XX公司办公设施管理制度.doc

公司办公设施管理规定第一章 总则一、目的为了保证公司办公设备正常的运转， 提高办公设备的工作 效率和使用寿命，特制定本规定二、适用范围本规定所指的办公设施包含公司所有办公设备及办公家具第二章 职责使用部门：负责设备日常使用保养及设备的及时报修， 发现办公设备及设施存在故障时，应及时填写《办公设备维修申请单》向行政部提出维修申请；行政部： 负责办公设施采购的统一申请， 设备的日常检查及设备的简单维护， 并及时处理有关申请，如简单维护仍不能解决问题，协调科技信息部进行设备维修或发外维修；物资管理部：负责办公设施及设施维修所需部件的采购；科技信息部：接到协调工作申请后，由科技信息部负责协调完成工作；计划财务部： 对办公设施的采购、 维修费用进行审核批准， 及需报废物品的残值核算工作；总经理：负责办公设施的采购、规模较大维修等费用的审批第三章 办公设施管理第一节 办公设施日常管理一、办公设施分类：（一）办公设备：包括电脑、打印机、扫描仪、复印机、机、机、相机、服务器、软件等物品二）办公家具：包括办公桌、椅、文件柜、会议桌、会客桌等物品二、办公设施采购：（一） 各使用部门如需添置办公设施需提出书面报告， 报告中需特别说明购置的理由， 经分管副总批准后报行政部， 行政部根据公司整体需求提出相应意见， 报总经理助理审核， 总经理批准后方可实施采购。

二） 按上述流程完成采购申请的审批手续后， 由物资管理部负责统一购买 办公设施采购到货后由行政部办理登记、建账、发放等手续三、日常管理：（一）办公设施编号11、办公设施实行编号管理，由行政部在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号2、编号办法：编号形式为：公司名称缩写 + 分类符号 + 数字代码 1）办公设备编号（ -SB-XXX；包括：电脑，打印机，扫描仪，复印机，机等物品） 2）办公家具编号 （ -JJ-XXX ；包括：办公桌椅，会议台，洽谈台 , 文件柜等物品） 二） 办公设施的标牌： 为即时贴， 办公室在办公设施交付使用的当天，进行登记并贴上标牌使用权属各部门，各部门负责人及办公设施的使用人对办公设施的完好性负责三）台账管理 所有办公设施的管理应登记造册建立台账、规范管理四、办公设施的异动管理：（一） 办公设施的出租、 出借、报废等， 必须由使用部门提出书面报告， 经分管副总批准，办公室根据公司整体情况提出相应意见，报总经理助理审批，方可办理相关手续二）办公设施的内部转移， 由使用部门或使用人提出书面报告， 报经行政部审核同意后，办理移交手续三） 按规定程序发生的办公设施异动， 行政部应在手续完成后的当天作相应的登记， 行政部应在三天内将情况上报财务部作相应的账务处理。

五、办公设施的维修：1、发现办公设备及设施存在问题时，由使用部门到人事行政部填写《办公设备维修申请单》（见附件）；2、行政部接到申请单后，由部门经理进行审批，如属于本公司办公区域内的设备立即派人进行检查维修，如属于物业公司管理，立即联系物业公司处理；3、 如果待维修设备有部分零件破损需要更换，人事行政部应协调物资部进行采购；4、简单维修未能解决问题，由行政部协调科技信息部进行检修，或联系外部专业公司进行维修；5、 联系外部公司所需费用需由行政部做出预算，报计划财务部及总经理审批；6、 达到报废年限和无法进行维修的设备可由使用部门申请报废；7、如设备是人为原因损坏，人事行政部核查后将进行报废处理及处罚相关责任人，设备按评估后价值按价赔偿；8、属于物业公司负责的办公设备维修由人事行政部联系物业公司解决六、办公设施的原始发票复印件、保修卡、说明书等由行政部妥善保管七、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失八、行政部会同财务部门每年对办公设施进行一次全面的核对清理， 清理时应做到标牌与清2单相符、清单与明细账相符、明细账与总账相符，对于不符的，应查明原因，并在次月 15日前，将办公设施清理情况报告公司领导， 同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。

第二节 电脑管理一、日常管理（一）公司办公电脑的安装、调试、维护、保养由公司企划部指定专人负责二）公司电脑由各使用人负责保管三、注意事项（一）公司电脑原则上专人专用（未配备电脑人员，不是使用他人电脑） ，使用人应妥善设置和保管好开机、屏保密码，不得将密码泄露他人二）不得在办公电脑上玩游戏，无特殊需要上下班必须将电脑关闭三）不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用四） 电脑内存储的涉及公司信息的资料均需公司财产， 员工必须保证资料的完整性， 严禁随意删除四、其他公司电脑因人为因素造成损坏的， 由使用人负责赔偿， 特殊情况以书面形式报公司领导，视原因酌情处理第三节 复印机、打印机管理一、日常使用管理（一）复印机由行政部负责管理二） 复印机统一由行政部指定人员负责操作、 保管， 其他人员无故不得进入文印室自行操作复印机三）各部门需复印的文件资料必须经登记、签名，登记表内载明使用部门、内容、数量等主要内容文员有权阻止非公司资料的复印四） 各部门文字资料打印连接前台打印机， 图纸或特殊规格打印连接文印室打印机， 打印资料同样需要登记，签字后方可拿取五）其他各部门内部打印机由各使用人自觉做好管理工作，禁止打印私人文件。

二、注意事项：（一） 文员应严格遵守保密制度，不得将文件材料的内容向外泄露废纸应及时收集、 销毁二）文员要定期检查、保养设备出现故障要及时通知维修，保证设备处于良好状态3（三）保持文印室的卫生、整洁，自觉维护文印室良好的工作环境第四节 机管理机的使用注意事项： （不得把下列稿件传入机）1、涂改液未干或稿件有涂层；2、稿件有皱纹、折缝或严重卷曲；3、破裂的稿件或稿件过厚；第五节 其他设备管理所有设备均是公司的财产， 各使用人必须保管好使用的设备， 有问题应及时通知行政部协助解决。