采购业务流程概论.ppt

模块二 采购业务流程项目二 采购计划你在现实生活中，去采购物品时，是根据什么来确定采购时间和采购数量呢？随着油价的不断上升，人工成本的提高，以及同行竞争的加剧，国内某中小型物流企业为了降低成本，提高公司竞争力，就必须更好的规划公司人力、物力等资源而其改善的举措之一就是每月都尽可能预测下月的运输业务量，从而决定运输车辆的安排现知道该公司今年前九个月的运输业务量见下表所示任务一 采购需求预测2.2.2 采购需求预测对采购与供应链管理的重要性 采购需求的预测分析是采购计划的第一步，是制定订货计划的基础和前提，企业只要知道所需的物资数量，就可以适时适量地进行物资供应1）预测是采购管理的重要环节（2）准确的预测可以提高顾客的满意度，提高企业的竞争力（3）准确的预测可以减少企业的库存 1，任何一个企业的流动资金是有限的 2，准确预测可以降低对安全库存的需求 3，准确的预测可以减少因安全库存时间长产生的产品过时、过期而带来的损失 （4）准确的预测可以有效的安排生产（5）准确的预测可以改善运输管理（6）准确的预测可以做出信息含量更高的定价、促销决策采购需求预测过程(1) 确定预测目标(2) 拟定预测计划(3) 收集分析数据资料(4) 选择预测方法，确定预测模式 选择预测方法是应注意的以下几点： 1 广泛性 2 准确性 3 时效性 4 可用性 5 经济型 6 未来数值的预测 7 可能事态假设的检定以及检定预测结果是否准确(5) 估计预测误差 预测误差大小可用平均绝对误差（MAD）表示，为了避免误差过大，要对预测的可信度进行估计，并对预测值进行修正(6) 提出预测报告和策略性建议，追踪检查预测结果采购需求预测过程预测问题与目标预测结果预测技术应用判断数据设计数据收集数据分析输入输出处理2.1.3 采购需求预测的方法定性定性预测预测方法方法定性预测方法是在数据资料不足，或事物的发展变化过程难以定量描述，或将问题定量化所费的代价太昂贵时，利用直观材料，依靠预测人员个人的经验和主观判断，对未来状况做出估计的方法。

定量预测方法定量预测方法定量预测法是根据较完备的历史统计数据，运用数理统计方法，推测事物未来发展趋势的一种方法主要有时间序列预测法和回归预测法 一般预测法一般预测法 : : 一线销售员预测一线销售员预测, ,逐级上报分析逐级上报分析; ;市场调研法市场调研法 : : 问卷问卷/ /面谈面谈/ /收集数据收集数据, , 适合适合R&D;R&D;小组共识法小组共识法 : : 高级经理高级经理/ /销售经理销售经理/ /顾客代表头脑风暴顾客代表头脑风暴; ;历史类比法历史类比法 : : 类似产品历史销售数据类比类似产品历史销售数据类比, ,适合适合R&D;R&D;德尔菲法德尔菲法 : : 专家问答收集汇总专家问答收集汇总, , 闭环重复闭环重复五大定性预测方法六大定量预测方法普通预测法普通预测法移动平均法移动平均法加权移动平均法加权移动平均法指数平滑法指数平滑法因果关系预测（归纳）因果关系预测（归纳）趋势指数平滑法趋势指数平滑法定性预测方法定性预测方法 下面介绍几种常用的方法：1专家预测法专家预测法 专家预测法是依靠专家们的知识和经验，对预测对象的未来发展作出判断，然后归纳综合各专家的意见，形成预测结论。

这种预测结果的准确性主要取决于专家学识和经验的深度与广度因此，对于选择哪些专家参加预测至关重要 专家预测法包括专家个人预测法和专家会议预测法两种形式 ①专家个人预测法专家个人预测法是指向专家们分别提出预测问题和提供信息，由专家们各自分别提出意见进行预测，然后把意见整理和归纳，最后行成预测结论这种方法能充分发挥预测者的聪明才智，不受外界影响，独立作出判断但此法依据个人判断易受专家知识面、知识深度、对预测问题的兴趣等因素影响，预测结果容易出现片面性与局限性 ②专家会议预测法专家会议预测法是向预测专家们提出预测问题和提供信息，让他们事先作好准备，然后在专家会议上提出自己的预测意见，通过相互讨论、启发、交流、修正得出预测结果这种方法的优点是能够充分发挥各方面意见，取长补短，避免依靠个人经验预测产生的片面性；但由于受会议这种特定环境的影响，致使与会者不能畅所欲言，屈服于某些权威或大多数人的意见，使预测结果的可靠度有限采购人员(销售人员）经验判断法指公司根据销售人员(采购人员）对其负责区域内的销售量（购买量）或顾客未来需求量的估计进行综合预测一种方法优点：简单明了，容易进行简单明了，容易进行可靠性强，风险小可靠性强，风险小适用范围广适用范围广有助于销售预测值的分解有助于销售预测值的分解有助于销售配额的完成有助于销售配额的完成缺点：销售人员可能对宏观经济形势及公司的总体规划缺销售人员可能对宏观经济形势及公司的总体规划缺乏了解乏了解 销售人员受知识、能力或兴趣的影响，其判断总会销售人员受知识、能力或兴趣的影响，其判断总会有某种偏差，有时受情绪的影响，也可能估计过于有某种偏差，有时受情绪的影响，也可能估计过于乐观或过于悲观乐观或过于悲观 有些销售人员为了能超额完成下年度的销售配额指有些销售人员为了能超额完成下年度的销售配额指标，获得奖励或升迁的机会，可能会故意压低预测标，获得奖励或升迁的机会，可能会故意压低预测数字数字 。

举例如果企业对三位销售人员意见的信赖程度是一样的，那么平均预测值为：如某书刊经销商采用德尔菲法对某一专著销售量进行预测该经销商首先选择若干书店经理、书评家、读者、编审、销售代表和海外公司经理组成专家小组将该专著和一些相应的背景材料发给各位专家，要求大家给出该专著最低销售量、最可能销售量和最高销售量三个数字，同时说明自己作出判断的主要理由将专家们的意见收集起来，归纳整理后返回给各位专家，然后要求专家们参考他人的意见对自己的预测重新考虑专家们完成第一次预测并得到第一次预测的汇总结果以后，除书店经理B外，其他专家在第二次预测中都做了不同程度的修正重复进行，在第三次预测中，大多数专家又一次修改了自己的看法第四次预测时，所有专家都不再修改自己的意见因此，专家意见收集过程在第四次以后停止最终预测结果为最低销售量26万册，最高销售量60万册，最可能销售量46万册 专家意见法专家意见法2 德尔菲法（Delphi）德尔菲法（Delphi）简介德尔菲法是由美国兰德公司研提出的一种预测方法特尔菲是古希腊神话德尔菲法是由美国兰德公司研提出的一种预测方法特尔菲是古希腊神话的预见神，可以预卜未来，故借用其名。

的预见神，可以预卜未来，故借用其名德尔菲法也叫专家调查法德尔菲法也叫专家调查法该方法的主要思想：依靠专家小组背靠背的独立判断，来代替面对面的会该方法的主要思想：依靠专家小组背靠背的独立判断，来代替面对面的会议，使不同专家意见分歧的幅度和理由都能够表达出来，经过客观的分析，议，使不同专家意见分歧的幅度和理由都能够表达出来，经过客观的分析，达到符合客观规律的一致意见达到符合客观规律的一致意见德尔菲法的预测程序德尔菲法的预测程序德尔菲法的具体步骤挑选专家聘请企业内、外若干专家，对所需预测的问题组成技术专家聘请企业内、外若干专家，对所需预测的问题组成技术专家小组，但组内成员一般没有人是整个问题的专家小组，但组内成员一般没有人是整个问题的专家进行函询向选定的专家组成员发放预测问卷和预测资料，要求专家们向选定的专家组成员发放预测问卷和预测资料，要求专家们根据预测资料，针对预测目标，独立作出自己的回答，提出个人独立的根据预测资料，针对预测目标，独立作出自己的回答，提出个人独立的预测结果预测结果函询修正将专家预测结果进行综合编辑，将不同的专家预测结果整理成新一轮预将专家预测结果进行综合编辑，将不同的专家预测结果整理成新一轮预测的参考资料。

测的参考资料把新的参考资料和修改后的预测问卷提供给专家做新一轮的分析和预测把新的参考资料和修改后的预测问卷提供给专家做新一轮的分析和预测经过多次的重复，直至问题能得到相对集中、意见能相对统一为止经过多次的重复，直至问题能得到相对集中、意见能相对统一为止得出预测结果根据专家们提供的预测结果作出最终的预测结果根据专家们提供的预测结果作出最终的预测结果定量预测方法定量预测方法1 算数平均法 以过去若干销售量的算数平均数作为销售量预测数的一种预测方法 销售量预测数=各期销售量之和/期数2 移动平均法 是从n期的时间序列销售量中选取一组m期的数据作为观测值，求其算术平均数，并不断向后移动，连续计算观测值平均数，以最后一组平均数作为未来销售量预测数 销售量预测数=最后m期算术平均销售量 =最后移动期销售量之和/m期方法举例方法举例例例1 已经调查得出某商场今年前八个月用户的配送车次如表1-3，现在需要预测估计该商场9月份的配送车次 1，算数平均法，就是要求9月份的预测值，它可以用9月份之前N个月进行平均求得。

2，分析整个数列，可以看出，它是一个比较稳定变化数列比较稳定变化数列，大致围绕10车次上下波动因此可以用移动平均法 根据移动平均法的计算公式，可得：例：某企业A材料3—8月各月份实际需求量分别为：1200、1000、1100、1300、1200、1080（吨），权重分别为：1、2、3、4、5、6，请用移动平均加权法分析9月份A材料的需求量3 移动加权平均法移动加权平均法 所谓移动加权平均法，就是对于组距中的N个数，根据它们各自对于预测值的重要程度分别设置重要度权数，然后把它们加权平均来求得预测值的预测方法如果设组距中N个发生值的权数分别为w1、w2、……、w N，（ w1+w2+……+w N =1）则加权平均法的预测值可以用下式求得： 某公司采用移动加权平均法进行需求预测，以最近的某公司采用移动加权平均法进行需求预测，以最近的5 5期为计算期，权数分别为期为计算期，权数分别为0.050.05、、0.100.10、、0.1750.175、、0.2750.275、、0.400.40，下表给出了该公司今年前，下表给出了该公司今年前8 8个月的需求量，请计算个月的需求量，请计算9 9月份需求月份需求量的预测值。

量的预测值结果为：19.24 指数平滑法指数平滑法也叫指数修正法，是一种对历史资料数据用指数形式加权来进行移动平均的预测方法由于这种方法所取的权数是指数，所以称之为指数平滑法计算公式为：简单指数平滑的公式如下：Ft=Ft-1+α(Dt-1-Ft-1) 式中：Ft ——新一期的指数平滑预测值;Ft-1——上一期的预测值;Dt-1——上一期的实际需求;α ——平滑常数（0≤α≤1）公式可写成：Ft=αDt-1+α（1-α）D t-2+α（1-α）2D t-3+……+α（1-α）nD t-n 5 回归预测式中，式中， y为要求解的因变量为要求解的因变量 a为为y轴的截距轴的截距b为斜率为斜率 X为自变量，在时间序列分析中，为自变量，在时间序列分析中，x代表时间单位代表时间单位相关需求：是指某种物料的需求量与其他物料有直接的匹配关系，当其他某种物料的需求确定以后，就可以通过这种相关关系把该种物料的需求量推算出来独立需求：是指某种物料的需求量是由外部市场决定的，与其它物料不存在直接的对应关系，表现出对这种库存需求的独立性。

任务二 采购计划的编制2.2.1 采购计划的概念与分类 采购计划（Procurement Plan），是指企业管理人员在了解市场供求情况，认识企业生产经营活动过程中和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署采购计划是根据生产部门或其他使用部门的计划制定的包括采购物料、采购数量、需求日期等内容的计划表格   采购计划的分类：1）按计划期的长短分，可以把采购计划分为年度物料采购计划、季度物料采购计划、月度物料采购计划等2）按物料的使用方向分，可以把采购计划分为生产产品用物料采购计划、维修用物料采购计划、基本建设用物料采购计划、技术改造措施用物料采购计划、科研用物料采购计划、企业管理用物料采购计划3）按自然属性分类，可以把采购计划分为金属物料采购计划、机电产品物料采购计划、非金属物料采购计划等采购计划的作用企业的经营始自购入商品/物料后，经加工制成或经组合配制成为主推商品，再通过销售获取利润其中如何获取足够数量的物料，即是采购计划的重点所在因此，采购计划是为维持正常的产销活动，在某一特定的期间内，应在任何时购入何种物料以及订购的数量是多少的估计作业。

采购计划应达到下列目的：（1）预估商品/物料采购需用的数量与时间，防止供应中断，影响产销活动2）避免采购商品/物料储存过多，积压资金，占用堆积的空间3）配合公司生产/采货计划与资金的高度4）使采购部门事先准备，选择有利时机购入商品和物料5）确立商品及物料合理耗用标准，以便控制采购商品和物料的成本2.2.3 采购计划的编制流程（1）采购计划编制准备阶段 1 总经理召开采购计划编制工作的动员会议，参加人员有采购部，市场部，生产部，品管部，财务部，仓储部等部门员工 2 做好内部工作的收集准备工作 3 搜集外部资料（2）平衡阶段采购部根据汇总的采购需求，结合各商品的现有库存量、安全库存量、市场情况等进行综合平衡，确定商品的采购数量确定采购数量的方法： 1 公式法 计划期采购数量=计划期需要量-现有库存量-在途库存量+安全库存量 2 定量订货法 所谓定量订货法，就是预先确定一个订货点和订货批量，随时检查库存，当库存下降到订货点时就发出订货，订货批量取经济订货批量 3 定期订货法的订货数量 订货量=平均每天的需求量*（提前期+订货间隔）+安全库存-实际库存量 安全库存=（预计每天最大耗用量-每天正常耗用量）*提前期 4 定期订货法 定期订货法是按预先确定的订货时间间隔按期进行订货，以补充库存的一种库存控制方法。

其决策思路是：每隔一个固定的时间周期检查库存项目的储备量根据盘点结果与预定的目标库存水平的差额确定每次订购批量这里假设需求为随机变化，因此，每次盘点时的储备量都是不相等的，为达到目标库存水平Q0而需要补充的数量也随着变化这样，这类系统的决策变量应是，检查时间周期T、目标库存水平Q0 5 经济订货批量法 经济订货批量 economic order quantity (EOQ)，通过平衡采购进货成本和保管仓储成本核算，以实现总库存成本最低的最佳订货量经济订货批量是固定订货批量模型的一种，可以用来确定企业一次订货（外购或自制）的数量当企业按照经济订货批量来订货时，可实现订货成本和储存成本之和最小化  6 批队批发 要求发出的订货数量与每一期净需求的数量相同，每一期均不留库存数 7 物料需求计划法 主生产排程*用料表=个别项目的毛需求 个别项目的毛需求-可用存货数（库存数+预计到货数）=个别项目的净需求（3 ）编制采购计划 将各商品的采购数量和交货时间等列入计划表格，编制年度采购计划采购预算采购预算采购预算采购预算对采购计划设定一个资金预算目标，其影响因素有：采购环境、年度对采购计划设定一个资金预算目标，其影响因素有：采购环境、年度对采购计划设定一个资金预算目标，其影响因素有：采购环境、年度对采购计划设定一个资金预算目标，其影响因素有：采购环境、年度销售计划、生产效率、用料清单、库存记录单、物料标准成本等销售计划、生产效率、用料清单、库存记录单、物料标准成本等销售计划、生产效率、用料清单、库存记录单、物料标准成本等销售计划、生产效率、用料清单、库存记录单、物料标准成本等采购预算的编制采购预算的编制 采购预算编制基础一）采购预算编制步骤一）采购预算编制步骤1.1.审查企业以及部门的战略目标审查企业以及部门的战略目标2.2.制订明确的工作计划制订明确的工作计划3.3.确定所需的资源确定所需的资源4.4.确定较准确的预算数确定较准确的预算数5.5.汇总编制总预算汇总编制总预算6.6.修改预算修改预算7.7.提交预算提交预算（二）采购预算编制要点（二）采购预算编制要点1.1.编制预算之前，要进行市场调研，广泛搜集预测信息和基础资料数据编制预算之前，要进行市场调研，广泛搜集预测信息和基础资料数据2.2.编制预算时，为最大限度地实现企业的总目标，应制定切实可行的编编制预算时，为最大限度地实现企业的总目标，应制定切实可行的编制程序、修改预算的办法、预算执行情况的分析等制程序、修改预算的办法、预算执行情况的分析等 3.3.确立恰当的假定，以便预算指标建立在一些未知而又合理的假定因素确立恰当的假定，以便预算指标建立在一些未知而又合理的假定因素的基础上，便于预算的编制和采购管理工作的开展的基础上，便于预算的编制和采购管理工作的开展 4.4.每项预算应尽量做到具体化、数量化每项预算应尽量做到具体化、数量化 （三）采购预算编制注意事项（三）采购预算编制注意事项1.1.避免预算过繁、过细避免预算过繁、过细 2.2.避免预算目标与企业目标不协调避免预算目标与企业目标不协调 3.3.避免一成不变避免一成不变 任务三 订单计划的编制2.3.1 订单计划的概念 年度采购计划分解即为订单计划。

订单计划是年度采购计划的执行计划，是物料在采购业务中流动的起点，是详细记录企业物流的循环流动轨迹、制定企业管理决策所需要的经营运作信息的关键2.3.2 订单计划的作用 通过采购订单计划可以直接向供应商订货并查询订单的收货情况和订单执行情况，通过采购订单的关联跟踪，采购业务的处理过程一目了然订单计划的表现形式有多种，其反应的是每次的采购数量2.3.3订单计划的编制流程 1 准备订单计划（1）接收市场需求（2）接收生产需求• 决定毛需求 • 决定净需求• 确定订单下达日期和订单数量（3）准备订单环境资料• 订单物料的供应商信息• 订单比例信息• 最小包装信息• 订单周期（4）制定订单计划说明书 2 评估订单需求（1）分析市场需求（2）分析生产需求（3）确定订单需求3 计算订单容量（1）分析项目供应资料（2）计算总体订单容量（3）计算承接订单容量（4）确定剩余订单容量4 制定订单计划(1) 对比需求与容量(2) 综合平衡(3) 确定余量认证计划(4) 制定订单计划 下单数量=生产需求量-计划入库量+安全库存量下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间演讲完毕，谢谢观看！。