单位间告知函范文书面告知函.docx

单位间告知函范文书面告知函告知书XX单位:为了管理的需要,请贵公司要求住我公司宿舍的员工配合我公司宿舍管理的规定,出入必须佩戴员工卡.如有不遵守者,我司将通知贵公司安排该员工另住他处.（类似的话语）特此告知书面告知函一般包括：首部、正文、结尾、结束语、结尾落款五个部分一、首部一般写明告知函的标题、主送单位名称二、正文正文一般分成开头、正文两个部分开头一般写明函件的主题原因正文再对主题进行详细的解释说明三、结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函等四、结束语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等五、结尾落款落款一般写明发文单位名称、发文时间函件的作用：“函”有下列三方面的作用：（一）相互商洽工作如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请参观指导二）询问和答复问题如天津市民政局向___门询问的“关于机关离休干部病故抚恤问题”的问题以及___对此问题的答复，都是用“函”的形式三）向有关主管部门请求批准如《___关于请安排每年生产三百辆火葬运尸专用车的函》就是为向国家计划委员会请求批准而发的。

告知函和答复函十分接近.它们的主要区别在于答复函是答复对方所询问问题,而告知函则是告知对方有关情况告知函的正文通常包括两项内容.一是告知原由.说明制发本函的原因.二是告知事项.简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题.通知函，是转发同级或不相隶属机关公文，印发上级或本级机关有关公文，批转下级机关公文，传达上级机关指示，任免和聘用干部，发布法规和规章，以及要求下级机关办理、执行或周知事项的公文告知函的正文通常包括两项内容.一是告知原由.说明制发本函的原因.二是告知事项.简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题.、写法（一）标题函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成二）正文1．开头写行文的缘由、背景和依据一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同继而，有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复意见2．主体写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。

如果事项比较复杂，则分条列项书写3.结语不同类型的函结语有别如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用“特此函告”、“特此函达”若是要求对方复函的，则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语请批函多以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”、“望准予XX是荷”等习惯用语收束复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语也有的函不写结语本段二、注意问题1．注意批请函与请示的区别，向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示，而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请批函主管机关答复请求审批事项，用审批函2．开门见山，直奔主题无论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论3．一文一函，简洁明了4．语言要规范得体，并体现函的用语特色发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善切忌使用生硬、命令性的语言复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定本段三、举例例一告知函敬启者：我方三月十日致贵方函谅悉，故在函曾中强调我方第816号单交货之重要，务心将货物于四月三十日前运达。

货物虽已运出，但尚未接到贵寄来的任何资料，除取消本订单外，别无选择因为我方顾客坚持交货日期，这样做实出无奈，至感遗憾发函者例二告知函敬启者：贵方订购货物的出口许可证已获批准货物即于八至十天内制伯完成，特此奉告我方建议，以见到由中华人民___中国银行开出不可撤消信用证时付款我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而货物即行启运并将文件寄出，作为向银行结帐任据敬上发函者.它们的主要区别在于答复函是答复对方所询问问题,而告知函则是告知对方有关情况告知函的正文通常包括两项内容.一是告知原由.说明制发本函的原因.二是告知事项.简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题.函的结构和写法（一）标题函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成二）正文1．开头写行文的缘由、背景和依据一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同继而，有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复意见例一：告知函敬启者：我方三月十日致贵方函谅悉，故在函曾中强调我方第816号单交货之重要，务心将货物于四月三十日前运达。

货物虽已运出，但尚未接到贵寄来的任何资料，除取消本订单外，别无选择因为我方顾客坚持交货日期，这样做实出无奈，至感遗憾发函者例二：告知函敬启者：贵方订购货物的出口许可证已获批准货物即于八至十天内制伯完成，特此奉告我方建议，以见到由中华人民共各国中国银行开出不可撤消信用证时付款我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而货物即行启运并将文件寄出，作为向银行结帐任据敬上发函者联系函范例例一：联系函敬启者：信用证修改事项说明如下：根据我方收到的信用证，其付款规定为见票120天付款但是我方所需要的，是见票即付信用证此项规定已获贵方同意并在贵方订单上明确记载因此，请贵方按单内说明修改货物将于本月二十交运，敬请贵方依照我方要求立即修改敬上发函者例二：联系函敬启者：贵方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉本公司本打算付清，但由于本地季节性贸易不景气，造成我方顾客付款极度缓慢此种原因，致使本公司暂时不便清偿货款总额今天通过中国银行，本公司以电报发出，贵方可在一两天内收到本公司希望贵方能了解我方困境并给我方以协助模板,内容仅供参考。