公司采购流程管理制度(.pdf

公 司 采 购 流 程 管 理 制 度为了提高公司采购效率，明确岗位职责，有效降底采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物质采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度一：申购及其规定1、申购的定义申购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子整个过程，请参照附图一2、 申购单的要素完整的申购单应包括以下内容2.1申购部门2.2 申购物品所属项目2.3 申购的用途2.4 申购物品的品名2.5 申购物品的数量2.6 申购物品的规格2.7 申购物品需求时间2.8 申购物品的单位2.9 申购如有特殊需要填写在备注一澜2.10 申购填写人及所在的部门2.11 申请部门主管审核2.12 公司总经理审核3 申购单及其提报规定3.1 申购单应按照要素填写完整，清晰，由公司领导审核批准后报采购部门3.2 如遇公司生产急需的物资，公司领导不在的情况下，可以或者其它形式请示，征得同意后提报采购部门签字确认手续后补上3.3 申购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部二、申购单的接收及分发规定1 申购单位的接收要素1.1 采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整，清晰，检查申购单是否经过公司领导审批。

1.2 接收申购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整不清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则1.3 通知仓库管理人员核查申购物资是否有库存1.4 对于不符合规定和撤销的申购单物资应及时通知申购部门2. 申购单的分发规定2.1 对于申购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理2.2 对于紧急申购项目应优先处理2.3 无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门2.4 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议3、采购周期的规定3.1 询好价后在本市区采购的物资及产品的采购周期不应超过3 天. 3.2 询好价后非本市区采购的物资及产品的采购周期不应超过7 天3.3 采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明相关原因3.4 遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略三、询价及其规定3.1 询价请认真审阅申购单的品名，规格，数理，名称，单位，了解技术要求，遇到问题应及时与申购部门沟通3.2 属于相同类型或属性近似的产品应该整理归类集中采购3.3 对于紧急申购项目应优先处理3.4 所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中价机构询价3.5 采购所开发的供应商应具有一定资质和实力，具有提高或完成我公司所需物资和项目的能力3.6 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

四、比价，议价4.1 对供应商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认. 4.2 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价的综合条件更加突出4.3 收到各供应商报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中的价格4.4 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，通过进行实地考察，了解供应商的各方面实力4.5 参考目标或理想价格与各供应商进行价格及条件的进一步谈判五、比价，议价结果汇总5.1 比价，议价汇总前应汇报公司相关领导，征得周意后方可汇总5.2 比价，议价结果未通过公司领导审核，应进行修改或重新处理六、合同的签订及其规定1、合同合同是当事人或当事双方之间设立，变更， 终于民事关系的协议，依法成立的合同，受法律保护，广义合周指所有法律部门中确定权利，义务关系的协议6.1.1 合同正文应包含的要素6.1.2 合同名称，合同编号，签订地点6.1.3 采购物品名称，规格，数量，单价，总价及合同总额6.1.4 包装要求6.1.5 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应说明6.1.6 质量要求及规范6.1.7 要求交货日期6.1.8 付款方式6.1.9 违约责任和解决纠纷的办法。

6.1.10 双方公司信息6.2 合同签订及其规定6.2.1 如涉及到技术问题及公司机密的注意保密责任6.2.2 遇货物订购数量较多且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来现场协助清点6.2.3 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品的保期6.2.4 详细约定发票的提供时间及要求6.2.5 针对不同的合同约定不同的付款方式，如机器设备类合同一般应分先付30%货款，货到检查 OK 后再付 60%货款，尾款10%在三个月内付清6.2.6 与初交合作的供应商合作时，应少付预付或不付预付款6.2.7 违约责任一定要详细具体6.2.8 合同签定应按照附图二的格式进行6.2.9 合同审查后应由公司领导签字加盖合同公章方可生效6.2.10 合同以或其它形式给供应商后，要求供应商签字盖公司合同章回传七 、1、付款及合同执行7.1.1 按照进度付款的采购项目必须确保质检合格后方可付款7.1.2 按照供应商规定合同约定达到付款条件的合同进行付款操作7.1.3 填写费用报销单，该单审批签字完毕后提交财务部，附图三2、合同执行7.2.1 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，采购部负责人进行监督，如出现问题采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知申购部门及公司领导。

7.2.2 已签订的合同在执行期间应及时掌握合作单位对合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量按时履行7.2.3 合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同八 、验货与入库1 、验货8.1.1 供应商已经履行完毕的合同采购部应及时通知品质部门进行验收8.1.2 对于不同类型的合同物资验收标准参照公司品质部的相关规定执行8.1.3 达到质检部报验条件的合同物资应在第一时间报请品质部门进行质检与验收8.1.4 品质部在接到采购部报验通知后应及时检验，并出具检验结果证明书，对于品质不及时延误生产部门使用或不能入库的情况品质部负主要责任8.1.5 用于公司生活和办公的物资不在公司品质部的检验范围之内2、入库8.2.1 公司所有的生产材料，设备入库前均应通知品质部门检验或验收8.2.2 合同标的物在运达公司后采购部应及时通知申购部门及时按排卸货与搬运8.2.3 品质部未及时检验的合同物资，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受. 8.2.4 品质部门已经检验的产品仓库应及时入库并出具入库清单。