做中学学中做WordExcelPowerPoint案例教程模块05文档排版的高级操作制作广告策划书.ppt

模块05 文档排版的高级操作——制作广告策划书你知道吗？你知道吗？ Word 2010提供了一些高级的文档编辑和排版技术，例如可以应用样式快速格式化文档，对文档中的文本进行注释等，这些编辑功能和排版技术为文字处理提供了强大的支持应用应用场景场景： 某广告公司承担了某企业的房地产广告，广告公司就把广告策划意见撰写成书面形式的广告计划书提供给客户企业通过阅读广告策划案，了解广告策划的内容，并提出自己的建议如图所示，就是利用Word 2010制作的广告策划书背景知识背景知识 广告策划在对其运作过程的每一部分做出分析和评估，并制定出相应的实施计划后，最后要形成一个纲领式的总结文件，我们通常称为广告策划书广告策划书是根据广告策划结果而写的，是提供给广告主加以审核，认可的广告运动的策略性指导文件 广告策划书有两种形式，一种是表格式的，这种广告策划书比较简单，使用的面不是很广；另一种是以书面语言叙述的广告策划书，运用广泛设计思路设计思路 在编排广告策划书的过程中，首先在文档中应用样式来快速设置文档标题，然后为文档添加页眉页脚，在文档中插入注释，最后在将目录提取出来。

编排广告策划书版面的基本步骤可分解为： （1）应用样式 （2）添加页眉页脚 （3）添加注释 （4）制作目录项目任务5-1 样式的应用 样式是指一组已经命名的字符样式或者段落样式每个样式都有唯一确定的名称，用户可以将一种样式应用于一个段落，或段落中选定的部分字符之上，能够快速地完成段落或字符的格式编排，而不必逐个选择各种格式指令动手动手做做1 利用样式列表使用样式利用样式列表使用样式 Word 2010的样式列表提供了方便使用样式的用户界面，在广告策划书中使用样式，具体操作步骤如下： （1）打开存放在C盘的“案例与素材\模块五\素材”文件夹中名称为“广告策划书（初始）”文件，在文档中选中要应用样式的段落，这里选中“一、市场分析” （2）单击”开始”选项卡下”样式”组中的样式列表 （3）在样式列表中单击”标题”，然后在”段落”组中单击”文本左对齐”按钮，设置“房地产广告策划书”段落居中 项目任务5-1 样式的应用动手动手做做2 创建新样式创建新样式 例如在广告策划书中创建一个“目录”的新样式，具体操作步骤如下： （1）单击“开始”选项卡下的“样式”组中右下角的“对话框启动器”按钮，打开“样式”任务窗格，在任务窗格中底端单击“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框。

（2）在“属性”区域的“名称”文本框中输入“目录”；在“样式类型”的下拉列表框中选择“段落”；在“样式基于”的下拉列表框中选择“正文”；在“后续段落样式”的下拉列表框中选择“正文” （3）在“格式”区域的“字体”下拉列表中选择“黑体”，在“字号”下拉列表中选择“三号”，单击“加粗”按钮 （4）单击“格式”按钮打开一个菜单，在菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框，单击“缩进和间距”选项卡 （5）在“常规”区域的“对齐方式”下拉列表框中选择“居中”，在“间距”区域的“段前”文本框中选择或输入“1行”，在“段后”文本框中选择或输入“1行” （6）单击“确定”按钮，返回到“根据格式设置创建新样式”对话框 （7）如果选中“添加到快速样式列表”复选框，则可将创建的样式添加到样式列表中单击“确定”按钮，新创建的样式便出现在“样式”任务窗格中 （8）选中“目录”段落，然后在任务窗格中单击新创建的“目录”样式 项目任务5-2 为文档添加页眉与页脚 页眉和页脚与文档的正文处于不同的层次上，因此，在编辑页眉和页脚时不能编辑文档的正文，同样在编辑文档正文时也不能编辑页眉和页脚。

例如，在文档“广告策划书”中创建页眉和页脚，具体步骤如下： （1）将插入点定位在文档中的任意位置 （2）单击“插入”选项卡下“页眉和页脚”组中的“页眉”按钮，打开一个下拉列表， 在下拉列表中选择“编辑页眉”选项，进入页眉和页脚编辑模式此时用户可以在页眉区和页脚区进行编辑，方法和在文档正文中的编辑方法相同 （3）首先在“设计”选项卡的“选项”组中选中“首页不同”和“奇偶页不同”复选框，这样在页眉区域会显示“首页页眉”、“奇数页页眉”、“偶数页页眉”、“首页页脚”、“奇数页页脚”、“偶数页页脚”字样 （4）将鼠标定位在“奇数页页眉”区域然后输入文本“新天地广告公司”，在“偶数页页眉”区域中输入文本“海景中心广告策划案” （5）选中“奇数页页眉”的“新天地广告公司”段落，在“开始”选项卡下“段落”组中单击“下框线”按钮右侧的下三角箭头，打开一个列表，在列表中选择“下框线” 项目任务5-2 为文档添加页眉与页脚 （6）选中“偶数页页眉”的“海景中心广告策划案”段落，在“开始”选项卡下“段落”组中单击“下框线”按钮右侧的下三角箭头，打开一个列表，在列表中选择“下框线” 。

（7）将鼠标定位在“奇数页页脚”区域，单击“设计”选项卡下“页眉和页脚”组中的“页码”按钮，打开一个下拉菜单 （8）在下拉菜单中选择“页面低端（B）”按钮，在打开的子菜单中选择合适的页码样式，这里选择“星型” （9）将鼠标定位在“偶数页页脚”区域，单击“设计”选项卡下“页眉和页脚”组中的“页码”按钮，打开一个下拉菜单在下拉菜单中选择“页面低端（B）”按钮，在打开的子菜单中选择合适的页码样式，这里选择星型 （10）单击“设计”选项卡下“页眉和页脚”组中的“页码”按钮，打开一个下拉菜单在下拉菜单中选择“设置页码格式”命令，打开“页码格式”对话框 （11）在“页码编号”区域选中“起始页码”选项，然后再后面的文本框中输入或选择“0”单击“确定”按钮 项目任务5-3 为文档添加注释 注释是对文档中个别术语的进一步说明，以便在不打断文章连续性的前提下把问题描述得更清楚注释由两部分组成：注释标记和注释正文注释一般分为脚注和尾注，一般情况下脚注出现在每页的末尾，尾注出现在文档的末尾动手动手做做1 插入脚注插入脚注 在Word 2010中可以很方便地为文档添加脚注和尾注。

例如，这里为广告策划书中的“侨颖苑”，插入脚注，具体操作步骤如下： （1）找到“侨颖苑”文本，并将插入点定位在其后 （2）单击“引用”选项卡下的“脚注”组的“插入脚注”按钮，即可在插入点处插入注释标记，鼠标指针自动跳转至脚注编辑区，在编辑区中对脚注进行编辑，编辑脚注的效果 项目任务5-3 为文档添加注释动手动手做做2 查看和修改脚注或尾注查看和修改脚注或尾注 如果要查看脚注或尾注，只要把鼠标指向要查看的脚注或尾注的注释标记，页面中将出现一个文本框显示注释文本的内容 修改脚注或尾注的注释文本需要在脚注或尾注区进行，单击“引用”选项卡下“脚注”组中的“显示备注”按钮，会打开“显示备注”对话框选择是查看脚注还是尾注，即会显示当前鼠标所在位置以下的第一个脚注或尾注然后单击“下一条脚注”按钮，在弹出的菜单中可以选择查看上一条脚注或尾注还是下一条脚注或尾注鼠标将自动进入相应的脚注或尾注区，然后就可以进行修改了动手做动手做3 删除脚注或尾注删除脚注或尾注 删除脚注或尾注只要选定需要删除的脚注或尾注的注释标记，然后按“Delete”键即可，此时脚注或尾注区域的注释文本同时被删除。

进行移动或删除操作后Word 2010都会自动重新调整脚注或尾注的编号例如：删除了编号为1的脚注，无须手动调整编号，Word 2010会自动将后面的所有脚注的编号前移一位 项目任务5-4 制作文档目录 制作文档目录的首要前提是在文档中应用了一些标题样式，在编制目录时，Word 2010将搜索带有指定样式的标题，按照标题级别排序，引用页码，然后在文档中显示目录而且还具有自动编制目录的功能编制目录后，可以利用它按住Ctrl键单击鼠标，即可跳转到文档中的相应标题动手动手做做1 提取目录提取目录 这里将广告策划案的目录提取出来，具体操作步骤如下： （1）将插入点定位在要插入目录的位置，这里定位在“目录”标题下面 （2）单击“引用”选项卡下“目录”组中的“目录”按钮，打开“内置目录”下拉列表用户根据可以在列表中选择一种内置的目录样式即可 （3）在“内置目录”下拉列表中单击“插入目录”选项，打开“目录”对话框 （4）在“显示级别”文本框中选择或输入目录显示的级别为“4级” （5）在“格式”下拉列表中选择一种目录格式，例如，选择“来自模板”选项，可以在“打印预览”框中看到该格式的目录效果。

（6）选中“显示页码”复选框，在目录的每一个标题后面显示页码 （7）选中“页码右齐”复选框，使目录中的页码居右对齐 项目任务5-4 制作文档目录 （8）在“制表符前导符”下拉列表框中指定标题与页码之间的分隔符为点下画线 （9）单击“目录”对话框的“修改”按钮，打开“样式”对话框在“样式”列表中选择“目录1”，单击“修改”按钮，打开“修改样式”对话框 （10）在“修改样式”对话框中，在“格式”区域的“字体”下拉列表中选择“黑体”，在“字号”下拉列表中选择“小四” （11）单击“确定”按钮，返回“样式”对话框在“样式”列表中选择“目录4”，单击“修改”按钮，打开“修改样式”对话框 （12）在对话框中单击“1.5倍行距”按钮 ，单击“减少缩进量”按钮 ，依次单击“确定”按钮 项目任务5-4 制作文档目录动手动手做做2 更新目录更新目录 用户在提取目录后，如果对文档进行了修改，比如改变了文档页码或文档标题，这样在按照目录中的页码进行查找，势必会存在误差，因此需要更新目录 具体操作步骤如下： （1）选中需要更新的目录，被选中的目录发暗 （2）单击“引用”选项卡下”目录”组中的”更新目录”按钮，打开“更新目录”对话框。

（3）如果选中“只更新页码”单选按钮，则只更新目录中的页码，保留原目录格式；如果选中“更新整个目录”单选按钮，则重新编辑更新后的目录这里只需选中“只更新页码”单选按钮 （4）单击“确定”按钮，系统将对目录进行更新 项目任务5-5 查找和替换文本 在一篇比较长的文档中查找某些字词是一项非常艰巨的任务，Word 2010提供的查找功能可以帮助用户快速查找所需内容，如果用户需要对多处相同的文本进行修改时还可以利用替换功能快速对文档中的内容进行修改动手动手做做1 查找文本查找文本 在广告策划案文档中进行查找文本的具体操作步骤如下： （1）将插入点定位在文档中的任意位置 （2）单击“开始”选项卡下“编辑”组中的“查找”按钮，或者按组合键Ctrl+F，在文档的左侧打开”导航”窗格 （3）在”导航”窗格上方的文本框中输入要查找的文本，如输入“促销手段”，按下“搜索”按钮或按下回车键则在文档中以黄色底纹的方式标识出查找到的文本 项目任务5-5 查找和替换文本动手动手做做2 替换文本替换文本 广告策划案文档中由于不小心将“昌乐国际小学”写成了“昌乐小学”，用户可以用替换功能将其替换为“昌乐国际小学”，在文档中执行替换操作的具体操作步骤如下： （1）将插入点定位在文档中的任意位置。

（2）单击“开始”选项卡下的“编辑”组中的“替换”按钮，或者按组合键Ctrl+H，打开“查找和替换”对话框，选择“替换”选项卡， （3）在“查找内容”文本框中输入要替换的内容“昌乐小学”，在“替换为”文本框中输入要替换成的内容“昌乐国际小学” （4）单击“查找下一处”按钮，系统从插入点处开始向下查找，查找到的内容会以选中显示在屏幕上 （5）单击“替换”按钮将会把该处的“昌乐小学”替换成“昌乐国际小学”，并且系统继续查找如果查找的内容不是需要替换的内容，可以单击“查找下一处”按钮继续查找 （6）替换完毕，单击“关闭”按钮关闭对话框 项目任务 5-6打印文档 对员工手册的版面设置完毕后，就可以将员工手册打印出来了，Word 2010提供了多种打印方式，包括打印多份文档、手动双面打印等功能动手动手做做1 一般打印一般打印 一般情况下，默认的打印设置不一定能够满足用户的要求，此时可以对打印的具体方式进行设置 例如要将制作的广告策划案打印20份，具体操作步骤如下： （1）在文档中单击“文件”选项卡，在打开的菜单中选择“打印”选项，显示打印窗口。

（2）单击“打印机”右侧的下三角箭头，选择要使用的打印机 （3）在“份数”文本框中选择或者输入“20” （4）单击“调整”右侧的下三角箭头，选中“调整”选项将完整打印第1份后再打印后续几份；选中“取消排序”选项则完成第一页打印后再打印后续页码 （5）在预览区域预览打印效果，确定无误后单击“打印”按钮正式打印 （6）单击“确定”按钮 项目任务 5-6打印文档动手动手做做2 选择打印的范围选择打印的范围 Word 2010打印文档时，既可以打印全部的文档，也可以打印文档的一部分用户可以在“打印”窗口中的“打印自定义范围”区域设置打印的范围动手做动手做3 手动双面打印文档手动双面打印文档 在使用送纸盒或手动进纸的打印机进行双面打印时，利用“手动双面打印”功能可大大提高打印速度，避免打印过程中的手工翻页操作，如先打印1、3、5……页，然后把打印了单面的纸放回纸盒再打印2、4、6……页 要利用“手动双面打印”功能在“打印”窗口中单击“单面打印”右侧的下三角箭头，打开一个下拉列表，在列表中选择表中选中“手动双面打印”选项动手做动手做4 快速打印快速打印 在打印文档时用户也可进行快速打印，在文档中单击“文件”选项卡，在打开的菜单中选择“打印”选项，然后单击“打印”选项。

这样就可以按Word 2010默认的设置进行打印文档，此时将不对文档做任何更改，直接将文档发送给系统默认的打印机 项目拓展 制作图文混排文档 通过对文档的版面编排可以使文档的版面布局更规范，更合理，给人耳目一新的感觉制作图文混排文档在办公领域中是一项日常工作，这里利用Word 2010编排一个如图所示的电子文稿设计思路设计思路 在排版电子文稿的过程中，主要是设置首字下沉与分栏排版，制作图文混排文档的基本步骤可分解为：（1）设置首字下沉（2）设置分栏排版（3）图文混排项目拓展 制作图文混排文档动手动手做做1 设置首字下沉设置首字下沉 首字下沉是文档中常用到的一种排版方式，就是将段落开头的第一个或若干个字母、文字变为大号字，从而使文档的版面出现跌宕起伏的变化使文档更具层次感 例如，将“地球能养活多少人”文档中第一段第一个文字“生”字设置首字下沉的效果，具体步骤如下： （1）将鼠标定位在第一段中 （2）单击“插入”选项卡下“文本”组中的“首字下沉”按钮，打开一个下拉列表 （3）在下拉列表中选择“首字下沉选项”按钮，打开“首字下沉”对话框 （4）在“字体”下拉列表中选择一种字体，这里选择“华文楷体”。

（5）在“下沉行数”文本框中选择或输入下沉的行数，这里选择数值“3” （6）单击“确定”按钮 项目拓展 制作图文混排文档动手动手做做2 设置分栏排版设置分栏排版 分栏是经常使用的一种页面方式，在报刊杂志中被广泛使用分栏排版可以使文本从一栏的底端连续接到下一栏的顶端，用户只有在页面视图方式和打印预览视图方式下才能看到分栏的效果，在普通视图方式下，只能看到按一栏宽度显示的文本 例如，将“地球到底能养活多少人”文档中最后两段设置分栏，具体步骤如下： （1）选中文档最后两段 （2）单击“页面布局”选项卡下“页面设置”组中的“分栏”按钮，打开一个下拉列表 （3）在列表中用户可以选择一种分栏方式，这里选择“更多分栏”选项，打开“分栏”对话框 （4）在“预设”选项区域选中一种分栏样式，这里选择“两栏”样式 （5）选中“栏宽相等”则被分栏的宽度保持相等，在“间距”文本框中选择或输入“2.5字符”如果用户取消“栏宽相等”复选框，则用户还可以在“宽度和间距”区域对两栏的栏宽和栏间距进行设置 （6）选中“分隔线”复选框，则在栏之间添加分割线 （7）在“应用于”下拉列表中选择应用的范围，这里选择“所选文字”。

（8）单击“确定”按钮 项目拓展 制作图文混排文档动手动手做做3 制作图文混排文档制作图文混排文档 （1）首先删除文档的标题文本“地球到底能养活多少人”，然后将鼠标定位在文档标题段落中 （2）单击“插入”选项卡下“插图”组中的“艺术字”按钮，在下拉列表中选则第五行第三列艺术字样式，此时在文档中显示出一个“请在此放置您的文字”文字框在文字框中输入艺术字地球到底能养活多少人 （3）单击“格式”选项卡下“排列”组中的“自动换行”按钮，打开一个下拉列表在下拉列表中选择“嵌入型”选项，则艺术字的位置定位在标题段落中 （4）将鼠标定位在文档中，单击“插入”选项卡下“插图”组中的“图片”按钮，打开“插入图片”对话框在对话框中找到要插入图片所在的文件夹，这里选择C盘“案例与素材\模块五\素材”文件夹中名称为“地球”的图片文件 （5）单击“插入”按钮，被选中的图片插入到文档中 （6）单击“格式”选项卡下“排列”组中的“自动换行”按钮，打开一个下拉列表，在下拉列表中选择所需要的环绕方式，这里选择“四周型环绕”选项 （7）在图片上单击鼠标左键选中图片，将鼠标移至图片上，当鼠标变成 形状时，按下鼠标左键并拖动鼠标，图片则跟随鼠标移动，到达合适的位置时松开鼠标即可。

知识拓展动手动手做做1 移动脚注和尾注移动脚注和尾注 如果不小心把脚注或尾注插错了位置，可以使用移动脚注或尾注位置的方法来改变脚注或尾注的位置移动脚注或尾注只需用鼠标选定要移动的脚注或尾注的注释标记，并将它拖动到所需的位置即可动手做动手做2 删除样式删除样式 对于那些用户不常用的样式是没必要保留的，在删除样式时系统内置的样式是不能被删除的，只有用户自己创建的样式才可以被删除删除样式的具体操作步骤如下： （1）单击“开始”选项卡下的“样式”组中右下角的“对话框启动器”按钮，打开“样式”任务窗格 （2）在“样式”任务窗格的列表中选中要删除的样式，单击鼠标右键，在下拉菜单中选择“删除”命令 （3）在出现的警告对话框中，单击“是”按钮，选中的样式将从样式列表中删除知识拓展动手动手做做3 插入批注插入批注 作者或审阅者可以在文档中添加批注，对文档的内容进行注释批注不显示在正文中，它显示在文档的页边距处或“审阅窗格”中的气球上 在Word 2010中插入批注非常简单，基本操作方法如下： （1）在文档中选中要插入批注的文本，或将鼠标定位在要插入批注文本的后面。

（2）在“审阅”选项卡的“批注”组中单击“新建批注”，即可在选中的文本后面出现一个批注框 （3）在批注框中输入要批注的内容 如果用户觉得审阅者对文档添加的注释内容不合适还可以对批注进行修改，具体操作方法如下： （1）如果在屏幕上看不到批注，在“审阅”选项卡的“修订”组中单击“显示标记”按钮在下拉菜单中选中“批注”，在屏幕上显示批注 （2）在批注框中单击需要编辑的批注 （3）对批注文本进行适当修改。