工程监理竣工资料管理办法.doc

11目录一、监理资料管理的基本要求.- 1 - 1、总则.- 1 - 2、对项目监理机构档案、资料管理的要求.- 1 - 3、工程竣工监理档案资料的归档、移交要求.- 2 - 4、工程监理档案资料的保管、借阅.- 2 - 5、工程监理档案资料的保管期限.- 3 - 二、工程监理档案资料的管理职责.- 3 - 1、项目监理机构的职责.- 3 - 2、档案室管理员职责.- 3 - 三、竣工项目监理工作文件归档内容.- 4 - 项目监理机构文件资料编号分类表（统表）.- 5 - 竣工项目监理工作文件归档目录（表 1.1）.- 7 - 竣工项目监理工作文件归档目录（表 1.2）.- 8 - 竣工项目监理工作文件归档目录（表 1.3）.- 9 - 四、竣工项目监理工作文件归档要求.- 10 - 1、归档要求.- 10 - 2、相关要求.- 10 - 3、所有竣工归档资料均应优先原件.- 10 - 4、竣工文件归档的册设立原则：.- 11 - 5、档案资料的存放.- 11 - 6、补充说明：.- 11 - 第一档案室（区）文件资料清单.- 13 - 第二档案室（区）文件资料清单.- 14 - 第三档案室文件资料清单.- 15 - 五、竣工项目监理工作文件归档流程.- 16 - 六、竣工项目监理工作文件归档用表.- 17 - 1、 《卷内目录》.- 17 - 2、 《科技档案封面/封底》- 17 - 3、 《案卷目录》.- 17 - 4、 《竣工档案交付记录》.- 17 - 5、 《文件归档登记表》.- 18 - 附：竣工项目监理工作文件归档用表.- 18 - 卷 内 目 录.- 19 - 竣工文件软封面式样.- 20 - 文件归档登记表23 七、竣工档案归档标签、台帐24 1、档案标签24 2、档案台帐241- 1 -一、监理资料管理的基本要求一、监理资料管理的基本要求1、总则、总则1.1 为加强工程项目监理档案资料的收集、整理和归档工作，充分发挥工程监理档案、资料在监理工作中的作用，特制定本办法。

1.2 工程监理档案资料工作遵循“集中统一、分级管理”的原则1.3 归档的工程监理档案资料应真实可靠、字迹清晰、手续齐全，不得使用易褪色的圆珠笔、铅笔、水彩笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写、绘制1.4 为保证监理档案资料的完整、分类有序，工程开工前项目总监（项目负责人）应与建设单位、施工单位就资料的用表、分类、格式、份数达成一致意见1.5 项目开工前，项目监理机构应主动与当地档案部门、公司档案管理员进行联系，确保监理资料的组卷及归档符合有关规定和要求2、对项目监理机构档案、资料管理的要求、对项目监理机构档案、资料管理的要求2.1 工程监理档案资料是项目监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的各种形式的原始记录，项目监理机构进场后应立即开始文件资料的积累、整理、审查工作，并应与工程建设同步进行，监理合同停止或工程竣工，两个月内完成资料归档工作2.2 项目监理机构的档案资料管理由总监（项目负责人）负责，可指定专人（资料员）负责日常工程监理档案资料的收集、整理、编制及竣工后的组卷、装订工作项目监理机构的各种签证单、检查验收单等资料，监理人员审核合格后 3 天内需交资料员归档2.3 所有监理文件资料经资料员统一收、发，送总监审阅，核发监理人员传阅后，由资料员按文件种类统一编号、登记、分类存放，具体按《项目监理机构文件资料编号分类表》执行，分 6 大类立卷，每卷应有目录。

2.4 工程监理资料存放应标准化，资料一律使用 A4 纸，由资料员分类设文件盒，卷- 2 -盒上贴标签，将编好号的文件对号入座，分明别类存放2.5 工程监理资料借阅应办理借阅手续，并按时归还3、工程竣工监理档案资料的归档、移交要求、工程竣工监理档案资料的归档、移交要求3.1 竣工监理档案资料的归档内容原则上包含《项目监理机构文件资料编号分类表》内 6 大类的所有内容3.2 项目竣工后由各项目监理机构总监（项目负责人）负责审阅本项目的竣工监理档案资料，审核无误后交管理部审核，审核通过后在档案管理员的指导下按有关标准和管理办法的规定及公司要求进行装订3.3 归档资料应做好《案卷目录》和《卷内目录》 ，移交公司时需填写《竣工档案移交记录》 3.4 编制竣工档案资料时，如不足 A4 纸的，应贴在 A4 纸上，大于 A4 纸的应叠成A4 纸大小，装订时应统一使用《科技档案》封面、封底3.5 公司档案室对移交、归档的档案资料需认真核对：资料复印件必须清晰、完整，文件种类、份数、页数应逐件核对，不得漏缺；卷内文件要排列有序，装订成册的资料应符合“下平右齐”的要求4、工程监理档案资料的保管、借阅、工程监理档案资料的保管、借阅4.1 由公司档案室统一保管，档案管理员负责做好日常管理工作，以保证档案的完整和安全。

4.2 档案室负责建立检索目录，方便查阅4.3 工程监理档案资料的借阅宜在档案室内进行；若需外借的，需经主管负责人（管理部经理）同意并办理借阅手续后方可外借外借需限定期限，逾期不还的给予必要的经济处罚，若遗失则需报公司总经理室处理4.4 已满保管期限或失去保管价值的档案资料，由档案室、管理部提出，报总经理室同意后进行销毁，并做好记录 3 -5、工程监理档案资料的保管期限、工程监理档案资料的保管期限监理档案资料，根据 GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》规定，档案的保存期限分为长期、短期两种5.1 长期期限：工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命5.2 短期期限：工程档案的保存期限在 20 年以下其中，工程档案的保存期限在 3 年以下的按“三年期限”进行保管） 二、工程监理档案资料的管理职责二、工程监理档案资料的管理职责1、项目监理机构的职责、项目监理机构的职责1.1 项目监理机构档案资料的管理由项目总监（项目负责人）负责，并指定专人（资料员）具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档1.2 监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。

1.3 移交建设单位（城建档案馆）档案资料的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《铁路建设项目资料管理规程》 （TB10443-2010） 、 《建设工程文件归档整理规范》 （GB/T50328-2001）和本地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，及时移交建设单位，双方签字、盖章后，由建设单位收集和汇总1.4 移交公司归档文件的整理由项目总监（项目负责人）负责，并指定专人（资料员）按《铁路建设项目资料管理规程》 （TB10443-2010） 、 《建设工程文件归档整理规范》 （GB/T50328-2001）和公司归档要求和实际情况进行竣工项目监理档案的制作和装订、移交工作，原则上工程竣工验收或监理合同停止后两个月内应完成2、档案室管理员职责、档案室管理员职责2.1 负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计各类档案及有关资料，对公司档案实- 4 -行统一管理，建立公司档案的管理台帐、检索目录2.2 负责对公司归档工作进行业务指导，监 督和检查有关城建档案法规和公司归档要 求的实施2.3 负责档案室的日常管理工作，确保档案的完整与安全，定期对档案进行检查和清理2.4 利用多种形式对项目监理人员进行公司《工程监理档案资料管理办法》的宣贯工作，提高公司员工的档案管理意识。

2.5 负责档案的鉴定工作，对已超过保管期限的档案报主管负责人进行存毁处理2.6 关注公司承揽项目的竣工日期，督促、跟踪竣工项目按时进行档案资料的归档工作对归档工作滞后的项目及时报告主管负责人三、竣工项目监理工作文件归档内容三、竣工项目监理工作文件归档内容1、项目监理机构文件资料编号分类表（统表）2、竣工项目监理工作文件归档目录（表 1.1）第一册：长期保存期限（工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命）3、竣工项目监理工作文件归档目录（表 1.2）第二册：短期保存期限（工程档案的保存期限为 20 年以下）4、竣工项目监理工作文件归档目录（表 1.3）第三册：三年保存期限（工程档案的保存期限为 3 年）⑴第一档案室（区）文件资料目录⑵第二档案室（区）文件资料目录⑶第三档案室（区）文件资料目录- 5 -项目监理机构文件资料编号分类表（统表）项目监理机构文件资料编号分类表（统表）大类号大类号大类名称大类名称 分类号分类号分类名称分类名称小类号小类号小类名称小类名称保管期限保管期限1中标通知书长期长期 2委托监理合同长期长期1项目监理机构应备文件 3企业资质长期长期 1项目监理机构组织形式长期长期 2人员名单长期长期 3人员证书长期长期2组织机构4考勤表长期长期 1技术文件及使用台账三年三年 2检测设备及使用台账三年三年3监理设施与设备 3办公设施三年三年 1监理规划短期短期A项目监理 机构前期 筹备工作4监理规划与实施细则2监理实施细则短期短期1工程勘测资料、施工图纸及设计变 更短期短期2建设文件短期短期 3图纸会审与设计交底短期短期 4业主来文短期短期 5监测及试验文件短期短期1建设文件收集与图纸会审、 设计交底6其他文件短期短期2施工组织设计与专项施工方 案审核1施工组织设计（方案）报审表短期短期1质量保证体系报审表短期短期3施工单位质量、安全保证体 系审核2安全保证体系报审表短期短期4分包单位资质审核1分包单位资质报审表短期短期 1测量人员及设备审核记录短期短期5测量放线控制成果检查2控制点复核资料短期短期 6开工报审1工程开工报审表长期长期 7第一次工地会议1第一次工地会议纪要长期长期 1现场检测机构审核记录短期短期B施工准备 阶段监理 工作8现场检测机构2现场实验室（或养护室）检查记录短期短期 1工程进度控制1工程进度计划报审表三年三年 1设备进场核查三年三年 2设备启用核查三年三年2施工大型（起重）机械（设 施）核查3使用期监管三年三年 1材料设备台账短期短期3工程材料、构配件、设备进 场审核2材料设备报验单短期短期1巡视监理记录三年三年 2旁站监理记录三年三年 3监理工程师联系单长期长期 4监理工程师通知单长期长期 5监理工程师备忘录长期长期 6向有关主管部门质量安全报告单长期长期C工程施工 阶段监理 工作4施工过程监控7工地例会（会议纪要）长期长期- 6 -大类号大类号大类名称大类名称 分类号分类号分类名称分类名称小类号小类号小类名称小类名称保管期限保管期限8专题会议（会议纪要）长期长期 9内部会议（会议纪要）短期短期 10其他监控资料三年三年 1工程质量验收范围的划分长期长期 2检验批（分项工程）验收长期长期 3分部（子分部）工程验收长期长期5工序验收4其他工作验收长期长期 1工程量与签证短期短期C工程施工 阶段监理 工作6造价控制2工程款支付审核短期短期 1竣工预验收1单位工程竣工报验长期长期 1竣工验收计划长期长期 2专项验收报告长期长期 3初验报告长期长期2协助竣工验收工作4竣工验收报告长期长期 1监理工作总结长期长期3监理工作总结2工程音像资料长期长期 4资料检查移交1工程监理资料移交单长期长期 5监理服务期质量缺陷处理1保修期资料长期长期 1监理业务手册长期长期 2竣工验收备案长期长期 3监理合同履约长期长期D工程竣工 验收阶段 监理工作6结束期工作4监理工作评价长期长期 1施工承包合同1承包合同短期短期 2合同履约情况1合同履约情况核查短期短期 3工程暂停及复工1工程暂停令及复工报审长期长期 4工程变更管理1工程变更单短期短期 5费用索赔处理1工程费用索赔报审表长期长期 6工程延期处理1延长工期报审表长期长期E施工合同 管理7竣工结算1竣工结算资料短期短期 1管理制度三年三年1监理资料信息管理2分类存放管理三年三年 1监理机构自查三年三年2监理机构工作检查评价2公司检查评价三年三年3监理日志（记）1监理日志（记）短期短期 1监理月报长期长期 2对主管部门的月报表短期短期4监理月报 3对建设。