阜康市总工会内部公文管理系统图示.doc

1．阜康市总工会内部公文管理系统图示（1）用例说明（图一）总工会内部公文管理系统涉及以下人员：工会主管领导，办公室负责人，办公室收发人员，具体业务工作人员在系统中可以完成的工作包括：工会主管领导：签发和批示文件；审核文件的办理情况；查阅本单位发出和接收的文件及相关的内容办公室负责人：初审文件草稿；拟办或办理文件，填写办理情况，记录分发情况，请签发领导确认；查阅本单位自己经手的文件及相关的内容；跟踪文件办理情况； 办公室收发人员：接收、登记所收的文件，加载（扫描）文件的电子正文；打印纸质的文件办理单，请批示领导确认；跟踪文件办理情况按年度统计、编制文件目录公文办理流程中确定的角色给本部门的人员分配角色具体业务工作人员：草拟文件；或办理文件，填写办理情况；分发由自己拟稿的文件，记录分发情况，打印纸质的发文单，请签发领导确认；查阅本单位自己经手的文件及相关的内容本系统和已有的公文传输系统建立数据接口，通过接口，一个单位在本系统中所发的文件，将进入已建设的阜康市协同系统的收文流程，或进入其他单位在本系统中设2置的收文流程进行处理2）收文管理1．业务概述总工会内部收文业务实现网络化、电子化管理，用电子流程规范收文处理流程，同市政府已构建的公文处理系统的流程对接，实现全市内部公文的处理的全电子化、网络化。

2．业务流程2.1 办理件流程（图二）2.2 传阅件流程（图三）3．业务功能描述3.1 办理件的处理由公文收发登记人员在系统中进行收文的接收、处理和登记从邮件，或网站上下载的文件，将电子版文件加载到系统的正文（WORD）中；通过阜康市政务协同系统得到的电子文件，接收后转入登记操作；对于纸质文件，先把纸质文件扫描成电子文件后在系统中进行登记，将电子文件加载到系统的正文（WORD）中完成登记后，进入办理件电子流程进行办理：交给办公室主任拟办，或直接交公会主席或书记批示，或直接交给科室负责人办理；主席或书记在，或计算机上得到即时通信终端的提示，或进入协同办公系统后看到待办文3件的提示后，查看电子文件的基本信息和 Word 文档中的正文内容，在办理页面中查看该文件在前面办理的过程和办理意见，在“办理意见”栏中填写批示，然后按照系统设定的流程（见“办理件流程”图示二）在系统中选择办理人，把电子文件传给被选择的人；被选择的人在计算机上得到即时通信终端的提示，或进入协同办公系统后看到待办文件的提示，同上一个办理人一样，查看文件的全部内容，填写办理意见，再选择下一个办理环节和办理人具体流程见“办理件流程” 。

工会主席或书记在将文件批示给某个人主办时，选择该业务主办人后，系统将文件传送给该主办人进行办理；主席或书记也可以在将该同时选定其他业务人员传阅该文件，而传阅人可以在待阅文件栏目中看到该文件，并填写意见；传阅人是否查看电子文件和填写意见，不影响电子文件在办理件流程的流转业务工作人员可以根据局领导的意见，在自己办理的同时，把文件交给其他协办人员进行协办；在其他协办人员，或主办人没有把办理的结果返回给主席、书记或办公室主任审核或同意前，主办人不能将文件交办给其他业务人员对于需要其他部门一起办理的文件，主办人先在系统中整理好办理单并打印出办理单、原文件（有原件的不需4要打印） ，拿着纸质文件和办理单，到对该文件做过批示的领导那里，让领导在自己批示语后签上自己的名字，以确认领导的批示然后拿着纸质办理单到协办单位请求协办协办单位办理完后，通知主办单位，主办单位人员拿回纸质文件和本单位的纸质办理单，以及协办单位的办理单，在系统中把协办单位的意见加入办理意见中，注明是协办单位的意见，然后在进入本部门的办理流程继续办理文件办理完后，收发人员打印出纸质办理单，到对该文件做过批示的领导那里，让领导在自己批示语后签上自己的名字、确认领导批示；联合办理的文件，主办科室要把纸质的联合办文的办理单交给文件收发人员，最后收发人员将电子文件打印成纸质文件连同纸质办理单一并存档。

3.2 传阅件的处理（图三）文件的接收、登记过程同“办理件”处理方式完成登记后，进入传阅件电子流程进行办理：交给办公室主任拟办，或交给工会主席批示；主席在系统中进行电子文件的阅读，填写批示，然后在系统中选择多个工作人员，把电子文件传给被选择的人；被选择的人在系统中进行电子文件的阅读、输入批示后，然后根据系统设定的分阅流程选择下一批分阅人，分阅人在系统中看不看文件，不影响电子文件在传阅件流程的流转具体流程见“传阅5件流程”图文件传阅后，收发人员决定是否打印办理单、请领导签字确认如果需要存档，将电子文件打印成纸质文件连同纸质办理单存档3.3 对办理者的提示系统将通过即时通信终端通知文件的办理者，或通过短信通知部门领导使用者在机器上进入即时通信系统终端，可以及时得到提示，通知自己要办理文件的短信；或进入办公系统后，在待办收文中看到等待自己办理的文件，点击一个文件标题，就可以处理这个文件了3.4 文件的督办办公室的工作人员可以查看所有在办理的收文的办理过程和办理意见，以及在办理的文件的总的办理时间，以及某个文件正由谁办理3.5 收文查询获得授权的人员可以按种类、年度、文件序号等查询的条件查询收文的情况，可以查看一个收文的基本信息。

而文件的办理者可以查看该文件的办理过程和领导的批示、办理意见办公室的工作人员可以按文件的种类、年度、文件序号查询、打印收文目录3）发文管理（图四、图五）1．业务概述6阜康市总工会内部发文业务实现网络化、电子化管理，用电子流程规范发文处理流程，同市政府已构建的公文处理系统的流程对接，实现全市内部公文的处理的全电子化、网络化2．业务流程（见图四、图五）3．业务功能描述3.1 发文的全过程处理业务工作人员或科室拟稿人员进入“发文拟稿”的功能菜单后，进入发文的电子流程：在基本信息页面填写所拟文件的基本信息后，正文页面的 Word 中撰写文件的正文，在附件处理页面中以文件的形式加载文件作为附件，在办理意见页面填写办理意见，保存后按系统设定的流程传到本科室的负责人初审，审核人可以修改基本信息和正文，加载附件，填写自己的初审意见对正文的内容修改时，系统利用 Word 所提供的“痕迹保留”功能记录修改者姓名和修改的内容整个发文的流转过程见“发文流程图”所示对于所发文件的基本信息、正文、附件、签发和办理过程的处理规则如下：（1（ 基本信息中的文种、序号、主题词，由公文收发工作人员填写、确定，其他人员不能修改；（2（ 基本信息中的发文范围、主送、抄送、打印文件的7份数（汉、维、哈文）由拟稿人确定，除公文收发人员外，其他人不能修改；（3（ 基本信息中的签发人和签发时间在领导签发时，由系统自动填写，不能修改；（4（ 正文在没有定稿前都可以修改；（5（ 附件一经加载，可以下载、查看，不能删除。

6（ 办理人不能修改其他人的办理意见，在没有把文件交给其他人处理前，可以修改自己刚填写的意见；（7（ 由公文收发人员对文件加盖电子印章；（8（ 由公文收发人员人员对文件进行定稿操作，定稿后文件的所有内容不能修改；（9（ 由拟稿人员对正式文件进行分发操作，分发的范围包括：内部人员，市政府其他部门，以及本系统外的单位内部人员和市政府其他部门采用电子流程传送；对于本系统外的单位，需要打印出纸质文件，记录分发的单位名称和文件份数10（ 系统对“领导签发文件”这一操作做特殊处理：领导在办理页面点击“签发该文件”按钮后，系统在经过确认后将该文件设置成“已签发”状态，要在文件以后的办理过程中体现其状态在该文件全部处理完后，由公文收发人员打印出纸质签发单，到签发该文件的领导那里，让领导在签发单上签上自己的名字、确认签发，最后公文8收发人员将电子文件打印成纸质文件连同纸质发文单存档对于需要其他部门联合发文的文件，先由拟稿人员在系统中打印出草拟的文件，拿着文件草稿到联合发文的单位办公室一起修改文稿，通过反复修改合适后，把修改的内容加载到系统的正文中然后由公文收发人员在系统中定文号、排版，通过办单位领导的审核和签发后，公文收发人员在系统中加盖本单位的电子印章，由拟稿人员打印出纸质发文单，让本单位领导在纸质发文单上签字。

最后，拟稿人员拿着本单位签发的发文单到联合发文的单位办公室联系，该单位领导在该发文单上签字后，由拟稿人以自己的身份进入系统中，对文件加盖联合单位的电子印章，再做排版、定稿处理文件办理完后，办公室收发人员打印出纸质发文单，到签发该文件的领导那里，让领导在发文单上签上自己的名字、确认签发；联合发文的文件，拟稿人把纸质发文单交给公文收发人员最后由公文收发人员打印出纸质文件连同纸质发文单一并存档3.2 部门发文后的分发处理 文件分发的范围包括：内部人员，市政府其他部门，以及本系统外的单位电子文件分发给内部人员后，采用电子流程传送到工作人员，工作人员进入办公系统后在待9阅文件中查看文件的所有内容；分发给市政府其他部门的文件通过公文传输系统传输，该单位公文接收人员接收传送过来的文件后，在经过接收、登记后，进入内部收文流程进行办理；对于本系统外的单位，打印出纸质文件邮寄等，需要记录分发的单位名称和文件份数3.3 对办理者的提示系统将通过即时通信终端通知文件的办理者，或通过短信通知部门领导使用者在机器上进入即时通信系统终端，可以及时得到提示，通知自己要办理文件的短信；或进入办公系统后，在待办收文中看到等待自己办理的文件，点击一个文件标题，就可以处理这个文件了。

3.4 文件的跟踪办公室主任可以查看所有在处理的发文的办理过程和办理意见，以及在处理的文件的总的处理时间，以及某个文件正由谁处理3.5 发文查询获得授权的人员可以按文种、年度、发文序号等查询条件查询发文的情况，可以查看一个发文的基本信息而文件的处理者可以查看该文件的处理过程和领导的批示、处理意见办公室的工作人员可以按文件的文种、年度、发文序号查询、打印发文目录4 部门人员和流程101．业务概述利用已建设的阜康市政务协同系统中的部门人员管理和流程管理平台，通过阜康市政务协同系统管理员的授权，设置本部门下属的工作人员，给本部门的人员分配公文管理中收发文流程的角色，使本部门的人员按设定的电子公文流转流程使用系统2．业务功能描述2.1 设置部门和人员阜康市政务协同系统管理员给总工会设置一名管理员，该管理员专门设置本单位、部门的科室和工作人员，设置的方法和要求和政务协同系统中部门和用户管理的方法一样；对已设置的本部门的人员进行使用本系统的权限，规定可以使用哪些功能菜单2.2 分配公文办理流程的角色 按照本系统设定好的收、发文流程，把本单位、部门所设定的工作人员按工作职能，分别配置到流程中各个处理步骤所设定的角色中，并根据工作的变动情况，调整角色中的工作人员。