金商家商业管理系统操作手册.doc

目 录第一章 软件安装及启动 31.1 系统安装要求 31.2 金商家软件的安装 31.3 软件的启动 51.4 创建账套和删除账套 6第二章 系统初始化 82.1 基本资料的录入 82.2 期初录入 152.3 如何开账？ 16第三章 采购管理 173.1 进货开单 173.2 进货单审核 193.3 进货查询、分析 21第四章 批发管理 214.1 销售开单 214.2 批发单据审核 224.3 销售退货 254.4 销售查询 26第五章 零售管理 285.1 零售管理 285.2 零售退货处理 315.3 零售交班审核 325.4 零售查询 32第六章 仓库管理 336.1 商品盘点 336.2 商品调拨 346.3 库存调价 366.4 商品报损 376.5 其它入库 386.6 其它出库 386.7 仓库业务单据审核 40第七章　财务管理 417.1 销售收款/进货付款 417.2 其他收入 447.3 费用支出 447.4 其它收入/费用支出的查询 417.5 账龄分析 457.6 超期应收款 46第八章　系统维护 468.1 系统配置 468.2 零售配置 478.3 添加操作员及权限设置 488.4 数据备份 498.5 数据恢复 508.6 进销存月结转 518.7 数据总清 52附 录 54附录I 网络版设置（网络版协议安装指南） 54附录II 快捷键的使用 56第一章 软件安装及启动1.1 系统安装要求u 服务器：硬件配置（最低配置）C P U ： PII 233MHZ以上内 存： 128M硬 盘： 至少400M的硬盘可用空间显 示 器： VGA, 显示分辨率在800*600以上,真彩色软件配置：操作系统： Windows NT Server 4.0标准版或Windows NT Server4.0企业版、Windows 2000 Server、Windows98se其 它： Service Pack 4以上(注：如果NT Server 4.0用的是中文版，那么Service Pack 也需要中文版)， SQL Server 2000(金商家SQL版)；u 工作站/单机版：硬件配置（最低配置）C P U ： PII 200MHZ以上内 存： 64M硬 盘： 至少100M的硬盘可用空间显 示 器： VGA, 显示分辨率在800*600以上软件配置：中文版Windows98/Windows ME/Windows 20001.2 金商家软件的安装 在安装金商家软件前，请检查计算机是否安装了TCP/IP协议和NetBEUI协议1.2.1金商家软件的安装 金商家软件安装盘插入光驱后，安装盘将自动启动安装程序，或者手动执行光盘目录下＜金商家软件＞，双击该目录下的setup.exe文件 金商家数据库的安装：1〉金商家软件安装盘插入光驱后，安装盘将自动启动安装程序，或者手动执行光盘目录下，双击该目录下的文件，出现如下画面,： 安装完成后提示安装数据库成功。

工作站端的安装首先, 确保安装环境能正常运行，服务器端金商家软件安装正确其次，将安装盘插入光驱，安装盘将自动启动安装程序，或者手动执行光盘目录下，双击该目录下的setup.exe文件即开始安装对工作站进行安装，每台工作站中都需安装金商家工作站端程序 下一步完成1.3 软件的启动1.3.1 启动金商家软件 从任务栏选择“开始—程序—金商家商业管理系统--金商家商业管理系统”，或直接双击桌面上的[金商家商业管理系统]图标，则会弹出如下窗口：　　　　　　　　l 启动金商家软件启动服务器上的金商家软件服务管理器后，就可以启动金商家软件了从“开始——程序——金商家商业管理系统”选择“金商家商业管理系统”并运行，出现如下界面： 在服务器名称输入框中输入服务器所在的计算机名字，然后单击确定按钮选定”以后默认自动登陆”后,下次启动金商家软件时将自动连接此服务器 1.4 创建账套和删除账套u 创建账套当第一次运行该系统的时候，系统自带一套试用数据，用户正式使用时必须“创建账套”。

单击新建帐套，如下图： 按照相应提示进行操作，账套创建成功后！可选择账套进入用户登录窗口，用“super”身份登录，密码为空，进入系统 u 删除账套上面所述的选择账套同时，也可删除账套用鼠标点蓝要删除的账套，点删除帐套按钮后会提示您是否删除，确定后会进入下图,在操作员栏输入操作员的编码,在口令栏录入相应的密码后将删除相应的账套，账套删除后如没备份将不能恢复，请务必小心操作第二章 系统初始化2.1 基本资料的录入 2.1.1 基本资料录入概述   在进行系统初始数据建立之前，需要对“商品档案”、“客户档案”、“供应商档案”“经办人档案”、“仓库资料”、“部门档案”、“客户分类”、“供应商分类”等内容搭建一个基本的框架例如：可以先建立商品的目录，而不论仓库是否有库存，此后对商品的选取可直接在建立的商品库中“选出来”，不必像手工账一样重复地抄写 录单时，有时会出现录入的信息在“基本资料”里没有，为提高录单速度，可直接在弹出的窗口中按“新增商品”按钮添加新的商品档案（如图），而不用返回到“基本资料”菜单中添加◆  基本资料多级分类的概念        如果您是一家零售商，您很可能将您的商品按一定的属性进行分类管理，如果您是批发商或是供货商或开有分店，您可能会将您的客户按地区或其它进行分类，“多级分类”正是基于这一现实模式而创建的。

● 举例　库存商品有“香烟”和“白酒”，香烟下又有“中华烟”、“红双喜”,“白沙烟”下又分“硬装白沙”和“精品包装”首先分别在【基本资料】—【商品分类】里录入“香烟”和“白酒”类别, 然后用鼠标点蓝“香烟”，点工具栏的“新增”，在跳出的信息框中输入“红双喜”的信息，点“确定”即可 建好商品类别后，进入【基本资料】—【商品档案】里首先选择左边的相应类别“新增”按钮,录入“精品红双喜”的档案信息,    ◆  基本资料的删除基本资料的删除与修改是有一定控制的如果基本资料已经有数量金额并且已经开账，则此基本资料不能进行删除◆  其它注意事项      ● 库存商品的档案中，不能有编号相同系统以编号来确定一个具体的商品     ● 扫描枪的使用：在录入基本资料时，可以通过扫描枪来录入条码扫描枪的使用与键盘类似，在需要录入条码的地方可以使用扫描枪录入数据 2.1.2 基本资料－商品档案进入【基本资料－商品档案】，新建的账套时商品档案是没有的，商品档案录入框: 商品编码：为了录入快捷和便于查询，您可为商品定义编码，可以是数字和字母,最好不要使用标点符号作为商品编码；商品类别：如果您在选择了商品类别后再按【新增】按钮,此处自动显示您所选择的商品类别,如果您没有选择商品分类直接回车选择或输入类别名称回车即可助记码：输入商品名称后，系统自动生成商品名称的拼音第一个字母生成相应的助记码，在录入单据及相关查询界面可快速定位查询商品库存信息：在系统未开帐时，新建商品档案时可同时录入相应仓库的期初库存数量及库存单价，系统开帐后可通过库存信息查看商品在各仓库的库存情况商品价格及上下限：针对同一商品可设定不同的价格，目的是根据不同的客户可设定不同的价格；如果您需要进行最低、最高价管理，在此可输入相关的最低售价、最高进价。

如需针对仓库控制最高库存量、最低库存量可在此录入相应数据，在开单时超过库存上下限，则系统出提示报警包装及条码管理：在计量单位栏录入的是系统默认的基本单位，基于基本单位可设定一个小包装和一个大包装，例如：1条盒装中华烟 = 10 盒，1盒中华烟的零售价为55元，一条中华烟的零售价为500元；1箱中华烟 = 100 盒，1箱中华烟的零售价为5000元，中华烟箱、条、盒、每种包装的条形码不一样，可通过一品多码管理  商品条码：金商家软件支持扫描枪输入，你只需在基本资料中输入该商品的条码信息，录单时在条码处使用扫描枪扫入即可跳出该商品；2.1.3 基本资料－仓库    在实际管理中，仓库不仅仅可以代表一个具体的仓库，也可以是库位，也可以是一个门市部，还可以是一个分公司，这需要根据你的管理来决定 需要指出的是，各个仓库的成本核算是分离的，因此同一个商品在不同仓库可能成本不一样2.1.4 基本资料---客户档案、供应商档案    在建立“客户档案”、“供应商档案”基本资料前，请先建立“客户分类”、 “供应商分类”的基本资料客户档案编码与供应商纺编码采用统一排号，例如：客户“广州科大电脑公司”的编号为“0001”，供应商“长沙湘讯公司”的编号就不能为“0001”了，所以建议用户将客户与供应商的编号的开头的第一位数字或字母最好设为不同◆ 基本资料－客户资料进入【基本资料－客户档案】，出现如下画面：在系统未开帐前，可在建立客户档案时同时录入此客户的期初应收款。

在客户档案录入信息中可设定此客户对应的价格、收款期限、信用额度、此客户对应的本单位经办人，在销售开单时应收款超过信用额度时会提示报警2.2 期初录入2.2.1库存商品的期初录入库存商品的期初在系统未开帐前建立商品档案时录入操作,库存商品的期初建账是需要分仓库的 2.2.2应收的期初录入    期初客户的应收款的建立在系统未开帐前在录客户档案时录入，开帐后不能再进行期初数据录入2.2.3应付的期初录入期初供应商的应付款的建立可以在系统未开帐前录供应商档案时录入，开帐后不能再进行期初数据录入2.3 如何开账？期初建账完成后，就可以开账了操作：进入【系统管理－开账】，点开账按钮即可开账之后不允许再修改期初，若已开账，但还没有录入业务单据的情况下可以通过反开账来修改期初进入【系统维护－开账】，点反开账即可第三章 采购管理3.1 进货开单 操作 【采购管理】--进货开单 或图形化菜单【采购管理】--进货开单票据类型：    金商家软件为进货单配置了收据格式、发票格式两种票据类型在选择收据或税票类型后，系统将自动切换单据格式付款帐户：金商家软件中的进货单，若选择了付款帐户、并录入了金额，则表示货款两清，无需再录付款单，若没有录入金额，系统则自动挂在对此供货单位的应付账款中 ※ 在进货单和销售单的录入中，用户可能经常出现在已录好的行中间插入或删除一条记录，金商家软件充分利用了鼠标右键的功能，在商品栏目任一位置点击鼠标右键，即可增加商品明细、删除商品明细、选择商品、选择当前行商品的单价、对单据进行打印前的预览※ 在进货单和销售单的录入商品时，可在商品编码栏直接录入商品编码和条形码均可，并且在商品名称栏直接录入商品名称进行。