56打印工作表.ppt

第第9章章 打印工作表打印工作表²9.1 设置打印格式设置打印格式²9.2 打印预览打印预览²9.3 设置分页打印设置分页打印²9.4 设置打印区域设置打印区域²9.5 同时打印多张工作表同时打印多张工作表²9.6 只打印图表而不打印数据只打印图表而不打印数据²9.7 打印工作表打印工作表²9.8 大工作表的打印大工作表的打印²过关练习过关练习 　　　　　　9.1 设置打印格式　　适当的页面设置是保证打印质量的必备措施，因此在打印之前需要对工作表进行必要的页面设置设置打印格式主要在“页面设置”对话框中进行在“页面布局”选项卡中的“页面设置”选项区中单击“对话框启动器”按钮　，即可弹出“页面设置”对话框，如图9.1.1所示在该对话框中可对页面、页边距、页眉/页脚、工作表等进行设置　　　9.1.1 设置页面设置页面　　在“页面设置”对话框中选择“页面”选项卡（见图9.1.1），在其中可以进行以下方面的页面设置：　　（1）“方向”栏：打印内容是纵向还是横向的，其中“纵向”是默认的打印选项图9.1.1 “页面设置”对话框　　（2）“缩放”栏：在“缩放比例”栏中可以选择从10%～400%尺寸的打印效果；在“调整为”栏中可以分别设置页宽和页高的比例。

例如，如果需要打印3页多几行的工作表，可以将其压缩到3页内进行打印，以便节省纸张和增强信息的完整性，方法是：选中“调整为：”单选按钮，然后在“页宽”微调框中输入3即可　　（3）“纸张大小”栏：在“纸张大小”下拉列表中选择打印纸张的类型，如A4，B5，16开等　　（4）“打印质量”栏：点数越高打印质量就越好，但要受到打印机本身的限制　　（5）“起始页码”栏：如果不想从第一页开始打印，可以在其文本框中输入起始页码如果不输入数值，默认情况下为“自动”，即从多张工作表中的第一页开始按照默认顺序打印　　此外，也可在“页面布局”选项卡中的“页面设置”选项区中单击“纸张方向”和“纸张大小”按钮，设置纸张方向和页面大小页面设置选项区如图9.1.2所示　　9.1.2 设置页边距设置页边距　　页边距是指页面上打印区域之外的空白空间为页面设置合适的页边距，可以设置有效的打印区域图9.1.2 “页面设置”选项区　　“页面设置”对话框中打开“页边距”选项卡，如图9.1.3所示，在其中可以进行以下设置：图9.1.3 “页边距”选项卡　　（1）“上”、“下”、“左”、“右”四栏：分别调整上、下、左、右的页面距离，可以在相应微调框中直接输入数据，也可以单击右端的上下微调按钮调整。

　　（2）“页眉”、“页脚”栏：可以调整或输入具体的数据来设置页眉与页脚距离纸张的上边缘和下边缘的位置　　（3）“居中方式”栏：可以确认打印文件在一张纸中是否需要水平或垂直居中　　　如果工作表中的内容超出整数页不多，则可以通过调整页边距来调整打印页数，以节省纸张　　此外，也可以在“页面布局”选项卡中的“页面设置”选项区中单击“页边距”按钮设置页边距　　如果要使用鼠标来更改页边距，则可执行下列操作之一： 　　（1）要更改上边距或下边距，则单击标尺中页边距区域的上边框或下边框当显示一个垂直双向箭头时，将页边距拖动至所需大小 　　（2）要更改右边距或左边距，则单击标尺中页边距区域的右边框或左边框当显示一个水平双向箭头时，将页边距拖动至所需的大小　　提示：更改页边距时，页眉边距和页脚边距会自动调整用户还可以使用鼠标来更改页眉边距和页脚边距在页面顶部或页面底部的页眉区域或页脚区域内单击，然后单击标尺，直到显示双向箭头将边距拖动至所需大小　　　 9.1.3 设置页眉和页脚设置页眉和页脚　　页眉是每一打印页顶部所显示的一行信息，可以用于表明名称和标题等内容；页脚是每一打印页底部所显示的一行信息，可以用于表明页号、打印日期和时间等。

　　在“页面设置”对话框中选择“页眉/页脚”选项卡，如图9.1.4所示，在其中可以设置页眉/页脚的内容图9.1.4 “页眉/页脚”选项卡　　（1）页眉位于页面的最顶端，通常用来标明工作表的标题、显示日期和时间等信息页脚位于页面的最底端，通常用来指明工作表的页码用户可以根据需要来添加页眉和页脚中的内容，单击“页眉”和“页脚”下拉列表按钮，从弹出的下拉菜单中可以选择需要的信息，如“第 ？页”、“第 ？页 共 ？页”等，如果选择“无”选项，可以取消页眉或页脚中的信息显示　　（2）若要在某个奇数页上插入不同的奇数页页眉或页脚，或在某个偶数页上插入不同的偶数页页眉或页脚，可选中“奇偶页不同”复选框 　　（3）要从打印首页中删除页眉和页脚，可选中“首页不同”复选框 　　（4）要使用与工作表相同的字号和缩放比例，可选中“随文档自动缩放”复选框要使页眉或页脚的字号和缩放比例与工作表缩放比例无关，从而在多个页面上获得一致的显示效果，可取消选中该复选框 　　（5）若要确保页眉边距或页脚边距与工作表的左右边距对齐，可选中“与页边距对齐”复选框若要为页眉和页脚的左右边距设置一个与工作表的左右边距无关的特定值，可取消选中该复选框。

　　如果用户觉得内置的页眉及页脚格式不能够满足需要，则可以单击“自定义页眉”或者“自定义页脚”按钮，将弹出相应的对话框如单击“自定义页脚”按钮，弹出如图9.1.5所示的“页脚”对话框在该对话框中从左到右列出了3个编辑框，分别为“左”、“中”、“右”，用鼠标单击任意一个编辑框，即可在其中输入文本通过单击编辑框上方的按钮可以插入一些元素图9.1.5 “页脚”对话框　　此外，也可以在“插入”选项卡中的“文本”选项区中单击“页眉和页脚”按钮，在弹出的如图9.1.6所示的“页眉和页脚工具”栏中设置页眉或页脚图9.1.6 “页眉和页脚工具”栏　　　　 9.1.4 设置工作表设置工作表　　在“页面设置”对话框中打开“工作表”选项卡，如图9.1.7所示，在其中可以设置如下内容：图9.1.7 “工作表”选项卡　　（1）“打印区域”：如果该文本框中的内容非空，则在打印时将只打印该栏中所设置的工作表区域可以直接输入区域的引用值，也可以将光标置于其文本框中，然后直接在工作表中选取　　（2）“打印标题”：设置每一页要打印的标题行和列，这样就不需要在每一页的开头都输入标题行　　（3）“网格线”：决定是否在工作表中打印水平和垂直方向的网格线。

　　（4）“单色打印”：如果数据中有彩色的格式，而打印机为黑白打印机，则选择“单色打印”；如果是彩色打印机，选择该选项可以减少打印时间　　（5）“草稿品质”：选中此复选框，则Excel将不打印网格线和大多数图表，可以减少打印时间　　（6）“行号列标”：设置在打印页中是否包括行号和列标　　（7）“批注”：选择该选项可打印单元格的批注，在其右端还可以设置打印批注的方式　　（8）“打印顺序”：为超过一页的数据选择打印的顺序，当选择了一种顺序时，可以在预览框中预览打印文档的方式 　　　　　　　9.2 打印预览　　打印之前一定要使用打印预览功能查看打印的效果，如果对效果满意则可以打印，如果不满意则需要重新进行设置　　1．打开打印预览窗口　　打开打印预览窗口有以下3种方法：　　（1）单击“Office”按钮　，在弹出的菜单中选择“打印”→“打印预览”命令　　（2）按快捷键“Ctrl+F2”　　（3）单击快速访问工具栏中的“打印预览”按钮　，在弹出的“打印预览”窗口中显示的是打印内容的缩略图，它和打印出来的效果相同，如图9.2.1所示图9.2.1 打印预览效果　　2．打印预览窗口中按钮的功能　　打印预览窗口中提供了以下功能按钮：　　“打印”按钮：单击该按钮将弹出“打印内容”对话框，在其中可以进行打印设置。

　　“页面设置”按钮：单击该按钮将弹出“页面设置”对话框，在其中可以设置页面　　“显示比例”按钮：使用该按钮可以调整文件的显示比例　　“关闭打印预览”按钮：关闭“打印预览”窗口，返回到原来的视图　　“下一页”按钮：显示下一页的预览效果　　“上一页”按钮：显示上一页的预览效果　　此外，选中“显示边距”复选框，显示或隐藏用来拖动调整页边距、页眉和页脚边距、列宽的控制柄当显示出控制柄后，可以直接使用鼠标拖动控制柄的方法来对上述属性进行修改 　　　　　　　　9.3 设置分页打印　　Excel会自动为数据分页，用户可以先查看分页情况，也可以对分页进行调整 　　　9.3.1 查看分页查看分页　　在“视图”选项卡中的“工作簿视图”选项区中单击“分页预览”按钮，可以将当前视图切换到如图9.3.1所示的分页预览模式，用蓝色的虚线或者实线表示分页的位置通过用鼠标单击并拖动分页符，可以调整分页的位置　　9.3.2 人工分页人工分页　　如果想从某个单元格起另起一页打印，可以通过人工分页方法完成设置人工分页的操作方法如下：　　（1）选取一个单元格作为分页点，例如，要从第43行开始分页，可选取A43单元格。

图9.3.1 分页预览效果　　（2）在“页面布局”选项卡中的“页面设置”选项区中单击“分隔符”按钮，弹出如图9.3.2所示的下拉菜单图9.3.2 “分隔符”下拉菜单　　（3）从中选择“插入分页符”命令，这样就会在该单元格上方插入一个分页符如图9.3.3所示为在分页预览视图模式下显示的分页符，在此视图模式下可清楚地看到插入的人工分页符　　在插入人工分页符后，可再拖动分页符对分页符进行调整如果要删除分页符，只需再次选择该单元格，然后从图9.3.2所示的下拉菜单中选择“删除分页符”命令即可图9.3.3 插入分页符结果 　　　　　　9.4 设置打印区域　　打印Excel工作表可以不打印整张工作表，而只打印其中的一部分内容，这可以通过设置打印区域来实现设置打印区域可以采用以下两种方法：　　（1）拖动鼠标选择要打印的单元格区域，然后单击“Office”按钮　，在弹出的菜单中选择“打印”命令，弹出“打印内容”对话框，如图9.4.1所示在其“打印内容”栏选中“选定区域”单选按钮即可　　（2）在“页面设置”对话框中单击“打印”按钮，也会弹出“打印内容”对话框在“打印范围”栏进行相关设置即可。

　　如果要取消这个打印区域，可取消“选定区域”单选按钮的选中；如果设置了新的打印区域，则旧的打印区域自动取消图9.4.1 “打印内容”对话框 　　　　　9.5 同时打印多张工作表　　Excel文件的打印与Word文档的打印基本相同，主要有以下两种方法：　　（1）单击快速访问工具栏上的　按钮，则快速打印输出　　（2）单击“Office”按钮　，在弹出的菜单中选择“打印”命令，弹出如图9.4.1所示的“打印内容”对话框，在其中进行相关设置后单击“确定”按钮，即可完成打印任务　　为了加快打印的速度和效率，有时需要一次对多张工作表进行页面设置和打印操作，用设置工作组的方法可以满足这个要求，操作步骤如下：　　（1）按住“Ctrl”键的同时用鼠标单击选中所有需要打印的工作表也可以先选中一张工作表的标签，然后按住“Shift”键同时单击选中另一个标签，以选中连续的几张工作表当这些工作表标签变白突出显示时表示选中　　（2）在“页面布局”选项卡中的“页面设置”选项区中单击“对话框启动器”按钮　，弹出“页面设置”对话框在该对话框中进行相关的页面设置　　（3）设置完毕后，执行打印操作，即完成多张工作表的同时打印。

 　　　　　　9.6 只打印图表而不打印数据　　如果创建的图表与数据在一个工作表中，若要只打印图表而不打印数据，可以执行以下操作：　　（1）单击选中要打印的图表　　（2）单击“Office”按钮　，在弹出的菜单中选择“打印”命令，弹出“打印内容”对话框，选中“选定图表”单选按钮，如图9.6.1所示图9.6.1 “打印内容”对话框　　（3）若要将数据和图表一起打印，只要单击图表外工作表上的任意单元格，再执行打印任务即可　　（4）若要打印多个图表，但不包括创建这些图表的数据，可以将图表放置在一个单独的工作表内，然后选择该工作表使之成为活动工作表，再执行打印操作　　　　　　 　9.7 打印工作表　　本例主要练习给工作表添加页眉和页脚以及标题，效果如图9.7.1所示图9.7.1 效果图操作步骤如下：（1）打开如图9.7.2所示的三年级二班期中考试成绩表图9.7.2 打开成绩表　　（2）在“页面设置”对话框中选择“页眉/页脚”选项卡单击“页脚”下拉列表框右端的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择如图9.7.3所示的选项图9.7.3 “页眉/页脚”选项卡　　（3）单击“自定义页眉”按钮，弹出“页眉”对话框。

在“左”列表框中单击鼠标以将输入点置于此处，然后单击“日期”按钮　；再将光标置于“中”列表框，单击“时间”按钮　，如图9.7.4所示图9.7.4 “页眉”对话框　　（4）将光标置于“右”列表框，单击“插入图片”按钮　，弹出“插入图片”对话框，如图9.7.5所示图9.7.5 “插入图片”对话框　　（5）在该对话框中选择一张图片，单击“插入”按钮，返回“页眉”对话框然后单击“设置图片格式”按钮　，弹出“设置图片格式”对话框选择“大小”选项卡，在该选项卡中选中“锁定纵横比”复选框，然后在“大小和转角”栏中将“宽度”设为“2”，如图9.7.6所示　　（6）单击“确定”按钮返回到“页眉”对话框，再单击“确定”按钮返回到“页面设置”对话框，如图9.7.7所示图9.7.6 “设置图片格式”对话框 图9.7.7 页眉和页脚设置结果　　（7）单击快速访问工具栏中的“打印预览”按钮　，在“打印预览”窗口中可以看到刚才添加的页眉和页脚，如图9.7.8所示图9.7.8 添加的页眉和页脚　　（8）在“视图”选项卡中的“工作簿视图”选项区中单击“分页预览”按钮，可以将当前视图切换到如图9.7.9所示的分页预览模式。

　　（9）在“页面布局”选项卡中的“页面设置”选项区中单击“打印标题”按钮，弹出“页面设置”对话框单击“顶端标题行”列表右端的 　按钮，弹出“页面设置-顶端标题行：”对话框，如图9.7.10所示，用鼠标选取工作表中的前两行标题图9.7.10 选取标题行图9.7.9 分页预览　　（10）再单击　 按钮返回到“页面设置”对话框，如图9.7.11所示　　（11）单击“确定”按钮返回工作表，重复步骤（7）的操作，可以看到第2张工作表自动添加了标题，如图9.7.12所示　　（12）在“打印预览”视图中单击“打印”按钮，就可以将工作表输出了图9.7.11 “页面设置”对话框 图9.7.12 添加标题效果 　　　　　　　　9.8 大工作表的打印　　在一张数据较多的工作表中，打印内容有多页，且每一页都需要标题行，也可能行或列的数据超过若干页的部分不多，这可以通过页面调整来节省打印纸张本例就是应用了这些操作，效果如图9.8.1所示　　图9.8.1 效果图操作步骤如下：（1）打开如图9.8.2所示的三年级期中考试成绩表图9.8.2 打开成绩表　　（2）在“视图”选项卡中的“工作簿视图”选项区中单击“分页预览”按钮，效果如图9.8.3所示。

由图可知，当前窗口包含三页，但第三页只有两行数据　　（3）在“页面布局”选项卡中的“页面设置”选项区中单击“对话框启动器”按钮　，即可弹出“页面设置”对话框单击打开“页面”选项卡，如图9.8.4所示　　（4）在该选项卡的“缩放”栏中单击选择“调整为”单选按钮，然后通过单击右端上下微调按钮的方法将“页宽”和“页高”分别设置为“1”和“2”图9.8.3 分页预览效果　　　　　　　图9.8.4 “页面”选项卡（5）单击打开该对话框中的“工作表”选项卡，如图9.8.5所示图9.8.5 “工作表”选项卡　　（6）单击“顶端标题行”右端的 　按钮，弹出“页面设置-顶端标题行：”对话框，如图9.8.6所示，用鼠标选取工作表中的前两行标题图9.8.6 选取标题行　　（7）再单击　 按钮返回到“页面设置”对话框，单击“确定”按钮，则当前窗口状态如图9.8.7所示单元格内容有一定的缩小，工作表由3页变成了两页图9.8.7 页面设置结果　　（8）单击快速访问工具栏中的“打印预览”按钮　，可以看到每一页都添加了标题，如图9.8.8所示　　（9）单击“关闭打印预览”按钮，返回工作表并以普通视图显示。

　　（10）单击快速访问工具栏上的　按钮执行打印操作图9.8.8 打印预览效果　　　　　　　　过关练习 　　填空题填空题　　1．在Excel 2007中，如果要对页面进行设置，主要是对___________、___________和页边距进行设置　　2．页边距是指___________的空白空间　　3．工作表的打印方向有___________和___________两种　　4．页眉是每一打印页顶部所显示的一行信息，可以用于表明___________和__________等内容 　　选择题　选择题　　1．在“显示比例”选项区中单击（ ）按钮，可在放大显示和全页显示之间进行切换　　（A）显示比例　　　　　　（B）页面设置　　（C）打印　　　（D）纸张大小　　2．如果要设置纸张大小，可以在（ ）选项卡中进行设置　　（A）设置页面（B）设置页边距　　（C）设置页眉和页脚（D）设置工作表　　3．关于Excel 2007页眉和页脚的说法不正确的是（ ）　　（A）在页眉页脚中可以插入诸如页码等基本信息，也可以自定义页眉　　（B）在页眉和页脚中可以插入图片，但却不能调整图片大小，因此在插入之前一定要先设置好图片的大小　　（C）页眉和页脚只能在“页面设置”对话框中进行　　（D）和Word一样，Excel的页眉和页脚也可以插入时间和日期，且可以自动更新　　4．在打印页数较多的工作表时，Excel 2007会自动在满一页数据后插入（ ）。

　　（A）分栏符（B）分页符　　（C）页脚（D）格式符　　5．关于页面设置，下列说法不正确的是（ ）　　（A）页面设置只能在“页面设置”对话框中进行　　（B）单击“视图”选项卡中的“页面布局”按钮，在弹出的“页眉和页脚工具”栏中可以设置页眉和页脚　　（C）与Word一样可以设置四个方向的页边距　　（D）Excel中的表格是虚拟的分隔线，事实上不能打印　　 简答题简答题　　1．怎样用鼠标设置页边距？　　2．怎样设置页眉和页脚？　　3．如何设置打印区域？　　4．如果要在工作表的每一页中都打印相同的列标题和行标题，应该如何设置？　　 上机操作题上机操作题　　1．使用Excel 2007为某公司创建一个员工信息资料表，对该工作表进行格式化操作，然后预览工作表并进行打印输出，要求页眉上显示“员工信息资料”字样，页脚上显示“第 页”和创建的日期　　2．建立一个Excel工作薄，然后对三张工作表同时设置页眉和页脚，在页脚中插入页码，在页眉中的左边插入日期，中间插入一幅图片并设置其格式，右边插入文件名　　3．练习同时打印多张工作表的固定区域。