店开张赞助费），每年有收费指标旗舰店进场费，必须与供应商签定场地费支付协议书5．我公司收取展台，灯箱等道具制作费用，必须与供应商签定道具委托制作协议书6．临时搞阶段促销活动，供应商给我公司特别的返利政策，此情况需签定促销活动协议书（包含特价机信息）7．供应商承诺给予我公司库存商品价格保护，当零售价下调时，给我公司相应库存商品价格补贴，此情况，我公司需与供应商签定库存调价补差确认书（保价协议书）三）合同内容清晰性规定1．合同签订尽可能采用我公司提供的合同模板。

如采用我公司合同模板，合同中可变动条款需通过营销总监审核，确认条款内容词义表达清晰，毫无歧义之后，方可签字盖章；2．合同如采用供应商提供的模板，营销总监需对合同每个条款进行详细审核，确认合同合理之后，并且确认条款内容词义表达清晰，毫无歧义之后，方可签字盖章或者由专人对合同的合法有效性，合同内容词义的唯一性进行审核）（四）合同有效期间规定1．除了空调类合同可跨自然年度进行签订之外，其他品类家电或者的合同一律限制在一个自然年度内进行签订，不能跨自然年度确定合同有效期限2．空调类合同有效期限一率控制在上年度的9月份至下年度的8月份；其他品类家电或者合同有效期限一律控制在一个自然年度的1月份至12月份之内3．如有供应商在一个自然年度的中途开始与我公司合作，那么第一份合作协议的有效性只能终止到本自然年度的12月份，以后的合作协议按自然年度跨度进行签订五）合同签订时间规定1．在合同有效期到期之后至签订下期合同的过渡期，必须在一个月之内完成签订临时补充协议；2．下期正式合同必须在上期合同到期之后的3个月之内签订完成3．如未在规定时间内完成正式合同签订，将停止付款4．未签订正式合同，但急需申请货款的特殊情况，需要做出申请，表明特殊情况和做出相应的保证，并通过营销总监和财务总监签字确认，方可给予结款。

5．经双方确认好的合同，在双方全部盖章确认完毕的当天，即时提交一份给相关对口的返利结算员六）增加操作品牌规定：供应商在执行年度合同过程中，增加新的品牌商品，必须签订补充协议，对新增的品牌商品的返利政策的各种规定作补充说明如增加的品牌商品因没有合同作为核算返利依据，而造成漏算、少算应收返利的情况，相关业务员需承担完全责任七）补充协议、临时协议管理1．补充协议、临时协议包含以下几类：A．对年度合同某些条款进行追加做补充说明的补充协议书B．广告支持协议书C．场地费支付协议书D．展台委托制作协议书E．特价促销活动协议书（包含特价机信息）F．库存调价补差确认书（保价协议书）G．临时促销协议书2．以上我公司相关部门与供应商谈判签订的协议书，必须在双方全部盖章确认完毕的当天，即时提交一份给相关对口的返利结算员3．在财务统计返利、补差和费用时发现只有已收数据而没有应收数据，帐上体现多收的情况，经核实是因为业务部没给财务提供相关的协议，导致财务部未挂相关的应收款项，从而导致财务数据整体产生混乱不准确，或者供应商手头有经过我公司确认的协议，而财务部却没有留存此协议，导致财务核算返利不准确此情况一经发现，财务完全有理由怀疑相关业务员手头存在某些补充协议、临时协议未提交财务部，财务部有权利委托公司审计监察委员会对相关业务员进行审查。

八）合同签字盖章规定1．所有的年度合同，必须经过营销总监级别以上（含总监级别）人员签字，所有补充协议、临时协议、特价机协议等协议书，必须经过部门经理级别以上（含部门经理级别）人员签字，再由财务合同章保管人员盖章后，此合同方可成效；2．合同章保管人发现合同未经过相关人员签字，或者合同未体现签定时间，合同保管人将不予盖章3．所有具备法律效力的合同协议书必须加盖合同章，只盖业务章的合同协议一律视同无效九）合同协议归档保管1．所有合同协议一律一式四份，我公司与供应商各两份；2．我公司返利结算员和行政管理中心各一份，业务员不留存合同协议原件，可复印留存备案；3．返利结算员对自己负责的品类品牌合同协议进行保管，按业务部门以一定顺序编号整理成册，并在电脑中进行登记，对合同的主要信息及条款进行汇总登记成为电子文档，利于查询4．合同保管人员手头保管的合同协议，以及业务员手头的合同协议复印件不得随意提供给他人查阅，已到期执行完毕的合同协议，合同保管人员不得丢弃，必须归档，整理成历史文档进行封存5．业务员需要了解全面详细的合同政策可以向相关返利结算员提出要求，返利结算员提供相应的合同政策6．任何需要复印年度正式合同的要求，必须提供书面申请，说明复印合同用途，并有主管部门经理签字确认方可进行复印。

二、返利，补差管理概述：返利，补差是我公司最主要的利润来源，是支撑我公司健康迅速向前发展的原动力从我公司每个月的经营报表可看出，我公司销售商品帐面上绝对处亏损状态，而最终综合毛利达到5%—7%，都是返利和补差收益贡献的结果而返利，补差计算的准确性和及时性直接关系到我公司的利益，也直接影响到赢利能力的客观性，从而影响到我公司高层领导决策的准确性和可行性同时返利，补差能否及时回收，直接关系到我公司资金是否良性循环，返利、补差及时回收，将减少我公司的资金沉淀，促进我公司健康发展而返利、补差帐务是否科学有序管理，直接关系到返利、补差的应收数、已收数和未收数据的真实性和客观性，也关系到评判我公司赢利能力的客观性为了保证我公司利润不流失，保证我公司权益不受损害，返利、补差管理的科学性，合理性，为我公司的健康迅速发展，打下坚实基础一．返利，补差管理简单流程返利/补差应收/已收/未收数据对帐返利/补差回收冲帐返利/补差催收返利/补差应收挂帐合同政策收集返利/补差计算基数收集返利/补差计算返利/补差计算结果确认二．合同政策收集1．所有的合同协议，包括补充协议和临时协议、特价机协议，在双方全部盖章确认完毕的当天，即时提交一份给相关对口的返利结算员。

2．业务员在与供应商业务操作过程中，如涉及到特价机问题，必须及时把特价机信息记录下来（参见如下表格）XX家电特价机信息收集表供应商特价机品牌型号特价期限特价机返利政策政策适用期限涉及商品数量备注部门： 业务员： 日期： 年 月 日 3．业务员必须随时提供特价机信息及协议三．返利、补差核算及确定应收 1．返利分类：月度返利，季度返利，年度返利，阶段活动返利2．返利应收数据来源：书面合同中规定的各类返利；合同外争取的阶段返利3．核算人员：应收返利数据的核算由返利结算员完成4．返利计算：返利结算员严格按照掌握现有的合同政策来核算应收返利4．1．返利计算方法规定：4．1．1．以合同期限内的返利核算期间（分：月度、季度、年度）的含税回款额为基数，以相应适用的返利政策核算返利4．1．2．以合同期限内的返利核算期间（分：月度、季度、年度）的含税进货额为基数，以相应适用的返利政策核算返利4．1．3．以合同期限内的返利核算期间（分：月度、季度、年度）的含税销售额为基数，以相应适用的返利政策核算返利。

4．1．4．为了体现返利核算的清晰性和延续性，“回款额”统一规定是指某个返利核算期间（分：月度、季度、年度）的含税打款合计（即回款的商品价值总额，包含我公司以帐扣方式回收的返利、费用部份），不包含本返利核算期间的商品货款在下个返利核算期间支付部分，本返利核算期间的商品货款在下个返利核算期间支付部分记入下个返利核算期间进行核算返利；“进货额”统一规定是指某个返利核算期间我公司某种商品的进货额，不管此商品的货款是否已支付；“销售额”统一规定是指某个返利核算期间的我公司某种商品的销售额，不管此商品的货款是否已支付4．1．5．常规的合同政策返利以“返利计算确认表”体现返利计算过程和结果；阶段活动返利以“阶段促销活动返利计算确认表” 体现返利计算过程和结果5．完成返利核算时间规定A．下个月度2至12号完成上月度（26—25）月度返利B．下个月度2至12号完成上。