帮你管理好时间ppt课件.ppt
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帮你管理好时间ppt课件Stillwatersrundeep.流静水深流静水深,人静心深人静心深Wherethereislife,thereishope有生命必有希望有生命必有希望 人生的每一刹那都是唯一的人生的每一刹那都是唯一的时间对盼望的人来说“实在太短”；时间对恐惧的人来说“实在太长”；时间对痛苦的人来说“实在太慢”；时间对快乐的人来说“实在太快”；时间对有爱心的人来说是永恒朝菌——朝生暮死；寒蝉——春生复死；海龟——生存500年；松柏树、黄杨树——活数千年时间是什么2 “不能管理时间，便什么都不能管理不能管理时间，便什么都不能管理” ——（美）杜拉克（美）杜拉克其实真正的“时间管理”就是“自我”管理什么是时间管理时间管理就是管理时间？3 案例：老王的故事延 误原 因1、没有以第一时间把报告做好拖延，没有界定缓急先后2、打算做报告的当天 ——下属生病，代出席会议 ——上司紧急命令 —— 一些 —— 突发事件 —— 紧急事件 —— 被打扰3、下班回家交通堵塞 4 、看电视 不能自我约束5、放弃工作不能自我约束6、赖床不能自我约束7、没有带一些文件回家 善忘8、上班交通堵塞4 假设平均假设平均8080岁寿命岁寿命最后我们只有最后我们只有最后我们只有最后我们只有3 3 3 3年的时间去创造价值年的时间去创造价值年的时间去创造价值年的时间去创造价值, , , ,我们如何管理它？我们如何管理它？我们如何管理它？我们如何管理它？1-20岁、60-80岁属于非工作时间，其余40年为工作时间 项目项目项目项目 每天耗时每天耗时每天耗时每天耗时 40 40 40 40年耗时年耗时年耗时年耗时 结余结余结余结余睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.33.3年年5 秘诀秘诀知道什么是重要的知道什么是重要的•做计划做计划•实践实践 重要、计划、实践6 时间的秩序时间的秩序时间箭头将过去和未来区别开来,使时间有方向 面包的比喻面包的比喻错误：3成时间缅怀过去、4成时间梦想将来、 3成时间应付目前的一切正确：8成时间应付今天、1成时间借古今用作为参考 1成时间计划未来7 时间管理学的演变时间管理学的演变•记事便条•做一些计划、规划•分出优先顺序•挖掘人的资源、重视人8 I+重要性MIMIIMIIIMIVU+紧迫性I+ U+I+ U—I— U+I— U—工具：区分时间的重要性和紧迫性工具：区分时间的重要性和紧迫性重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。
紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情紧迫的事情不一定是重要的事情9 紧急紧急 重要重要 不重要不重要• 防患未然• 改进产能• 建立人际关系• 发掘新机会• 规划、休闲• 繁琐的工作• 某些信件• 某些• 浪费时间之事• 有趣的活动‘重要重要’’与与‘‘紧要紧要’’之区别之区别从容人无用人• 危机• 急迫的问题• 有期限压力的计划压力人• 不速之客• 某些• 某些信件与报告• 某些会议• 必要而不重要的事• 受欢迎的活动无聊人不紧急不紧急第一类事务第一类事务第二类事务第二类事务第三类事务第三类事务第四类事务第四类事务10 紧急紧急紧急紧急 重要重要重要重要 不重要不重要不重要不重要 偏重第一类事务，结果• 压力• 精疲力竭• 危机处理• 忙于收拾残局不紧急不紧急不紧急不紧急11 紧急紧急紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急 偏重第二类事务，结果偏重第二类事务，结果• 有远见，有理想有远见，有理想• 平衡平衡• 纪律纪律• 自制自制• 少有危机少有危机12 偏重，结果偏重，结果• 短视近利短视近利• 危机处理危机处理• 被视为巧言令色被视为巧言令色• 轻视目标与计划轻视目标与计划• 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人• 人际关系浮泛，甚至破裂人际关系浮泛，甚至破裂紧急紧急紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急 13 紧急紧急紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急偏重第四类事务，结果偏重第四类事务，结果• 全无责任感全无责任感• 工作不保工作不保• 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生14 Diarize（定出做的时间） 变为Do it latter（待会做）4D原则Do it now！（马上就做）Don`t do it。
别去做了）重 要 紧 迫Delegate授权别人去做15 高MIMIIIMIIMIV大第一重点第二重点第三重点非重点客户规划、重点优先工具：客户规划、重点优先工具：低小市场吸引力成功可能性16 时间自然法则总结时间自然法则总结Parkingson’s Law 帕金森原则时间象一根弹筋：设立期限时间象一根弹筋：设立期限Pareto’s Principle 帕雷托原则80%80%的结果来源的结果来源20%20%的努力的努力Concentration Enigmas 注意力之谜 注意力需要及时恢复注意力需要及时恢复Internal Energy Levels 内在能量水平有效地利用你的生物钟有效地利用你的生物钟Efficacy ＆Efficiency 效能与效率 做正确之事，做好它做正确之事，做好它17 我的生物钟我的生物钟我的生物钟我的生物钟不能控制它，就去合理利用它不能控制它，就去合理利用它不能控制它，就去合理利用它不能控制它，就去合理利用它6:00-8:006:00-8:006:00-8:006:00-8:0014:00-16:0014:00-16:0014:00-16:0014:00-16:008:00-12:008:00-12:008:00-12:008:00-12:0016:00-20:0016:00-20:0016:00-20:0016:00-20:0020:00-20:00-20:00-20:00-睡觉睡觉睡觉睡觉18 订定每日工作计划订定每日工作计划详细地计划每天的工作计划，并坚决的执行自己的计划工作计划-----------------为每天的2-3件事项留出完整的时间19 避免分散注意力避免分散注意力 你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。
因此，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果20 确定优先顺序确定优先顺序基本任务基本任务——如果不去做，就无法有效发挥你的 作用的任务你应当完成的任务你应当完成的任务——一般指应最先完成的任务你喜欢做的任务你喜欢做的任务——在事先安排时间时，通常从 不会去做的事不甚重要的任务不甚重要的任务——容易而有趣，通常首先会去做21 优先管理的核心优先管理的核心1、Make a list of things to do today 把每天要做的事情列一份清单2、Set priority and work on the most important确定优先次序，从最重要的开始做3、Do it every day!每天这么做！每日计划： Plan the next d b you l the office.在你 办公室 前，计划 天的工作。
22 To-Do ListTo-Do List待处理事项待处理事项Delegate to授权A/BTo-Do 事项Time 需Required 时Delegation 授权跟进Ref参见Name姓名Return 返还Time 时间Ref参见Notes 备注23 Clear the Desk 清理桌面1、Create 3 files 建三个文件档案2、Organize all items according to the 4D’s 根据4D原则整理好所有东西3、Work through “Do”pile 把“立即做”档案里的工作一件件处理完 Time Activate 给活动定下时间 Use Holding Files 使用活页文件4、Clear the desk each day. 每日清理桌面24 A.M. P.M. 6 7 8 9101112Daily Expenses 每日支出 1 2 3 4 5 6 7 8 910AppointmentsAppointments日程日程25 Monthly PlanMonthly Plan月度计划月度计划 Month Year 年 月Projects/GoalsProjects/Goals本月项目本月项目/ /目标目标A/B Business A/B Business 工工 作作 开始日开始日 Personal Personal 个人生活个人生活 26 What I am here for ?对我的岗位来说，最重要的职责是什么？Make a list. 分清主动工作和被动工作内容。
主动性（建设性）工作：帮助达到目标的工作被动性工作：日常琐碎的事情27 Productivity Challenges 对生产率的挑战对生产率的挑战1、Shifting priorities/crisis management 优先顺序不明确/危机管理2、Telephone interruptions 打扰3、Lack of Priorities/objectives 缺乏优先/目标4、Attempting too much 贪多嚼不烂5、Drop-in visitors 不速之客6、Ineffective delegation 无效授权7、Cluttered desk/losing things 桌面杂乱无章/找不到东西8、Lack of self-discipline/procrastination 缺乏自律/拖延9、Inability to say “No” 不会说“不”10、Meetings 会议28 学习分配工作学习分配工作 学习将不同的工作授权给不同的单位执行，分工合作才能在最短时间内以有效的方式达成目标。
29 今日事今日毕今日事今日毕拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯应付拖延的招数：•订定完成期限•建立回馈制度•安排人监督你•趁早解决•把工作划分为几个小部分•现在就去做30 将阻碍减到最低将阻碍减到最低通常造成时间浪费的环境因素有：••信件•会议•等候•访客•紧急事件31 培养说培养说“不不”的能的能力力 如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷时，你的工作品质势必会大受影响NO！NO！NO！32 应付突发状况应付突发状况 应付突发状况，是时间管理上的一大技巧，当发现情况不对时，可以：•重新商议•在接下来的步骤中，把浪费的时间补回来•缩小计划的涵盖面•争取更多资源•接受替代品•提供诱因•要求服从33 随时检视随时检视 随时检视自己的时间管理状况，如果觉得不满意，可重新检查自身的时间管理方法，发现问题点后再做调整。
