办公室物品领用管理制度(5篇).doc

办公室物品领用管理制度为加强我公司办公用品管理，控制费用开支，规范我公司办公用品的采购与使用，保证工作正常进行，提高办公用品及备品利用率，根据我公司实际情况，特制定本制度一、办公用品的购买和管理(一)为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，由行政部统一负责按月统一购买、保管、发放，并控制使用二)行政部设立办公用品台帐进行设账管理三)办公用品采购完毕后由采购人员进行盘点填写《入库单》四)办公设备电脑、打印机、机、复印机、机等均为办公而配备使用的，不得挪为他用，不得转借他人公司为员工配置合理办公用品，员工有责任正确使用、维护、保管好办公用品若因个人原故造成遗失、损坏及损失，由其按价赔偿二、办公用品领取和发放(一)办公用品实行个人领用，本人根据工作需要填写申请单经部门负责人签字后到行政部领取，并在领用台帐上签名.(二)办公用品的添置均按照节约、方便工作的实用原则填写《采购单》，经分管领导批准后统一采购、保管和发放三)办公用品由行政部门统一管理，并指定保管人四)新入职的员工根据其工作需要，在其入职当天给其发放办公用品，并入账登记三、办公用品的物资的使用和借用1、纸张的使用：(1)纸张如无重要文件或者合同复印打印，尽量使用双面复印打印。

2)利用可写字的旧纸起草文稿3)尚未最终定稿的文件应尽量在电脑上修改4)复印的资料应具有保存和使用价值5)不重要的资料应缩小复印或双面复印2、笔的使用公司给每位员工配备有办公用笔，笔及笔芯的申领需以旧换新，节约公司资源3、公司物资借用(1)凡借用公司办公物资，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可2)借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还3)借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿办公室物品领用管理制度（二）行政物品采购及发放的管理规定第一章总则第一条为规范集团行政采购行为，加强对采购过程的管理和监控，本着“保证质量、节约开支、堵塞漏洞、避免损失、提高效益”的原则，特制定本办法第二条基本原则一、遵循公开、公平、公正原则，维护公共利益，保证行政效率，最大限度地提高资金的使用效益二、采购应当符合节能和环境保护的要求，优先采购低能耗低污染的货物和工程三、行政部作为采购工作的管理和执行部门，须详细进行采购物资的成本核算，有权根据各部门的具体使用情况选择产品的品牌、档次及供货渠道，从而控制产品价位，降低物资成本四、在物资采购过程中要做到采购经手人员、保管人员、审批人员分离制衡第三条适用范围一、本办法适用集团及直属全资子公司办公用品、办公设备、办公家具及工程的采购管理(不包括生产材料及生产设备的采购)，集团控股公司参照执行。

二、集团行政采购实行集中采购和分散采购两种形式符合下列条件之一的，原则上实行集中采购：1、单价在____万元，批量在____万元以上的办公设备、办公用品和家具;2、合同价值____万元以上公共工程按工程招标、投标办法执行3、合同价值____万元以上的服务项目第二章采购方式第四条集中采购原则上统一到集团指定的采购定点单位实施采购;如果没有集中的采购定点单位，则由各企业行政部与使用单位共同确定专人组成不少于____人的采购小组，按采购规定及程序实施采购，分散采购由各企业行政部根据本企业情况____采购第五条行政采购以竞争性谈判采购、询价采购为主，同时，可根据实际，采取公开招标采购、邀请招标采购和直接采购等方法一、公开招标采购指招标人以公告的方式邀请不特定的法人或其它____参与投标二、邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其它____投标三、竞争性谈判采购是直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购四、询价采购是对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保竞争性价格的采购五、直接采购是指采购人向供应商(厂家)直接购买的方式第六条实行竞争性谈判采购的项目，应当遵循下列基本程序：一、确定采购谈判小组成员、谈判程序、谈判内容、定标准等。

二、谈判人拟定合同条款，提出邀请参加谈判的供应商____三、参加谈判的所有供应商应在规定时间内提出最后报价及有关承诺，谈判人据此确定中标供应商第七条实行询价采购的项目，应当遵循下列基本程序：一、定询价小组成员、价格构成、定标准等二、询价人拟定合同条款，提出报价供应商____三、询价活动必须公平进行，询价人应要求供应商书面一次报出不得更改的价格，询价人确定的中标人是符合采购要求且报价最低的供应商第八条采购员对于小额物品的采购，应尽量去正规商场采购，并做到货比三家，严格控制采购物品的质量\价格及售后服务第三章采购程序第九条采购计划与申请一、属行政采购项目，申请部门须拟订本部门年度采购计划，并附采购项目的名称、数量、估计价值、供货时间等有关材料，报行政部审核二、行政部对申请部门上报的年度采购计划进行审核后，制定公司年度采购计划预案三、公司年度采购计划须经总裁批准方可实施四、根据采购计划制作的采购预算表，分别需经行政部负责人、主管领导、总裁按权限签批核准五、属于临时采购项目，申请部门须提供按权限签批核准的申购单，并附采购项目的名称、数量、规格、质量、性能、供货时间等有关资料，报行政部办理第十条采购实施一、采购员收到被批复后的请购单或采购计划，立刻开展多方询价、比价、议价，按照货比三家的原则，询价人员将三家以上候选供应商的品种、规格型号、报价、数量、性能指标等情况整理填写报行政负责人，行政部负责人填写采购意见报财务部及主管领导审批。

二、对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购尽量提高每次采购批量，获得批量折扣，降低采购成本三、报价审批获准后，如需签定合同，采购员即与供应商洽谈买卖合同条款合同文本经法律室审核后须经行政部负责人、财务部负责人、主管领导及总裁按权限签批核准四、采购合同经双方签章生效生效后的采购合同交财务部备案，行政部留复印件采购员按合同付款进度，向财务部申请借款，支付给供应方五、采购员按合同交货进度，及时催促供应方按时发货六、采购员对所有采购单位的基本情况(包括单位名称\地址\办公\\联系人\____号码\营业执照复印件及资信情况等)应建立一个完整的供应商档案，报行政部备案七、采购员要定期或不定期对市场办公用品的价格行情进行调查了解，掌握市场信息，善于收集相关资料，及时采购到质好价廉的物品，建立各类办公用品价格数据库，做为核价的依据第十一条验收与结算一、货到，采购员会同使用部门进行验收，清点货物品种、质量、数量或重量，相符后签收并填写验收报告二、如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，采购员将货物退回供应方，并与供货方就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。

三、采购员对缺货、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报主管领导处置四、验收合格的货物及时运抵仓库，办理移交入库手续，行政部做好固定资产或低值易耗品的登记\建账工作五、采购员持请购单、入库单及有关____到财务部销帐;财务部作好资产登记入帐工作六、实施大额(壹仟元或以上)物品采购原则上以支票形式支付临时采购或以支票形式支付不便时，需将情况予以说明并经部门经理批准后实施采购第四章采购监督第十二条财务部结合采购付款、报销及年度盘点实施监督;审计部结合财务审计或专项内部审计实施监督第十三条被检查的人必须如实提供检查所必需的材料和情况，不得拒绝第十四条有下列行为之一的，将根据有关法律法规，追究有关负责人的责任;触犯刑律的，将移交司法机关追究法律责任一、采购活动中拒绝监督，或招标采取走过场，明招暗送，泄露标底的;二、与投标者相互串通，阻挠、排挤其他投标者公平竞争或干扰招标活动，使招投标不能正常进行的;三、与供货单位相互沟通，高估冒算，有意多付货款的;四、采购过程中，接受供货方的吃请、娱乐和旅游等，私自参与供货方____的活动的;五、接受供货方的回扣或有价证券等各种好处而不上交的;六、挥霍浪费或挪用、____、私分采购款的;七、不履行或不正确履行职责，购进的货物为以次充好、价高货次、假冒伪劣产品的;八、利用各种理由把采购款和采购物品化整为零进行采购，逃避上述条款约束的。

第十五条行政采购接受各部门的监督任何部门和个人有权对采购活动中的违法行为进行控告和检举第五章附则第十六条本办法由集团行政部负责解释，自发布之日起施行物资采购简介“物资采购”科目是为原材料按计划成本核算的企业设置的，用以核算企业购入材料、包装物、低值易耗品等的实际采购成本办公室物品领用管理制度（三）为更好的控制办公消耗成本，规范工厂办公用品的发放、领用和管理工作，特制定本规定一、耐用办公用品的领用：1、耐用办公用品包括计算器、订书机、文件栏、文件夹、活页夹、笔筒、打孔机、剪刀、壁纸刀、直尺、起钉器2、耐用办公用品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新二、易耗办公用品的领用：1、易耗办公用品分为两部分部门所需用品和个人所需用品2、部门所需用品包括纸、复(写)印纸、打印纸、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、装订夹、白板笔3、个人所需用品包括签字笔(芯)、圆珠笔(芯)、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水或胶棒、钉书钉、回形针、橡皮擦、涂改液、信笺纸、大头针、燕尾夹、双面夹、荧光笔4、部门常用易耗办公用品月用量标准根据各部门三个月加权平均数为依据此标准为暂定数，可依据每月平均用量进行合理调整。

待半年统计后制作为用量标准表作为计划依据5、每月____日前，由各部门将次月《办公用品需求计划表》填好(常用易耗办公用品不得超过每月用量标准)，经部门经理初核，采购物控科制作计划表并标示价格，计划表做好后转交人事行政科，人事行政科根据办公用品库存情况批准后转交总经理审批，审批后交采购部统一采购6、发放时间每月一次(时间由人事行政科根据采购情况另行通知)原则上为每星期一给予办理办公用品的领用手续7、领用方法由各部门文员得到通知后到人事行政科申领，填写《领料单》，经部门经理签字后交人事行政文员按《办公用品需求计划表》发放，若部门领用超出需求计划的，须经人事行政科主管领导批准后方可发放8、部分办公用品(油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液、各种电脑墨盒)实行以旧换新原则，纸领用时须以中间纸交换9、电脑耗材品(鼠标、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等)由各部门经理审核，人事行政科主管领导批准后方可领用，申领时须以旧换新精品word文档值得下载值得拥有------三、未列入耐用及易耗办公用品的其它物品的申领，必须由人事行政科主管领导和总经理共同签署才能申请购买和领用四、新进人员到职时由各部门提出向人事行政科领取办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余用品一并交人事行政科.五、遇到特殊情况时，各部门提出的计划外采购单，由本部门主管签字并注明“告急”，《计划外采购申请单》在总经理签字“同意”后方可购买，办理入库后方可即时领取。

六、办公用品严禁带回家私用.七、本规定自签发之日起执行，以往如有与此制度相抵触者，以此为准办公室物品领用管理制度（四）为加强我公司办公用品管理，控制费用开支，规范我公司办公用品的采购与使用，保证工作正常进行，提高办公用品及备品利用率，根据我公司实际情况，特制定本制度一、办公用品的购。