医院公文管理制度.pdf

医院公文管理制度第一章 总则第一条 为做好我院公文管理工作，使公文处理进一步规范化、制度化、科学化、程序化，提高公文处理质量和工作效率，特制定本规定第二条 公文是传达上级精神， 发布行政决议和规章， 请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具第三条 各级领导和办文人员要增强公文意识， 树立高度责任感，严格办文程序和制度，层层把关，层层负责，发扬深入实际、调查研究、实事求是的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义、努力提高公文处理工作的质量和效率第四条 公文处理应当坚持实事求是、精确、高效的原则，做到及时、准确、安全；严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保安全第五条 院长办公室是公文处理的管理机构，主管本院公文处理工作并指导各部门公文处理工作第二章 公文种类第六条 根据我院实际，我院公文的主要种类有：1.决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门、科室及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项2.决议：适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项3.通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级机关单位和不相隶属机关单位的公文， 传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免和聘用干部。

4.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况5.报告：适用于向上级机关单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关单位的询问6.请示：适用于向上级机关单位请求指示或批准的事项7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法8.函：适用于不相隶属机关单位之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项9.规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范10.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项第三章 公文格式第七条 公文一般由文头、正文、文尾三部分组成第八条 公文文头一般包括文件名称、 发文字号、 签发人等内容1.文件名称，发文统一使用印有“ ****** 医院” （套红）名称的信笺纸2.发文字号 包括院、部门代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线之上、居中如标注签发人，签发人居横线上右侧3.签发人 向上级机关报送的文件，要由主要负责人签发，主要负责人外出时，经其授权由主持工作的负责人签发签发人姓名、会签人姓名置于发文号的同行右端第九条 公文正文部分一般包括标题、主送机关单位、部门、内容、附件、发文机关单位、发文日期、印章等1.标题 置于文头之下、主送机关单位、部门之上、居中。

标题一般应当标明发文机关单位名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章名称和书名外，一般不用标点符号2.主送机关单位、部门 是指公文的主要受理机关单位、部门，应当使用全称或规范化简称、统称一般置于标题之下、正文之上、左端顶格一般普发公文，可主送几个以上单位；向上请示，一般只写一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明如需同时送其他单位，可用抄送形式3.内容 是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简炼、得体公文如有附注（需要说明的其他事项） ，应当加括号标注4.附件 正文的补充说明或有关参考资料附件名称标于正文内容之后、发文机关之前，注明附件名称和件数附件与主件合订在一起，并在正文之后5.发文机关 又称落款落款应当用全称或规范化简称，置于正文内容末尾的右下方6.发文日期 一般署会议通过日期或领导人签发日期，发文日期应当以汉字写明年、月、日，置于发文机关署名的右下方7.印章 所有发文，应当加盖发文机关印章印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文、下沿略压年月日如印章盖在正文内容脱离的空页上，要在该空页的左上方标“ （此页无正文） ” 第十条 公文文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印刷份数。

公文为函件时，文尾只包括主题词、抄送栏、份数等，且不注印发机关和印发日期1. 主题词 反映文件主题内容的规范化名词或名词词组，置于发文日期之下、抄送栏上横线的左端主题词按《国务院公文主题词表》规定标引2. 抄送机关 除主送机关外，其他需要执行和知晓公文的机关单位送往上级机关的为“抄报” ，送往同级机关或不相隶属机关的为“抄送” 抄送、抄报栏设在文尾主题词之下3. 印发机关、印发日期和印刷份数 印发机关是指印发公文机关的办公部门； 印发日期是印发机关印刷公文的起印日期， 一般印成“×年×月×日印发” ；印刷份数是文件印刷的总数，一般是根据发放范围、归档份数、发文机关留用等方面的需要来确定，印成“共印×××份” 印发机关、印发日期和印刷份数置于公文末页下端印发机关和印发日期在同一行左右两侧顶端， 中间隔一定距离， 并用两条与图文区等宽的细实线相夹印刷份数置于抄送栏下横线右下侧、印发日期的下方 第十一条 公文排版格式 公文文字从左至右横排，左侧装订，公文用纸一律采用 A4 型（ 210 毫米× 297 毫米） ，公文首页为印有眉头的公文纸 全文采取宋体， 文号小四号加黑， 大标题 2 号加黑，正文 4 号，页码小 5 号，签发人（会签人）用 3 号，主题词用小 4号。

全文间距 25 磅页面设置：上 2 厘米、下 2 厘米、左 2 厘米、右 2 厘米第四章 行文规则第十二条 院部可以对上对下行文，也可以与有关单位和兄弟单位之间互相行文院内其他科、部一律不对外行文第十三条 院长办公室根据院部授权，可以分别向院内各科、部行文第十四条 信函行文首页一律使用套红居中印有发文机关名称的信笺纸，可以编发文字号，标注于信笺纸上发文机关名称的中下方第十五条 向院长请示问题，除院长直接交办的事项外，请示应当送院长办公室按规定程序处理，不应当直接送院长本人第十六条 除院长直接交办的事项外，不得以医院名义向上级机关单位负责人报送“请示” 、 “意见”和“报告” 第五章 公文办理第十七条 公文办理是医院领导、 办公室和其他职能部门的一项经常性的重要工作它对于实现医院职能，加强医院建设，提高医院工作效率，有着极大的关系 公文办理分为收文办理和发文办理两大部分第十八条 收文办理由收文登记、阅批、传递、催办、存档等环节组成1. 收文登记对收进的外来文件、电报，由院长办公室统一进行签收、拆封、登记 院领导亲收件，交本人拆封亲收人如认为需要医院存查或处理的，可以交校长办公室按收文登记办理。

2. 阅批收文登记后，一般公文由院长办公室负责人阅签提出拟办意见，转有关职能部门承办 重要公文由院长办公室负责人阅签， 呈送院领导阅批后， 由院长办公室转有关职能部门承办或组织传阅 急件应即时阅批3. 传递各部门传送文件应由专人负责，文件传送必须在送件簿上登记，凭送件簿分送收件部门，收件部门收件后应在送件簿上签收4. 催办院长办公室人员及时掌握公文运转和处理情况，对办理的公文要负责检查催办，防止漏办或延误 院长办公室对公文处理情况有催办、督促和检查的责任5.存档各种收文交由院长办公室统一存档第十九条 发文办理由拟稿、核稿、签发、编号、登记、缮印、校对、用印、发送等环节组成1. 拟稿以医院名义发出的综合性报告、请示等，由院长办公室拟稿或组织有关部门共同拟稿凡是各部门需要以医院名义行文批发本部门文件时，由各部门拟交院长办公室行文拟稿时注意事项：⑴用词准确、规范人名、地名、专用术语、数字、事物名称、引文准确无误 使用简称， 应先用全称在括号内注明 “以下简称××” 简称应规范化时间应写具体的年月日，不要把“ 20 ××年”简写成“××年”一般不用“明年” 、 “上月” 、 “前日”等概念不写不规范的字。

⑵公文中的数字，除发文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、 缩略语， 具有修辞色彩的语句作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字公文中应使用国家法定的计量单位⑶引用公文应先引标题，后引发文字号⑷起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后2. 核稿核稿时，要对公文草稿的内容、文字、格式和行文规范等方面进行审核和检查，发现问题及时纠正⑴公文草拟后送有关负责同志审核⑵各部门以医院名义发出的公文，应先经分管院长核阅签字，送院长办公室复核后， 再送院领导签发 紧急公文在送审时应提出办理时限⑶凡涉及几个部门工作的公文， 由主办部门会同有关部门负责同志一并核阅会签⑷院长办公室复核部门所拟需以医院名义发出的文件，一般只作文字上必须的少量修改， 必要时可作内容上适当调整或要求有关部门修改后再送审⑸未经核稿的公文，或须会签而未会签，须送附件而未附送的公文，一律不得送院领导签发3. 编号、登记院长办公室对以医院名义发出的文件都要编号、登记4.签发属于全面的、重要的方针、政策性问题，应以医院发文以医院名义发出的文件，都应由院长签发属于正常工作性质的例行公文，院长办公室可以根据授权签发。

5.用印、发送签发后应在文件未页加盖单位印章 最后， 由公文拟稿部门负责，按公文要求投送公文主送、抄报（送）单位6. 归档公文发送后，院长办公室负责将发文原件归档第六章 附则第二十条 本规定由医院授权院长办公室负责解释第二十一条 公文发文字号规定为了正确使用和处理各类公文，加强公文的规范管理，现对院各部门公文发文字号作如下规定：1.发文字号应当包括单位代字、年份和序号年份和序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用中括号“ [ ] ”括入；序号不编虚位（即 1 不编 001 ） ，不加“第”字发文字号位置， 发文字号位于发文机关标识与横线之间居中排列2. 医院上行文发文代字规定如下：报告 *** 医报请示 ** 医请3.医院下行文发文代字规定如下：⑴有关党群内容对内发文：党总支部 ,,,,,,,,,,,, **** 党字工 会 ,,,,,,,,,,,,,, **** 工字团支部 ,,,,,,,,,,,,,, **** 团字⑵有关行政内容对内发文：医院 ,,,,,,,,,,,, **** 院字各委员会 ,,,,,,,,,,,, *** 委字。