有限公司公文处理管理制度.doc

公文处理管理制度第一章 总 则公司公文是指在日常经营活动中所形成的具有法定或执行效力的规范的公务文书，是传达贯彻公司经营方针和重要决策、发布管理办法和规定、推行行政措施、请示答复问题、指导布置和商洽工作、报告情况及经验交流的重要工具第一条 目的实现公司公文处理工作规范化、制度化、科学化、提高公文处理工作的效率和质量第二条 集团总裁办、集团人力资源部、集团行政部及各子公司行政人资部是公文处理的综合管理部门第三条 印发公文时，由集团行政部统一编号，并保留原件存档备案第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全，由集团行政部统一收发、分类办理、传递、用印、归档和销毁第五条 在公文处理工作中必须严格执行公司有关保密制度第二章 公司公文种类第六条 常用的集团经营管理的公文种类主要包括以下几种一、请示请示指公司下级向上级请示指示和批准的公文请示主要用于：（一）在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；（二）工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；（三）超出本部门职权之外，涉及多个部门的事情；（四）如遇需向政府部门请示事项应采用公司红头文件并做编号，公司内部请示不用红头文件形式，不用编号。

二、决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，高层人事任免、奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项三、报告指下级向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级单位的询问等公文报告的种类分为：（一）综合性报告是将全面工作或一个阶段多方面的工作综合起来写成的报告；（二）专题性报告是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告； （三）回复报告是根据上级单位或领导人的查询、提问做出的报告四、通知指用于集团及各子公司传达要求下属部门办理、周知和共同执行的事项；发布规章制度；任免和聘用公司管理人员的公文通知的种类分为： （一）印发、批转、转发性通知用于印发本级部门，批转下级部门，转发上级部门、同级部门和不相隶属部门的公文以及发布某些规章制度等二）指示性通知上级部门对下级部门就某一项工作做出指示和安排的通知 （三）知照性通知用于告之各有关方面周知的事项等 （四）事务性通知用于上级对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级及不相隶属的部门之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等 （五）任免、聘用通知用于聘用或解聘公司干部的通知公司内部一般性通知不用红头文件形式，不用编号。

五、通告用于在一定范围内公布应遵守或周知的事项的公文通告的种类分为： （一）周知类通告主要是使部门和员工了解公司重要情况、重要信息的通告二）执行类通告主要指向公司部门和员工发布的具有一定强制力的需要共同遵守和执行的政策、措施以及其他行为规范六、通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的公文一）通报的种类分为： 1.表彰性通报主要用来表彰先进，介绍成功经验、做法，学习先进，见贤思齐，改进与推动工作2.批评性通报用于批评后进，纠正错误，打击歪风，指出存在的错误事实，提出解决办法或处理意见3.传达性通报用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用二）通报的级别1．表彰性通报的级别为1、2、3三级，纳入员工奖惩制度2．批评性通报的级别为1、2、3三级，纳入员工奖惩制度七、会议纪要会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体会议纪要有以下几种：1．办公会议纪要办公会议纪要是记述集团及所属子公司对经营管理工作进行讨论、研究并形成议定事项的会议纪要。

2．专题会议纪要专题会议纪要是记述集团及所属子公司对某方面工作进行讨论、研究并形成议定事项的会议纪要3．座谈会议纪要座谈会议纪要是记述与会人员针对某一问题的观点、意见和建议而形成的会议纪要集团总裁、常务副总裁办公会议使用红头纪要形式，会议纪要不加盖印章第三章 公文格式及相关要求第七条 公文由发文单位、发文字号、标题、主要送达单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成一、秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开 二、紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 三、发文单位发文单位应写全称或者规范化简称，用红色标识联合行文时应使主办单位名称在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排布；如联合行文单位过多，必须保证公文首页显示正文 四、发文字号 发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。

集团行政部发文为“天一字”发文单位标识下空2行，用3号宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字 五、标题 公文标题，应准确简要地概括公文的主要内容，标明发文单位，并准确标明种类红线下空2行，用2号小标黑体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当 · 六、主送单位 标题下空1行，左侧顶格用3号宋体字，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至主送处 七、正文 主送单位名称下一行，每自然段左空2字用4号宋体字，回行顶格数字、年份不能回行文件结构层次：章、条以下第一层为“一、二、三、”，第二层为“（一）（二）（三）”，第三层为“1.2.3.”第四层为“（1）（2）（3）”第五层为“①②③”八、附件 公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件” 九、成文单位、成文时间及印章 单一发文印章：单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文时间成文时间右空4字，时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”，加盖印章 联合行文印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办单位印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间 十、特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决 十一、主题词 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

十二、主送与抄送主送为公文送达的单位在主题词的下一行；如有抄送，在主送下一行；左空1字用4号宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号 十四、印发单位和印发时间 位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占1行位置；用4号宋体字印发时间右空4字印发时间以集团领导签发的日期为准，用阿拉伯数码标识 十五、页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm单页码居右空1字，双页码居左空1字空白页和空白页以后的页不标识页码 第八条 以集团公司名义签发的公文需填写《发文审批单》，并由集团领导签字后方可打印下发`第九条 带有集团公司红字头的文件行文及印发一律由总裁或常务副总裁签发，加盖公章第十条 公文用纸一般为A4纸文件：上下页边距分别为：25.4mm，左右页边距为31.7mm，文件装订处：左上角处距上页边距50mm、距左页边距8mm处第四章 公文办理第十一条 承办部门或经办人应根据本部门职能及时处理公文，提出明确处理意见，不得延误、推诿，并及时将阅办后的公文送至行政部门，以便下一步的公文处理。

公文在每个承办部门的时间不得超过三个工作日第十二条 经办人在提交待审批公文时，应在呈阅件上注明文件批复时间，负有审批责任的上级管理人员要在收到公文后，按最迟批复时间的时限要求及时明确答复审批公文时，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间第十三条 公司分管领导负责分管部门的工作督办、落实行政部门根据会议记录及公司领导的批示，对有关事项的办理情况进行跟踪，并将信息及时汇报给有关领导第五章 附 则第十四条 集团行政部负责解释第十五条 本办法自下发之日起试行附件：附件1《请示》模板附件2《决定》模板附件3《通知》模板附件4《通告》模板附件5《通报》模板附件6《会议纪要》模板附件7《发文审批单》附件8 《发文登记簿》中国▉▉▉▉集团文件 ▉▉字〔201▉〕▉号 ★ 关于▉▉▉▉▉的请示▉▉▉▉▉▉▉▉：□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□中国▉▉▉▉集团有限公司二〇一▉年▉▉月▉▉日主题词： ⅹⅹ ⅹⅹ 请示 呈 送： 　　　　　　　　 发 至：印 发：集团总裁办 印发时间：201▉年▉▉月▉▉日批 准： 校 对： 起 草： 共印： 份中国▉▉▉▉集团文件 ▉▉字〔201▉〕▉号 关于▉▉▉▉▉的决定集团各中心、各子公司、各部门：□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□。

中国▉▉▉▉集团有限公司二〇一▉年▉▉月▉▉日主题词： ⅹⅹ ⅹⅹ 决定 呈 送： 　　　　　　　　 发 至：印 发：集团人力资源部 印发时间：201▉。