关于加强铁路建设项目征地拆迁档案工作的意见.doc

关于加强铁路建设项目征地拆迁档案工作的意见根据我省铁路建设规划，“十一五”期间，温福、福厦、龙厦、厦深和向莆等主干铁路以及一些支线铁路项目已陆续开工或即将开工建设，项目的前期征地拆迁工作（以下简称征迁工作）有的已基本完成，有的正在进行随着征迁工作的进行，档案工作在各有关单位领导的重视下也相继开展起来了但由于当前一些单位在档案管理工作中还存在着制度不健全、责任不明确等突出问题，致使征迁工作中文件材料收集不齐全、归档不及时、整理不规范，保管不安全，影响了征地拆迁档案工作的顺利开展为加强铁路建设项目征地拆迁档案（以下简称征迁档案）的规范化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，使征迁档案更好地为铁路建设服务，为社会和谐稳定服务，根据《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》及有关重点建设项目档案管理的法律法规和规范性文件，结合我省征迁工作的实际，提出如下意见 一、提高认识，加强征迁档案工作的组织领导 （一）充分认识征迁档案的重要作用铁路建设项目征拆工作是一项涉及到广大农户、林农、城镇居民切身利益的重要工作，征迁档案是铁路项目建设的真实记录，是国家档案的组成部分，征迁档案管理是征迁工作的一项重要基础工作，征迁档案收集是否完整、整理是否规范、保管是否安全、利用是否方便，直接关系到征拆工作的顺利推进，并对构建和谐社会、维护社会稳定起着十分重要的作用。

在征迁工作中形成的文件材料，特别是其中的征用土地、征迁安置、补偿批准文件，协议书、红线图、勘查原始记录和权属证明、补偿领用手续等证明性文件，是今后农户、林农、城镇居民和铁路管理部门维护自身利益的重要凭证，也是各级人民政府有关部门处理纠纷、维护公正的重要依据 （二）加强征迁档案工作的组织领导各级档案行政管理部门和各级征迁工作管理部门应高度重视征迁档案工作，要认真学习贯彻《档案法》、《土地管理法》等有关法律法规，相互配合、相互支持，在当地人民政府的领导下，切实加强征迁档案工作的组织领导，依法建立征迁档案，把征迁档案工作纳入管理计划，摆上工作议事日程，强化监督措施，增强征迁工作人员和广大征迁户的档案意识和法制观念，从组织上和制度上保证档案工作与征迁工作同步进行 二、把握原则，切实加强征迁档案的管理 （一）把握征迁档案工作的原则 征迁档案工作应遵循如下原则： 一要统一领导，集中管理各级档案行政管理部门和铁路建设征迁工作管理部门应按照有关法律法规和政策规定，根据征迁工作的需要，明确征迁档案管理要求，实行统一领导，统一管理制度凡属归档范围的征迁工作文件材料，文件形成部门或个人必须按规定向本单位负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理。

二要建章立制，明确责任各级征迁工作管理部门要建立健全征迁档案工作机制，建立档案工作领导人负责制和档案管理人员责任制，要将征迁档案工作纳入目标管理考核，并采取有效的行政和经济措施，保证征迁档案工作的落实；要制订文件、档案管理制度，如：《收、发文登记制度》、《档案收集归档制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案保管制度》等规章制度，使开展征迁档案工作有章可循；要配备业务素质高、工作责任心强的人员负责征迁档案工作，并保持档案管理人员相对稳定档案工作人员应认真执行档案工作的各项规章制度，严格按照有关要求，认真做好征迁档案工作 三要同步进行，全程管理征迁档案工作应与征迁工作协调开展，同步进行要坚持做到“三同步”，即：征迁工作启动时就应同时对各类征迁文件材料进行收集；有关部门对征迁工作进行检查时应同时对征迁文件材料的真实性、完整性进行检查；征迁工作结束时应同时对征迁文件材料的归档、整理和档案保管情况进行验收 四要规范有序，确保质量征迁工作是一项涉及民生的重要工作，征迁过程中形成的文件材料多、整理工作量大，各地应从有利于档案安全保管和有效利用出发，严格按要求规范操作，确保征迁档案质量和有序管理。

（二）切实加强征迁档案的管理 针对征迁工作具有涉及范围广、时间要求紧、工作难度大和形成文件材料种类多、数量多等特点，当前应重点抓好以下几项工作 1.加强征迁工作文件材料的收集与归档 一要明确征迁工作文件材料的归档范围，做好征迁工作文件材料的收集要严格执行档案管理制度，指定专人负责文件材料的收集、积累工作，对在征迁工作各个阶段中产生的具有保存价值的各种文件材料，都应收集齐全、完整，做到不缺不漏任何部门和个人不得以任何理由拒绝归档或者据为已有 二要确保征迁工作文件材料形成的份数和质量在收集时要注意所形成文件的质量和原件份数，以确保文件材料的真实、准确和各方归档的需要征迁工作中各种协议及各类补偿确认表、清册、发放表、统计表等文件至少应形成一式四份的原件；各类文件中的签章手续应完备，不得出现漏盖章、漏签名的现象；形成的文件应做到字迹清楚、图样清晰，数据准确，不得随意涂改；文件内容应使用碳素墨水等耐久字迹书写，禁用圆珠笔、铅笔等不耐久字迹材料书写；照片、录音录像及电子文件应及时配以相应的文字说明和标识，并确保载体的有效性 三要准确划分征迁工作文件材料的保管期限。

在征迁工作过程中形成的文件材料，按照《铁路建设项目征地拆迁文件材料归档范围和档案保管期限表》（见附件）进行归档和划定保管期限 保管期限定为永久、定期两种定期一般分为30年、10年 2.认真做好征迁档案的整理和利用 一要对归档的各种文件材料遵循其形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，按照国家有关档案整理标准要求进行科学的分类、组卷和编目在行政区域内征迁工作完成阶段性任务后，各乡镇、街道征迁办（指挥部）所形成的征迁档案，应及时向市、县（区）征迁办（指挥部）的档案管理部门移交移交的征迁档案，由市、县（区）征迁办（指挥部）档案管理部门按有关要求进行统一整合 提倡建立征迁档案文件目录数据库和全文数据库，有条件的单位可建立征迁档案信息计算机管理系统 二要按照《政府信息公开条例》的有关规定，认真做好征迁档案的提供利用工作，主动提供有关征地拆迁工作的政策信息，接受群众的咨询，充分发挥征迁档案的作用，使征迁档案更好地为广大群众服务 3.加强征迁档案的安全保管 各有关部门要积极为征迁档案的安全保管创造条件，明确档案保管的责任单位，指定专人负责保管，根据工作需要配备档案库房或档案专柜及相应的设施设备，采取各种有效的防范措施，切实做好防火、防盗、防潮、防尘、防高温、防光、防污染、防有害生物等“八防”工作，消除各种安全隐患，杜绝安全事故发生，确保征迁档案实体和内容的安全。

三、依法履职，加强征迁档案工作的监督指导加强对征迁档案工作的监督指导，是各级档案行政管理部门的法定职责和重要任务征迁档案工作具有时效性、专业性较强的特点，铁路建设项目沿线行政区域的各级档案行政管理部门要切实依法履行职责，加强对同级铁路建设征迁管理部门和相关单位的监督、指导，根据工作职责、文件类别等实际情况，指导制定铁路建设征迁工作文件材料的归档范围、保管期限和分类方法以及征迁档案的整理要加强档案业务知识培训，提高档案工作人员的业务素质并根据需要适时组织开展档案行政执法检查，确保档案资料收集完整、保管安全 四、规范验收，及时做好征迁档案的移交与接收 根据重点建设项目档案管理的要求，在征地拆迁工作全面完成后省档案局会同省铁办按规范对征迁档案进行专项验收各级征迁办（指挥部）要在通过征迁档案专项验收后，及时做好征迁档案的移交工作征迁档案原则上按照以下要求移交： （一）市、县（区）征迁办（指挥部）向当地国家综合档案馆移交一套完整的征迁档案 （二）市、县（区）征迁办（指挥部）向建设项目业主移交相关的征迁档案 （三）市、县（区）征迁办（指挥部）向当地房地产档案馆、房管所移交有关房地产权属部分的档案，包括安置项目形成的房地产权属档案。

（四）建设安置项目形成的工程档案，属城市规划区内的，向当地城市建设档案馆移交城市规划区之外的，向当地国家综合档案馆移交 各有关单位应按规定做好征迁档案的接收工作 附件：铁路建设项目征地拆迁文件材料归档范围和档案保管期限表附件铁路建设项目征地拆迁文件材料归档范围和档案保管期限表 一、综合管理类 1 本级政府有关征地拆迁工作的常务会、办公会议的文件材料 1.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久 1.2 讨论未通过的文件 10年 2 本机关、本单位召开有关征地拆迁工作会议、专题会议的文件材料 2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 3 机关、单位联合召开会议或联席会议的文件材料 3.1 本机关、本单位为主办的 3.1．1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 3.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 3.2 本机关为协办的 3. 2．1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年 3.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年 4 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关、本单位征地拆迁工作时形成的文件材料 4.1 重要的 永久 4.2 一般的 10年 5 本机关、本单位征地拆迁工作业务文件材料 5.1 本机关制定的有关征地拆迁工作的方针政策性、法规性、普发性等业务文件 永久 5.2 本机关、本单位的请示与上级机关的批复、批示 5.2.1 重要业务问题 5.2.1.1 土地征用及批复文件 永久 5.2.1.2 征地拆迁安置实施方案及批复、审核文件 永久 5.2.2 一般业务问题 30年 5.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料 5.3.1 重要业务问题的 永久 5.3.2 一般业务问题的 。